Quản Trị Dự Trữ và Quản Lý Mua Sắm trong Chuỗi Cung Ứng

Bộ thẻ từ vựng tổng hợp các khái niệm, công thức và mô hình trọng tâm trong bài giảng Quản trị Dự trữ và Mua sắm (Logistics & Supply Chain Management).

Chuỗi dự trữ vật tư, hàng hóa

Hệ thống các hình thái dự trữ nối tiếp nhau qua các giai đoạn trong dòng chảy vật chất của chuỗi cung ứng: Dự trữ nguyên liệu, vật liệu $\rightarrow$ Dự trữ bán thành phẩm $\rightarrow$ Dự trữ thành phẩm $\rightarrow$ Dự trữ trong phân phối $\rightarrow$ Dự trữ tiêu dùng.

Mức dự trữ bình quân ($\bar{D}$)

Đại lượng phản ánh mức tồn trữ bình quân trong một kỳ tính toán theo các thời điểm quan sát, xác định theo công thức: $\bar{D} = \frac{\frac{1}{2}d_1 + d_2 + \dots + \frac{1}{2}d_n}{n - 1}$, trong đó $d_1, d_2, \dots, d_n$ là mức dự trữ tại các thời điểm quan sát từ $1$ đến $n$.

Chu kỳ tồn kho (The Inventory Cycle)

Mô hình răng cưa biểu diễn sự biến động mức dự trữ theo thời gian, bao gồm quy mô đơn hàng ($Q$), tốc độ tiêu thụ (Usage rate), điểm đặt hàng lại (Reorder point), và thời gian thực hiện đơn hàng (Lead time).

Mối quan hệ giữa đầu tư dự trữ và mức dịch vụ khách hàng

Quy luật phi tuyến tính biểu thị mức đầu tư vốn cho tồn kho sẽ gia tăng theo cấp số mũ khi mức thỏa mãn dịch vụ khách hàng tiếp cận gần $100\%$.

Lượng đặt hàng kinh tế (EOQ - Economic Order Quantity)

Quy mô lô đặt hàng tối ưu ($Q^*$) giúp tối thiểu hóa tổng chi phí quản lý hàng tồn kho, đạt được tại điểm chi phí đặt hàng hàng năm bằng chi phí lưu kho hàng năm: $Q^* = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$, trong đó $D$ là tổng nhu cầu hàng năm, $S$ là chi phí cho mỗi lần đặt hàng, $H$ là chi phí lưu giữ một đơn vị sản phẩm trong năm.

Nhu cầu độc lập và Nhu cầu phụ thuộc (Independent & Dependent Demand)

Nhu cầu độc lập là nhu cầu dành cho thành phẩm cuối cùng do tác động của thị trường (ví dụ: $100$ chiếc bàn hoàn chỉnh); nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu dành cho các bộ phận linh kiện cấu thành nên thành phẩm đó (ví dụ: $100$ mặt bàn và $400$ chân bàn).

Hệ thống Đẩy và Kéo (Push vs Pull System)

Chiến lược Đẩy (Push) là việc phân bổ, sản xuất và luân chuyển hàng hóa dựa trên dự báo nhu cầu tương lai; Chiến lược Kéo (Pull) chỉ kích hoạt việc cung ứng và sản xuất khi có đơn đặt hàng thực tế phát sinh từ người tiêu dùng cuối.

Dự trữ đúng thời điểm (JIT - Just-In-Time)

Triết lý quản lý dự trữ hướng tới mức tồn kho bằng $0$, loại bỏ chi phí lưu giữ thừa thãi, rút ngắn thời gian giao hàng, bổ sung hàng theo lô nhỏ liên tục và kiểm soát chất lượng tuyệt đối không có sai lỗi.

Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (VMI - Vendor Managed Inventory)

Mô hình hợp tác chuỗi cung ứng mà ở đó nhà cung ứng chủ động kiểm soát và bổ sung hàng tồn kho tại cơ sở/điểm bán của bên mua dựa trên việc chia sẻ dữ liệu tiêu thụ theo thời gian thực.

Mô hình bốn góc (Quadrant Model)

Mô hình phân loại hàng tồn kho dựa trên hai trục Rủi ro (Risk) và Giá trị (Value), phân nhóm vật tư thành bốn loại: Mặt hàng đặc thù (Distinctives), Mặt hàng trọng yếu (Criticals), Mặt hàng phổ thông (Generics), và Mặt hàng hàng hóa cơ bản (Commodities).

