UP: Einführung in das Rechnungswesen & Belegmanagement

Was ist die Hauptaufgabe des betrieblichen Rechnungswesens?

Die zahlenmäßige Erfassung der betrieblichen Vorgänge. Das Ziel ist es, Erkenntnisse über den Zustand des Unternehmens und Unterlagen für zukünftige Entscheidungen zu gewinnen.

Welche vier wesentlichen Teile (Teilgebiete) umfasst das Rechnungs

1. Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss

2. Kostenrechnung, Preiskalkulation und Liquiditätsrechnung

3. Betriebliche Statistik

4. Planungsrechnung

Was versteht man unter der Finanzbuchhaltung (Fibue)?

Sie ist der Ausgangspunkt des betrieblichen Rechnungswesens. Sie erfasst alle Geschäftsfälle eines Unternehmens im Nachhinein zahlenmäßig und ermittelt den Erfolg (Gewinn/Verlust) sowie die Vermögens- und Kapitalsituation zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Welchen Zweck hat die Kostenrechnung (Betriebsbuchhaltung oder internes Rechnungswesen)?

Sie gibt Auskunft über interne Abläufe, ermittelt Preise für erstellte Leistungen am Markt (Preiskalkulation) und steuert die Unternehmensführung, indem sie prüft, ob die Kosten durch Leistungen gedeckt werden.

Was wird in der Liquiditätsrechnung dargestellt?

Der Finanzkreislauf (flüssige Geldmittel) des Unternehmens. Das Ziel ist es, auftretende Zahlungen termingetreu und betragsgenau erfüllen zu können.

Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Rechnungswesen?

• Externes Rechnungswesen: Richtet sich an externe Personen (z. B. Finanzamt, Banken) und umfasst den Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).

• Internes Rechnungswesen: Richtet sich an die Geschäftsführung und interne Stellen (z. B. Kostenrechnung,Betriebsstatistik, Finanzierung).

Welche sechs Funktionen bzw. Bedeutungen hat die ordnungsgemäße Buchhaltung?

• Feststellung der Vermögens- und Schuldenstände

• Dokumentationsfunktion der betrieblichen Vorgänge

• Beweismittel bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt

• Ermittlung des Unternehmensgewinns/-verlusts (bezogen auf ein Wirtschaftsjahr laut UGB)

• Kontrollinstrument zur Berechnung der Wirtschaftlichkeit (Rentabilität)

• Basis für die Liquiditätsplanung

Was besagt der fundamentale Grundsatz bei der Vermögenserstellung (Bilanzgleichgewicht)?

Das Vermögen (Aktiva/Mittelverwendung) muss immer genau so groß sein wie das Kapital (Passiva/Mittelherkunft). Es gibt keinen Vermögenswert, der nicht von jemandem finanziert wurde (entweder durch Eigenkapital oder Fremdkapital wie Bankkredite).

Wer ist nach § 1 UGB (Unternehmer kraft unternehmerischer Tätigkeit) ein Unternehmer?

Jede Tätigkeit, die auf eigene Rechnung und Gefahr ausgeübt wird, gegen Entgelt erfolgt, auf Dauer angelegt ist und nicht sittenwidrig ist. Dazu gehören Land- und Forstwirte, Freiberufler, Gewerbetreibende und Neue Selbstständige.

Welche Rechtsformen gelten automatisch als Unternehmer kraft Rechtsform (§ 2 UGB)?

AG, GmbH, FlexKapG, Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften (z. B. Gen. m. b. H.), Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Sparkassen sowie europäische Gesellschaftsformen (SE, SCE, EWIV).

Wann wird man „Unternehmer kraft Eintragung“ (§ 3 UGB)?

Sobald eine Person im Firmenbuch eingetragen ist, gilt sie als Unternehmer – selbst dann, wenn sie irrtümlich oder zu Unrecht eingetragen wurde.

Welche drei Formen buchhalterischer Aufzeichnungen unterscheidet man?

• Bilanzierung = doppelte Buchführung

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung)

• Pauschalierung der Einkünfte bei Land- und Forstwirten

Wann besteht gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung nach UGB (§ 189 UGB)?

Wenn ein Unternehmer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils einen Nettoumsatz von mehr als 700.000,00 Euro oder in einem Jahr mehr als 1.000.000,00 Euro überschreitet (gilt unabhängig von der Rechtsform für Einzelunternehmer und Personengesellschaften; für Kapitalgesellschaften wie GmbH & Co KG gilt dies umsatzunabhängig ab Gründung).

