5. Arquivos, conceitos e práticas

O que é arquivo em sentido arquivístico?

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade, pessoa ou família no exercício de suas atividades, independentemente do suporte.

O termo arquivo pode designar apenas um conjunto de documentos?

Não. Pode também designar a instituição, o serviço, as instalações ou o móvel destinado à guarda de documentos, conforme o contexto.

O que é Arquivologia?

Disciplina que estuda os arquivos e os princípios e técnicas relativos à produção, organização, guarda, preservação e utilização dos documentos.

O que é documento?

Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.

O que é documento arquivístico?

Documento produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma pessoa ou instituição e mantido como prova ou informação dessas atividades.

O que diferencia principalmente um documento arquivístico?

Sua relação orgânica com as atividades que o produziram ou receberam.

O que é suporte documental?

Material físico ou meio no qual a informação está registrada.

Papel é exemplo de suporte documental?

Sim.

Meio digital pode ser suporte para documento arquivístico?

Sim.

O formato digital impede um documento de ser arquivístico?

Não.

O que é acervo?

Conjunto de documentos sob guarda de uma instituição ou pessoa.

O que é fundo de arquivo?

Conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

O que é princípio da proveniência?

Princípio segundo o qual documentos provenientes de uma mesma entidade produtora devem ser mantidos reunidos e separados dos documentos de outras proveniências.

Qual outro nome é frequentemente associado ao princípio da proveniência?

Princípio do respeito aos fundos.

O princípio da proveniência procura evitar o quê?

A mistura indevida de documentos de produtores diferentes.

O que é princípio da ordem original?

Princípio de preservação da organização estabelecida pelo produtor dos documentos, quando essa ordem refletir suas atividades.

Proveniência e ordem original são exatamente a mesma coisa?

Não.

Qual princípio responde principalmente à pergunta “quem produziu esses documentos”?

Proveniência.

Qual princípio procura preservar a organização interna dada pelo produtor?

Ordem original.

O que é organicidade?

Relação natural existente entre documentos produzidos em decorrência das atividades de uma entidade.

O que é unicidade arquivística?

Característica pela qual cada documento possui lugar e função próprios dentro do conjunto documental a que pertence.

Unicidade significa que nunca pode existir mais de uma cópia física do documento?

Não. Refere-se à função única que o documento desempenha em seu contexto arquivístico.

O que é cumulatividade ou naturalidade?

Formação progressiva e natural do arquivo em razão das atividades do produtor.

Um arquivo deve ser formado artificialmente por assunto como uma coleção?

Não necessariamente; o arquivo surge organicamente das atividades do produtor.

Qual a diferença básica entre arquivo e coleção?

O arquivo é acumulado organicamente em razão das atividades; a coleção é reunida intencionalmente segundo critérios escolhidos.

O que é integridade arquivística?

Manutenção do conjunto documental sem perdas, acréscimos ou alterações indevidas.

O que é autenticidade documental?

Qualidade que permite considerar o documento aquilo que afirma ser, sem adulteração indevida.

O que é confiabilidade documental?

Capacidade de um documento representar adequadamente os fatos ou atos a que se refere.

O que é gestão de documentos?

Conjunto de procedimentos relativos à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.

Quais grandes momentos integram a gestão documental?

Produção, utilização e destinação dos documentos.

O que é produção documental?

Criação e recebimento de documentos necessários às atividades da organização.

O que é utilização de documentos?

Atividades de protocolo, classificação, organização, tramitação, consulta e uso dos documentos.

O que é destinação de documentos?

Definição de eliminação ou guarda permanente após avaliação e cumprimento dos prazos estabelecidos.

Qual teoria divide os arquivos em corrente, intermediário e permanente?

Teoria das Três Idades.

Quais são as três idades dos documentos de arquivo?

Corrente, intermediária e permanente.

O que é arquivo corrente?

Conjunto de documentos em tramitação ou frequentemente consultados por causa de seu valor primário.

Qual é a frequência de uso típica do arquivo corrente?

Alta ou frequente.

Documentos em tramitação pertencem normalmente a qual idade?

Corrente.

O que é arquivo intermediário?

Conjunto de documentos originários do arquivo corrente, de uso pouco frequente, que aguardam destinação final.

Qual é a frequência de uso típica do arquivo intermediário?

Baixa ou pouco frequente.

O documento intermediário já possui obrigatoriamente destinação permanente?

Não. Pode posteriormente ser eliminado ou recolhido para guarda permanente.

O que é arquivo permanente?

Conjunto de documentos preservados definitivamente em razão de seu valor secundário.

Documentos permanentes são guardados por prazo determinado ou definitivo?

Definitivo.

Qual é a principal razão da guarda permanente?

Valor histórico, probatório, informativo, cultural ou de pesquisa.

Qual valor predomina nos documentos correntes e intermediários?

Valor primário.

O que é valor primário de um documento?

Valor ligado à finalidade administrativa, fiscal, jurídica ou operacional para a qual o documento foi criado.

O que é valor secundário?

Valor que permanece após cessar o uso primário, justificando preservação por interesse probatório ou informativo.

Qual valor está associado principalmente à guarda permanente?

Valor secundário.

