H03 besluitvorming

wat kan de besluitvorming bemoeilijken

• beslissing mits structuur

• risico

• onzekerheid

• conflict

soorten beslissingen

• niet-geprogrammeerde beslissingen

• geprogrammeerde beslissingen

niet-geprogrammeerde beslissingen

• nieuwe, unieke, complexe beslissingen zonder eenduidige of zeker uitkomst

• onzekerheid omtrent oorzaak en gevolg relatie

• moeilijke beslissingen die creativiteit, inuïtie vereisen, vaak ambigu

• verscheidenheid aan mogelijke oplossingen, met elk hun voor en nadelen

geprogrammeerde beslissingen

• beslissingen die manager al eens eerder nam, met eenduidige uitkomst, frequent, repetitief

• grote zekerheid inzake oorzaak en gevolg relatie

• duidelijke procedure en structuur ; oplossingen met behulp van eenvoidige regels, beleid of numerieke berekeningen

zekerheid (onbestaand)

situatie waarbij besluitvormers accurate en volledige informatie hebben om gevolgen van acties in te schatten

onzekerheid

situatie waarbij besluitvormers onvoldoende informatie hebben om gevolgen van acties in te schatten

vb natuurrampen, pandemie, disruptieve business modellen

risico

situatie waarbij kans op succes < 100 %

verlies van tijd, geld, reputatie

hoe inspelen op risico’s => risico management

wat is “conflict” ?

situatie van tegenstellingen, onverenigbaarheden, meningsverschillen

welke niveau’s van conflict zijn er

• conflict tussen mensen of groepen : uiteenlopende visies, belangen, doelen,

• psychologisch conflict, persoolijkk ervaren door besluitvormer ; verschillende opties zijn interessant, of geen enkele is interessant

de fasen van het besluitvormingsporces

1 identificatie van het probleem

2 aanleveren van alternatieve oplossingen

3 evaluatie van de alternatieven

4 beslissing : kiezen van het beste alternatief

5 implementatie van de beslissing

6 evaluatie van de beslissing

=> cyclus

1 identificatie van het probleem

hoe wordt manager zich bewust van probleem ?

onderkennen van verschil tussen huidige situatie en gewenste situatie

huidige prestaties vergelijken met :

• 1 vroegere prestatie

• 2 huidige prestatie bij andere organisaties (benchmarking)

• 3 verwachte prestatie in toekomst (op basis van doelstellingen)

analyse van macro en concurrentieomgeving

=> verzamelen van informatie voor het identificeren van oorzaken prestatieverschil

• is er een opportuniteit ?

2 aanleveren van alternatieve oplossingen

• pasklare oplossingen (ready made) : oplossingen, ideeën die al eerder werden ontwikkeld

• op maat gemaakte oplossingen (custom-made, tailor-made) : oplossingen voor specifiek, complex probleem

3 evaluatie van de alternatieven

• kritische en grondige analyse van de opties in termen van criteria, gewichten ….

• welke optie biedt beste oplossing in termen van beoogde resultaten

• resultaten => meten van succes met behulp van maatstaven (= groei verkoop of omzet, lagere kosten, verbeterde communicatie…)

3 evaluatie van de alternatieven : scenario-ontwikkeling met contigentieplannen (contigency plans)

verschillende mogelijke acties in functie van hoe toekomst evolueert

belangrijk voor grote, lange-termijnbeslissingen

4 kiezen van het beste alternatief : welke soorten gedrag zijn er

• maximizing

• satisficing

• optimizing

maximizing

beslissing die leidt tot hoogst mogelijke rendement (opbrengst afwegen tegen kosten)

focus op specifiek doek, criterium

satisficing

beslissing die aanvaardbaar (voldoende) is maar niet ideaal

keuze

• vergeleken met de doelstellingen, niet met alternatieve opties

• gemaakt met de beschikbare informatie

reden : tijdsgebrek, gemakzucht, gebrek aan prioriteiten of kennis

optimizing

beslissing di ebest mogelijke evenwicht vindt tussen alle criteria

• kwaliteit

• duurzaamheid

• prijs

5 implementatie van de keuze

1 bepalen hoe situatie er na implementatie zal uitzien

2 rangschikken stappen (flowchart), veresit voor implmentatie

3 welke middelen en activiteiten zijn vereist bij elke stap

4 hoeveel tijd per stap

5 verantwoordelijkheid mensen, teams, departementen

=> beslissingen leiden niet altijd tot acties

=> implementatie verloopt niet altijd volgens plan

=> betrokkenheid van medewerkes is afhankelijk van de managers

6 evaluatie van de beslissing

vergaren van informatie omtrent hoe goed de besluitvorming werkt

• is probleem opgelost ? = is beslissing doeltreffend ?

