1. Koordinieren von Entscheidungsprozessen im Rahmen betrieblicher Organisationsstrukturen

Wodurch unterscheiden sich eindimensionale Führungsstile?

Durch den Entscheidungsspielraum der Führungskraft und den Grad, in dem Mitarbeiter an Entscheidungen beteiligt werden.

Welche sechs eindimensionalen Führungsstile gibt es?

• Autoritär: Führungskraft entscheidet allein.

• Patriarchalisch: Führungskraft entscheidet und versucht Mitarbeiter zu überzeugen.

• Beratend: Führungskraft entscheidet und begründet die Entscheidung; Mitarbeiter können ihre Meinung für zukünftige Entscheidungen äußern.

• Kooperativ: Mitarbeiter werden vorher einbezogen, Führungskraft entscheidet.

• Partizipativ: Mitarbeiter entwickeln Vorschläge, Führungskraft wählt aus.

• Demokratisch: Mitarbeiter entwickeln Vorschläge und stimmen darüber ab.

Was unterscheidet autoritäre und kooperative Führung?

Autoritäre Führung ermöglicht schnelle Entscheidungen, beteiligt Mitarbeiter aber kaum. Bei kooperativer Führung werden Mitarbeiter informiert und einbezogen, wodurch Entscheidungen länger dauern können.

Gibt es den einen optimalen Führungsstil?

Nein. Der geeignete Führungsstil hängt von der Situation ab. In Gefahren- oder Krisensituationen kann beispielsweise autoritäre Führung sinnvoll sein.

Welche vier wichtigen Führungstechniken gibt es?

• Management by Delegation (MbD)

• Management by Objectives (MbO)

• Management by Exception (MbE)

• Management by Systems (MbS)

Was ist der Unterschied zwischen Führungsstil und Führungstechnik?

Der Führungsstil beschreibt grundlegende Eigenschaften im Umgang mit Mitarbeitern. Eine Führungstechnik beschreibt die strukturierte Organisation einer Führungsmethode.

Was bedeutet Management by Exception?

Die Mitarbeiter erhalten Ziele und arbeiten selbstständig. Die Führungskraft greift hauptsächlich bei Ausnahmefällen bzw. Problemen ein.

Was ist ein Sachkonflikt?

Mitarbeiter sind sich über sachliche bzw. unternehmerische Inhalte wie Abläufe, Arbeitsinhalte oder Ziele uneinig.

Was ist ein Beziehungskonflikt?

Ein Konflikt mit emotionaler bzw. zwischenmenschlicher Komponente, beispielsweise wenn sich jemand nicht wertgeschätzt fühlt.

Welche Konfliktformen werden unterschieden?

• Zielkonflikt

• Bewertungskonflikt

• Verteilungskonflikt

• Wertekonflikt

Was ist ein Verteilungskonflikt?

Ein Konflikt um knappe Ressourcen wie Geld oder Zeit.

Woran können Konflikte erkannt werden?

Beispielsweise an angespannter Stimmung, Streit, Lästern oder daran, dass Personen zunehmend gegensätzliche Positionen vertreten.

Wie sollte eine Führungskraft bei einem Konflikt vorgehen?

Zunächst beide Parteien einzeln anhören und die Situation verstehen. Anschließend können die Konfliktparteien zusammengebracht werden, um gemeinsam eine Lösung zu entwickeln.

Welche fünf Phasen hat ein Konfliktgespräch?

• Kontaktphase: produktive und offene Atmosphäre schaffen.

• Orientierungsphase: Ziele, Wünsche und Konfliktursachen klären.

• Argumentations- und Bearbeitungsphase: Argumente austauschen und Lösungen entwickeln.

• Entscheidungs- und Kontraktphase: konkrete Maßnahmen und Vereinbarungen festlegen.

• Abschlussphase: Ergebnisse zusammenfassen und Gespräch wertschätzend beenden

Welche vier Seiten hat eine Nachricht nach Schulz von Thun?

• Sachebene: Fakten und Tatsachen

• Selbstoffenbarung: Was gibt der Sender über sich preis?

• Beziehungsebene: Wie stehen Sender und Empfänger zueinander?

• Appell: Was möchte der Sender beim Empfänger erreichen?

Was besagt das 4-Ohren-Modell?

