Topik 2: Pengurusan - Pengenalan, Peringkat, Peranan, dan Kemahiran Pengurusan (AP015)

Set kad imbasan perbendaharaan kata dan konsep bagi Topik 2: Pengurusan (AP015), merangkumi takrif pengurusan dan organisasi, fungsi pengurusan (POLC), peringkat pengurusan hierarki, peranan pengurus menurut Henry Mintzberg, serta jenis kemahiran pengurusan.

Pengurusan (Stephen P. Robbins, 2013)

Proses mengkoordinasi dan mengawasi aktiviti kerja orang lain agar aktiviti mereka dapat disiapkan dengan efektif dan efisien.

Pengurusan (Richard L. Daft, 2006)

Proses merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sumber-sumber organisasi untuk mencapai matlamat organisasi secara efektif dan efisien.

Organisasi

Satu penyusunan tenaga manusia secara terancang untuk mencapai matlamat tertentu, iaitu gabungan dua atau lebih orang yang bekerja secara sistematik dan berstruktur untuk mencapai matlamat organisasi.

Perancangan (Planning)

Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai, membangunkan strategi, menentukan tindakan paling bersesuaian, serta menyelaraskan semua aktiviti di setiap peringkat organisasi demi mencapai matlamat organisasi.

Pengorganisasian (Organizing)

Proses di mana pengurus menyusun, mengagih dan menstruktur sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan, merangkumi penentuan apa yang perlu dilaksanakan, bagaimana ia dilaksanakan, dan siapa yang akan melaksanakannya.

Kepimpinan (Leading)

Proses di mana pengurus bekerjasama dengan sumber manusia atau pekerja, memotivasi, memimpin, serta mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka melaksanakan tugas yang diberikan dengan efektif dan efisien.

Pengawalan (Controlling)

Proses di mana pengurus memantau aktiviti-aktiviti semasa, membandingkan prestasi, dan membuat tindakan pembetulan bagi memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yang dirancang.

Pengurusan Peringkat Atasan (Top Level Management)

Peringkat pengurusan yang bertanggungjawab membuat keputusan secara menyeluruh, membangunkan matlamat dan perancangan jangka panjang atau strategik, serta menetapkan visi, misi, dasar, dan polisi organisasi (contoh: Ketua Pegawai Eksekutif / CEO, Presiden, Naib Presiden).

Pengurusan Peringkat Pertengahan (Middle Level Management)

Pengurus yang bertindak sebagai perantara di antara pengurus atasan dan bawahan, bertugas menyelia pengurus bawahan, merangka keputusan jangka sederhana berpandukan matlamat pengurusan atasan, serta membuat laporan kepada pengurus atasan (contoh: Ketua Jabatan Pembangunan Produk, Pengurus Jabatan Sumber Manusia).

Pengurusan Peringkat Bawahan (Supervisory / First Line Management)

Pengurus barisan pertama yang bertanggungjawab secara langsung ke atas pekerja bukan pengurusan dan pengeluaran produk atau perkhidmatan, memberi tumpuan kepada perancangan jangka pendek, serta menyelia operasi harian (contoh: Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia Jualan).

Peranan Pengurusan (Henry Mintzberg)

Tindakan atau tingkahlaku tertentu yang dijangka dan dipamerkan oleh seseorang pengurus, yang terdiri daripada 10 peranan dan dikategorikan kepada 3 bahagian utama: Penjalin Hubungan Perorangan, Pembuat Keputusan, dan Pemberi Maklumat.

Penjalin Hubungan Perorangan (Interpersonal Role)

Kategori peranan pengurus yang melibatkan interaksi dan pembinaan hubungan kerja dengan orang lain, merangkumi peranan Tunggak (Figurehead), Pemimpin (Leader), dan Pegawai Penghubung (Liaison).

Tunggak (Figurehead)

Peranan pengurus dalam menjalankan tugas-tugas yang berbentuk simbolik atau upacara rasmi, seperti menghadiri majlis, menyampaikan sijil dan anugerah, atau menandatangani dokumen rasmi perjanjian dengan syarikat pembekal.

