Gastcollege: Go Figure - Sylvester

Amaury Dewilde

• Sylvester - Freelance Project Director Events

• Eigenaar Go Figure - Eventmanager

( Partner Wolf Brewery (Wolfnjoy)

→ Overgestapt van bedrijfsevenementen naar publieksevenementen

Sylvester

= TV video events
→ productiehuis, evenementenbureau

Voorbeelden evenementen

• Jazztronaut

• Wolfnjoy - luchtballon

• Tall Ships Race (Sylvester)

• Intrede van de Sint

Evenementen organiseren

= elke keer een toffe uitdaging

→ ook veel na-werk

Evenement

= gebeurtenis die verplaatsbaar is; waarbij muziek, kunst, cultuur, sport, religie, wetenschap of een combinatie van deze centraal staat.
→ georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
→ gericht op een specifieke doelgroep + wordt georganiseerd met vooraf bepaald
doel om de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen

Soorten evenementen

• publiek

• privé

• bedrijf

  • B2B

  • B2C

  • B2P (personeel)

→ kan ook online

Publiek evenement

Herdenkingsfeesten, festivals, inauguratiefeesten, opendeurdagen, city marketing events,...

Privé evenement

Trouwfeesten, jubilea, dansfeesten,…

B2B evenement

Klantenfeesten, beurzen, trainingen, vergaderingen, workshops,
congressen, seminaries, beloningsevents,…

B2C evenement

Productlanceringen, try-outs, VIP-evenementen,...

B2P evenement

Personeelsfeesten, trainingen, vergaderingen, workshops, seminaries, jubilea,...

Eventmanagement

= aansturen van anderen om doelstellingen van georganiseerde gebeurtenis op meest effectieve wijze te bereiken

De WHY

=  basis om een verhaal te vertellen

Hoe sterker het verhaal, hoe liever mensen deel willen zijn
→ STORYTELLING
→ evenementen zijn een taal om beleving te laten ontstaan

Wat is een evenement?

Een middel om een doel te realiseren

→ nooit zelf het doel

Doelen van evenementen

• Een merk associeren met een positief gevoel – imago versterken

• Gedragsveranderingen

• Verkoop stimuleren

• Loyaliteit opbouwen

• Belonen of motiveren

• Emotie

• Citymarketing

• Niet populaire beslissingen acceptable te maken (vb. ontslag)

• ...

ROI

In veel gevallen zeer moeilijk om te meten:
vb: communicatietraject hangt samen met het event → samen meten

• Waarde wordt gecreëerd als je een gedragswijziging bij de deelnemers kunt realiseren

• Zie evenementen als een investering, niet als een kost.

Formule ROI

(gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / (gemaakte kosten /100)

Projectflow

→ Hoe evenement organiseren?

• Briefing ophalen (pitch - geen pitch)

• Opstellen projectteam

• Brainstorm

• Research

• Concept bepalen

• Locatie bepalen

• Partners en leveranciers kiezen

• Retroplanning bepalen

• Opmaken van gedetailleerde begroting

-

• Pitch presentatie

• Feedback moment met opdrachtgever

• Goedkeuring budget

• Opstartmeeting en opstellen werkteam

• Aanpassen offertes en uitwerken voorstel

• Opmaak scenario en draaiboek

• Finale meeting en opmaak productieboek

• Event

• Debriefing en evaluatie

Eventmanagement Do’s

• Creativiteit: outside of the box or out of business

• Duurzaamheid: CSR - corporate social responsibility

• Veiligheid: CP-ops (commandopost operations)

• Communicatie: Event- en Crisis-communicatie

• Begroting: budget + welke middelen waar naartoe zijn

• Persoonlijke skills:

  • Leer tekenen/grafisch werken

  • Gebruik gsm doordacht

  • Presenteren/pitchen

  • Onderhandelen

  • Samenwerken

Do 1: Creativiteit

→ Bepaalt stemming, gedrag en reacties van bezoekers

→ Rode draad/concept versterkt de doelstellingen = tool om klant te overtuigen + te onderscheiden van de concurrentie

→ Ga voor een totaalconcept met WOW!-factor

→ Creëer een beleving die de mensen nog lang zal bijblijven, speel in op emoties (je bouwt een duurzame relatie)

Hoe concept bedenken?

