IPMA D - Hoofdstuk 5

Wat is een projectmanagementplan?

Het geheel aan managementproducten die beschrijven hoe het project wordt uitgevoerd en beheerst.

Wat is een projectontwerp?

Een ontwerp op hoog over niveau van het project dat de projectmanagementaanpak weerspiegelt. Het beschrijft de gemaakte keuzes, de redenering daar achter en hun verwachte bijdrage aan het projectsucces. Kan ook een globale omschrijving bevatten van scope, kwaliteit, organisatie, hoe belanghebbenden te betrekken, benodigde middelen, etc.

Deze maak je in de projectdefinitiefase!

Op basis waarvan wordt de projectscope en afbakening gedetailleerd?

Op basis van het projectontwerp. → niet te veel details!

Wat zijn de belangrijkste taken tijdens de projectdefinitiefase?

• Detailleer de scope en afbakening

• Definieer de eisen voor de op te leveren projectresultaten en stel een basisprogramma van eisen op

• Verfijn de projectaanpak tot een projectontwerp

• Voer een risicobeoordeling uit en stel het projectplan op

• Laat de zakelijke rechtvaardiging c.q. business case uitwerken

• Kom de verschillende managementstrategieën en rapportageregelingen overeen

• Stel het faseplan op voor de eerste uitvoeringsfase

• Stel het projectmanagementplan (PM-plan) samen

• Verzoek om goedkeuring van de beide documenten en machtiging om de eerste uitvoeringsfase te starten.

Beschrijf de stappen van een PSU.

1. Introductie van de PM

2. Onderlinge kennismaking

3. Bespreek hoofdlijnen van het project

4. Gezamenlijke intake met de projectopdrachtgever

5. Team gaat aan de slag met de opdracht

6. Presenteer resultaat aan de projectopdrachtgever

7. Evalueer het proces

8. Maak afspraken over het vervolg

Benoem de doelen van een PSU en een kick-off.

Kan een PSU ook plaatsvinden tijdens de projectdefinitiefase?

Nee.

Een PSU kan ook plaatsvinden in de voorbereidingsfase, nog vóór de eigenlijke PSU. Dit is wenselijk wanner bij de voorbereiding op een project sterk uiteenlopende beelden bestaan bij de belangrijkste belanghebbenden over de uitgangspunten van het project zelf. Deze PSU is bedoeld om tot een gemeenschappelijke projectopdracht te komen.

Benoem de positionering van een PSU en kick-off.

Wat is het doel van een kick-off?

Het is bedoeld om een vliegende start te creëren voor de uitvoering. De kick-off gaat over het waarom, wat en hoe van het project. De procedures worden verduidelijkt en de eerste projectactiviteiten worden toegewezen en op elkaar afgestemd. Ook worden werkafspraken gemaakt en wordt er afgesproken hoe de teamleden gaan samenwerken.

Verder biedt het een gelegenheid om elkaar beter te leren kennen, teambuilding te bevorderen en de werkrelatie tussen teamleden te verbeteren.

Wat is de definitie van projectmanagentsucces?

De mate waarin de prestaties van de projectmanager de relevante belanghebbenden tevredenstellen en bijdragen aan het efficiënte en effectieve verloop van het project.

Wat staat er in een project(management)aanpak?

Een globale beschrijving hoe het project zal worden uitgevoerd en gemanaged, inclusief de belangrijkste principes en essentiële keuzes voor succes.

Moet gebaseerd worden op een grondige stakeholder analyse.

Wat is de definitie van projectsucces?

De mate waarin het voltooide project de relevante belanghebbenden tevredenstelt.

Wat is het verschil tussen succesfactoren en succescriteria?

Succescriteria zijn de criteria waaraan het succes van een project wordt afgemeten. Succesfactoren zijn de factoren die in belangrijke mate bijdragen aan het succes van het project.

Benoem enkele gebruikelijke succesfactoren.

• Ondersteuning door het topmanagement

• Gebruikersbetrokkenheid

• Betrokkenheid van belanghebbenden

• Bekwaam en gemotiveerd personeel

• Duidelijke doelen en op te leveren resultaten

• Houd je aan best practices

• Regelmatige controle en rapportage

Wat kunnen projectmanagementsucceskriteria zijn?

• Werden de stakeholders naar tevredenheid betrokken bij het project?

