Capítulo 3: Planificación y Estrategias Organizacionales

Flashcards de vocabulario desarrolladas a partir del Capítulo 3 sobre Planificación, Estrategia, Control y Presupuestos.

Planeación

Proceso a través del cual se establecen los objetivos, se analiza la situación actual y se definen las estrategias y cursos de acción para alcanzarlos.

Objetivo organizacional

Situación deseada o imagen que pretende alcanzar una organización de cara al futuro, proporcionando la dirección para las decisiones gerenciales.

Análisis de la situación actual

Paso de la planificación donde se analiza tanto el entorno externo como la capacidad interna de la organización antes de decidir una acción.

Análisis externo

Evaluación del entorno organizacional que permite detectar oportunidades y amenazas considerando factores económicos, sociales, gubernamentales, tecnológicos, competencia, clientes y proveedores.

Análisis interno

Evaluación del estado y capacidad de la organización para detectar fortalezas y debilidades en sus recursos financieros, humanos, materiales y tecnológicos.

Matriz FODA

Herramienta sencilla que permite analizar la situación actual de una organización desde una perspectiva tanto interna como externa.

Abreviatura FODA

Sigla que corresponde a las palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Fortalezas

Elementos positivos que posee la organización y constituyen los recursos internos bien ejecutados para alcanzar los objetivos.

Debilidades

Factores negativos internos que constituyen barreras u obstáculos para alcanzar las metas propuestas por la organización.

Oportunidades

Elementos del ambiente externo de tipo social, económico, político o tecnológico que la organización puede o debe aprovechar para el logro efectivo de sus metas.

Amenazas

Aspectos externos que pueden llegar a constituir un peligro para el logro de los objetivos organizacionales si no se previenen o se evitan.

Estrategia (origen histórico)

Término que apareció por primera vez en las guerras para hacer alusión a los planes diseñados por cada bando para vencer a su enemigo.

Estrategia según Peter Drucker

Respuesta organizacional a las dos preguntas fundamentales: ¿Cuál es nuestro negocio? y ¿Cuál debería ser?

Estrategia según Henry Mintzberg

Definición integral de estrategia que identifica cinco representaciones distintas: Plan, Pauta de Acción, Patrón, Posición y Perspectiva.

Estrategia como PLAN

Curso de acción consciente desarrollado previamente que funciona como guía para el abordaje de situaciones.

Estrategia como pauta de ACCIÓN

Maniobra específica diseñada con el propósito expreso de ganar a un oponente.

Estrategia como PATRÓN

Modelo dentro de un flujo de acciones que refleja un comportamiento deseado consistente, sea este intencional o no.

Estrategia como POSICIÓN

Ubicación de la organización con respecto a su medio ambiente organizacional, funcionando como mediadora entre ambos.

Estrategia como PERSPECTIVA

Visión amplia y abstraída en la mente que implica una forma compartida de percibir el mundo entre los miembros de la organización.

Programas o planes de acción

Documentos en donde se especifica detalladamente cómo se van a alcanzar los objetivos propuestos e implementar las estrategias.

Pasos a seguir

Especificación dentro del plan de acción que indica qué tareas concretas se van a realizar para ejecutar las estrategias.

Asignación de recursos

Componente del plan de acción que determina qué recursos se utilizarán y la manera en que serán distribuidos.

Responsables

Personas encargadas de llevar a cabo, implementar o ejecutar las estrategias o acciones organizacionales.

Cronograma

Especificación con fechas y tiempos que indica cuándo se implementarán las acciones y en qué tiempo se obtendrán resultados.

Presupuesto en planes de acción

Cálculo financiero que especifica cuánto dinero se invertirá en la implementación o ejecución de las estrategias.

Control

Mecanismo por el cual se garantiza en cualquier sistema el cumplimiento de los objetivos definidos por la dirección.

Función de aprendizaje del control

Modo en que la organización aprende de sí misma para ayudar a dar un pronóstico sobre cómo cerrar la brecha entre la situación deseada y actual.

Corrección de fallas y errores

Requisito del control consistente en detectar e indicar fallas producidas en el proceso de planeación, organización o dirección.

Previsión de fallas futuras

Requisito del control que, al detectar errores actuales, busca prevenir que vuelvan a ocurrir en un futuro.

Falla de planeación

Error cometido durante la fase de elaboración de planes, como una definición equivocada de objetivos o de presupuestos.