→ Brainstormsessie moet gepland zijn (een proces)
(kan bvb in café)

Brainstorm technieken:

• 6 denkhoeden van De Bono

• Ideefiche

• Rolwisseling

• Metafoor denken

• …

Algemene basisregels:

• Geen kritiek

• De wildste ideeën zijn toegelaten

• Aandacht voor kwantiteit: 1 + 1 = 3

Proces: Energizers → Onderzoeksvraag → Divergeren → Convergeren

Energizers

• Teken maar raak

• Onhandige vliegtuigen

• Ik ga op reis en neem mee

• Associatiespel met bal of prop

• Klap – Stap – tik

Onderzoeksvraag

Verzamel alle informatie

• Analyseer de informatie

• Wat voor type oplossing zoeken we?

Voorbeeld van vraagstelling:

• Hoe kan ik... ? // Hoe kunnen we...

• Bedenk een manier om...

• Ontwerp een oplossing die ervoor zorgt...

Positief, Ambitieus, Verstaanbaar, Bondig, Krachtig

Divergeren

• Braindump

• Stille Purge

• Brainwriting

• Omgekeerde vraag

• De superheld

• In een andere huid

Convergeren

→ Oordeel constructief

→Focus op de vraag

→Blijf koersvast

→Koester nieuwheid

• Primen

• Stickeren

• Love baby

• Matrix

Do 2: Duurzaamheid op evenementen

People, Planet, Profit → optimalisatie zoeken zonder balans te verliezen

→ Dynamisch begrip

• Nooit 100% duurzaam

• Streven naar een harmonieuze combinatie

Wat is Corporate Sustainability?

= business aanpak dat lange termijn waarde creëert, rekening houdend met hoe een bedrijf in elke dimensie werkt in de sociale, culturele en economische omgeving

MVO

= Maatschappelijk verantwoord ondernemen

→ een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties (profit), met respect voor de sociale kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet)

DO 3: Veiligheid

→ Veel mensen bijeen op één plaats – risico’s

vb: Pukkelpop 2011 noodweer

Opmaak van veiligheidsplan is noodzakelijk

• Plan in verhouding tot het event

• Hoe groter je event (meer genodigden) hoe groter de veiligheidsvoorzieningen die je nodig hebt

• Ook de aanwezigheid van royals, ambassadeurs, populaire artiesten, VIP’s, politiekers,... beïnvloeden het veiligheidsdraaiboek

• Ook de locatie waar het event doorgaat beïnvloed het plan

  • Locatie bepaalt mee de maatregelen die moeten genomen worden

• Veiligheidsplan opmaken van bij de start van de voorbereidingen

Hoe veiligheid voorzien op evenement?

1 Selecteer de gevoelige plaatsen op je event

2 Kies je publiek

3 Creëer je eigen event-team

4 Plan veiligheidsoverleg momenten in

5 Voorzie de nodige logistieke ondersteuning

6 Leg een link tussen het communicatietraject en het veiligheidsluik op je event

1 Selecteer de gevoelige plaatsen op je event

• Kassa’s

• Ingang(en)

• Nooduitgangen

• Vestiaire

• Backstage zone’s

• Frontstage zone

• Productieruimtes

• EHBO posten

• Bevoorrading zones

• …

→ Kies de juiste bewakingsmethode per zone

2 Kies je publiek

Maak (indien mogelijk) een gastenlijst op of voorzie inkomkaarten
→ Maak de lijst alfabetisch op
→ Voorzie badges of polsbandjes voor elke genodigde
→ Bedenk een doordacht systeem:

• Barcode

• Kleurcode

• Cijfercode

• RFID

→ Denk aan een plaats waar niet-geregistreerde genodigden zich kunnen aanmelden

3 Creëer je eigen event-team

Alle medewerkers worden (in zeker mate) ingeschakeld om het event mee in het oog te houden:

• Veiligheidsagenten

• Stewards (zijn geen bewakingstaken)

• Veiligheidscoördinator

• Politie (in uniform of als burger (minder bedreigend – minder preventief))

• Productie

• Crew

• Vrijwilligers

• EHBO team

• Hostessen, hosts,...