• Waren de plannen realistisch?

• Trad er geen scope creep op?

• Waren er geen ongecontroleerde wijzigen?

• Waren er geen onnodige incidenten?

• Waren er geen conflicten en werd er goed samengewerkt?

• Was het team resultaatgericht en gemotiveerd?

Hoe leer je uit ervaringen en wanneer doe je dit?

Bij elke mijlpaal, maar ten minste tijdens elke faseovergang, moet het werk worden geëvalueerd, waarna geleerde lessen direct kunnen worden meegenomen in het plan voor de volgende fase.

• Bespreek tijdens de evaluatie wat goed ging

• Spreek 1 of 2 verbeterpunten af tot aan de volgende mijlpaal

• Controleer of eerdere verbeterpunten daadwerkelijk zijn doorgevoerd en effectief waren

Wat is een productomschrijving?

De beschrijving van een product, welke bronnen en middelen daarbij nodig zijn (kunnen materialen zijn), inclusief het doel, de samenstelling (boek: hoofdstukken, machine: onderdelen), de kwaliteitscriteria en door wie het product moet worden geleverd, beoordeeld en goedgekeurd.

Waarom is een goede afbakening van een project belangrijk?

Om de verwachtingen van de klant/opdrachtgevende organisatie te managen en om scope creep te voorkomen.

Wat moet er in een workbreakdown structure (WBS) staan?

De uit te voeren werkzaamheden en de op te leveren producten (werkwoord + zelfstandig naamwoord). Omvat de gehele scope incl. managementactiviteiten.
Onderste onderdelen zijn de werkpakketten.
Werkpakketten zijn de kleinste werkeenheid waarvoor kosten en duur worden geschat en beheerst.

Wat zijn regels bij het opstellen van een WBS?

A)      Een WBS kent geen één-op-één relaties.

B)      Elk WBS element mag slechts met één bovenliggend WBS component verbonden zijn.

C)     Verlies je niet in details en gebruik geen pijlen.

Leg uit wat de 100%-regel inhoudt.

De 100%-regel stelt dat elk WBS-component gelijk moet zijn aan de som van de onderliggende werkpakketten. Deze regel geldt voor een WBS omdat deze de basis is voor de kostendecompositiestructuur.

Wat moet er in een WBS woordenboek staan?

-            Identificatie en titel

-            Korte werkbeschrijving

-            Verantwoordelijke organisatie

-            Mijlpalen

-            Uit te voeren taken

-            Op te leveren producten

-            Afhankelijkheden met andere werkpakketten

-            Benodigde mensen en middelen

-            Kostenraming

-            Kwaliteitseisen en op te leveren producten

-            Hoe en door wie de producten getest gaan worden

-            Referentiedocumenten

-            Contractgegevens

Wat is een product breakdown structure?

Een uitsplitsing van de benodigde en de te realiseren producten. à alleen zelfstandige naamwoorden. Bevat ook externe producten (deze bestaan al of de realisatie valt buiten de scope maar zijn wel noodzakelijk voor het realiseren van de projectproducten).

Voor ieder product in de PBS moet een productbeschrijving worden opgesteld.

Wat zijn de drie dimensies van scope?

• Producten en diensten

• Taken

• Werkgebieden

Wat zijn de regels bij het opstellen van een productstroomschema?

• Werk van links naar rechts of van boven naar beneden

• Neem alle producten op uit de PBS en gebruik dezelfde namen

• Start met externe producten, eindig met op te leveren projectresultaat

• Pijlen geven volgorde aan

Zo nodig kun je swimlanes toevoegen: taakbanen voor de verschillende verantwoordelijkheden.

Wat is de definitief van scopeconfiguratie?

Ook wel scope-decompositie, is de uitsplitsing van de scope in kleinere delen. Dit omvat zowel de verdeling van de scope over de verschillende deelprojecten en werkpakketten als de configuratie van de te realiseren producten en diensten.

Wat is scope(configuratie)management?

Het aspect van management dat gericht is op het beheren en controleren van de scope van een project om ervoor te zorgen dat het project de gedefinieerde doelstellingen bereikt, zonder af te wijken van de oorspronkelijk overeengekomen grenzen.

Wat is de definitie van kwaliteit?

De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken van een product, dienst of proces voldoet aan gestelde of impliciete behoeften.

