Chapter 1: Mail

Welke onderdelen bevat een zakelijke e-mail?

Subject line, salutation, opening, body paragraphs, conclusion en closing.

Het onderwerp van een e-mail

the subject line

De aanspreking

the salutation

De openingszin

the opening line

De hoofdtekst

the body

De afsluiting

the closing

Een formele aanspreking

Dear Mr/Ms + surname / Dear Sir or Madam

Een informele aanspreking

Hi + first name / Hello + first name

Een formele afsluiting

Yours sincerely / Yours faithfully / Kind regards

Een informele afsluiting

Best wishes / Best / See you soon

Wanneer gebruik je 'Yours sincerely'?

Als je de naam van de ontvanger kent.

Wanneer gebruik je 'Yours faithfully'?

Als je de naam van de ontvanger niet kent en bijvoorbeeld 'Dear Sir or Madam' gebruikt.

Formeel taalgebruik

formal register

Informeel taalgebruik

informal register

Een samentrekking

a contraction

Voorbeelden van samentrekkingen

don't, can't, we're, I've, I'll

Waarom vermijd je samentrekkingen in formele zakelijke e-mails?

Ze maken de tekst minder formeel.

Afkortingen

abbreviations

Alledaagse of informele uitdrukkingen

colloquial expressions

De lijdende vorm

the passive voice

Hulpwerkwoorden om beleefd te formuleren

polite modal verbs

Een beleefde vraag formuleren

Use could, would or may instead of direct commands.

Een onderwerpregel moet kort en duidelijk zijn.

A subject line should be short and clear.

Een e-mail moet overzichtelijke alinea's bevatten.

An email should contain clear, well-organised paragraphs.

Waarom controleer je bijlagen vóór het verzenden?

Om zeker te zijn dat alle vermelde bijlagen effectief toegevoegd zijn.

Zo snel mogelijk

as soon as possible

Bijgevoegd vindt u…

Please find attached…

In bijlage vindt u…

Please find enclosed…

Ik schrijf u in verband met…

I am writing with regard to…

Ik schrijf u om te informeren naar…

I am writing to enquire about…

Ik schrijf u naar aanleiding van…

I am writing in connection with…

Naar aanleiding van ons telefoongesprek…

Following our telephone conversation…

Met verwijzing naar uw brief…

With reference to your letter…

Bedankt voor uw e-mail van…

Thank you for your email of…

Ik contacteer u betreffende…

I am contacting you regarding…

Ik schrijf u om u te laten weten dat…

I am writing to inform you that…

Helaas moeten wij u meedelen dat…

We regret to inform you that…

Het spijt ons u te moeten meedelen dat…

We are sorry to inform you that…

Onze excuses voor het ongemak.

We apologise for the inconvenience.

Gelieve onze excuses te aanvaarden.

Please accept our apologies.

In bijlage vindt u het gevraagde document.

Please find the requested document attached.

Ik heb het document bijgevoegd.

I have attached the document.

Kunt u mij laten weten of…?

Could you let me know whether…?

Zou u mij kunnen bezorgen…?

Could you provide me with…?

Zou u zo vriendelijk willen zijn om…?

Would you be so kind as to…?

Ik zou het op prijs stellen als u…

I would appreciate it if you could…

Ik kijk uit naar uw antwoord.

I look forward to your reply.

Ik kijk ernaar uit van u te horen.

I look forward to hearing from you.

Alvast bedankt voor uw medewerking.

Thank you in advance for your cooperation.

Gelieve mij zo snel mogelijk te contacteren.

Please contact me as soon as possible.

Kunt u bevestigen of…?

Could you confirm whether…?

Kunt u dit voor mij nakijken?

Could you look into this for me?

Kunt u mij hierover meer informatie bezorgen?

Could you provide me with further information about this?

Ik neem contact met u op om een afspraak te regelen.

I am contacting you to arrange a meeting.

Zou het mogelijk zijn om de afspraak te verplaatsen?

Would it be possible to reschedule the appointment?

Past een ander tijdstip voor u?

Would another time be convenient for you?

Helaas kan ik niet aanwezig zijn op de afgesproken datum.

Unfortunately, I will not be able to attend on the agreed date.

Ik stel voor om de afspraak te verplaatsen naar…

I suggest rescheduling the meeting to…

Ik schrijf u om een klacht in te dienen.

I am writing to make a complaint.

Ik wil mijn ontevredenheid uiten over…

I would like to express my dissatisfaction with…

Ik betreur het u te moeten meedelen dat…

I regret to inform you that…

Ik hoop dat u dit probleem zo snel mogelijk kunt oplossen.

I hope you will resolve this issue as soon as possible.

Ik vertrouw erop dat u de nodige maatregelen zult nemen.

I trust you will take the necessary action.

Bedankt om dit probleem onder onze aandacht te brengen.

Thank you for bringing this matter to our attention.

Wij onderzoeken de zaak.

We are looking into the matter.

Wij zullen ervoor zorgen dat dit niet opnieuw gebeurt.

We will make sure this does not happen again.

Wij bieden u onze oprechte excuses aan.

Please accept our sincere apologies.

Ik solliciteer naar de functie van…

I am writing to apply for the position of…

Ik heb uw vacature gezien op…

I saw your job advertisement on…

Ik ben ervan overtuigd dat mijn ervaring aansluit bij de functie.

I believe my experience is relevant to the position.

Ik voeg mijn cv bij deze e-mail.

I have attached my CV to this email.

Ik ben beschikbaar voor een gesprek.

I am available for an interview.

Ik kijk uit naar de mogelijkheid om mijn kandidatuur verder toe te lichten.

I look forward to the opportunity to discuss my application further.

Ik ben momenteel afwezig en zal uw e-mail beantwoorden bij mijn terugkeer.

I am currently out of the office and will reply to your email upon my return.

Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met…

For urgent matters, please contact…

Ik ben terug op…

I will be back on…

Zo snel mogelijk

asap – as soon as possible

Dat wil zeggen / namelijk

i.e. – id est

Incorporated (onderdeel van een bedrijfsnaam)

Inc.

Besloten vennootschap / vennootschap met beperkte aansprakelijkheid

Ltd. – Limited

Per jaar

p.a. – per annum

Pond (gewichtseenheid)

lb – pound

Gelieve om te draaien / zie volgende pagina

PTO – please turn over

Betreffende / met betrekking tot

re – regarding

Kleine en middelgrote ondernemingen

SMEs – small and medium-sized enterprises

Uniek verkoopargument

USP – unique selling proposition

Belasting over de toegevoegde waarde

VAT – value added tax

Een verbindingswoord

a linking word

Toevoeging uitdrukken

Addition: furthermore, moreover, in addition, also

Tegenstelling uitdrukken

Contrast: however, although, whereas, nevertheless

Reden uitdrukken

Reason: because, since, as

Gevolg uitdrukken

Result: therefore, consequently, as a result

Voorbeelden geven

Examples: for example, for instance

Volgorde aangeven

Sequence: firstly, secondly, finally

Een voorwaarde uitdrukken

Condition: if, unless, provided that

Een conclusie aangeven

Conclusion: in conclusion, to sum up

De lijdende vorm

the passive voice

Hoe vorm je de present simple passive?

am/is/are + past participle

Hoe vorm je de past simple passive?

was/were + past participle

Hoe vorm je de present perfect passive?

has/have been + past participle