Auch der Empfänger kann eine Nachricht auf diesen vier Ebenen aufnehmen. Deshalb können Nachrichten unterschiedlich interpretiert werden.

Warum ist das Modell für Führungskräfte wichtig?

Es hilft, Missverständnisse zu analysieren bzw. zu vermeiden und bei Kommunikationskonflikten moderierend tätig zu werden.

Welche fünf Phasen der Teamentwicklung gibt es?

Forming → Storming → Norming → Performing → Adjouring.

Merksatz: Felix Studiert Nun Prüfungsstoff Auswendig = F-S-N-P-A

Was passiert beim Forming?

Die Teammitglieder lernen sich kennen. Die Führungskraft fördert Kennenlernen und Austausch.

Was passiert beim Storming?

Konflikte und Machtkämpfe entstehen. Die Führungskraft sollte die Hintergründe verstehen und bei der Beilegung unterstützen.

Was passiert beim Norming?

Das Team verständigt sich auf Regeln der Zusammenarbeit und Auseinandersetzungen werden sachlicher.

Was passiert beim Performing?

Das Team arbeitet produktiv zusammen und erzielt große Fortschritte.

Was passiert beim Adjouring?

Das Projekt wird abgeschlossen und das Team aufgelöst. Die Projektarbeit wird dokumentiert und die Führungskraft spricht ihren Dank aus.

Was ist Zeitmanagement?

Aufgaben und Termine so organisieren, dass sie innerhalb der verfügbaren Zeit bzw. möglichst schnell und fehlerfrei erledigt werden können.

Was ist der Unterschied zwischen Zeit- und Selbstmanagement?

Zeitmanagement bezieht sich im Sprachgebrauch auf die Planung des Berufslebens. Selbstmanagement umfasst die zeitliche Optimierung des gesamten Lebens einschließlich des Privatbereichs.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

Aufgaben werden anhand von Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet.

Welche vier Kategorien gibt es bei der Eisenhower-Matrix?

• Wichtig + dringend → sofort selbst erledigen

• Wichtig + nicht dringend → terminieren

• Unwichtig + dringend → delegieren

• Unwichtig + nicht dringend → vermeiden/beseitigen

Woran erkennt man ein Projekt?

Ein Projekt ist eine komplexe und neuartige Herausforderung, einmalig, für das Unternehmen bedeutsam und besitzt eine festgelegte Dauer, ein Budget sowie ein Ziel.

Welche fünf Projektphasen gibt es?

• Start-/Initiierungsphase

• Definitionsphase

• Planungsphase

• Umsetzungsphase

• Abschlussphase

Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

Es besteht aus Kosten, Zeit und Qualität/Leistung. Die Ziele können miteinander in Konflikt stehen und müssen deshalb ausbalanciert werden.

Welche vier Schritte werden bei der Projektumsetzung unterschieden?

• Projektantrag

• Grobplanung

• Feinplanung

• Steuerung und Überwachung

Was passiert bei der Grobplanung?

Gesamtziele werden in kleinere Ziele und Teilziele heruntergebrochen. Außerdem erfolgen eine grobe Kapazitätsplanung und Meilensteinplanung.

Was passiert bei der Feinplanung?

Arbeitspakete werden detaillierter geplant und zeitlich angeordnet. Dafür können beispielsweise Balkendiagramme oder die Netzplantechnik eingesetzt werden.

Wofür steht SMART?

Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.

Wozu dient ein Netzplan?

Er unterstützt die Planung von Projekten und Produktion, schafft Übersicht und macht kritische Prozessschritte sowie Zeitpuffer sichtbar.

Was ist der kritische Pfad?

Der Teil des Netzplans ohne Pufferzeiten. Verzögerungen auf dem kritischen Pfad führen zu einer Verschiebung des gesamten Projekts.

Wie wird der kritische Pfad ermittelt?

Bei der Rückwärtsterminierung.

Was ist eine Pufferzeit?

Zusätzlicher zeitlicher Spielraum eines Vorgangs. Laut Unterlage entsteht sie bei unterschiedlich langen, parallel laufenden Prozessen und errechnet sich aus der Differenz zwischen spätestem und frühestem Endzeitpunkt.

Was ist das Ziel des Risikomanagements?

Risiken und Chancen erkennen sowie Maßnahmen festlegen, damit gewünschte Ergebnisse erreicht, positive Auswirkungen verstärkt und negative Auswirkungen reduziert oder verhindert werden.

