guía examen 2 gestión de riesgos

¿Qué es la matriz RACI y cuál es su propósito?

Es una herramienta que sirve para organizar las responsabilidades de cada integrante de un equipo y facilitar el trabajo.

¿Qué significa cada letra R, A, C e I?

R: Responsable de realizar la actividad.

A: Aprueba y toma la decisión final.

C: Consultado para dar opiniones o consejos.

I: Informado sobre los avances.

¿Cuál es la diferencia entre responsable y aprobador?

El responsable realiza la tarea y el aprobador revisa y autoriza el resultado.

¿Por qué es importante definir las responsabilidades?

Porque evita confusiones, organiza el trabajo y ayuda a cumplir los objetivos.

Ejemplo de una actividad y asignación de roles

En una campaña publicitaria, marketing sería el responsable (R), el coordinador aprobaría (A), los estudiantes serían consultados (C) y finanzas estaría informado (I).

¿Cuál es la estructura de los equipos de trabajo de un proyecto?

Coordinación.

Especialistas.

Personal operativo.

Una persona puede asumir varias funciones cuando:

Las responsabilidades son compartidas.

Su ausencia no bloquea varios entregables.

¿Qué es un rol?

Describe la aportación de una persona.

En los equipos de trabajo, ¿cuándo pueden aparecer problemas?

Vacío de responsabilidad: Nadie reconoce un resultado como propio.

Duplicidad de autoridad: Dos personas creen conservar la decisión final.

Ambas situaciones pueden provocar retrasos y contradicciones.

Una comunicación aplicable explica:

¿Qué se decidió?

¿Por qué?

¿Qué produce?

La persona receptora debe comprender la situación y saber qué hacer.

La información puede estar:

Confirmada: Validada y comunicable como decisión.

Pendiente: Necesita revisión o autorización.

Solicitada: Se pidió, pero aún no se recibe.

Pospuesta: Se resolverá más adelante.

Descartada: Ya no forma parte de la decisión.

¿Cuál es la diferencia entre un riesgo y un problema?

El riesgo puede ocurrir y el problema ya está ocurriendo.

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de riesgo?

Identificar y prevenir riesgos, y aprovechar oportunidades.

Revisar

Comprobar qué cambió y si la respuesta sigue siendo adecuada.

Comunicar

Avisar cuando afecta trabajo, decisiones, compromisos o expectativas.

Escalar

Pasar la decisión arriba cuando supera la capacidad o tolerancia del equipo.

¿Cuándo comunicar y cuándo escalar?

La diferencia está en el alcance de la decisión, no en el volumen de la preocupación.

¿Qué es la urgencia?

Es la métrica temporal que responde a la pregunta.

¿Qué mide la proximidad en un riesgo?

El periodo de tiempo que falta para que impacte en el proyecto u organización.

¿Cuáles son las fuentes internas?

Técnica y presupuesto.

Equipo y capacidades.

Gobernanza y flujo.

¿Cuáles son las fuentes externas?

Normativo y ley.

Mercado e inflación.

Cadena y entorno.

Causa, acontecimientos, consecuencia

Causa: ¿Por qué?

Acontecimientos: ¿Qué sucede?

Consecuencia: ¿Qué efecto produce?

¿Cómo se logra que la respuesta ante un problema sea rápida y ordenada?

Gracias al diseño de la contingencia.

¿Por qué es importante tener listo un plan antes de que surja un problema?

Para evitar improvisar bajo presión.

¿Por qué es importante dar seguimiento a los riesgos?

Para comprobar que las medidas funcionan y prevenir problemas.

¿Qué tipos de evidencia podemos utilizar para comprobar que un riesgo fue atendido?

Fotografías, reportes escritos, documentos firmados y listas de verificación.