Documentos y Procesos de Recursos Humanos

Aviso

• Documento breve que informa internamente sobre cambios, eventos o decisiones.
  • Lenguaje claro y directo
  • Fecha, firma y asunto
  • No requiere respuesta
  • Se publica en lugares visibles

Circular

• Documento que comunica un mismo mensaje a varios destinatarios dentro de una organización.
  • Tono formal
  • Informa decisiones generales
  • No requiere respuesta
  • Puede tratar políticas, normativas, capacitaciones, etc.
  • Elementos: Membrete, número/clasificación, asunto, fecha, texto, firma.

Memorándum

• Comunicación interna breve para dar instrucciones o recordar temas puntuales.
  • Se dirige a una persona o grupo específico
  • Puede ser más informal, breve y puntual
  • Usos: Cambios de tareas, recordatorios, asignaciones

Informe

• Documento detallado que presenta información o resultados sobre un hecho, actividad o evaluación.
  • Estructura: Título, índice (si es extenso), introducción, cuerpo, conclusiones, bibliografía (si aplica)
  • Tipos comunes en RR.HH.: Clima laboral, evaluación de desempeño, rotación de personal, incidentes o auditorías

Acta Administrativa

• Documento que registra una falta, conducta indebida o evento relevante del trabajador.
  • Usos: Ausencias injustificadas, desobediencia, daños a la empresa, mal comportamiento
  • Importancia legal: Sirve como evidencia en sanciones o despidos.
  • Debe contener: Fecha, lugar, hora, descripción del hecho, firma de testigos y del trabajador (o negativa a firmar)

Recibo de Nómina

• Documento que muestra el pago que el trabajador recibe, junto con sus deducciones.
  • Contiene: Sueldo base, bonos/compensaciones, deducciones (IMSS, ISR, Infonavit), total neto, periodo de pago
  • Usos: Control financiero, trámites legales/bancarios, comprobación de ingresos

Constancia de Trabajo

• Documento que certifica que una persona labora o laboró en una empresa.
  • Contiene: Nombre, puesto, fecha de ingreso (y salida si aplica), firma del responsable
  • Usos: Trámites bancarios/gubernamentales, solicitudes de empleo, comprobación de experiencia

Sistema de Quejas y Reclamos

• Mecanismo para que los empleados manifiesten inconformidades o sugerencias.
  • Objetivos: Mejorar el ambiente laboral, identificar áreas de conflicto/mejora, fomentar la comunicación interna
  • Importancia: Refuerza la transparencia, protege los derechos del trabajador, favorece la mejora continua
  • Puede implicar: Formularios físicos, buzones de quejas, encuestas o canales digitales

Solicitud de Baja

• Documento con el que el trabajador solicita formalmente su salida de la empresa.
  • Contiene: Nombre del empleado, fecha de solicitud y baja, motivos (opcional), firma del empleado.
  • Diferencia con carta de renuncia: Más breve y directa; formato administrativo estándar.

Rango de Sanciones

• Escala de medidas disciplinarias que una empresa puede aplicar por incumplimiento de normas.
  • Se aplica en casos registrados en actas administrativas.
  • Escala (según gravedad):
    • Amonestación verbal: Faltas leves.
    • Amonestación por escrito: Queda registrada.
    • Suspensión temporal: Sin salario durante ciertos días.
    • Descuento económico: Si la falta generó daño económico (en casos legales).
    • Cambio de puesto: Sanción correctiva.
    • Terminación de contrato (despido justificado): Casos graves (violencia, fraude, robos, ausentismo prolongado).
  • Importancia: Establece proporcionalidad, protege legalmente a empresa y trabajador.
  • Debe estar especificado en el reglamento interno o contrato laboral.