• werden doelstellingen, vooropgesteld voor implmentatie behaald ?

positieve feedback / negatieve feedback

positieve feedback

= beslissing werkt

= beslissing kan worden voortgezet, eventueel ook elders worden toegepast

negatieve feedback

implementatie vergt meer tijd, middelen, inspanning en denkwerk

OF

herziening veresit => herdefinieer het probleem en verzamel bijkomende informatie

wat zijn hinderpalen voor een doeltreffende besluitvorming

• psychologische factoren

• tijdsdruk

• sociale aspecten

hinderpalken voor een doeltreffende besluitvorming : psychologische factoren

illusie van controle

• manager denk gebeurtenissen volledig onder controle te hebben

• verklaring ; hoogmoed, overdreven optimisme, overschattoing verwachte resultaat

framing effect

• manier waarop optie of mogelijk resultaat wordt geformuleerd

verzaken van lange-termijnvisie :

• manager hecht meer waarde aan kosten en baten op KT dan op LT

• verklaring : organisatiestructurr, “shareholder model”

hinderpalen voor een doeltreffende besluitvorming : tijdsdruk

snelheid ?

ja => reden : concurrentie, prestatie, type bedrijfsactiviteit

neen => want ten kosten van gedragen beslissingen incl duurzaamheid

belangrijk : maximale verwerking informatie, aftoetsen verschillende visies

=> “te snel of te traag, moeilijke afweging”

hoe tijdig kwaliteitsvolle beslissingen te nemen ?

• dagelijkse opvolging van werk in uitvoering

• mensen betrekken bij beslissingen

hinderpalen voor een doeltreffende besluitvorming : sociale aspecten

onderhandelingen

“politeik” gedrag

interpersoonlijke factoren (relaties)

groepsgerelateerde factoren (teams)

besluitvorming op groepsniveau : voordelen

• meer informatie

• meerdre invalshoeken en benaderingen

• intellectuele stimulans

• meer mensen begrijpen de beslissing => meer betrokkenheid bij beslissing, meer motivatie

besluitvorming op groepsniveau : nadelen

• een individu kan domineren

• satisficing

• groepsdenken (groupthink)

• afdwalen van doelstellingen (goal displacement)

• sociaal lanterfanten (social loafing)

“satisficing” groepsdenken

groepsleden komen tot besluit dat “voldoende” is

verklaring ; gemakzucht, gebrek aan leiding of tijd

=> ongewenste attitude, sub)optimale beslissing

groupsdenken (groupthink)

groepsleden vermijden meningsverschillen

verklaring : behouden van eensgezindheid, vermijden van conflict

afdwalen van doelstellingen (goal displacement)

groep verliest aanvankelijke doelen uit het oog

verklaring : conflict, gebrek aan consensus, motivatie of communicatie

=> verschuiving naar andere of minder belangrijke doelstellingen

sociaal lanterfanten (social loafing)

mensen denken dat hun bijdrage er minder toe doet => verminderde inzet => minder cohesie en prestatie, + absenteïsme

verklaring : gebrek aan motivatie, leiderschap

welke soorten conflicten zijn er ?

• cognitief conflict

• affectief/ emotioneel conflict

cognitief conflict

constructuef

verschillen in visies en beoordelingen

meningsverschuillen worden niet geschuwd

affectief / emotioneel conflict

destructief

emotioneel

kan leiden tot boosheid, verbittering, minder geode beslissingen

aanmoedigen van cognitief en constructief conflict :

• advocaat van de duivel : persoon krijgt taak om ideën un de groep te bekritiseren, zodat nadelen grondig worden onderzocht

• dialectiek : gestructureerd debat otrent uiteenlopende actieplannen

• these en anti-these => synthese

aanmoedigen van creativiteit

brainstorming

• groepsleden ontwikkelen max aantal ideën

• “thinking outside of the box”

• kritiek en feedback : pas na voorstellen van alle ideeën

• criteria : expertise, kennis, subgroepen

• top 3 beste ideeën

• evalutaie en feedback

• oplossing

volledig rationeel beslissingen = niet realistisch, wanneer is een beslissing rationeel ?

• objectief, consistent, gericht op duidelijke doelstellingen

• alle alternatieven zijn gekend = perfecte informatie

• manager dient belangen organisatie, niet het persoonlijk belang

• keuze leidt tot optimale uitkomst voor organisatie

• “homo economicus”

begrense rationaliteit (bounded rationality), waarom handelen managers meestal niet volledig rationeel

• hebben informatie die niet volledig (te verwerken) is

• hebben niet alle (financiële) middelen, tijd

• doorlopen niet elke stap even grondig

• lopen aan tegen praktische bezwaren

• werken met mensen die (soms) uiteenlopende belangen hebben

=> nemen complexe, sub-optimale beslissingen

naast ratio : emotie en inuïtie

homo socia