Agile project management Les 1 - 19/9/2023

dinsdag 19 september 2023

8:21

Project management

Manier om je werk aan te pakken

1. Improvisatie

Waarvoor?

Plots, snelle, ad hoc gebeurtenissen

Bijvoorbeeld?

Verkeersongeval, last minute feestje of toespraak

Nadeel?

Onzekere uitkomst & chaotische werkwijze

(bv. Je werkt niet naar een specifieke uitkomst)

Voordeel?

Veel vrijheid voor uitvoerder en ruimte voor creativiteit

1. Routine

Waarvoor?

Herhaaldelijk werk met goed voorspelbaar resultaat

Bijvoorbeeld?

Productie in fabriek, werk in restaurant …

Nadeel?

Nauwelijks vrijheid of creativiteit voor de uitvoerder

Voordeel?

Veiligheid. JE kan op eerdere oplossingen terugvallen en werkt volgens een duidelijke procedure

1. Projectmatig werk

Waarvoor?

Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter

Bijvoorbeeld?

Nieuw werk met eenmalig en tijdelijk karakter

Nadeel?

Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf en klant of teamleden onderling

Voordeel?

Werkwijze is niet onmiddellijk duidelijk, veel frictie tussen bedrijf en klant of teamleden onderling

Organisatorische mensen moet je in je team hebben

Impro > Project > Routine

Alle werk (ja, ook voor school!) startte ooit geïmproviseerd, groeide daarna uit tot een project om vervolgens te stranden in routine.

Wat zijn de 4 voordelen van projectmatig werken?

Beter controle

Geen onnodige risico's

Tevreden klanten

Als je je aan de afspraken houdt

Betere communicatie

Iedereen spreekt verwachtingen uit

Betere resultaten

Op goede én lange termijn

Wat is een project?

dinsdag 19 september 2023

9:04

Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit verschillende vakgebieden - om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken of werk te voltooien binnen een vooraf vastgesteld budget

Tijd, budget en scope zullen voor elk project anders zijn.

Iron triangle

Scope = wat moet je allemaal doen?

Stel je organiseert een fuif. Als je meer budget hebt, duurt het minder lang om te organiseren

Je hebt weinig tijd om badkamer te renoveren, dus je moet veel personeel inhuren

Als één stijgt, stijgt de rest

Als één daalt, daalt de rest

Je kan maar twee elementen kiezen

Moet altijd in balans zijn. Werk nooit te lang voor weinig geld.

Het probleem

dinsdag 19 september 2023

9:04

Probleem Iron Triangle -> Je kan hier maar twee van kiezen.

Veel personeel om huwelijk te filmen -> dure personeelskost, maar mooie beelden

Scope creep

De klant vraagt meer en meer uitbreidingen van je project of extra werk tijdens de uitvoering.

Daardoor stijgt de kostprijs en/of de tijdsduur van je project.

Scope Creep is een groot probleem bij productontwikkeling in alle sectoren, zeker de creatieve.

(zou het niet leuk zijn als we er nog een rookmachine bij doen? En nog dit en nog dat…)

Klanten vragen dingen bij zonder dat je er door bijverdient. Spreek dus uurtarieven af. Vraagt meer scope, zonder meer budget.

Voorbeeld:

Weinig box office opbrengst

Avatar kloon

Tijdens productie veranderden ze zoveel dat ze het budget niet in de gaten hielden (scenario aangepast, locaties aangepast…)

Kostte meer dan 350 miljoen dollar en bracht maar 284 miljoen dollar op

Watervalmethode

HEEL ONVOORSPELBAAR

dinsdag 19 september 2023

9:04

Ook estafettemethode genoemd

Werk gaat altijd naar iemand anders

6 klassieke fases van project management

Iron Triangle bepalen

Freelancers inhuren

Architecten gebruiken deze methode om huis te bouwen

Goed voor perfect voorspelbare projecten

Week 1 gaan we dit doen

Week 2 dat…

Nadelen

Vage doelen bij de start

Vaak weet je klant niet zo goed wat hij wil, of verstaan jullie allebei iets anders bij de kick-off. Hoe kan je die twee visies rijmen?

