Contabilidad Financiera - 8. Cuentas y documentos por cobrar
*pendiente de poner imágenes
Las cuentas por cobrar son un activo circulante, entre ellas se encuentran:
Clientes: son las cuentas pendientes de cobro que se derivan de la actividad normal de la empresa, ya sea la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Documentos por cobrar: esta partida está integrada por los documentos pendientes de cobro que surgen por la venta de mercancías o la prestación de servicios a crédito.
Funcionarios y empleados: son las cuentas o documentos pendientes de cobro que se originan por préstamos otorgados a los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
Deudores diversos: son los documentos o cuentas pendientes de cobro que se originan por transacciones distintas a la actividad normal de la empresa.
Otras: intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar, otros conceptos por cobrar.
Relación de clientes con el ciclo de ventas y cobros
Las cuentas por cobrar son generadas por las ventas a crédito que realiza la compañía.
Al efectuarse el cobro de estas, el efectivo aumenta, condición indispensable para que la empresa siga operando.
Control contable de clientes
Para conocer lo que adeuda cada cliente, se deben de registrar los movimientos contables individuales.
Estos registros se clasifican en orden alfabético en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar.
La cuenta del mayor general clientes, conocida como cuenta de control, contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales de clientes que aparecen en el mayor auxiliar. ![[Screenshot 2023-09-05 at 6.46.36 PM.png]] ![[Screenshot 2023-09-05 at 6.46.11 PM.png]]
Relación de clientes
El total de los saldos de las cuentas de clientes del mayor auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta de control clientes del mayor general.
Cada mes se debe preparar una relación de clientes, cuyo total debe coincidir con el saldo de la cuenta de control de clientes. ![[Screenshot 2023-09-05 at 6.44.57 PM.png]] ![[Screenshot 2023-09-05 at 6.47.01 PM.png]]
Registro de clientes
Cuando se recibe el pedido de un cliente, la venta tiene que ser aprobada por el departamento de crédito antes de que sea surtida.
Al aprobarse la venta, se debe crear una factura: ![[Screenshot 2023-09-05 at 6.48.18 PM.png]]
Cuentas incobrables
Es normal que algunos clientes no paguen sus cuentas.
El importe de las cuentas que no se cobran se reconoce como incobrables y se registra como un gasto por cuentas incobrables.
Al final de cada período contable, se debe estimar el importe de cuentas incobrables.
Se usa la cuenta estimación de cuentas incobrables
Este proceso es necesario para cumplir con el postulado de asociación de costos y gastos con ingresos.
Se debe realizar la partida de ajuste para esto.
Métodos para calcular las cuentas incobrables
Método del porcentaje de ventas
Estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito.
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Método del porcentaje de cuentas por cobrar
Se estima el importe de las pérdidas con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta clientes.
![[Screenshot 2023-09-05 at 7.00.44 PM.png]]
Método de cancelación directa
Algunas empresas consideran que la incidencia de cuentas incobrables es poco relevante y prefieren esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta para hacer el ajuste.
![[Screenshot 2023-09-05 at 7.00.57 PM.png]]
Cancelación de cuentas de clientes
Cuando la cuenta de un cliente se convierte en incobrable, debe eliminarse de los registros contables.
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Reapertura de cuentas de clientes
En algunos casos, una cuenta que había sido cancelada por incobrable puede ser recuperada y cobrada.
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Documentos por cobrar
Una compañía puede aceptar documentos de un cliente como pago de un adeudo.
Cuando se obtiene un préstamo de una institución financiera, se pagan intereses y se firma un pagaré.
Intereses: Suma que se paga a un prestatario, institución financiera u otra entidad, por el uso del dinero.
Pagaré: Promesa por escrito, firmada por el prestatario, de que pagará al prestamista en una fecha futura el monto del préstamo más los intereses.
Cálculo de intereses
Cuanto más baja sea la tasa de interés, menor será el costo real de tomar dinero prestado.
Fórmula: principal x tasa x tiempo
Principal: importe del efectivo tomado como préstamo o valor nominal.
Tasa: interés, expresado en términos de un porcentaje, que se suma al monto principal.
Tiempo: número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo.
Interés simple: Costo de tomar dinero prestado a una tasa simple determinada por un periodo específico.
Fecha de vencimiento del documento
La fecha de vencimiento es el último día del periodo que aparece en el pagaré, en el cual vencen el principal y el interés.
Valor al vencimiento
El valor al vencimiento es la suma que se tomó prestada más el interés que se adeuda en la fecha de vencimiento.