Wat is de definitie van kwaliteitscriteria?

Het geheel van eigenschappen en kenwerken die kunnen worden getest en gemeten om te bevestigen dat aan de kwaliteitsdoelstellingen is voldaan.

Wat is het verschil tussen verificatie en validatie?

Verificatie is de bevestiging dat aan de gespecificeerde eisen is voldaan. Validatie is de bevestiging dat de gestelde eisen en resultaten geschikt zijn voor gebruik en voor het beoogde doel.

Wat is kwaliteitsmanagement?

Het aspect van management dat zich richt op het systematisch beheersen van de processen die van invloed zijn op de kwaliteit van producten en diensten binnen een organisatie. Kwaliteitsmanagement bestaat uit: (BPCV)

Kwaliteitsborging: gericht op waarborgen van naleving van de kwaliteitseisen. Omvat het opzetten, onderhouden en bewaken van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Kwaliteitsplanning: gericht op vaststellen van kwaliteitsdoelstellingen en het identificeren van de noodzakelijke processen en middelen om die kwaliteitsdoelstellingen te realiseren. Omvat definiëren van kwaliteitseisen en het plannen van hoe en wanneer de naleving van deze eisen gecontroleerd zal worden.

Kwaliteitscontrole: Gericht op het voldoen aan de kwaliteitseisen. Omvat het beoordelen of producten en diensten voldoen aan de specificaties en het nemen van maatregelen om de oorzaken van onbevredigende prestaties weg te nemen.

Kwaliteitsverbetering: Gericht op het vergroten van het vermogen om aan de kwaliteitseisen te voldoen. Omvat het steeds verder verbeteren van de efficiëntie effectiviteit en traceerbaarheid van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Laat zien hoe je van de klantvraag naar projectresultaat komt waarbij rekening wordt hegouden met verificatie en validatie

Wat is een kwaliteitsmanagementstrategie?

Het definieert de kwaliteitsdoelstellingen van het project en beschrijft op hoofdlijnen hoe de kwaliteit gedurende het hele project zal worden beheerst. De strategie wordt afgeleid van zowel het kwaliteitsmanagementsysteem van de klant als dat van de leverancier. Het specificeert:

• Welke kwaliteitsnormen en -methoden zullen worden toegepast.

• Rollen en verantwoordelijkheden voor kwaliteitsmanagement

• hoe kwaliteitsmanagement gedurende de levenscyclus van het project zal worden ingericht, onderhouden en verbeterd.

Wat is een kwaliteitsmanagementplan?

Het beschrijft de specifieke activiteiten, taken en middelen die nodig zijn om de in de strategie gedefinieerde kwaliteitsdoelstellingen te bereiken. Het identificeert de KPI’s waarmee kwaliteitsprestaties zullen worden gemeten. Het omvat: (welke activiteiten, wanneer, verantwoordelijkheden, registraties)

• Uit te voeren kwaliteitsactiviteiten, zoals bepaalde soorten testen en inspecties

• Timing van de kwaliteitsactiviteiten die zullen worden uitgevoerd

• Kwaliteitsverantwoordelijkheden voor specifieke kwaliteitsactiviteiten

• Kwaliteitsregistraties die zullen worden bijgehouden, zoals inspectierapporten en testresultaten

• Vorm en samenstelling van het kwaliteitsregister

• Doel, frequentie, vorm en geadresseerden van kwaliteitsrapportages

• Wanneer audits zullen worden gehouden door de opdrachtgevende organisatie of klant.

Wat is de Deming-cyclus?

Ook wel de PDCA-cyclus, is een iteratief proces dat organisaties helpt bij het continu verbeteren van hun processen en producten.

• Plan: Identificeer het probleem, onderzoek de huidige situatie, bepaal de te realiseren doelstellingen en stel een plan op om die te bereiken.

• Do: Voer de geplande activiteiten tot verbetering uit.

• Check: Meet de prestaties en ga na of de doelstellingen zijn gerealiseerd.

• Act: Standaardiseer de verbeteringen of doorloop de cyclus opnieuw.

Standaarden, normen en voorschriften zijn termen die vaak in het kader van kwaliteit worden gebruikt. Wat betekenen ze?

