1. E. Essentials (E.management)

Invloeden van/op een event

• tijd: uniek moment

• doelgroep: verbinding

• veiligheid

• verwachtingen

• geen besef van tijd

• artiest

• eten & drinken

• show

Beleveniseconomie

= term voor (huidige Westerse) economie, waarin niet enkel het product of de dienst centraal staat, maar een met het product of met de dienst geassocieerde beleving

vb: meer betalen voor Starbucks aangezien het een beleving is
→ Klant wil meer dan een product, hij is bereid te betalen voor een beleving

“ondernemingen moeten herinneringen maken, geen artikelen

→ kan met juiste tools

Ondernemingen die voorbeeld hebben genomen aan theater- en amusementsindustrie:

• Disney

• Barned & Noble (boekhandelsketen)

• Dell Computers

• British Airways

• Hard Rock Café

• McDonald’s

→ Grootste: Disney, Starbucks, Gucci store met alleen storytellers (geen kleding)

Belevingscommunicatie

Betrek het publiek, laat hen beleven

Focus traditionele marketing = consument bereiken

Focus belevingsmarketing = consument bij het merk betrekken (pull)

Belevingscommunicatie → speelt in op behoefte om dingen mee te maken, om geraakt te worden, om er zin aan te geven,…

→ trekt aandacht naar verhaal rond het merk

→ trekt belever naar zijn eigen emotie, waarden en normen

Wat is beleven eigenlijk?

Belevenissen bestaan uit complex samenspel van emoties die zich tegelijk of na elkaar voordoen

Som van belevenissen =

• ervaringen die onze verdere houding

• tov een bedrijf/merk/dienst

• in toekomst gaan bepalen

→ totaalbeleving dat een gevoel teweeg brengt

• Zintuigelijke ervaring!

  • Hebben capaciteit om emotioneel te raken

Belevenis (geregisseerd evenement) → wordt de beleving

Kan meerdere dimensies hebben:

• Basale beleving

• Memorabele beleving

• Transformerende beleving

Hoe werkt het belevingsproces?

Zintuiglijk waarnemen

→ 5 zintuigen prikkelen

• waarnemen

  vb. ik kijk naar de mainstage

• emoties

  • voelen een combi

    vb. ik voel me gelukkig

• beleven

  • maken het gebeuren mee, maken er deel van uit, gaan zelf participeren

  • experience gaat over naar expression

    vb. ik begin te dansen

• ervaren

  • bewustwording, een leercompenent

    vb. ik besef dat dit een unieke ervaring is

• zin geven

  • top of mind kunnen worden

    vb. ik ga volgend jaar terugkomen

→ trachten content aan het leven van het individu toe te voegen

Door de 5 zintuigelijke prikkelingen ontstaat er een besluit

(verliefdheid is ook een zintuigelijke beleving)

Event Essentials

DNA-structuur: uitzoeken → bepalen → vastleggen

3 Key DNA-elementen

• wat

• waar

• wanneer

→ bepalend voor beslissingsflow van eventbelever
(ik kan wel/niet, ik geraak wel/niet op locatie, het interesseert me wel/niet)

→ moeten in conversatieboodschappen direct duidelijk zijn (vooral in flyer/affiche (=intrusive boodschappen))

DNA-structuur wordt waardevol, door hem in te vullen met WHY, WHY en WHY

→ Hoe?

Door toegevoegde waarde binnen de strategie- en concept fases

8 DNA-elementen

→ altijd en overal geldig!

→ waardevolle invulling = wat elk event uniek maakt

5 zichtbare elementen:

• entertainment

• doelgroep (afgemeten of massa)

• tijd

• plaats

• naam

3 verborgen elementen:

• klasse (gratis/betaling, privé/openbaar)

• management (organisatoren)

• eventdoel (geld, verbinding, marketing)

DNA-structuur is altijd en overal gelding

vb. Services → eten & drinken, toilet, vestiaire

WHY WHY WHY

→ waarom moet ik als eventbelever naar jou event komen?

→ Wat zijn extra waarden voor de eventbelever?