Welche vier Stufen hat das Risikomanagement?

• Risiken identifizieren/analysieren

• Risiken bewerten

• Risiken steuern

• Risiken überwachen/Monitoring

Wie werden Risiken bewertet?

Nach dem möglichen Schadensausmaß und der Eintrittswahrscheinlichkeit.

Was bedeuten die Farben im Risikographen?

• Grün = akzeptabler Bereich

• Gelb = ALARP-Bereich, Risiko möglichst weit reduzieren

• Rot = inakzeptabler Bereich, andere Lösung erforderlich

Wofür steht KVP?

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Ziel ist eine fortlaufende Verbesserung von Abläufen. Die Unterlage nennt Standardisierung, Mitarbeitereinbindung, kleine Verbesserungsschritte und kontinuierlichen Informationsaustausch als Kerngedanken.

Welche vier Kerngedanken besitzt KVP?

• Standardisierung als Grundlage für Verbesserungen

• Einbindung der Mitarbeiter

• Verbesserung in kleinen Schritten

• Kontinuierlicher Kommunikations- und Informationsfluss

Was bedeutet PDCA?

Plan → Do → Check → Act. Der Zyklus beschreibt einen Problemlösungs- und Verbesserungsprozess in vier Schritten.

Welche Grundsätze gelten beim Prozessdesign?

• Bewährtes erhalten

• Abläufe klar und transparent gestalten

• Redundanzen erkennen und beseitigen

• Schnittstellen identifizieren

Was ist Changemanagement?

Es umfasst Aufgaben, die umfassende und weitreichende Veränderungen in einer Organisation bewirken.

Welche Rolle spielt die Führungskraft beim Changemanagement?

Sie muss unternehmensspezifisches Know-how mit der Fähigkeit verbinden, Mitarbeiter von Veränderungen zu überzeugen und sie auf dem Weg der Veränderung mitzunehmen.

Was ist ein Audit?

Eine systematische Überprüfung eines Objekts, beispielsweise eines Prozesses, durch interne oder externe Prüfer.

Was bedeutet Benchmarking?

Das eigene Unternehmen bzw. eigene Prozesse werden mit einem Ziel- oder Vergleichswert verglichen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Motto: „Lernen von den Besten“.

Was ist internes Benchmarking?

Vergleich ähnlicher Prozesse, Standorte oder Abteilungen innerhalb des eigenen Unternehmens.

Was ist externes Benchmarking?

Vergleich mit Daten anderer Unternehmen, beispielsweise starker Wettbewerber oder anderer Vorbilder.

Welche Herausforderung hat externes Benchmarking?

Daten konkurrierender Unternehmen sind häufig schwer erhältlich. Außerdem sind Unternehmen unterschiedlich, weshalb Kennzahlen nicht immer direkt vergleichbar sind.

Was ist die ABC-Analyse?

Objekte wie Kunden, Produkte oder Lieferanten werden anhand ihrer Bedeutung in A-, B- und C-Klassen eingeteilt, damit Ressourcen wirtschaftlich auf die wichtigsten Bereiche konzentriert werden können.

Wie verteilen sich A-, B- und C-Kunden typischerweise?

• A: ca. 15–20 % der Kunden → ca. 70–80 % Umsatz

• B: ca. 30 % der Kunden → ca. 15–20 % Umsatz

• C: ca. 50 % der Kunden → ca. 5–10 % Umsatz

Welche Vorteile hat die ABC-Analyse?

Sie ist einfach und schnell, trennt Wichtiges von weniger Wichtigem und hilft, Ressourcen dort einzusetzen, wo die größten Ergebnisse erwartet werden.

Wie hängen ABC-Analyse und Pareto-Prinzip zusammen?

Das Pareto-Prinzip besagt, dass ein kleiner Anteil des Einsatzes einen großen Anteil des Ergebnisses erzeugen kann. Im Beispiel der Unterlage erzielen 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes.

Welche sieben klassischen QM-Werkzeuge werden in der Unterlage genannt?

• Fehlersammelliste

• Histogramm

• Qualitätsregelkarte

• Pareto-Diagramm

• Korrelationsdiagramm

• Flussdiagramm

• Fischgräten-/Ishikawa-Diagramm

Wozu dient das Pareto-Diagramm?