Standaard: Een reeks verantwoordelijkheden, processen, procedures en technieken die voor algemeen en herhaald gebruik zijn ontwikkeld om orde te scheppen. Gebruik ervan is optioneel.

Norm: Een reeks regels die door partijen vrijwillig zijn overeengekomen met betrekking tot hun producten, diensten of processen. Dergelijke afspraken vaak gemaakt door instanties (ISO)

Voorschrijft: Een dwingende bepaling met een wettelijke grondslag, uitgevaardigd door een administratieve autoriteit. Veel normen worden omgezet in voorschriften.

Verschil tussen norm en voorschrijft is dat de gebruiker verlicht is het voorschrijft toe te passen, maar niet verplicht is de norm toe te passen.

Welke kwaliteitsbeoordelingen zijn er?

Kwantitatieve, zoals testen en inspecties, en kwalitatieve, zoals kwaliteitsreview, audit en evaluatie.

Kwaliteitsreview: Beoordeling van een product of dienst door een team van belanghebbenden om te bepalen of het voldoet aan een reeks kwaliteitscriteria. Vaak uitgevoerd om producten in de ontwerpfase te beoordelen. Het maakt vroegtijdig identificeren van defecten mogelijk en creëert een platform voor kwaliteitsverbetering en draagvlak.

Audit: Een systematisch, onafhankelijk en gedocumenteerd proces om te bepalen of de implementatieprocessen voldoen aan de overeengekomen kwaliteitsrichtlijnen, normen en voorschriften en of de processen efficiënt en effectief zijn.

Evaluatie: ook wel retrospective, is een beoordeling van uitgevoerde activiteiten en de resultaten daarvan om verbeterpunten in het proces te identificeren. Worden gehouden om leerpunten te identificeren en procesverbeteringen door te voeren. Kan bij elke mijlpaal, maar ten minste bij elke faseovergang en aan het einde van het project.

Wat is een kwaliteitsregister?

Een register dat wordt gebruikt voor het vastleggen van geplande en uitgevoerde kwaliteitsactiviteiten. Wordt ingericht in de projectdefinitiefase of direct aan het begin van de eerste uitvoeringsfase. Het bevat:

Een testregister is een kwaliteitsregister specifiek voor testen.

Wat zijn veelgebruikte instrumenten voor het analyseren van situatie en het beoordelen van de kwaliteit?

Dr. Ishikawa introduceerde er 7, waarvan:

• Histogram: een diagram waarin de frequentie van de uitkomsten van een proces bij verschillende invoerwaarden wordt weergegeven met balken van overeenkomstige lengtes.

• Pareto-diagram: een histogram waarin de invoerwaarden zijn gesorteerd op de frequentie waarmee ze voorkomen. Wordt gebruikt om afwijkingen te analyseren en te prioriteren. Gerelateerd aan het Pareto-principe dat stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de effecten.

• Visgraatdiagram: Het oorzaak-en-gevolgdiagram/Ishikawa-diagram genoemd, is een diagram om alle mogelijke oorzaken van een probleem in kaart te brengen.

• Stroomdiagram: Een visualisatie van een proces waarin aparte symbolen worden gebruikt om activiteiten, beslissingspunten, documenten, opslag, input en output aan te geven.

Welke planniveaus zijn er?

Project-, fase-, team- en afwijkingsplannen. Ze bevatten:

• Planbeschrijving

• Noodzakelijke voorwaarden

• Externe afhankelijkheden

• Gehanteerde aannames

• Aanpak

• Decompositiestructuur

• Programma van eisen/productbeschrijvingen

• Budget en tijdschema

• Productstroomschema/activiteitennetwerk

• Benodigde/toegewezen mensen en middelen

Wat is een projectplan?

Beschrijft hoe de projectdoelstellingen gerealiseerd zullen worden. Is onderdeel van het projectmanagementplan. Het is het basisdocument voor de projectopdrachtgever en de stuurgroep om het project aan te sturen en de voortgang te bewaken.

Bevat:

• Beslispunten

• Projectfasen

• Goedgekeurde tijdschema

• Budget

• PM stelt het projectplan op in de definitiefase en werkt het bij tijdens de faseovergangen.

Projectplan moet goedgekeurd worden door de projectopdrachtgever en de stuurgroep.

Wat is een faseplan?