A FUNDEP costuma cobrar a relação entre frequência de uso e três idades?

Sim; arquivo corrente tem uso frequente, intermediário tem uso reduzido e permanente é conservado definitivamente.

O que é ciclo vital dos documentos?

Sucessão das fases corrente, intermediária e, quando aplicável, permanente.

Todo documento necessariamente chega à fase permanente?

Não.

Qual pode ser a destinação de um documento após cumprir seus prazos de guarda?

Eliminação ou guarda permanente.

O que é transferência arquivística?

Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Transferência significa passagem para o arquivo permanente?

Não.

O que é recolhimento arquivístico?

Entrada de documentos de valor permanente em arquivo permanente.

Qual movimentação ocorre do corrente para o intermediário?

Transferência.

Qual movimentação ocorre para a guarda permanente?

Recolhimento.

O que é eliminação documental?

Destruição autorizada de documentos destituídos de valor permanente após avaliação e cumprimento dos prazos aplicáveis.

Documentos podem ser eliminados livremente porque deixaram de ser usados?

Não.

O que deve fundamentar a destinação documental?

Avaliação e instrumentos de temporalidade e destinação aplicáveis.

O que é avaliação de documentos?

Processo de análise dos valores dos documentos para estabelecer prazos de guarda e destinação.

Qual é o principal produto da avaliação documental?

Definição de prazos de guarda e destinação final.

O que é tabela de temporalidade e destinação de documentos?

Instrumento que estabelece prazos de guarda e destinação dos documentos.

Quais destinos podem ser indicados em uma tabela de temporalidade?

Eliminação ou guarda permanente.

O que é prazo de guarda?

Tempo durante o qual determinado documento deve ser mantido em uma ou mais fases do arquivo.

O que é código de classificação de documentos?

Instrumento destinado a classificar documentos segundo funções, atividades e assuntos definidos pela organização.

Segundo o Arquivo Nacional, código de classificação e tabela de temporalidade servem para quê?

Classificar, avaliar e definir a destinação final dos documentos.

O que é classificação arquivística?

Organização intelectual dos documentos conforme plano ou código relacionado às funções e atividades da entidade produtora.

Classificação e arquivamento são exatamente iguais?

Não.

O que é arquivamento?

Operação de colocar documentos em seus devidos lugares de guarda segundo método estabelecido.

O que é ordenação?

Disposição dos documentos segundo determinado critério após sua classificação.

Qual a diferença simplificada entre classificação e ordenação?

Classificação determina a categoria; ordenação determina a sequência física ou lógica dentro dela.

O que é método de arquivamento?

Critério utilizado para ordenar e localizar documentos.

Quais são métodos comuns de arquivamento?

Alfabético, numérico, geográfico, ideográfico e alfanumérico.

O que é método alfabético?

Ordenação dos documentos com base em nomes organizados alfabeticamente.

Qual é uma vantagem do método alfabético?

É simples e permite busca direta pelo nome quando este é conhecido.

O que é método numérico?

Ordenação dos documentos mediante números atribuídos.

No método numérico, normalmente é necessário um índice auxiliar?

Sim, especialmente quando a busca inicial é realizada por nome ou assunto.

O que é método geográfico?

Ordenação baseada em locais geográficos.

Quais informações podem orientar o método geográfico?

País, estado, município, região ou outro local.

O que é método ideográfico?

Ordenação baseada em assuntos ou ideias.

Qual método deve ser lembrado quando a organização principal é por assunto?

Ideográfico.

O que é método alfanumérico?

Método que combina letras e números.

O que é índice arquivístico?

Instrumento auxiliar que indica a localização ou referência de documentos.

O que é ficha índice?

Registro auxiliar que relaciona termos de busca a códigos ou locais de arquivamento.

O que é fichário?

Conjunto organizado de fichas utilizadas para registro e recuperação de informações.

A atribuição do Oficial Administrativo do DMAE inclui consulta e atualização de fichários?

Sim.

O que é dossiê?

Conjunto de documentos relacionados a determinada pessoa, evento, atividade ou assunto.

O que é processo administrativo em sentido documental?

Conjunto de documentos oficialmente reunidos e ordenados para análise e decisão sobre determinada matéria.

Um processo pode tramitar por diferentes unidades administrativas?

Sim.

O que é tramitação?

Curso ou movimentação de um documento ou processo entre unidades ou responsáveis.

Por que registrar a tramitação?

Para saber onde o processo se encontra, por onde passou e quem é responsável por sua movimentação.

O Oficial Administrativo do DMAE deve registrar tramitação de processos?

Sim.

O que é protocolo em sentido administrativo?

Conjunto de procedimentos de recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Qual é uma função essencial do protocolo?

Controlar a entrada, saída e movimentação de documentos.

O que é recebimento no protocolo?

Acolhimento dos documentos que chegam à instituição.

O que é registro de protocolo?

Anotação dos dados necessários para identificar e controlar o documento.

Que informações podem integrar o registro de protocolo?

Número, data, remetente, destinatário, assunto e movimentações.

O que é autuação?

Ato de transformar documentos recebidos em processo formal, conforme procedimentos aplicáveis.

O que é distribuição documental?

Encaminhamento do documento à unidade competente.