Vraag klanten wijzigt

De vragen van je klant veranderen ALTIJD tijdens het proces, dankzij nieuwe inzichten ('leuk, kan dit er ook bij.')

Trage voortgang

Je moet telkens wachten tot de vorige fase gedaan is om een nieuwe te kunnen starten. Het is altijd wachten op het werk van iemand anders. Als je geen scenario hebt, kan je niet beginnen te filmen, toch?

Niet of te laat testen

Iedereen in het team gaat liever meteen aan de slag met de vraag van de klant. Maar wat als jullie briljante idee straks niet aanslaat bij je publiek?

Excel hell

Je hebt uitgebreide documentatie nodig om iedereen op de hoogte te houden. Wie behoudt nog het overzicht? Niemand leest het.

Paper planning

Officieel is er wel een plan en een tijdsschema, maar niemand in het team houdt er zich aan.

Team troubles

“Ik kon niet starten want mijn teamlid heeft zijn/haar werk niet gedaan, meneer”

Gemiste deadlines

Projecten in de creatieve sector starten zelden op tijd of geraken

zelden op de afgesproken deadline af.

Masterpiece mentality

Je hebt vaak grootse ideeën als mediamaker maar vindt het lastig om ze binnen tijd, scope of budget te houden. Vooral perfectionisten hebben er last van.

Perfectionisten pakken werk af omdat ze anderen niet vertrouwen. Hierdoor valt planning uit elkaar. Houden geen rekening met Iron Triangle. Ze vermijden ook feedback.

Voordelen

Wat je in het begin bedenkt, is wat je op het einde krijgt

Gestructureerd

Elke fase sluit je eerst af voor je de volgende start

Voorspelbaar

De klant krijgt precies wat afgesproken (gaat zo veel geld kosten etc)

Gedocumenteerd

Alles staat op papier

Gepland

Iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht

Nadelen

Frustratie nummer 1 in MEB

Omgaan met tegengestelde meningen.

Je zal vaak dingen opnieuw moeten doen.

Tijdverspillers

dinsdag 19 september 2023

9:04

Uitstelgedrag

Ook studentensyndroom genoemd. Je kan hoofd -en bijzaken niet onderscheiden.

Hoe korter de deadline, hoe productiever je werkt. Anders blijf je uitstellen.

Hoe meer tijd je voor een taak hebt, hoe meer tijd je er aan zal spenderen.

Als je vroeger klaar bent, wordt je niet beloond, maar bestraft met méér werk.

Multitasking

Leidt tot minder efficiënt werk. Hoe vaker je wisselt van werk, hoe meer tijd je nodig hebt om je in te werken. Concentreer beter op één taak.

Pareto principe

Of de regel van 80/20, bedacht door Vilfredo Pareto, een Italiaanse econoom. Hij ontdekte dat 80% van de economie in zijn land werd beheerst door 20% van de bevolking.

80% van de uitkomsten wordt veroorzaakt door 20% van de oorzaken

In een schoolklas wordt 80% van het lawaai veroorzaakt door 20% van de kinderen

80% van je verkoop komt ook meestal van 20% van je klanten

Bij productontwikkeling zit 80% van het nut van een product in 20% van de functies

Focus dus op het belangrijkste nut van je project (wat vind je klant de belangrijkste taken?): de rest is verspilling!

• We hebben de neiging onszelf te overschatten én de uit te voeren taken te onderschatten.

  • Als je snel een inschatting van de tijd wil opmaken,doe je dat in grote lijnen. Vaak vergeet je dat die grote lijnen uit heel wat deelactiviteiten bestaan die stuk voor stuk een deeltje van je beschikbare tijd zullen opeisen. 

  • Veel project managers beseffen dat dit risico is en rekenen soms een te ruime marge in de doorlooptijd van een project (de zogenaamde buffertijd). Daardoor duurt een project in de praktijk vaak NOG langer. 