Basis voor de dagelijkse leiding van de projectmanager in die fase en moet worden goedgekeurd door projectopdrachtgever en de stuurgroep. Wordt opgesteld door PM bij de betreffende faseovergang. In project met 1 uitvoeringsfase kan het faseplan gecombineerd worden met het projectplan, maar deze moet wel verder uitgewerkt worden dan een projectplan.

Wat is een teamplan?

Omvat werk van een werkpakket en is optioneel. Wanneer opstellen: tegelijk met betreffende faseplan, maar op zijn laatst bij het overeenkomen van uit te voeren werkpakket. Wordt opgesteld door werkpakketleider en wordt goedgekeurd door PM.

Bij externe leverancier kan de versie van het teamplan dat ter goedkeuring aan de projectmanager wordt voorgelegd alleen die gegevens bevatten die de projectmanager in staat stellen om de voortgang van het werkpakket te monitoren.

Wat is een afwijkingsplan?

Wordt opgesteld wanneer er significante afwijkingen optreden ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Omvat de benodigde acties om de afwijkingen te corrigeren en een fase of het project weer op koers te brengen. Indeling is hetzelfde als het plan dat het vervangt. Moet goedgekeurd worden door dezelfde partij die het oorspronkelijke plan goedkeurde.

Wat zijn baselines?

Is een overeengekomen status van het werk dat als uitgangspunt dient voor de resterende werkzaamheden.

Specialistische baselines: Bijvoorbeeld een goedgekeurd ontwerp.

Management baselines: Bijvoorbeeld goedgekeurde plannen, strategieën en werkpakketten

Wat zijn de voor en nadelen van faseren?

Voordelen:

• Concretiseert eindresultaat in tijdstappen

• Vermindert onzekerheden

• Stimuleert besluitvorming

• Vergroot de beheersbaarheid

• Creëert eigenaarschap bij betrokkenen

• Maakt voortgang transparanter

• Faseovergangen geven betrokkenen de mogelijkheid om te beoordelen of het project op koers ligt, bijgestuurd moet worden of voortijdig moet worden afgesloten.

• Stelt PM in staat verantwoording af te leggen over vorige fase

• Decharge krijgen voor het uitgevoerde werk

• Zeker te stellen dat de benodigde mensen en middelen voor de volgende fase beschikbaar zijn

• Stimuleert de evaluatie van leerpunten

• Vereenvoudigt een tussentijdse aanpassing aan de projectorganisatie.

Nadelen:

• Extra papierwerk

• Kost extra tijd en geld vanwege bijbehorende besluitvorming

Wat is een faseringsmodel?

Een veelgebruikte fasering die als referentie dient voor toekomstige projecten. De keuze van model is afhankelijk van het type, de complexiteit en de mate van onzekerheid van het project.

Wanneer gebruik je een lineaire fasering?

Ook wel watervalfasering genoemd. Gebruikt bij eenvoudige en niet onzekere projecten. Hierbij is de vraag bij de start duidelijk en is de inbreng van gebruikers beperkt. Omgeving is stabiel. Voorbeeld: enkelvoudige engineering en onderhoudsprojecten.

Wanneer kies je voor parallelle fasering?

Ook wel deelprojectfasering. Meest geschikt voor complexe maar niet onzekere projecten. Deze projecten worden vaak opgedeeld in deelprojecten nadat het basisontwerp is goedgekeurd. Vervolgens worden de deelprojecten geïnitieerd, elk met eigen kenmerken, fasen en doorlooptijden.

Wanneer gebruik je ontwikkelfasering?

Meest geschikt wanneer het bij aanvang onduidelijk is wat de uiteindelijke specificaties moeten zijn. Specificatie- en ontwerpproces worden verschillende keren doorlopen. Gebruikt bij R&D projecten (sprints).

Wanneer gebruik je versiefaering?

Meest geschikt voor projecten waarbij de voordelen sterk afhangen van het succes van het opgeleverde eindresultaat en er meerdere vergelijkbare modellen moeten worden ontwikkeld. Eerst basismodel ontwikkelen en lanceren. Pas bij succes worden andere versies ontwikkeld en gelanceerd. Voorbeeld: auto industrie.

Wanneer gebruik je de fasering timeboxing?

