Classificação dos Arquivos

Quais são os quatro critérios para classificar os arquivos?

• Quanto aos estágios de evolução.

• Quanto à entidade mantenedora.

• Quanto à natureza dos documentos.

• Quanto à extensão de sua atuação.

Qual é a classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução?

• Correntes (1ª idade): arquivos que guardam documentos mais novos e que estão sendo resolvidos;

• Intermediários (2ª idade): arquivos que guardam documentos que já foram resolvidos, mas ainda podem ser questionados administrativa, fiscal ou juridicamente;

• Permanentes (3ª idade): arquivos que guardam documentos que já prescreveram administrativa, fiscal e juridicamente, e são preservados pelo valor histórico.

Qual é a classificação dos arquivos quanto à entidade mantenedora?

• Um arquivo é um conjunto de documentos que estão relacionados a uma pessoa ou instituição.

  • Públicos: arquivos de órgãos e entidades públicas;

  • Privados: mantidos por entidades privadas. Podem ser institucionais, comerciais ou pessoais.

Qual é a classificação dos arquivos quanto à natureza dos documentos?

• Especiais: mantêm sob guarda documentos de formas físicas diversas e que exijam tratamento diferenciado no que se refere à guarda e conservação;

• Especializados: mantêm sob guarda documentos de determinada área do conhecimento.

Qual é a classificação dos arquivos quanto à extensão de sua atuação?

• Extensão de atuação é onde um arquivo está instalado em uma empresa.

  • Setoriais: instalados junto aos órgãos operacionais (setores), cumprindo funções de arquivos correntes;

  • Central ou Geral: acumulam em um único local documentos correntes provenientes das diversas áreas da instituição, centralizando os documentos correntes.

Quais são os critérios de classificação dos documentos?

• Gênero

• Técnica de Registro

• Espécie

• Tipo ou tipologia

• Forma

• Formato

• Natureza do assunto

GÊNERO DOCUMENTAL:

A que se refere o gênero documental?

Refere-se ao aspecto documental relacionado ao conjunto de signos ou símbolos utilizados para registrar a informação.

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos escritos ou textuais?

São aqueles que contêm texto.

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos iconográficos?

Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos e gravuras, por exemplo).

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos cartográficos?

Documentos que contenham uma imagem reduzida representando uma área maior (mapas, plantas e perfis, por exemplo).

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos micrográficos?

São cópias de documentos resultantes do processo de microfilmagem.

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos sonoros?

São documentos que contenham som (áudio).

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos filmográficos?

São documentos que contêm imagens em movimento (filmagens e vídeos, por exemplo).

GÊNERO DOCUMENTAL:

O que são documentos informáticos?

São documentos gravados em meio digital.

TÉCNICA DE REGISTRO:

A que se refere a técnica de registro e quais são seus exemplos mais comuns?

• Refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento.

  • Exemplos:

    • manuscrito;

    • datilografado;

    • impresso.

ESPÉCIE DOCUMENTAL:

A que se refere a espécie documental?

• Refere-se à configuração formal do documento de acordo com a disposição das informações nele contidas.

  • Se apresentarmos dois documentos, como um cheque e um ofício, cujos detalhes não podem ser lidos devido ao tamanho reduzido, ainda assim é possível distinguir entre eles com base em seus modelos específicos. Isso exemplifica o conceito de espécie, que se refere à configuração assumida pelo documento de acordo com a disposição de suas informações, ou seja, seu modelo.

TIPO/TIPOLOGIA DOCUMENTAL:

A que se refere a tipologia documental?

• É a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

  • (TIPO/TIPOLOGIA = ESPÉCIE + ATIVIDADE OU FUNÇÃO).

  • Representa o nome completo do documento, assim como o nome completo de uma pessoa compreende o prenome e os sobrenomes.

  • Exemplo: certidão é uma espécie documental, enquanto certidão de casamento é uma tipologia, pois inclui a atividade associada ao documento.

FORMA DO DOCUMENTO:

O que é a forma do documento?

• É o estágio de preparação ou transmissão do documento.

  • Exemplos: minuta ou rascunho; original; cópia.

FORMA DO DOCUMENTO:

O que é um documento em rascunho ou minuta e original?

• O rascunho ou minuta está sujeito à alguma alteração ou correção.

• Quando o documento se torna definitivo (original), é assinado e não pode mais ser alterado.

FORMATO DO DOCUMENTO:

O que é o formato do documento?

• É a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

  • Exemplos:

    • Apostila é o papel em formato de apostila.

    • Caderno é o papel em formato de caderno.

    • Cartão é o papel em formato de cartão.

    • Ficha é o papel em formato de ficha.

    • Folha é o papel em formato de folha.

    • A certidão de nascimento é em formato folha.

    • Um cartão de visita, é um papel em formato de cartão.

Qual é a diferença entre forma e formato do documento?

• Denomina-se formato a configuração física do material sobre o qual as informações são registradas, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

  • Exemplo: cartaz, caderno, livro, mapa, rolo de filme, entre outros.

• Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de transmissão de documentos;

  • Exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.

NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO:

Quais são as formas que o documento pode se classificado quanto à natureza?

• Sigilosos: documentos de acesso restrito e que, por isso, exigem cuidados especiais quanto à custódia (guarda) e divulgação.

• Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

NATUREZA DO ASSUNTO DO DOCUMENTO:

Quais são os graus de sigilo dos documentos?

• Ultrassecreto: é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas que intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

• Secreto: referentes a assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

• Reservado: são os assuntos que não devem ser do conhecimento do público, em geral.