  • Grote projecten nemen vaak te veel buffertijd, freelancers vaak te weinig. 

Hoe vermijden?

Overschat jezelf niet

Onderschat ook het aantal taken niet

Werk met korte doorlooptijden: plan niet te ruim en voorzie niet te veel ‘buffertijd’

Doe slechts een taak per keer

Zet strikte en korte deadlines, en doe dit geregeld tijdens de ganse doorlooptijd van je project

Focus altijd op dringende en belangrijke zaken eerst

Agile = Flexibel

dinsdag 19 september 2023

9:19

De vier waarden van het Agile manifesto

1. Mensen en hun onderlinge interactie zijn belangrijker dan processen en tools.

2. Werkende producten zijn belangrijker dan allesomvattende documentatie.

3. Samenwerking met de klant is belangrijker dan contractonderhandelingen.

4. Inspelen op verandering is belangrijker dan een plan volgen.

Agile is een mindset of filosofie, eerder dan een vaste set regels

Iteratieve ontwikkeling
 

• Een tevreden klant is altijd de hoogste prioriteit. Dit bereik je door vroegtijdig en voortdurend  waardevolle producten op te leveren. (klanttevredenheid)

  • Lever werkende onderdelen op in korte werkperiodes. (korte werkperiodes)

  • Zoek naar een constante ontwikkelsnelheid. De opdrachtgevers, ontwikkelaars en gebruikers moeten een constant tempo kunnen volhouden. (tempo)

  • Werkende producten zijn de belangrijkste maat om je voortgang te meten: doet je product wat het belooft?

  • Een veranderende scope is welkom, zelfs laat in het proces. Agile projecten benutten verandering als concurrentievoordeel.

  • Je moet als multidisciplinair team dagelijks samenwerken gedurende de ganse looptijd van het project.

  • Besteed voortdurend aandacht aan een hoge technische kwaliteit en een goed ontwerp.

  • Eenvoud is essentieel: maximaliseer de kunst van het van het werk dat je niet hoeft te doen (omdat het niet dringend is, niet belangrijk of geen waarde heeft voor je klant).

  • Projecten worden uitgevoerd door gemotiveerde medewerkers, met de support en het vertrouwen dat ze nodig hebben om de klus te klaren.

  • De meest efficiënte en effectieve manier om informatie te delen in en met een team is door met elkaar te praten, face-to-face

  • De beste ontwerpen komen voort uit zelforganiserende teams.

  • Het team onderzoekt regelmatig hoe het beter kan samenwerken en past vervolgens zijn gedrag daarop aan.

Onder de noemer ‘Agile’ zit een hele set werkmethodes.

• Extreme programming

  • Kanban

  • Scrum

  • Lean Startup

  • Deming flow

  • Crystal Clear

  • Spotify/squadification

  • DSDM

  • Radical Management

  • XP

  • Product Development Flow

  • ….

Wanneer moet je welke methode gebruiken?

• Je kan een project op 3 manieren aanpakken

  • Wie projecten opzet, moet rekening houden met de ‘triple constraint’ of iron triangle en scope creep

  • Agile is ontwikkeld als tegenreactie op de watervalmethode

  • Hierbij werk je in korte feedbackloops waarbij je je proces én je eindproduct voortdurend evalueert en verbetert

  • De 4 waarden en 12 principes van Agile pas je toe op al je werk bij MEB

Agile is vooral geschikt voor projecten waarbij de uitkomst nog onzeker is

Inspect and adapt: wanneer je agile werkt, ga je voortdurend testen/meten en daarop je plannen bijsturen

Klassieke projectaanpak

Denken > Denken > Denken > Denken > Denken >  Doen 

Scrum

Denken > Doen > Tonen/testen >

Denken > Doen > Tonen/testen > 

Denken > Doen > Tonen/testen > 

Denken > Doen > Tonen/testen > 

Denken > Doen > Tonen/testen >

Klaar!