Meest geschikt voor projecten die sterk afhankelijk zijn van gebruikersinteractie en incrementeel kunnen worden opgeleverd. Timebox is een vooraf afgesproken periode waarbinnen een vooraf bepaald resultaat gerealiseerd moet worden. Elke taak met deadline is een timebox. Kent vast ritme. Veel gebruikt in agile.  

Hoe kun je de voortgang van een project uit een Gantt chart lezen?

Door de voortgang te kleuren of een standlijn te tekenen. Het voordeel van een standlijn is dat de voortgang per periode zichtbaar blijft.

De doorlooptijd van een plan kan worden verkort middels twee technieken. Welke zijn dit en wanneer pas je ze toe?

Crashen: de inzet van extra mensen en middelen op het kritieke pad. Kies een activiteit met de laagste kosten en de kleinste claim op mensen en middelen per tijdseenheid. Let op: er kan een nieuw kritiek pad ontstaan.

Fast track: het gedeeltelijk laten overlappen van kritieke activiteiten. Kan alleen bij activiteiten die niet worden gescheiden van projectbeslissingen. Risico op herstelwerk.

Wat is capaciteitsmanagement?

Het management van de beschikbare en benodigde middelen en omvat de gehele beheerscyclus:

• Plan: Bepaal de kwaliteit en kwantiteit van de benodigde middelen, potentiële bronnen, beoordeel de beschikbare middelen, onderhandel over hun beschikbaarheid en plan de inzet ervan in de tijd.

• Do: Zorg ervoor dat de toegewezen middelen daadwerkelijk ter beshcikking komen en volgens plan worden ingezet.

• Check: Controleer of de middelen volgens afspraak worden ingezet en de geplande resultaten opleveren.

• Act: neem corrigerende maatregelen en doorloop de cyclus opnieuw. Escaleer als de overeengekomen toleranties waarschijnlijk zullen worden overschreden.

Hoe wordt de gemiddelde netto jaarcapaciteit per medewerker berekend?

• Het theoretische aantal werkdagen per jaar

• Het aantal vakantiedagen en nationale feestdagen

• Het gemiddelde aantal uren dat teamleden per dag werken

• Een reductiepercentage (ziekte, buitengewoon verlof)

Hoe kun je omgaan met pieken in capaciteitsvraag?

Leveling: het herverdelen van middelen over tijd. Gebruik wanneer gelijkmatige inzet van middelen leidend is. Gevolg kan zijn dat de einddatum van je project verschuift.

Smoothing: het optimaliseren van de inzet van middelen. Gebruik wanneer de doorlooptijd van het project maatgevend is.

Mogelijke technieken zijn:

• Schuiven: Niet-kritieke activiteiten verplaatsen

• Splitsen: Niet-kritieke activiteiten splitsen

• Spreiden: Het uitsmeren van niet-kritieke activiteiten over een langere periode.

Mocht dit niet werken, probeer:

• Meer middelen te werven

• Efficiëntere uitvoeringstechnieken te vinden

• De scope aan te passen

• De oplevering van het plan aan te passen

Wat is de definitie van budgetbewaking? Geef ook aan welke stappen je doorloopt voor dit proces.

Het proces van het monitoren, analyseren en rapporteren van uitgaven en uitstaande financiële verplichtingen en de nog te verwachten kosten binnen een goedgekeurd budget.

• Toets uitgaven en contracten aan het beschikbare budget

• Bepaal de gemaakte kosten en uitstaande financiële verplichtingen

• Bepaal de kosten van wijzigingsverzoeken en verwerk scopewijzigingen

• Maak een inschatting van de nog te verwachte kosten

• Vergelijk de totaal te verwachten kosten met het beschikbare budget

• Rapporteer de financiële status aan het naasthogere niveau

• Escaleer in geval van een voorziene overschrijding van de kostentoleranties

Wat is de definitie van financiële projectadministratie?

De extracompabele financiële administratie die door het project moet worden bijgehouden naast de financiële bedrijfsadministratie. Deze is tenminste verantwoordelijk voor:

• Het beheren van het projectbudget o.b.v. het initiële budget en de goedgekeurde wijzigingsverzoeken.

• Het bewaken van de kosten, uitstaande verplichtingen en prognose ten opzichte van het laatst goedgekeurde budget.

Wat is het verschil tussen managementreserves en contigencyreserves?

