Projektledning- quiz

Varför ha en presentationsrunda?

För att skapa trygghet, bygga relationer och öka engagemang i gruppen från start – särskilt viktigt i nya konstellationer.

Vad är DISC-modellen?

En beteendeprofil med fyra stilar: korrekthet, dominans, stabilitet samt inflytande

Nytta av DISC i projekt?

Hjälper projektledaren att förstå teamets kommunikationsstil, förebygga konflikter och anpassa ledarskap.

Vad innebär att projektorganisationen är temporär?

Den är tillfällig och upplöses när projektmålet är uppnått – till skillnad från linjeorganisationer.

Vad är projekttriangeln?

En modell som visar balansen mellan tid, kostnad och kvalitet – ändras en, påverkas de andra.

Chef vs Ledare?

Den främsta skillnaden är Chef ska vara långsiktig medan projektledare kortsiktig, chef har personalansvar och företagsfokus medan projektledare har ansvar för mål/leverans och projekt fokus.

Certifieringens nytta?

Ger struktur, trovärdighet och kompetensbevis – både internt och externt i organisationen.

Varför är kommunikation avgörande?

För att undvika missförstånd, skapa samsyn och säkerställa att projektet når sina mål och att alla drar åt samma håll.

Kommunikationsmodell?

Sändare skickar budskap till mottagare, som tolkar och ger feedback – en cirkulär process.

Återkopplingens roll?

Bekräftar att budskapet nått fram, ger möjlighet till justering och stärker relationer.

Syftet med kommunikationsplan?

Att tydliggöra vem som ska informeras, hur ofta, med vilket innehåll och via vilka kanaler.

Tre nivåer i projekt?

Styrande nivå, Ledande nivå, Utförande nivå

Tre projekttyper?

Produktutveckling, Bygg processen, forskningsprojekt

Projektmodellens delar?

Faser, beslutspunkter, roller & organisationer, styrdokument

Beslutspunkt vs Milstolpe?

Beslutspunkt är ett val från styrande nivå, milstolpe markerar att en del av projektet är klart.

Fyra faser i projektmodell?

Förstudie, planering, genomförande, avslut

Fyra styrdokument?

Uppdragsbeskrivning, Projektplan, Statusrapport, Slutrapport

Två projektmodeller?

Pejl och projectbase

Syfte med agilt synsätt?

Att skapa flexibilitet, snabb återkoppling och kundfokus

Vad kan en förstudie innehålla?

Bakgrund, behovsanalys, målformulering och intressentkartläggning

Varför kartlägga intressenter?

För att förstå deras påverkan, behov och förväntningar

Hur görs intressentanalys?

Identifiera grupperingar, identifiera intressenter, förstå intressenternas relation till projektet, fokus viktigaste intressenter

Hur kategoriseras intressenter?

Kärnintressenter, primärintressenter, sekundärintressenter

Projektmål?

vad som ska levereras

Effektmål?

vad man önskar uppnå

vad är ett SMART mål?

Mål ska vara Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt, Tidsbundet

Varför göra WBS?

För att bryta ner projektet i hanterbara delar, skapa överblick och underlätta planering.

PBS vs WBS?

PBS fokuserar på vad som ska levereras (produkter), WBS hur det ska göras (aktiviteter).

Roller som alltid finns?

Projektägare, projektledare, deltagare

Fem planeringstyper?

Milstolpeplan, aktivitetslista, kanban, gantt-schema, tidsplan-excel

vad visare den kritiska linjen?

Den visar den tidigaste färdigpunkten för ett projekt

Exempel på resurser?

Människor, material, tid, pengar

Periodiserad budget?

Delar in budgeten i perioder

Två metoder för aktivitetsplan?

Blocknät och pilnät

Projektverktyg?

WBS, trello, excel

Excel vs GanttProject?

Excel är fritt men svårhanterat, GanttProject ger tydlig översikt

Varför granska planering?

För att upptäcka brister, risker och förbättringsmöjligheter innan genomförandet startar.

SWOT-analys?

Ger en snabb översiktsblick identifierar styrkor, svagheter, möjligheter och hot

Fullständig riskhantering?

Identifiering, analys, åtgärdsplan och uppföljning

Tre riskstrategier?

Eliminera, minimera, acceptera

Miniriskmetoden?

Snabb metod för att bedöma och hantera mindre risker

4 styrdokument

Uppgiftsbeskrivning, projektplan, statusrapport och slutrapport

Tre huvudområden enligt Belbin?

Tänkarroller, Sociala roller och handlingsinriktade roller

Nämn 3 av Belbins teamroller?

Shaper, plant och team worker

Vad menas med “ingen är perfekt”?

men ett team kan bli genom att kombinera olika styrkor och balansera svagheter.

Nytta för projektledare med Belbins modell?

Hjälper PL att sätta rätt person på rätt uppgift och förebygga konflikter.

Varför räcker inte specialistkunskap?

För att projekt kräver samspel, kommunikation och anpassning

Vad är Johari-fönstret?

Fyra fält: Öppet, Blint, Dolt, Okänt

Vad innebär det att ha självinsikt?

Förstå egna styrkor, svagheter och beteenden och hur de påverkar andra

Hur ge feedback?

Var konkret, saklig, fokusera på beteende, ge i rätt tid och syfta till utveckling.

Hur ta emot feedback?

Lyssna aktivt, undvik försvar, reflektera och se feedback som utveckling

Varför är det inte alltid bra att PL har ansvar för att bemanna projekt?

Man väljer individer man vill ha i sin grupp istället för de man behöver

FIRO-faser?

Tillhöra (söker plats), Rollsöka (testar roller), Samhörighet (gruppen fungerar)

IMGD-steg?

Trygghet (vi söker tillhörighet), Konflikt (vi utmanar varandra), Struktur

(roller klarnar), Produktivitet (vi levererar tillsammans).

PL:s roll i IMGD?

Forming, storming, norming och performing

Vilka är de fyra dimensionerna av psykologisk trygghet enligt Amy Edmonson?

Inkludering och mångfald, attityder till risker och misslyckanden, en öppen dialog, viljan att hjälpa

Beskriv kortfattat de första 3 stegen i ett samverkande team och hur de hänger ihop

1. Trygga med varandra (presentationsrunda)

2. Vågar ta diskutioner om idéer

3. Engagemang i beslut (Alla ska känna sig hörda)

Nämn olika typer av möten

Informationsmöte, arbetsmöte och beslutsmöte

Vad är ett startmöte?

Ett startskott för projekt

Varför ska en ledare i en grupp etablera spelregler?

Förhindra konflikter som kan uppstå

Ge en definition på stress?

En fysisk eller psykisk reaktion på krav, obalans eller fara – kan vara kortvarig eller långvarig.

Exempel på stressfaktorer?

Deadlinepress, dålig ekonomi, långa arbetsdagar och ensamhet

Stressreaktioner?

Oro, sömnproblem, glömska, huvudvärk, nedstämdhet.

Beskriv kortfattat energiglaset

Vår energinivå – fylls av återhämtning, töms av belastning

belastning vs resurser?

När belastningen överstiger resurserna uppstår stress

Ge exempel på negativ tankefälla

Katastroftänk, övertolkning, allt-eller-inget