IPMA D - Hoofdstuk 6

Wat zijn argumenten om werk in te kopen of uit te besteden?

• Competentie: we beschikken niet over de benodigde expertise om het werk uit te voeren.

• Capaciteit: we hebben niet de mensen en middelen.

• Flexibiliteit: om pieken in de werkdruk en afwezigheid van personeel op te vangen.

• Kosten: het kan goedkoper zijn om derden het werk te laten doen

• Duurzaamheid: zowel met betrekking tot het werk als de op te leveren producten.

• Risico: om risico’s over te dragen.

• Aanvaarding: om interne beslissingen te legitimeren en draagvlak te creëren.

• Beheersen: om vooraf te weten wat de kosten zijn en wanneer het zal worden opgeleverd.

• Kwaliteit: om zeker te zijn dat het werk wordt uitgevoerd zoals overeengekomen.

• Vergunningen: omdat we niet beschikken over de juiste certificaten.

• Creativiteit: derden kunnen nieuwe inzichten en oplossingen aandragen.

Wat is procurement?

Het inkoopproces omvat het gehele proces van verkrijgen van goederen en diensten en omvat doorgaans de volgende stappen:

• Definieer het werkpakket

• Voer een leveranciersonderzoek uit → longlist

• Definieer selectie- en gunningscriteria

• Bepaal het selectieproces (aanvraag, prijsvraag of aanbesteding)

• Voer een voorselectie uit → shortlist

• Vraag offertes aan (bij shortlist bedrijven)

• Vergelijk offertes

• Selecteer de beste aanbieder

• Ga in onderhandeling

• Onderteken het contract

Wat zijn voorbeelden van selectiecriteria?

• Knock-out criteria (rechtzaak)

• Professionele criteria (certificaten)

• Financieel-economische criteria (liquiditeit)

• Kernwaarden (MVO)

• Omzet (ze moeten de opdracht aankunnen)

• Technische criteria (ervaring)

• Waardering van klanten (reputatie)

• Concurrentie (of ze voor je concurrenten werken)

Wat zijn de belangrijkste gunningscriteria?

• Prijs en kwaliteit

• Levertijd

• Onderhoudskosten

• Duurzaamheid

• Garantieperiode

Wat is het doel van een contract?

Om duidelijkheid te verschaffen over wat er is afgesproken, om conflicten te vermijden en indien nodig, de uitvoering ervan via de rechter te kunnen afdwingen.

Welke onderdelen moeten altijd in een contract worden vastgelegd?

• Prestatie

• Prijs

• Leveringstermijn

Afspraken in het eigenlijke contract hebben altijd voorrang op de algemene voorwaarden.

Benoem bepalingen die gebruikelijk zijn in een contract.

Wat is een preambule?

‘Overwegende dat …‘ Hierin staat de achtergrond, het doel en de intenties van de partijen. Hoe duidelijker opgeschreven, hoe meer houvast deze biedt bij de interpretatie van het contract.

Wat houdt de four corners clause in?

Deze clausule bepaalt dat alle afspraken met betrekking tot de overeenkomst zijn opgenomen in de huidige overeenkomst en dat alle andere (eerder gemaakte) afspraken niet langer van toepassing zijn. → Alleen wat tussen de 4 hoeken van dit contract staat is geldig en niets anders.

Gebruikt om te voorkomen dat verkoopargumenten en verouderde afspraken in eerdere versies van de overeenkomst deel gaan uitmaken van de uiteindelijke overeenkomst.

Noem vormen van geschillenbeslechting.

• Voorleggen aan een rechtbank: duur, tijdrovend, gericht op vaststellen van waarheid

• Gratis advies: niet-bindend advies door externe deskundigen

• Mediation: Onafhankelijke derde partij die zich richt op het de-escaleren van het conflict en het vinden van een aanvaardbare oplossing door de partijen zelf.

• Conciliatie: Neutrale advocaten die zich richten op de verdere samenwerking en voorzetting van de relatie.

• Bindend advies: Elke partij wijst een adviseur aan, die samen een derde adviseur benoemen en die vervolgens samen tot een bindend advies komen.

• Arbitrage: Een strikte procedure waarbij de nadruk ligt op de juridische interpretatie van het contract en het toepasselijk recht.

Wat zijn do’s en don’ts bij het opstellen van contracten?

• Stel eenvoudige contracten op, met uitzondering van sommige wettelijke bepalingen, en gebruik ‘gewone’ taal.

• Plan voldoende tijd in voor de contractonderhandelingen.

• laat je niet afleiden door uitspraken als: ‘Onze werkrelatie is gebaseerd op vertrouwen’. Leg de zaken vast die geregeld moeten worden.

• Maak bezwaar tegen overbodige clausules. In geval van conflict zal de rechter er toch betekenis aan geven.

• Zorg dat alle documenten die in het contract worden genoemd, bij het contract worden gevoegd.

• Zorg ervoor dat het contract alle voor de hand liggende ‘wat-als’-vragen beantwoord.

• Verplichtingen moeten wederkerig zijn, inclusief de boeteclausule.

Leg uit wat de first shot inhoudt.

Wanneer de first shot geldt, dan zijn de algemene voorwaarden van de partij die deze als eerste van toepassing heeft verklaard en beschikbaar heeft gesteld, tenzij de wederpartij deze uitdrukkelijk heeft verworpen en haar eigen algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaar en beschikbaar heeft gesteld.

Leg uit wat de last shot inhoudt.

Bij de last shot zijn de algemene voorwaarden van toepassing die als laatste van toepassing zijn verklaard. → Bestelling, tegenbod.

Wat betekent battle of forms?

Het proces van het over en weer indienen van voorstellen op basis van hun eigen algemene voorwaarden. Het is beter om beide algemene voorwaarden op tafel te leggen, de verschillen te bespreken en eventuele aanpassingen in het uiteindelijke contract mee te nemen.

Welke regels gelden bij een Europese aanbesteding?

• Er moeten objectieve criteria worden gehanteerd

• De criteria moeten proportioneel zijn

• De procedure moet transparant zijn

• De belangrijkste informatie over de aanbesteding moet openbaar worden gedeeld

• Er mag geen spraken zijn van discriminatie tussen ondernemers uit verschillende landen

Voor welke sectoren gelden Europese richtlijnen als het gaat om aanbesteden?

Traditionele sectoren: diensten, werken en leveringen

Nutssector: water, energie, vervoer en postdiensten

Beschrijf de aanbestedingsprocedure van een Europese aanebsteding.

Er zijn vijf verschillende procedures, maar vooral de openbare en niet-openbare zijn relevant. Bij de niet-openbare heb je twee fasen. 1) iedere leverancier kan interesse aangeven. Op basis van vooraf bekendgemaakte criteria worden hieruit minimaal 3 leveranciers geselecteerd die een offerte mogen indienen. 2) O.b.v. vooraf bekend gemaakte gunningscriteria wordt 1 leverancier gekozen.

Bij openbare procedure mogen alle belangstellende een offerte indienen. De selectie- en gunningscriteria worden hierbij in 1 enkele ronde toegepast.

In een Europese aanbesteding, wat houdt een meest economische aanbieding in?

De inschrijving wordt beoordeeld op:

• Volledigheid van de aanbieding

• Voldoen aan de minimumeisen, zoals vermeld in de selectiecriteria

• Waardering van de gunningscriteria, waarbij elk criterium wordt voorzien van een weegfactor