Managementreserves zijn voor onvoorziene problemen en risico’s (unknown-unknown).
- Post onvoorzien en wijzigingsbudget

Contigencyreserves zijn voor voorziene risico’s (known-unknown).
- Contingencybudget (verontreinigde grond, vertraging door vergunning, inflatie)

In een begroting, wat zijn toeslagen en marges?

Toeslagen zijn afgesproken doorbelasting van indirecte kosten, zoals overhead en algemene kantoorkosten.

Marges zijn voorzieningen om onnauwkeurigheden in de ramingen af te dekken.

Welke stappen doorloop je bij het maken van een begroting?

• Bepaal de kostendragers, kostenposten en kostencategorieën

• Bepaal de te leveren en benodigde hoeveelheden

• Bepaal de relevante kostentrends

• Bepaal de kosten van de verschillende kostenposten, inclusief de toeslagen en marges

• Voer een risicoanalyse uit en bepaal de mate van onzekerheid van de gemaakte ramingen

• Neem een reservering op voor onvoorziene uitgaven

• Bepaal de totale kosten en leg de gemaakte aannames vast.

Welke stappen doorloop je bij het budgetteren van een project?

• Wijs budgetten toe aan de gedefinieerde begrotingsposten en budgethouders

• Neem een budget op voor onvoorziene uitgaven

• Neem een risicobudget en een wijzigingsbudget op, indien nodig

• Bepaal het totale budget en leg de gemaakte uitgangspunten vast

Wat is een kostendecompositiestructuur?

Ook wel Cost Breakdown Structure CBS kan worden opgesteld o.b.v. het WBS.

Kostendragers zijn objecten aan te geven waarvoor kosten afzonderlijk moeten worden toegerekend en bewaakt. (Afbouw)

Kostenposten zijn de verschillende uitgaven. (Schilderen)

Teken de verdeling van een begroting.

Leg uit hoe de post onvoorzien begroot.

Deze post wordt in de loop van de opeenvolgende fasen kleiner omdat je steeds meer weet. Bij faseovergangen kan het vrijgekomen deel van de reserves als budgetruimte worden meegenomen in het volgende faseplan.

Wat zijn toleranties?

Het zijn toegestane afwijkingen boven en onder de taakstelling in een plan, zonder dat dit moet worden geëscaleerd naar het volgende management niveau. Het zijn geen reserves en reserves zijn geen toleranties! Je moet ook escaleren naar het volgende managementniveau als je het totale budget niet nodig hebt.

Benoem de onderdelen van een budget- en kostenoverzicht.

Wat is de definitie van een volmacht?

De wettelijke machtiging die iemand de bevoegdheid geeft om bepaalde financiële verplichtingen aan te gaan voor een andere persoon of voor een organisatie. Kan mondeling of schriftelijk worden verleend.

Procuratie is een specifieke vorm van volmacht die vooral in een zakelijke context wordt toegepast. Dit is de bevoegdheid dom bepaalde handelingen te verrichten namens de organisatie. Deze wordt doorgaans geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.

Wat is een post-investmentreview?

Een beoordeling of de initiële investeringsbeslissing (decision to fund) op goede gronden is genomen en terecht was.

Wat moet een goede business case bevatten?

• Redenen: Waarom moet het project worden uitgevoerd en waarom is dit nu urgent geworden?

• Doel: Welke veranderingen moeten worden doorgevoerd en hoe passen die in de bredere strategie?

• Zakelijke opties: Welke andere alternatieven zijn overwogen om de organisatiedoelen te bereiken en waarom zijn die niet gekozen?

• Voordelen: Die voortvloeien uit het gebruik van het projectresultaat?

• Nadelen: Die voortvloeien uit het gebruik van het projectresultaat?

• Kosten: Wat zijn de investeringskosten voor het project en voor de implementatie van het projectresultaat en wat zijn de mogelijkheden tot financiering?

• Tijd: Wat is de geplande duur van het project en de verwachte economische levensduur van het projectresultaat?

• Risico’s: Belangrijkste risico’s, inclusief die met betrekking tot het realiseren van de voorziene vaten en de mogelijke nadelen?

• Investeringsanalyse: Vergelijkt de kosten, baten, risico’s en beoordeelt of het verantwoord is om op basis hiervan het project te starten of voort te zetten.

Wat zijn de definities van een nulmeting, nulscenario, basisscenario en deltameting?