2 waardevolle events

Customer experience = realtime-event + conversatie-event

→ willen dat eventbelever aan minstens 1 van beide deelneemt

• Je betaalt voor wat je het subjectief waard vindt (dna-elementen + WHY)

→ waarden zijn voor iedereen anders

→ waardevolle invulling kan subjectieve waarde verhogen of verlagen

Event dus zo managen dat behoeften en verlangens van eventbelevers worden bevredigd, en dat de verwachtingen op zijn minst ingelost worden

→ verwachtingen overtreffen = eventbelevers willen meer geld uitgeven

• Objectieve prijs vastleggen, obv inschatting wat eventbelever vanuit subjectieve waarde objectief op tafel wil leggen

→ te hoog? eventbelevers zullen afhaken

→ te laag? succesvol event, maar je laat een pak geld liggen

Conversatie-event

• Aftermovies

→ werkt dat nog?

• Informatie

  • AB & treinen

  • Lopers van Antwerpen - Gazet van Antwerpen

• Sharen van event

• Gebruik van #’s

• Inchecken via Facebook

• Word of Mouth acties

Geslaagd conversatie-event → meestal geslaad realtime-event

→ praten over waarde

• die je hebt ervaren

• wilt ervaren

• of je verwacht

→ WOM brengt gratis de waardevolle DNA-invullingen over aan andere eventbelevers

4 opmerkingen:

• Flyers, affiches, radio- en tv-spots — weg ermee?

  • kunnen niet gedeeld worden
    vb. selfie afdrukken & sharen
    → geen social object maar single objects

    • → maak er conversatiestarters van die leiden naar café www

    → vroeger communicatie-event (bestaat nog in klassieke marketing)

    • klassieke media = onmisbaar bij opstarten van event

• Eventbelever hoeft maar aan 1 van beide events deel te nemen om waardevol te zijn

  • eventbelever = zowel offline als online actief en waardevol!

  • verhaal (experience waarde) is in realtime en/of online te beleven

    • ook eventbelever in enkel conversatie-event = een te managen customer met waarde
      → kan subjectieve waarde bij een andere conversatie-eventbelever doen stijgen door bvb te sharen

  • eventbelever = zowel offline als online actief en waardevol

• Beide events versterken elkaar

  • sponsoren weten dit ook

  • conversatie-event vindt tijdens realtime-event ook plaats door bvb #’s → #-community

    • conversatie-event versterkt realtime-event

      vb. app met plattegrond voor realtime-event

• Conversatie-event brengt meer op dan het realtime-event — toekomstmuziek?

  → vb. Livestream Tomorrow Land brengt meer op dan festival zelf

  • realtime-event = succesvolle spin-off van conversatie-event

    → omgekeerd

  • met conversatie-event valt écht geld te verdienen

    → kan genoeg geld opbrengen om op zijn eentje te staan

→ doet een realtime-event ontstaan

Aan beide events moet waarde worden toegevoegd om het een experience te maken

Waarde is belangrijke verbindende factor tussen beide evenementen:

→ binnen conversatie-event wordt gepraat over de waarde die we aan realtime-event hebben toegevoegd

Eventmanagement-cirkel

Company experience: alle fasen die aan het oog van eventbelever onttrokken zijn

• Strategie

• Concept

• Productie

Customer experience:

• Conversatie-event

• Realtime-event

→ Versterkende wisselwerking tussen realtime- en conversatie-event

→ Ook versterkende wisselwerking tussen beide events en concept

wisselwerking mogelijk gemaakt door komst sociale media

Eventmanagement

8 fasen - 4 acties

• Think

1. Strategie
   → event op lange termijn

2. Concept
   → invulling DNA-structuur: waarde creëren en toevoegen

→ concept gaan pitchen/verkopen

• Check

3. Budgettering 1 en de bepaling van go’s en no-go’s
   → is concept budgettair haalbaar?
   → vlugge realistische cijferschatting (je mag 10-20% naast zitten)

4. Wetgeving, vergunningen, verzekeringen, veiligheid
   → alles nakijken

5. Planning
   → krijg je alles gepland en is het uitvoerbaar?
   → alles logistiek haalbaar?

   → alle DNA-elementen overlopen en inschatten op haalbaarheid

3. Budgettering 2 en de bepaling van go’s en no-go’s
   → obv offertes en exacte prijzen

• Produce → concept moet hier vaak bijgestuurd worden

6. Productie van het conversatie-event

7. Productie van het realtime-event

• Evaluate

8. Evalueren
   → volledige eventmanagement-proces kritisch bekijken en analyseren
   → initiële strategie en concept bijsturen !!

   • interne company experience

     • samen doorlopen eventmanagement-cirkel

     • vooropgesteld doel met behaald resultaat vergelijken

   • externe customer experience

     • mening eventbelevers bevragen

     • mening online opzoeken

     • pro-actief evalueren met online enquête