Chương VIII: Đàm phán trong thu mua (Negotiations)

Bộ thẻ từ vựng và khái niệm trọng tâm về chương Đàm phán trong thu mua (Negotiations) thuộc bài giảng của TS. Võ Trần Thị Bích Châu tại Trường Đại học Cần Thơ.

Đàm phán (Negotiations)

Sự mong muốn chung được giải quyết bằng trao đổi; theo Kennedy (1991), đây là quá trình tìm kiếm các thuật ngữ để có được những gì chúng ta muốn từ ai đó muốn thứ gì đó từ chúng ta.

Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng mềm quan trọng trong công việc giúp hai hay nhiều bên đạt được thỏa thuận thống nhất; tập hợp từ các kỹ năng mềm như thương lượng, hợp tác, lập kế hoạch và giao tiếp.

Thuyết phục (Persuasion)

Một lựa chọn cho đàm phán, trong đó khuyến khích đối phương chấp nhận giá trị của một trường hợp cụ thể mà không có bất kỳ sự nhượng bộ nào từ chính bạn.

Nhượng bộ (Concession)

Một lựa chọn cho đàm phán bằng cách chấp nhận hoàn toàn những gì đối phương đưa ra.

Cưỡng bức (Coercion)

Một lựa chọn cho đàm phán bằng cách nhấn mạnh rằng phía bên kia phải đáp ứng yêu cầu của bạn “hoặc nếu không”.

Vấn đề đã được giải quyết (Problem solved)

Một lựa chọn cho đàm phán dựa trên việc xóa bỏ chênh lệch để không cần phải tiến hành thương lượng.

Giai đoạn chuẩn bị (Pre-negotiation phase)

Giai đoạn đầu tiên trong ba giai đoạn đàm phán, tại đó thông tin được phân tích, các mục tiêu được thiết lập và các chiến lược được phát triển.

Giai đoạn gặp gỡ (The meeting phase)

Giai đoạn quan tâm đến quá trình thảo luận, thu thập thêm thông tin, phân tích và đạt được sự thỏa thuận giữa các bên tham gia.

Giai đoạn sau khi đàm phán (Post-negotiation phase)

Giai đoạn liên quan đến việc triển khai thực hiện thỏa thuận trong và giữa các tổ chức được đại diện ở giai đoạn trước.

Figure 10.1 (The basic phases of negotiation)

Sơ đồ thể hiện ba giai đoạn đàm phán cơ bản theo thứ tự tuần tự: Pre-negotiation phase (Giai đoạn chuẩn bị) → The meeting phase (Giai đoạn gặp gỡ) → Post-negotiation phase (Giai đoạn sau đàm phán).

Figure 10.3 (The phases of negotiation – single meeting)

Mô hình các giai đoạn đàm phán trong một cuộc gặp đơn, trong đó giai đoạn gặp gỡ (The meeting phase) được chia thành 3 giai đoạn nhỏ: Introductory stage (Mở đầu), Discussion stage (Thảo luận) và Agreement stage (Thỏa thuận).

Figure 10.2 (The phases of negotiation – multi-meeting)

Mô hình đàm phán nhiều cuộc gặp, bao gồm các cuộc gặp xen kẽ các bước chuẩn bị: Introductory meeting → Preparation for discussion meeting → Discussion meeting → Preparation for agreement meeting → Agreement meeting → Post-negotiation meeting.

BATNA

Viết tắt của "Best Alternative to a Negotiated Agreement" (Phương án thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán), xác định điểm giới hạn, điểm dự trữ và mức độ linh hoạt chấp nhận được.

ZOPA

Viết tắt của "Zone Of Possible Agreement" (Vùng thỏa thuận khả thi), một kỹ thuật đàm phán xác định phạm vi mà tại đó hai bên có thể tìm thấy thỏa thuận chung.

Bước 1: Chuẩn bị

Bước đầu tiên trong quy trình đàm phán hiệu quả; bao gồm nắm vững thông tin (tìm hiểu đối tác, thu thập thông tin, đánh giá vấn đề) và xác định mục tiêu, BATNA cùng mức độ linh hoạt.

Bước 2: Xác định lợi ích chung

Bước tập trung tìm điểm chung mà cả hai bên cùng hài lòng để xây dựng cơ sở cho thỏa thuận, đồng thời lắng nghe để hiểu rõ mục tiêu, quan điểm và mong đợi của đối tác.

Bước 3: Thảo luận

Bước mở đầu tạo môi trường thoải mái, thảo luận chi tiết các vấn đề cụ thể được đưa ra một cách minh bạch, tìm kiếm điểm chung và nêu mục tiêu rõ ràng, súc tích.

Bước 4: Thương lượng

Bước đề xuất giải pháp phù hợp với mục tiêu bản thân và lợi ích đối tác, sẵn sàng thỏa hiệp điều chỉnh và áp dụng các kỹ thuật đàm phán như “win-win”, BATNA hay ZOPA.

Bước 5: Tạo sự đồng thuận

Bước xác nhận lại những điểm chung để đạt được sự đồng thuận từ cả hai bên về nội dung thỏa thuận, đồng thời làm rõ và cam kết thực hiện.

Bước 6: Kết thúc và kế hoạch thực hiện

Bước tóm tắt các thỏa thuận đã đạt được trong cuộc đàm phán, lập kế hoạch thực hiện các thỏa thuận và cảm ơn đối tác cùng mong muốn hợp tác tương lai.