Phương pháp phân loại ABC (ABC Analysis)

Kỹ thuật phân loại mặt hàng tồn trữ theo quy luật Pareto: Nhóm A bao gồm số lượng mã hàng ít nhưng chiếm tỷ trọng giá trị sử dụng cao nhất, nhóm B ở mức trung bình, và nhóm C chiếm phần lớn số lượng mã hàng nhưng giá trị sử dụng chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ.

Mua sắm (Procurement) so với Mua hàng (Purchasing)

Mua sắm (Procurement) là hoạt động mang tính chiến lược, chủ động nhận diện nhu cầu, tìm kiếm nguồn hàng, thương lượng và quản lý quan hệ nhà cung cấp; Mua hàng (Purchasing) là một tập con tác nghiệp thuộc Procurement, phản ứng theo yêu cầu cụ thể gồm đặt hàng, nhận hàng và thanh toán.

Ma trận Kraljic (Kraljic Matrix)

Công cụ phân khúc danh mục mua sắm và nhà cung cấp dựa trên trục Rủi ro cung ứng (Supply Risk) và Mức độ tác động đến lợi nhuận (Profit Impact), chia thành 4 phân nhóm: Chiến lược (Strategic), Đòn bẩy (Leverage), Nút thắt cổ chai (Bottleneck), và Không quan trọng (Non-critical).

Mặt hàng nút thắt cổ chai (Bottleneck items)

Nhóm mặt hàng có giá trị tiền tệ thấp nhưng tính rủi ro cung ứng cao do khó tìm nhà cung cấp thay thế; chiến lược quản lý tập trung vào đảm bảo an toàn chuỗi cung, duy trì tồn kho dự phòng và tìm kiếm giải pháp thay thế.

Mặt hàng đòn bẩy (Leverage items)

Nhóm mặt hàng có mức độ tác động cao đến lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng mức rủi ro cung cấp thấp vì sẵn có nhiều nhà cung ứng trên thị trường; chiến lược trọng tâm là tổ chức đấu thầu cạnh tranh và khai thác sức mạnh đàm phán để tối ưu giá.

Phễu sàng lọc nhà cung cấp (Supplier Portfolio Screening)

Quy trình lựa chọn nhà cung cấp qua các cấp độ sàng lọc thu hẹp: Nghiên cứu sơ bộ $\rightarrow$ Yêu cầu thông tin (RFI) $\rightarrow$ Yêu cầu đề xuất (RFP) $\rightarrow$ Khảo sát thực tế cơ sở nhà cung cấp $\rightarrow$ Lựa chọn nhà cung cấp chính thức.

Quyết định Mua hay Tự làm (Make or Buy Decision)

Bài toán phân tích chi phí để lựa chọn sản xuất nội bộ (tính chi phí nguyên liệu, nhân công, giám sát, lưu kho, xử lý phế phẩm) so với việc thuê ngoài/mua từ nhà cung cấp (tính giá mua, thuế bán hàng, vận chuyển, lưu kho, chi phí đặt hàng).

Tổng chi phí sở hữu (TCO - Total Cost of Ownership)

Khái niệm tài chính toàn diện đánh giá toàn bộ chi phí liên quan tới sản phẩm/dịch vụ mua sắm qua 3 nhóm thành phần: Chi phí trước giao dịch (Pretransaction), Chi phí trong giao dịch (Transaction), và Chi phí sau giao dịch (Posttransaction).

Mô hình tảng băng chi phí trong mua sắm (Iceberg Model)

Hình ảnh ẩn dụ chỉ ra rằng giá mua ban đầu chỉ là phần nổi nhìn thấy được, trong khi phần chìm lớn hơn bao gồm chi phí vòng đời, logistics, lưu kho, quản lý, chất lượng, công nghệ và chi phí xử lý khi thanh lý.

Số vòng quay tồn kho (Inventory Turnover)

Chỉ số đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong tồn trữ, biểu thị số lần kho hàng được xuất bán hoặc thay thế trong chu kỳ: $\text{Inventory Turnover} = \frac{\text{Cost of Goods Sold (Giá vốn hàng bán)}}{\text{Average Inventory Value (Giá trị tồn kho trung bình)}}$.

Số tuần cung ứng (Weeks of Supply)

Thước đo thời gian phản ánh mức tồn kho hiện hữu có thể duy trì hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh trong bao nhiêu tuần: $\text{Weeks of Supply} = \frac{\text{Average On-hand Inventory (Tồn kho trung bình hiện có)}}{\text{Average Weekly Usage (Mức sử dụng trung bình hàng tuần)}}$.