Falla de organización

Error en el seguimiento de actividades, manejo de tiempos o distribución inadecuada del presupuesto.

Falla de dirección

Desviación ocurrida cuando las personas encargadas de ejecutar el plan no toman las decisiones correctas o se apartan de lo planificado.

Creación de mejor calidad

Utilidad del control basada en la detección de fallas en el proceso para corregir y eliminar errores en los productos o servicios.

Enfrentar el cambio

Función del control que ayuda a los gerentes a responder a amenazas u oportunidades detectando fluctuaciones en el ambiente.

Producir ciclos más rápidos

Aceleración de los procesos de desarrollo y entrega de productos o servicios adaptados a las exigencias del cliente.

Agregar valor

Inclusión de elementos distintos e innovadores en un producto o servicio para que los clientes lo prefieran sobre la competencia.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

Beneficio del control que permite monitorear el avance de los empleados sin obstaculizar su creatividad ni su participación.

Proceso cíclico y repetitivo

Naturaleza del control administrativo que consta de cuatro etapas consecutivas que se suceden continuamente.

Establecimiento de estándares

Primera etapa del control en la que se definen los criterios o normas de base para realizar la evaluación o comparación.

Estándar

Norma o criterio que sirve de base para evaluar o comparar el desempeño y determinar si los resultados fueron adecuados.

Estándares de cantidad

Criterios de control referidos a volúmenes de producción, existencias de materia prima, número de horas o entradas vendidas.

Estándares de calidad

Criterios de control enfocados en la materia prima recibida, especificaciones del producto, higiene o correcta atención al cliente.

Estándares de tiempo

Criterios de evaluación basados en lapsos temporales fijos como el tiempo estándar de producción o de preparación de un producto.

Estándares de costos

Criterios de evaluación monetarios enfocados en los gastos de producción, administración, ventas o flete.

Evaluación del desempeño

Segunda etapa del control enfocada en analizar qué se está haciendo y cómo se está ejecutando la acción actual.

Comparación del desempeño con el estándar

Tercera etapa del control donde se confronta el desempeño real con el criterio fijado para identificar posibles desvíos o fallas.

Desvío o variación

Error o falla detectado al comparar el desempeño real obtenido frente al parámetro o estándar esperado.

Acción correctiva

Cuarta y última etapa del control que aplica medidas de adecuación para corregir desvíos respecto al estándar esperado.

Control preventivo o anterior a la acción

Tipo de control dirigido al futuro que busca evitar problemas previstos mediante acciones administrativas previas.

Información oportuna

Requisito del control preventivo que resulta difícil de obtener, haciendo que este tipo de control sea menos utilizado.

Control concurrente

Tipo de control realizado durante la ejecución de la acción para corregir problemas antes de que sus costos sean demasiado altos.

Supervisión directa

Mecanismo utilizado en el control concurrente para resolver problemas de manera inmediata a medida que surgen.

Control correctivo o posterior a la acción

Tipo de control basado en la retroalimentación obtenida una vez finalizada la actividad.

Limitación del control posterior

Inconveniente del control correctivo caracterizado por el hecho de que, al realizar la retroalimentación, el daño ya está hecho.

Técnica de control presupuestaria

Uso del presupuesto como herramienta que posibilita a la organización llevar adelante el control financiero.

Presupuesto

Expresión numérica en pesos de la planificación que establece los ingresos y egresos monetarios considerados para un período.

Prefijo PRE en Presupuesto

Elemento lingüístico de la palabra presupuesto que significa 'Antes de'.

Término SUPUESTO en Presupuesto

Elemento conceptual de la palabra presupuesto que significa 'Suceso'.

Subjetividad del presupuesto

Condición del presupuesto por la cual sus estimaciones dependen del criterio de las personas que lo elaboran.

Minimización de riesgo en presupuestos

Práctica de involucrar a todas las áreas de la empresa para lograr estimaciones realistas y reducir la incertidumbre.

Presupuesto de Ventas

Primera fase de la generación del presupuesto que indica la estimación de INGRESOS de dinero.

Presupuesto de Gastos

Segunda fase de la generación del presupuesto que indica la estimación de EGRESOS de dinero.

Presupuestos rígidos, estáticos o fijos

Presupuestos elaborados sin considerar variaciones futuras, asumiendo que el plan se ejecutará tal cual estaba previsto.