Welche Unternehmen sind nach § 125 BAO (Bundesabgabenordnung) zur Buchführung verpflichtet?

• Gewerbliche Betriebe, deren Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren 700.000,00 Euro netto übersteigt, sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe mit einem Nettoumsatz von über 1.000.000,00 Euro.

Was versteht man unter „Krida“?

Vorsätzliche Benachteiligung von Gläubigerinteressen durch Vorstände einer AG, GmbH-Geschäftsführer oder Genossenschaftsvorstände bei nachweisbarem, fahrlässigem kaufmännischem Handeln (kann bis zu sieben Jahre zurück zur Verantwortung gezogen werden).

In welcher Sprache und mit welchen Mitteln ist die Buchhaltung zu führen?

Zwingend in deutscher Sprache (lebende Sprache in Österreich lt. BAO). Abkürzungen, Zahlen oder Symbole müssen eindeutig erklärt sein (Beilage eines Abkürzungsverzeichnisses). Handschriftliche Einträge dürfen nur mit nicht leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen.

Was gilt als oberstes Gebot bei der Buchhaltung bezüglich der Korrektur von Fehlern?

Der Inhalt von Buchhaltungseinträgen darf niemals so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. Leerzeilen müssen durch Streichen (Vakatstrich) oder durch eine Buchhalternase entwertet werden.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Geschäftsunterlagen (jeweils „volle“ Jahre)?

• 7 Jahre: Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Standard für Belege)

• 10 Jahre: Bei laufenden Finanzstrafverfahren und Belegen mit baulichen Maßnahmen oder Produkthaftung (Produkthaftungsgesetz)

• 12 Jahre: Immobiliengeschäfte

• 22 Jahre: Grundstücksgeschäfte

• 30 Jahre: Dokumente und Daten der Lohnverrechnung

Welche Sanktionen drohen bei Nichteinhaltung der Formvorschriften?

Streichung von steuerlichen Begünstigungen, Schätzung des Betriebsergebnisses durch das Finanzamt (§ 184 BAO),Haftung für Geschäftsführer/Vorstände (Krida) sowie Geld- und Arreststrafen.

Was besagt das absolute Grundprinzip des Belegmanagements?

„Keine Buchung ohne Beleg!“ Jeder Geschäftsfall muss durch einen schriftlichen oder elektronischen Nachweis belegt sein.

Welche zwei Hauptarten von Belegen unterscheidet man?

• Originalbelege: Rechnungen, Gutschriften, Fahrkarten, Bankauszüge (sowie E-Mail-Rechnungen, SMS-Rechnungen,Fax im Sinne des UStG).

• Ersatzbelege (umgangssprachlich „Eigenbeleg“): Werden erstellt, wenn kein Originalbeleg existiert oder verloren ging (z. B. Trinkgeld, Entnahme für private Zwecke). Erforderliche Inhalte: Zweck, Betrag in Euro, Datum und Unterschrift.

Was bedeuten die gängigsten Buchhaltungskürzel für Belegkreise?

• K, KA: Kassabeleg (Kassaein- und -auszahlungen in Bargeld)

• B, BK: Bankbeleg (Überweisungen über das Bankkonto)

• ER: Eingangsrechnung (Lieferverbindlichkeiten / wir kaufen auf Ziel)

• AR: Ausgangsrechnung (Lieferforderungen / wir verkaufen an Kunden auf Ziel)

• S, SO: Sonstige Belege (Umstr. Buchungsmitteilungen, Lohn- und Gehaltsliste, Eigenbelege)

• G, GU: Gutschrift (für retournierte Ware, es fließt kein Geld zurück)

Welche Bestandteile muss eine normale Rechnung über 400,00 Euro brutto nach § 11 Abs. 1 UStG mindestens aufweisen?

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers

2. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers

3. Datum der Lieferung bzw. Leistungszeitraum

4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware/Leistung

5. Entgelt (netto) in Euro

6. Umsatzsteuerbetrag in Euro

7. Steuersatz in Prozent (oder Hinweis auf Steuerbefreiung / Kleinunternehmerregelung)

8. Ausstellungsdatum

9. Fortlaufende Rechnungsnummer

10. UID-Nummer des leistenden Unternehmens

Wann ist eine UID-Nummer des Käufers auf der Rechnung zwingend erforderlich?

Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, der Rechnungsbetrag brutto größer als 10.000,00 Euro ist und es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt.

Was gilt für eine Kleinbetragsrechnung (§ 11 Abs. 6 UStG)?