Es gewichtet Fehler beispielsweise nach Häufigkeit, Kosten oder Auswirkungen. Dadurch kann erkannt werden, wo zuerst Maßnahmen erforderlich sind.

Wozu dient ein Flussdiagramm?

Zur übersichtlichen Darstellung von Abläufen mithilfe genormter Symbole.

Was ist das Ishikawa-Diagramm?

Ein Problemlösungswerkzeug zur systematischen Darstellung möglicher Ursachen eines Problems.

Welche sieben Einflussgrößen werden beim Ishikawa-Diagramm genutzt? (die 7M)

Mensch, Maschine, Material, Methode, Mitwelt, Management und Messung.

Welche häufigen Diagrammtypen gibt es?

• Kreis-/Ringdiagramm

• Säulendiagramm

• Balkendiagramm

• Kurvendiagramm

• Streupunktdiagramm

Welche Anforderungen gelten für Diagramme?

Daten müssen verlässlich sein, der wichtigste Zusammenhang sollte im Fokus stehen, der Diagrammtyp muss zum Inhalt passen und die Beschriftung muss vollständig und informativ sein.

Warum muss die Skalierung eines Diagramms korrekt sein?

Die Skalierung sollte nachvollziehbar und konsistent sein. Ungleichmäßige Abstände können die Darstellung optisch verzerren und zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Was ist eine Linienorganisation?

Das Unternehmen wird nach Funktionen bzw. Abteilungen gegliedert. Der jeweilige Leiter ist für die gesamte zugehörige Funktion verantwortlich.

Was ist eine Spartenorganisation?

Das Unternehmen wird beispielsweise nach Produkten gegliedert. Innerhalb jeder Sparte können die benötigten Funktionen eigenständig vorhanden sein.

Was ist eine Stabsstelle?

Eine fachlich unterstützende Stelle, die Führungskräfte durch spezialisiertes Wissen entlasten kann. Sie verfügt laut Unterlage selbst kaum über Weisungsbefugnisse.

Was sind Kreativitätstechniken?

Methoden und Verfahren, die Kreativität ermöglichen und fördern sollen.

Was ist Brainstorming?

Eine Kreativitätstechnik, bei der Teilnehmer ihre Gedanken in einer ungehemmten Diskussion frei äußern, um neue Gedanken und Ideen zu entwickeln. Ein Moderator leitet den Prozess, ohne selbst einzugreifen.

Wie funktioniert die 6-3-5-Methode?

6 Gruppenmitglieder schreiben jeweils 3 Vorschläge auf und entwickeln in 5-Minuten-Intervallen die Vorschläge der anderen weiter.

Was bedeutet zielgruppengerechtes Kommunikationsmanagement?

Unternehmen kommunizieren mit unterschiedlichen Adressaten unterschiedlich. Dafür werden Zielgruppen identifiziert, Kommunikationsziele festgelegt und darauf aufbauend Kommunikationsstrategien entwickelt.

Was sind Kommunikationsziele?

Kommunikationsziele verdeutlichen den Kommunikationsbedarf des Unternehmens und die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe.

Was ist eine Kommunikationsstrategie?

Eine Kommunikationsstrategie wird auf Basis der Kommunikationsziele entwickelt und dient als Orientierung für die beteiligten Personen im Unternehmen.

Was ist der Stakeholder-Ansatz in der Unternehmenskommunikation?

Die Kommunikation orientiert sich an wichtigen Unternehmen, Organisationen und Institutionen aus dem Unternehmensumfeld. Ziel ist eine Zusammenarbeit, von der beide Seiten durch ein Geben und Nehmen profitieren.

Warum ist die Kenntnis der Stakeholder wichtig?

Das Wissen über Stakeholder und ihre Bedürfnisse erleichtert eine erfolgreiche Unternehmenskommunikation.

Welche Aufgaben hat die interne Unternehmenskommunikation?

• Information

• Kooperation und Abstimmung

• Mitarbeiterführung

• Partizipation

• Entscheidungsfindung

• Wissenstransfer

Welches Problem können jährliche Mitarbeitergespräche haben?

Werden zu viele Ziele in einem Gespräch verfolgt, können wichtige Inhalte verloren gehen. Dann kann es sinnvoll sein, mehrere Gespräche zu führen oder einzelne Themen auszulagern.