Presupuestos flexibles o variables

Presupuestos elaborados contemplando que pueden existir variaciones o modificaciones durante la ejecución del plan.

Presupuestos a corto plazo

Presupuestos que se realizan para cubrir la planeación en el lapso de un año.

Presupuestos a largo plazo

Presupuestos que se realizan para cubrir períodos de planeación mayores a un año.

Crear futuro (beneficio de planificar)

Concepto según el cual los resultados venideros de éxito o fracaso dependen de las decisiones que se tomen hoy.

Comunicación eficaz en la planificación

Beneficio de la planificación que ayuda a transmitir de manera clara la dirección deseada a toda la organización.

Generación de compromiso

Resultado del proceso de planificación que motiva a los integrantes de la organización a involucrarse en las metas.

Ordenamiento de pensamientos

Efecto analítico de la planificación que ayuda a estructurar las ideas antes de ejecutar las acciones.

Parámetros de evaluación gerencial

Rol de los objetivos al servir como punto de referencia para medir y juzgar los logros alcanzados.

Fuerzas económicas del entorno

Factores del entorno evaluados en el análisis externo que afectan las finanzas y el mercado.

Fuerzas sociales del entorno

Variables externas del análisis situacional ligadas al comportamiento y aspectos culturales de la población.

Fuerzas gubernamentales del entorno

Leyes, reglamentos y decisiones del gobierno analizadas en la perspectiva externa de la organización.

Fuerzas tecnológicas del entorno

Innovaciones y herramientas disponibles en el mercado que son evaluadas en el análisis externo.

Recursos financieros internos

Dinero y disponibilidad monetaria evaluados en el análisis interno de la organización.

Recursos humanos internos

Personal de la organización, considerado según sus capacidades, motivación y clima laboral.

Recursos materiales internos

Bienes físicos e insumos disponibles evaluados dentro del análisis interno de la empresa.

Recursos tecnológicos internos

Herramientas técnicas y equipamiento propio evaluados en la capacidad interna de la empresa.

Estrategia como maniobra

Acepción de la estrategia como pauta de Acción cuya finalidad es realizar una jugada para ganar a un oponente.

Flujo de acciones

Secuencia de conductas sobre la cual la estrategia como PATRÓN exige consistencia en el comportamiento.

Abstracción mental de la estrategia

Característica de la estrategia como PERSPECTIVA al ser un concepto e interpretación que existe en la mente de los actores.

Documentos de implementación

Función de los programas o planes de acción al especificar cómo se llevarán a la práctica las estrategias.

Estimación monetaria

Función del presupuesto dentro del plan de acción al determinar la cantidad de dinero a invertir.

Mecanismo de garantía de objetivos

Definición esencial del control organizacional para asegurar que se alcancen las metas fijadas.

Pronóstico de cierre de brecha

Estimación que brinda el control para reducir la distancia entre la situación actual y la deseada.

Administración participativa

Tendencia de gestión moderna que impulsa la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

Criterio de comparación

Función clave del estándar para cotejar lo realizado y comprender si estuvo bien o no.

Volumen de producción

Ejemplo de estándar de cantidad que mide las unidades fabricadas o procesadas.

Especificaciones del producto

Ejemplo de estándar de calidad que define las propiedades y requisitos del bien o servicio.

Tiempo estándar de fabricación

Ejemplo de estándar de tiempo que establece el tiempo medio para producir un determinado producto.

Costos de administración

Ejemplo de estándar de costos que mide los gastos operativos del área administrativa.

Desviación presupuestaria

Falla o error en el proceso de planificación detectado al comparar el gasto real con el presupuesto de gastos.

Medida de adecuación

Propósito de la acción correctiva al ajustar los desvíos respecto al estándar esperado.

Acción administrativa previa

Intervención propia del control preventivo realizada antes de que se manifieste un problema.

Corrección en tiempo real

Ventaja del control concurrente que permite solucionar fallas al instante mediante supervisión.

Exclusividad del control posterior

Característica de basarse en la retroalimentación cuando la actividad ya ha sido concluida.

Anticipación

Conclusión del proceso de planear, presupuestar, pronosticar, prever y estimar para hacer algo antes de que suceda.

Pronóstico

Estimación de situaciones o resultados futuros utilizada dentro de la planificación y el control.

Estimación de egresos

Cálculo proyectado de las salidas de dinero reflejado específicamente en el Presupuesto de Gastos.