05- P2 Prozesse

7 Prozesse in P2

1. Vorbereiten eines Projekts

2. Lenken eines Projekts

3. Initiieren eines Projekts

4. Steuern einer Phase

5. Managen der Produktlieferung

6. Managen eines Phasenübergangs

7. Abschließen eines Projekts

Zweck der Projektvorbereitung

Zweck: Klären, OB dasProjekt durchführbar ist, dass die Voraussetzungen für die Initiierung gegeb ist und das Projekt als lohnend angesehen wird → keine unrealistischen Projekte werden initiiert

Bestandteile der Projektvorbereitung

• Auftraggeber und PM ernennen

• Vorhandene Erfahrungen bewerten

• PM Team erstellen und ernennen

• Projektansatz auswählen

• BC Entwurf erstellen

• Projektkurzbeschreibung zusammenstellen

• Initiierungsphase planen

Inhalte der Projektkurzbeschreibung

1. Ziele

2. Angestrebte Ergebnisse

3. Umfang

4. Abgrenzung

5. Schnittstellen

6. Projekttoleranzen

7. Einschränkungen

8. Ausnahmen

Welche Managementprodukte werden in der Projektvorbereitung erzeugt?

Projektlogbuch

Erfahrungsliste

Projektkurzbeschreibung bestehend aus

1. BC Entwurf

2. Projektproduktbeschreibung

3. Projektlösungsansatz

4. Struktur und Rollen im PM Team

5. Verweise

Was beendet den Prozess vorbereiten?

Antrag zur Initiierung: Übergabe der Projektkurzbeschreibung und des Phasenplans Initiierung an den LA zur Freigabe

Zweck des Prozesses “Lenken eines Projekts”

LA in die Lage zu versetzen, rechenschaftspflichtig für das Projekt zu sein, heißt wichtige Entscheidungen zu fällen und als oberste Kontrollinstanz zu agieren aber die Abwicklung des alltäglichen Managements der PM zu überlassen

Ziele des Prozesses Lenken eines Projekts

1. Befugnis für die Initiierung liegt vor

2. Befugnis für die Lieferung der Projektprodukte liegt vor

3. Projekt wird gelenkt und überwacht

4. Realisierbarkeit ist gewährleistet

5. Lenkungsausschuss ist Schnittstelle zur Business-Ebene (Unternehmen, Programm, Kunde)

6. Befugnis für den Abschluss liegt vor

7. Nutzenrealisierung wird über das Projektende hinaus geplant

Aktivitäten während “Lenken eines Projekts”

• Initiierung freigeben und dem Business ankündigen

• Projekt freigeben und dem Business ankündigen

• Phasen/ Ausnahmeplan freigeben

• Fortlaufende Anweisungen an PM und Rückkopplung mit dem Programmmanagement/Unternehmen

• Projektabschluss freigeben/ Dem Business ankündigen

Zweck der Phase Projekt initiieren

Etablierung einer soliden Grundlage, um dem Business ein Bild davon zu vermitteln, was mitd en geplanten Arbeiten zur Lieferung des Projektprodukts verbunden ist, bevor größere Ausgaben oder Ressourcen zugesagt werden

Aktivitäten während “Initiieren eines Projekts”

• Anpassungsanforderungen festlegen

• Management Ansätze festlegen

• Projektplan erstellen

• Projektsteuerung einrichten

• vollständigen BC erstellen

• Projektleitdokumentation zusammenstellen

welche Komponenten werden während der Initiierung erzeugt?

• Projektleitdokumentation

• vollständiger BC

• Projektplan

• Risikoregister, Issueregister und Qualitätsregister

Inhalte der Projektleitdokumentation

• Change Management Ansatz

• Kommunikationsmanagement- Ansatz

• Nachhaltigkeitsmanagement- Ansatz

• Nutzenmanagement- Ansatz

• Kommerzieller Management-Ansatz

• Qualitätsmanagement-Ansatz

• Risikomanagement- Ansatz

• 4Issuemanagement-Ansatz

• Digital- und Datenmanagement- Ansatz

Was beendet die Phase Initiieren eines Projektes

Projektfreigabe beantragen mit Übergabe

• Projektleitdokumentation

• Erfahrungsliste

• Nutzenmanagementansatz

Zweck “Steuern einer Phase”

• Zuweisung und Überwachung der Arbeitspakete

• Bearbeitung von Issues und Risiken

• Melden der Fortschritte an den LA

• Korrekturmaßnahmen einleiten damit Toleranzen eingehalten werden

Ziele des Prozesses “Steuern einer Phase”

Es soll sichergestellt werden, dass

• sich die Arbeiten auf die Lieferung der für die Phase geplanten Produkte konzentrieren

• Abweichungen von den Vorgaben und den zu Phasenbeginn vereinbarten Produkten überwacht werden

• Risiken und Issues unter Kontrolle sind

• der BC wiederholt geprüft wird

• die für die Phase vereinbarten Produkte geliefert werden

• Toleranzen eingehalten werden

Aktivitäten während “Steuern einer Phase”

• Arbeitspakete freigeben

• Arbeitspaketstatus auswerten

• abgeschlossenes Arbeitspaket entgegennehmen

  • Phasenstatus bewerten

  • Über Projektstatus berichten

    • Issues und Risiken erfassen und bewerten

    • Korrekturmaßnahmen einleiten

    • Issues und Risiken eskalieren

Was wird während “Steuern einer Phase aktualisiert?