Warum können Informationen als Produktionsfaktor angesehen werden?

Informationen liefern Unternehmen wichtiges Wissen und können dadurch einen Wettbewerbsvorteil ermöglichen. Sie helfen Unternehmen außerdem, sich an komplexe und internationale Märkte anzupassen.

Welche drei ursprünglichen Produktionsfaktoren werden genannt?

Kapital, Boden und Arbeit bzw. Arbeitskraft. Informationen können heute als zusätzlicher wichtiger Produktionsfaktor betrachtet werden.

Was ist formeller Informationsaustausch?

Ein geregelter Informationsaustausch zwischen beteiligten Stellen oder Personen, der die notwendigen Informationen für einen effektiven Ablauf bereitstellt.

Was ist informeller Informationsaustausch?

Ein ungezwungener Austausch zwischen Personen, beispielsweise während gemeinsamer Pausen. Dadurch können Erfahrungen weitergegeben und Beziehungen vertieft werden.

Was ist zwischenbetrieblicher Informationsaustausch?

Informationsaustausch zwischen verschiedenen organisatorisch oder räumlich getrennten Einheiten innerhalb eines Unternehmens, beispielsweise zwischen verschiedenen Produktionsstandorten.

Was ist außerbetrieblicher Informationsaustausch?

Informationsaustausch zwischen dem Unternehmen und externen Gruppen, beispielsweise Personen, anderen Unternehmen, staatlichen Organisationen oder Vereinen.

Was ist das Eisbergmodell?

Ein Kommunikationsmodell, das menschliche Kommunikation in einen sichtbaren und einen unsichtbaren Bereich unterteilt.

Was gehört zum sichtbaren Bereich des Eisbergmodells?

Die Sachebene mit bewusst kommunizierten Informationen und Fakten.

Was gehört zum unsichtbaren Bereich des Eisbergmodells?

Die unbewusste Kommunikation. Dazu gehören Gefühle, Werte, Motive und Erfahrungen, die die Kommunikation beeinflussen.

Was gehört zum unsichtbaren Bereich des Eisbergmodells?

Die unbewusste Kommunikation. Dazu gehören Gefühle, Werte, Motive und Erfahrungen, die die Kommunikation beeinflussen.

Über welche Ebene wird der unsichtbare Bereich vermittelt?

Über die Beziehungsebene, häufig durch nonverbale Kommunikation.

Wie verteilen sich sichtbarer und unsichtbarer Bereich laut Eisbergmodell?

• 20 % sichtbar: Sachebene, Informationen und Fakten

• 80 % unsichtbar: Beziehungsebene, Gefühle, Werte, Motive und Erfahrungen

Warum ist das Eisbergmodell für die Kommunikation wichtig?

Ein großer Teil der Kommunikation ist nicht direkt sichtbar. Das Bewusstsein dafür kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden und Kommunikation vielschichtiger wahrzunehmen.

Welche Ziele verfolgt die Prozessablauforganisation?

• Kosten reduzieren

• Bearbeitungszeiten reduzieren

• Ressourcenaufwand reduzieren

• Qualität verbessern

• Aufträge termingerecht bearbeiten

Welche drei Schritte umfasst die Optimierung der Prozessablauforganisation?

Prozessanalyse → Prozessgestaltung → Prozesskontrolle.

Was passiert bei der Prozessanalyse?

Bestehende Prozesse werden hinsichtlich Effizienzverlusten und Bearbeitungszeiten untersucht. Dafür können beispielsweise Interviews mit den Prozessbeteiligten durchgeführt werden.

Was passiert bei der Prozessgestaltung?

Für die zuvor erkannten Schwachstellen werden Lösungen entwickelt und die Prozesse optimiert. Anschließend müssen die neuen Prozesse ausgerollt und an die beteiligten Personen kommuniziert werden.

Was passiert bei der Prozesskontrolle?

Die Prozesse werden kontinuierlich kontrolliert. Dabei wird geprüft, ob die optimierten Prozesse tatsächlich angewendet werden und die zuvor erkannten Schwachstellen behoben wurden.

Wofür dienen Business Process Management Systeme?

Sie dienen unter anderem zur Dokumentation und Visualisierung von Prozessen sowie zur Überwachung und Analyse von Prozessen.