Acondicionamento e Armazenamento de Documentos

O que é acondicionamento de documentos?

• É a embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

  • Quando se vai guardar um documento, é interessante protegê-lo por meio de uma embalagem. A primeira coisa que se pensa quando se vai guardar um documento é a sua proteção, colocando-o dentro de uma pasta, caixa ou envelope. Isso é acondicionamento.

O que é armazenamento de documentos?

• Refere-se ao local ou ao mobiliário em que o documento, normalmente já acondicionado, será guardado.

  • Por exemplo, o documento condicionado dentro de uma pasta é colocado numa gaveta ou num armário. Esse mobiliário se refere ao termo “armazenar”.

O que é arquivamento de documentos?

É o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

ACONDICIONAMENTO:

Pastas suspensas.

• São bastante utilizadas na fase corrente do ciclo de vida dos documentos.

• Ela tem esse nome por ter ganchos e serem guardadas dentro de gavetas.

ACONDICIONAMENTO:

Pastas A-Z.

• Apesar do nome, os documentos não ficam, obrigatoriamente, em ordem alfabética dentro da pasta.

• Uma desvantagem é que os documentos acabam empenando. Não é boa para a conservação, portanto.

ACONDICIONAMENTO:

Pastas em L.

São utilizadas, normalmente, como divisórias em pastas maiores ou caixas. Geralmente, vêm coloridas para criar subdivisões, sendo bem práticas.

ACONDICIONAMENTO:

Pastas sanfonadas.

Já vêm com várias divisórias por dentro.

ACONDICIONAMENTO:

Caixas-arquivo.

A caixa de plástico não é muito adequada. Ela é mais dura, mas empena rápido e, quando está em temperatura inadequada, mais quente do que deveria, ela começa a suar – é algo muito ácido em cima do documento que está lá dentro. As de papelão duram mais e não têm esse problema do suor.

ARMAZENAMENTO:

Arquivo de gavetas.

São feitas para caber as pastas, tendo trilho para se colocar as pastas suspensas. Isso é muito comum na idade corrente do documento.

ARMAZENAMENTO:

Fichário.

• É muito parecido com o arquivo, mas é menor, para guardar fichas.

• Com a informatização, isso está muito pouco comum.

ARMAZENAMENTO:

Mapoteca.

É muito parecida com o arquivo de gavetas, mas é para documentos de grandes dimensões, para que não seja necessário dobrar os grandes documentos.

ARMAZENAMENTO:

Arquivo deslizante

• Formado por fileiras de estantes agrupadas sobre trilhos.

• O modelo da imagem é manual – gira-se a manivela. Existe modelo que tem um botão elétrico, que se aperta para que se abra.

• É caro para manter.

Qual é o critério para que as medidas das embalagens dos acondicionamentos sirvam bem seu propósito?

As medidas das embalagens devem respeitar formatos padronizados e devem ser superiores às dos documentos que nelas serão abrigados

Quais características referentes à conservação devem ter os materiais usados para armazenar documentos?

Na conservação de documentos permanentes, os materiais de armazenamento devem ser quimicamente estáveis, sem provocar reações que prejudiquem os documentos. Papéis, cartões, caixas e invólucros devem ser preferencialmente alcalinos (ou neutros, segundo parte da doutrina), pois a acidez acelera a degradação e o amarelamento do papel ao longo do tempo.

O papel armazenado em caixas com espaços vazios ficam empenados. O que se deve fazer para que isso não aconteça?

Para preencher os espaços das caixas que não estiverem completamente cheias, deve-se utilizar cartões de espaçamento, confeccionados em materiais alcalinos. Somente no caso de sobra de espaço dentro das caixas, para evitar a deformação dos documentos. Quando o documento fica solto, empena

Qual é a importância do mobiliário que armazena os documentos?

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato.

Os documentos (especialmente aqueles de grandes dimensões) podem ser armazenados diretamente no chão ou serem dobrados?

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão e não devem ser dobrados.

Quais são as características dos mobiliários para o armazenamento de mídias magnéticas?

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.

Onde é o mais comum armazenar documentos da idade corrente? Qual é o objetivo desse armazenamento?

• O mais comum é o acondicionamento dos documentos em pastas suspensas armazenadas em armários ou arquivos de gavetas (observa-se que trata-se com frequência os arquivos de papel).

• O objetivo é o fácil acesso aos documentos.

Onde é o mais comum armazenar documentos da idade intermediária? Qual é o objetivo desse armazenamento?

• Em geral, os documentos são acondicionados em caixas de arquivo de papelão, armazenadas em estantes de aço.

• O objetivo é otimizar o espaço.

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: horizontal e vertical. O que é arquivamento horizontal?

É quando os documentos são arquivados uns sobre os outros.

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. São eles: horizontal e vertical. O que é arquivamento vertical?

É quando os documentos são arquivados lado a lado.