Gilt für Rechnungen unter 400,00 Euro inkl. USt (brutto). Hierfür sind weniger Details nötig: Name/Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge/Bezeichnung, Bruttobetrag (inkl. USt) und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung).

Welche Zusatzangaben verlangt die Registrierkassenpflicht bei Barverkäufen?

Zusätzlich Kassenidentifikationsnummer, Datum/Uhrzeit der Belegstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt sowie ein maschinenlesbarer Code (z. B. QR-Code).

Welche zwei Hauptarten von Pauschalierungen werden im Bereich der Einkünfte (ESt) unterschieden?

• Pauschalierung für Einnahmen-Ausgaben-Rechner (für bestimmte Freiberufler und Gewerbetreibende bis € 55.000,00 Jahresumsatz).

• Pauschalierung der Einkünfte bei Land- und Forstwirten (abhängig vom Einheitswert).

Welche Voraussetzungen gelten für die Pauschalierung von Betriebsausgaben (ESt-Pauschalierung für Freiberufler und Gewerbetreibende)?

• Umsatzgrenze: Die Umsätze im vorangegangenen Wirtschaftsjahr dürfen nicht mehr als € 55.000,00 netto betragen (Hinweis: Gilt unabhängig davon, ob die U-Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird).

  
  

  
  

• Fremde Einkünfte: Sonstige (nicht betriebliche) Einkünfte, wie z. B. Vermietung und Verpachtung, dürfen nicht in diese Grenze einbezogen werden.

  
  

  
  

• Sonderregelung: Gesellschafter-Geschäftsführer, Aufsichtsräte und Stiftungsvorstände können die Kleinunternehmer-Pauschale unabhängig von der Umsatzhöhe nicht in Anspruch nehmen.

  
  

  
  

• Ausschluss: Es darf keine doppelte Buchhaltung zur Aufrechterhaltung der Pauschalierungsmöglichkeiten im EStG geführt werden.

Wie hoch sind die pauschalen Betriebsausgaben-Sätze für Freiberufler bzw. Gewerbetreibende (inkl. Höchstbeträge)?

• Freiberufliche Tätigkeit / Neue Selbstständigkeit: 6 % der Betriebseinnahmen, maximal jedoch € 25.200,00 pauschal pro Jahr.

  
  

  
  

• Gewerbliche Tätigkeit: 15 % der Betriebseinnahmen, maximal jedoch € 63.000,00 pauschal pro Jahr.

  
  

  
  

• Produktions- bzw. Dienstleistungsunternehmen: Pauschale Betriebsausgaben betragen 45 % (max. € 24.750,00) bei Produktion bzw. 20 % (max. € 11.000,00) bei Dienstleistung von den Betriebseinnahmen.

Welche Betriebsausgaben dürfen bei Inanspruchnahme der ESt-Pauschalierung zusätzlich (also trotz Pauschale) abgezogen werden?

• Wareneinkauf, Rohstoffe, Hilfsstoffe sowie Zutaten.

• Lohnkosten inklusive Lohnnebenkosten und Veränderung der Abfertigungsvorsorge.

• Fremdlöhne, soweit diese unmittelbar in Leistungen eingehen, die den Betriebsgegenstand des Unternehmens bilden.

• Sozialversicherungsbeiträge und Beiträge für die Selbstständigenvorsorge.

Welche Gruppe von Personen profitiert von der Pauschalierung bei Land- und Forstwirten und wie ist diese gestaffelt?

Sie gilt für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, wobei die Besteuerung primär vom Einheitswert (EHW) bzw.fiktiven Ertragswert abhängt:

• € 0 bis € 75.000,00 EHW (Vollpauschalierung): Keine Aufzeichnung der Einnahmen/Ausgaben nötig; pauschal gelten 42 % des EHW als Einkommensteuer-Bemessungsgrundlage.

• € 75.000,00 bis € 165.000,00 EHW (Teilpauschalierung): Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit vereinfachten Regeln.

  
  

• Über € 165.000,00 EHW: Überschreitung führt automatisch zur doppelten Buchführung (Pflicht ab Jahresnettoumsatz ≥≥ € 1.000.000,00 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren).

Was besagt die Bindungswirkung beim Wechsel der Gewinnermittlungsart (insbesondere bei Pauschalierungen)?

Wird die Basispauschalierung einmal beansprucht und wechselt man in der Folge davon ab (hin zur „normalen“ Einnahmen-Ausgaben-Rechnung), so ist eine neuerliche Pauschalierung der Betriebsausgaben frühestens nach Ablauf von fünf Wirtschaftsjahren wieder zulässig.