Registro de los pagarés
En algunas ocasiones, a los clientes les es imposible pagar una cuenta y piden que se les amplíe el plazo de pago, ofreciendo al vendedor pagar intereses por el plazo extendido y garantizar el adeudo. ![[Screenshot 2023-09-05 at 7.30.09 PM.png]]
Transferencia de documentos por cobrar a instituciones financieras
Factoraje o descuento de documentos: Operación de transferencia de cuentas o documentos por cobrar a instituciones financieras las cuales se encargan de su cobro.
Factoraje sin recurso: la empresa que cede el documento se desliga completamente del compromiso de pago.
Factoraje con recurso: si al vencimiento del documento el deudor no pagó su adeudo, la institución financiera le cobra a la empresa que le cedió el documento por cobrar.
Descuento de documentos por cobrar
Descuento: Cargo por interés cobrado sobre el valor al vencimiento del documento.
Procedimiento:
Determinar el valor al vencimiento del documento.
Calcular el valor del descuento bancario.
tasa de interés para descuento * valor de vencimiento * número de días descontados
Calcular el monto del efectivo que se recibirá.
formula pendiente
Determinar el valor en libros del documento a la fecha del descuento.
formula pendiente
Registrar la diferencia entre el valor en libros a la fecha del descuento del documento y el efectivo que se recibirá como ganancia o pérdida
1. Descuento con o sin recurso cuando califica como venta
descripcion pendiente
2. Descuento con recurso cuando califica como préstamo
descripcion pendiente
Cuentas por cobrar en moneda extranjera
Para que la información de los estados financieros sea comparable, todas las cantidades que contienen deben expresarse en una sola moneda.
Es necesario convertir nuestras cuentas en moneda extranjera a su equivalente en moneda de curso legal.
Las cuentas por cobrar en moneda extranjera se deben registrar en el momento de la operación al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de la transacción.
Para elaborar los estados financieros, estas cuentas se deben valuar al tipo de cambio bancario vigente en la fecha de los estados financieros y reconocer la ganancia o pérdida que resulte de esta.
Saldos negativos en clientes
Un pago excesivo que se recibe de un cliente ocasiona que su cuenta presente un saldo acreedor en los mayores auxiliares.
Este importe deberá presentarse como anticipo de clientes.
Normas de información financiera aplicables a las partidas por cobrar
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Análisis financiero
Rotación de cuentas por cobrar = ventas a crédito / cuentas por cobrar promedio
Días de venta pendientes de cobro = 360 / rotación de cuentas por cobrar
Días de venta pendientes de cobro = ventas diarias promedio a crédito / (cuentas por cobrar x 360)
Resumen
Las principales cuentas que integran las partidas por cobrar son: clientes, documentos por cobrar, funcionarios y empleados y deudores diversos. Las cuentas por cobrar surgen debido a la costumbre de vender mercancías o prestar servicios a crédito. Dicho concepto constituye un derecho del vendedor contra un cliente a crédito, para el cobro futuro de dinero.
Las facturas de venta son el documento soporte que sirven como base para registrar (asentar) las operaciones. Para llevar un control sobre la cuenta de clientes existe el mayor auxiliar de dicha cuenta, el cual proporciona información sobre el registro individual de cada cliente. El saldo del auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta de control en el mayor general.
Existen tres métodos para estimar y registrar las pérdidas sufridas en los créditos concedidos a los clientes: uno se basa en el porcentaje de las ventas a crédito; otro, en estimar un porcentaje de las cuentas por cobrar, y el último es el que se emplea en la cancelación directa.
Cuando un negocio o una persona obtienen dinero a través de préstamos, existe un costo o cargo por el empleo de ese dinero ajeno, el cual se conoce como interés. Al importe del préstamo se le llama principal o valor nominal del préstamo.
La forma más común de obtener un préstamo a corto plazo es el pagaré negociable que es el medio que utilizan la mayoría de las instituciones financieras para conceder préstamos a negocios o personas individuales. El pagaré es una promesa incondicional, por escrito, de pagar una cantidad específica de dinero, con una tasa de interés determinada y en una cierta fecha; debe firmarlo el prestatario o suscriptor.
Los documentos por cobrar pueden transferirse a instituciones financieras especializadas en la operación de factoraje o descuento de documentos. El factoraje puede ser sin recursos, es decir, la empresa no se compromete al pago de los documentos en caso de incumplimiento de sus clientes; o con recursos que consiste en que la empresa debe responder por el pago de los documentos en caso de incumplimiento por parte de los clientes.