• Phasenplan der aktuellen phase

• Register: Risiko, Issue, Qualität

• Arbeitspakete

• Erfahrungsliste

• Issuebericht

• Projektlogbuch

Was wird während “Steuern einer Phase erzeugt?

• Arbeitspakete

• Projektstatusbericht

• Issuebericht

• Ausnahmebericht

Was wird während “Steuern einer Phase an dem LA gegeben?

• Projektstatusbericht

• Ausnahmebericht

• Issuebericht

Zweck von “Managen der Produktlieferung”

Regelt die Beziehung zwischen PM und TM indem die Anforderungen an die Abnahme, Ausführung, Berichterstattung und Lieferung von Spezialistenprodukten vereinbart werden

Ziele des Prozesses “Managen der Produktlieferung”

Es soll sichergestellt werden, dass

• Arbeitspakete ordnungsgemäß vereinbart und genehmigt wurden

• TM, Teammitglieder und Lieferanten sich darüber im Klaren sind, was hergestellt werden soll und welcher Arbeits-, Kosten- bzw. Zeitaufwand dafür veranschlagt wurde

• die geplanten Produkte erwartungsgemäß und innerhalb der Toleranzen geliefert werden

• der PM Teamstatusberichte bekommt um die Erwartungen zu managen

Welche Aktivitäten gibt es in der Phase “Managen der Produktlieferung”?

• AP annehmen

• AP ausführen

• AP abliefern

Was wird während “Managen der Produktlieferung” erzeugt?

• Teamplan

• Teamstatusbericht

Was wird während “Managen der Produktlieferung” aktualisiert?

• Qualitätsregister

• Teampläne

• Arbeitspakete

Zweck von “Managen eines Phasenübergangs”

PM stellt LA Infos zusammen damit er:

• den Erfolg der aktuellen Phase prüfen kann

• den nächsten Phasenplan vorbereiten kann

• den aktualisierten Projektplan prüfen kann

• sich vergewissern kann, dass das Projekt fortlaufend geschäftlich gerechtfertigt ist und die Risiken akzeptabel sind

Ziele “Managen des Phasenübergangs”

• Dem LA bestätigen, dass alle im Phasenplan genannten Produkte fertiggestellt und abgenommen sind

• Der nächste Phasenplan soll erstellt werden

• Prüfung und ggf Aktualisierung der PLD

• Beantragung einer Genehmigung zum Ersetzen des Phasen- bzw. Projektplans

• Dem LA sollen sämtliche Infos zur Verfügung stehen, damit dieser die Erfolgsaussichten des Projekts bewerten kann

Aktivitäten bei “Managen des Phasenübergangs”

• Planung der nächsten Phase

• Projektplan aktualisieren

• Phase bewerten

• Vorbereiten eines Ausnahmeplans

Was wird beim “Managen des Phasenübergangs” erzeugt?

• Phasenplan für die nächste Phase

• Produktbeschreibung für die nächste Phase

• Phasenabschlussbericht der aktuellen Phase

• Erfahrungsbericht

• Ausnahmeplan

Was wird beim “Managen des Phasenübergangs” aktualisiert?

• PLD

• Register: Risiko, Issue, Qualität

• Projektplan

• BC

• Nutzenmanagementansatz

Was wird mit dem Antrag zur Abnahme des nächsten Phasenplans an den LA gegeben?

• Nutzenmanagementansatz

• nächster Phasenplan

• Phasenabschlussbericht

• Projektleitdokumentation

• Ausnahmeplan

Zweck von “Abschließen eines Projekts”?

Definieren eines Punktes, an dem die Abnahme des Projektprodukts bestätigt wird und festgestellt wird, dass die Ziele (oder die genehmigten Änderungen der Ziele) wie sie in der PLD festgelegt sind, erreicht wurden

Bei vorzeitigem Abschluss sorgt diese Phase für einen geordneten Abschluss

Ziele von “Abschließen eines Projekts”

• Es soll sichergestellt werden, dass das unternehmen nach Auflösung des Projekts die dauerhafte Unterstützung der Produkte übernehmen kann

• Die Leistung eines Projekts soll anhand eines Vergleichs mit der ursprünglichen PLD geprüft werden

• Der Nutzen soll bewertet werden und der Nutzenrevisionsplan wird aktualisiert

• Empfehlungen für Folgeaktionen aller Issues und Risiken sollen vereinbart werden

• Lessons Learned werden festgehalten

• Vorzeitig beendete Projekte sollen kontrolliert beendet werden

Aktivitäten während “Aschließen eines Projekts”

• Planmäßigen Sbschluss vorbereiten

• vorzeitigen Abschluss vorbereiten

• Produkte übergeben

• Projekt bewerten

• Bestätigung der Projektabnahme

• Projektabschluss beantragen

Was wird im Prozess “Abschließen eines Projekts” erzeugt?

• Empfehlungen für Folgeaktionen

• Erfahrungsliste

• Projektabschlussbericht

Was wird im Prozess “Abschließen eines Projekts” aktualisiert?

• PLD

• Projektplan

• Issueregister

• Konfiguartionsatensätze

• Nutzenmanagementansatz

Was geht beim “Abschließen eines Projekts” an den LA?

• Projektabschlussbericht

• aktualsierter BC

• Nutzenmanagementansatz

• PLD

• Erfahrungsbericht