DMVA les 1 (4) Essentiële begrippen en software

Offline boekhoudsoftware (nadelen)

• manuele updates

• moeilijk samenwerken

• risico bij serverproblemen

Wat is een offline boekhoudsysteem

De Software wordt op de computer/ interne server geïnstalleerd en is niet volledig afhankelijk van een internetverbinding om te kunnen werken

Offline boekhoudsoftware (functies)

• AK/ VK facturen

• bankkoppelingen

• BTW- aangiftes

• jaarafsluitingen

Online boekhoudsoftware

• De server is extern cloudgebaseerde software

• efficiënter → software updates gebeuren automatisch.

• SLA moet in de algemene voorwaarden gedefineerd worden .

• samenwerking = eenvoudiger.

Wat betekent online softwaresystemen?

Je logt in via internet → gegevens staan in cloud → meerdere gebruikers, kunnen tegelijk werken → updates gebeuren automatisch

ERP ( entreprise recouvre planning)

een geïntegreerde boekhoud softwaresysteem dat meerdere processen samenbrengt

bv:

• boekhouding

• stockbeheer

• sales

• facturatie

• betalingen

• rapportering

→ alles zit in één centrale bank

verschil tussen ERP en Klassieke boekhoudsoftware

ERP

• realtime

• procesgericht

• geïntegreerd

• strategisch

• duurder

Boekhoudsoftware

• focus op cijfers

• achteraf verwerken

• financieel goedkoper

• vooral compliance

Wat is OCR (optical character recognition)

technologie die documenten leest

bijvoorbeeld

• facturen

• bonnetjes

• scans

Stelt daarna een boeking voor

Wat kan OCR doen?

Herkent tekst en cijfers

begrijpt inhoud niet en maakt fouten

→ controle blijft nodig ( van accountants)

Zou OCR wel/niet verdwijnen door peppol?

• Nee

• peppol verwerkt gestructureerde e-facturen automatisch, waardoor OCR minder nodig wordt

• papier facturen , pdf’s en niet gestandaliseerde documenten blijven bestaan

• OCR → nuttig om die documenten digitaal te verwerken

Wat is de OCR flow?

1. document komt binnen

2. OCR leest document

3. Software stelt boeking voor

4. Accountant controleert

Wat is machine learning ?

Vertrekt van OCR date en leert uit voorbeelden en correcties

• onthoudt vorige boekingen

• herkent leveranciers beter

• leert rekeningnummers koppelen

maar

→ fouten kunnen ook aangeleerd worden ( kan zijn dat het systeem foute patronen leert! en deze ook onthoudt als die fout niet gecorrigeerd wordt)

dus

• manuele controle !!!

AI

vervangt de accountant niet

• het heeft een ondersteunende rol

Ondersteund beslissingen Enzo

Maar moet kritisch gebruikt worden

Data validatie

Controle tussen software en boekhouding

kijkt na of

• de BTW code klopt

• de klant al bestaat

• de factuur dubbel is

• het BTW-bedrag klopt

belangrijk binnen digitale accountancy

KPI’s ( key performance indicator)

Meetbare indicatoren om presentaties te evalueren hoe goed een persoon, team of organisatie een bepaald doel bereiken

• geven interpretatie

Financieel KPI’s (voorbeelden)

• brutomarge

• nettowinst

• cashflow

• financieel ratio’s

Operationele KPI’s

• omzet per medewerker

• aantal documenten

• openstaande klanten

Wat is Benchmarking

het vergelijken van prestaties met een referentiepunt

kan zowel intern als extern

“Hoe goed doen wij het vergeleken met de rest”

Wat is het doel van benchmarking ?

• afwijkingen verklaren

• verbeterpunten vinden advies formuleren

API ( application programming interface)

Automatische koppeling tussen software

soort tussenpersoon die ervoor zorgt dat twee programma’s met elkaar kunnen praten

Voordelen API?

• minder manueel werk

• sneller

• minder fouten

risico

→ foute input geeft foute output

RPA ( robotic process automation)

Een software die repetitieve taken van mensen overneemt op de computer

vooral nuttig wanneer API niet mogelijk is

Geen ai

Wat zijn nadelen van RPA ?

• Heeft onderhoud nodig

• softwarewijzigingen kunnen problemen geven

• geen intelligentie

waarvoor zorgt Workflow management ?

• Planning

• opvolging

• taakverdeling

• procedures

→ bepalen wie wat doet, wanneer en met welke deadline

waarvoor is workflow management belangrijk ?

• schaalbaarheid

• controle

• efficiëntie

wat is PEPPOL

een Europees systeem voor digitale facturatie

Het is een systeem om elektronische facturen en documenten veilige uit te wisselen tussen bedrijven en overheden

VERPLICHT BIJ B2B

Voor wat is PEPPOL belangrijk?

voor:

• verplichte digitale B2B-facturatie

• standaardisatie

UBL ( Universal business Language)

Gestandaliseerd XML-format ( vaste afgesproken structuur om gegevens op een uniforme manier te bewaren en uit te wisselen)

voor:

• facturen

• creditnota

• bestelbonnen

( elektronische documenten)

Een “standaard taal”

wat is CODA

Een gestandaliseerd elektronisch formaat voor bankuittreksels

Wat zijn voordelen van CODA ?

• automatische verwerking

• efficiente koppeling met boekhouding

Wat is SEPA

het is een Europees betalingssysteem

en het is een gebruikt XML-bestand voor:

• betalingen

• domilicieringen

Wat is PSD2 ?

verplicht alle banken om data te doen via API’s

en Europese richtlijn die online betalingen veiliger maakt en banken verplicht om, met toestemming van de klant, rekeninggegevens te delen met erkende financiële diensten.

Wat is Open banking?

Maakt real time verwerking mogelijk doordat bankgegevens via API’s direct kunnen worden opgehaald en bijgewerkt.

Wat betekent dat?

• transacties verschijnen onmiddellijk in externe apps

• saldo en betalingen zijn altijd actueel

• boekhoudsoftware kan bankbewegingen automatisch en continu synchroniseren

👉 Resultaat: minder manuele input en altijd up-to-date financiële info.

Wat is Soda?

het is een standaardformaat voor loondata

Waarom consolideren softwarebedrijven?

ze consolideren (fusie, overname, één geïntegreerd ecosysteem) om hun producten sterker en effcienter te maken

welke voordelen halen ze door te consolideren ?

Schaalvoordelen

standaardisattie

centrale data

beter AI

Het is ook goedkoper , apart koppelen van verschillende tools is complex en duur