Pemimpin (Leader)

Peranan mengarah, mengkoordinasi, dan memotivasikan pekerja melaksanakan kerja serta memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan mematuhi perancangan (contoh: CEO menggesa Pengurus Cawangan mencapai sasaran jualan RM20 juta pada akhir tahun).

Pegawai Penghubung (Liaison)

Peranan mengekalkan hubungan jaringan (networking) sama ada di dalam atau di luar organisasi melalui saluran seperti e-mel, panggilan telefon, dan mesyuarat bersama pekerja, kesatuan, pembekal, mahupun pelanggan.

Pembuat Keputusan (Decisional Role)

Kategori peranan pengurus yang melibatkan penetapan pilihan tindakan strategik dan penyelesaian masalah, merangkumi Usahawan (Entrepreneur), Menangani Gangguan (Crisis Handler), Pengagih Sumber (Resource Allocator), dan Perunding (Negotiator).

Usahawan (Entrepreneur)

Peranan sebagai perintis (initiator), pereka, dan penggalak kepada pembaharuan serta inovasi dalam organisasi (contoh: CEO Samsung mengumumkan peranti Galaxy Fold berharga sekitar RM8051.00).

Menangani Gangguan (Crisis Handler)

Peranan membuat keputusan atau tindakan yang tepat terhadap krisis atau konflik yang timbul dalam organisasi agar persekitaran yang bermasalah dapat diselesaikan secara efektif.

Pengagih Sumber (Resource Allocator)

Peranan menetapkan bagaimana sumber-sumber organisasi yang terhad diagihkan dan dimanfaatkan oleh ahli organisasi mengikut keutamaan demi mencapai matlamat (contoh: memperuntukkan RM30 juta untuk membeli mesin dan jentera).

Perunding (Negotiator)

Peranan mewakili organisasi atau jabatan dalam sesuatu perundingan atau tawar-menawar yang melibatkan bidang kuasanya (contoh: rundingan antara Pengurus Jualan dan Pengurus Pengeluaran mengenai kapasiti pengeluaran).

Pemberi Maklumat (Informational Role)

Kategori peranan pengurus yang berkaitan dengan penerimaan, pemprosesan, dan penyaluran maklumat penting, merangkumi Pemantau (Monitor), Penyebar Maklumat (Disseminator), dan Jurucakap (Spokesperson).

Pemantau (Monitor)

Peranan mencari dan menerima maklumat, mengimbas laporan berkala, serta mengekalkan hubungan perorangan bagi memahami perkembangan dalaman dan luaran (contoh: memantau impak pandemik Covid-19 terhadap organisasi).

Penyebar Maklumat (Disseminator)

Peranan menyebarkan maklumat penting yang diperoleh dari dalam atau luar organisasi kepada ahli-ahli organisasi melalui memo, laporan bertulis, atau panggilan telefon.

Jurucakap (Spokesperson)

Peranan mewakili unit atau organisasi untuk menyampaikan maklumat rasmi kepada pihak pengurusan atasan atau pihak luaran, seperti jurucakap perhubungan awam yang berucap dalam sidang akhbar berkaitan isu penarikan balik produk.

Kepentingan Kemahiran Dalam Pengurusan

Keperluan utama bagi membolehkan pembuatan keputusan yang berkesan, mewujudkan penyelarasan tanpa pertindihan tugas, bertindak pantas menyelesaikan masalah, mengurus hubungan pekerja, serta meneroka dan merebut peluang organisasi.

Kemahiran Konseptual (Conceptual Skill)

Kemampuan untuk melihat organisasi secara holistik/keseluruhan, mengintegrasikan hubungan antara bahagian, berfikir secara abstrak dalam situasi kompleks, serta merangka perancangan strategik dan keputusan jangka panjang.

Kemahiran Kemanusiaan (Human Skill)

Kebolehan bekerja dengan baik bersama orang lain secara individu atau berkumpulan, termasuk memimpin, memotivasi, mengurus konflik, dan berkomunikasi dengan pelbagai pihak dengan memahami perasaan serta sikap mereka.

Kemahiran Teknikal (Technical Skill)

Kebolehan mengaplikasikan kaedah, prosedur, dan teknik khusus serta memiliki pengetahuan berkaitan pekerjaan harian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas operasi dengan cekap.