• Animatoren

• ...

→ Spreek een duidelijk communicatietraject af volgens vooraf afgesproken hiërarchie

4 Plan veiligheidsoverleg momenten in

Van bij de start van de organisatie
→ Tijdens het event

Samen met:

• Politie

• Lokale overheid

• Brandweer

• Rode kruis

• EHBO-team

• Securitydienst

• Veiligheidsverantwoordelijke van het event

• Operationeel verantwoordelijke van het event

• Communicatieverantwoordelijke van het event

• …

→ Creëer CP-OPS

5 Voorzie de nodige logistieke ondersteuning

• Camera’s

• Hekwerk (barriers)

• Signalisatie

• Kabelgoten

• Noodverlichting

• Brandblussers

• Walkietalkies

  • Zeer belangrijk onderdeel

  • Organigram

  • Oefen op het gebruik van walkies

  • Verschillende modellen – procedures (vergunning, BIPT, zendbereik, VHF,...)

• Megafoon

• Veiligheidsvestjes

• ...

6 Leg een link tussen het communicatietraject en het veiligheidsluik op je event

→ Communicatie als belangrijk onderdeel van uw veiligheidsplan

DO 4: Communicatie

• above the line (massa)

• below the line (individu)

• through the line (bvb. Apps)

→ Eventcommunicatie

→ Crisiscommunicatie

Eventcommunicatie

• ervoor: uitnodigen, website, socials,… (perscommunicatie)

• tijdens: socials, signalisatie, updates, programma,…

• na: bedanken, foto’s, aftermovie,…

Crisiscommunicatie

Verzamelen, verwerken en verspreiden van info die van belang is om crisissituatie aan te pakken

Crisissituatie = onverwachte gebeurtenis die dreigt activiteiten van organisatie te verstoren

3 doelen:

• informatievoorziening

• schadebeperking

• explicatie

DO 5: Begroting

Budget opmaken

→ Hou steeds de briefing in het achterhoofd!

→ Ga gedetailleerd te werk

Offertes opvragen

Offertes opvragen

• Wat wil je exact boeken/bestellen

• Welke periode? Event + opbouw en afbouw

• Wat is allemaal inbegrepen in de huurprijs/ aankoopprijs

• Wat moet je zelf voorzien:

  • Grond oppervlakte – hoeveel, welke ondergrond,...?

  • Stroom – hoeveel?

  • Water? Stromend water of enkel een waterpunt in de buurt? Wat met de afvoer?

  • Personeel

  • Machines: vorkliften, hoogtewerkers,...

  • Crew catering (opgelet!)

DO 6: Persoonlijke skills

• Leer tekenen/grafisch werken

• Gebruik gsm doordacht

• Presenteren/pitchen

• Onderhandelen

• Samenwerken

Leer tekenen/grafisch werken

• Goed voor signalisatie, uitnodigingen, grondplannen,...

• Geeft een duidelijk beeld van de invulling van de beschikbare ruimte

• Sterke tool tijdens je pitch

• Verschillende formaten mogelijk

  • Tekening

  • Illustrator

  • Sketch-up

  • Autocad

  • ...

Gebruik gsm doordacht

• Is een krachtig en belangrijk werktuig voor elke eventmanager

  • Bewaar je contacten zorgvuldig!

    • Je hebt ze vaak nodig. Zeker op onverwachte/onvoorziene momenten

  • Bellen, bellen en nog eens bellen!

    • Zeer belangrijk om extra info te vergaren

      • Concurrenten

      • Prijzen

      • Benodigdheden

      • Praktische opvolging

      • ...

  • Zet de info en afspraken nadien op mail

• Whatsapp, smsjes,.... kunnen op het event zelf. Al heb je geen garanties dat je antwoord krijgt!

• Gebruik walkies waar mogelijk

Presenteren/pitchen

• van 1 pers - 999 pers

• kleine en grote projecten enthousiast brengen!

Onderhandelen

• het beste event voor de beste prijs!

• winst maken in een noodzaak

Samenwerken

• teamwork!

• delegeren waar nodig