Scrum basics

dinsdag 19 september 2023

9:19

Wat is scrum?

En waarom is deze methode Agile?

Scrum leert je je tijd beter benutten en te focussen op de 20% die ertoe doet

Scrum wil het meest waardevolle product opleveren voor de klant i.p.v. enkel te voldoen aan de planning

Dit maakt bedrijven én rugbyteams succesvol volgens Jeff Sutherland

• Constante interactie van een multidisciplinair team

• Leden werken samen van het begin tot aan het eind

• Meerdere fasen tegelijk aan de gang

• Deze fases overlappen elkaar tot in de latere fasen van ontwikkeling

• Het team speelt elkaar voortdurend de bal toe om tot een goed resultaat te komen

Scrum is ook bij uitstek een agile methode

• Mensen en hun onderlinge interactie zijn belangrijker dan processen en tools

  • Werkende producten zijn belangrijker dan allesomvattende documentatie

  • Samenwerking met de klant is belangrijker dan contractonderhandelingen

  • Inspelen op verandering is belangrijker dan een plan volgen

Ontstaan scrum

• Gebaseerd op een artikel van Ikujiro Nonaka en Hirotaka Takeuchi: 'The New New Development Game' (1986)

  • Verder verfijnd en gedefinieerd in 1995 door Ken Schwaber en Jeff Sutherland

  • Oorspronkelijk een projectmanagementmethode om software te ontwikkelen, nu ook toegepast in andere sectoren, zoals productontwikkeling en de mediasector.

Waarvoor kan je Scrum gebruiken?

• Scrum kan je gebruiken om en nieuw product te bedenken, een evenement te organiseren, je eigen tijd in te plannen, je voor te bereiden op de examens of … je huishouden te runnen.

• Wordt o.a. als werkmethode toegepast bij Google, Facebook, Pixar … maar ook een ‘traditionele’ organisatie als de bank ING.

6 basisprincipes

dinsdag 19 september 2023

9:19

Géén overuren: je moet het doen met de tijd die je toegemeten is in elke sprint

Dit leert je ook zaken af te werken binnen de vooropgestelde tijd

DROP THE MASTERPIECE MENTALITY!

Het moet niet van de eerste keer goed zijn. SCRUM is iteratief!!!

• Flexibele scope

• Waar traditionele methodes focussen op controle en voorspelbaarheid, gaat Scrum uit van onzekerheid en creativiteit

  • Scrum gaat ervan uit dat je niet precies weet hoe je product eruit zal zien op het einde van je project

  • Je weet als team bij de start ook niet precies hoe je het moet maken

  • Voordeel? Je klant kan voortdurend feedback geven en prioriteiten stellen tijdens het hele werkproces

• Scrum werkt met sprints

• Je verdeelt je ganse project in korte werkperiodes of sprints 

  • Dit zijn korte, vaste tijdsperiodes die je uitdagen om volledig gefocust een groep taken af te ronden en op te leveren

  • Deze sprints duren meestal 1 à 3 weken (maar nooit meer dan 1 maand!)

• Elke sprint levert een werkend product op
   

  • Aan het einde van elke sprint lever je telkens een werkend en concreet resultaat op: het minimal viable of potentially shippable product

  • Dit MVP geeft al een eerste blik op het eindresultaat

  • Je toont het product aan de klant of test het samen met de eindgebruiker

  • Iedereen ziet zo snel een concreet resultaat van het werk in jouw project, en komt op nieuwe ideeën

  • Ook de klant kan er nuttige feedback op geven

  • Idealiter is zo’n MVP ook al meteen te gebruiken door de klant

• Scrumteams gaan dit product in elke sprint iteratief verbeteren

• Iteratie = herhaling, iteratief = herhalend

  • Je gaat bij Scrum én MEB dus heel vaak hetzelfde product meerdere keren onder de loep nemen, om het voortdurend bij te schaven en te verbeteren

• Scrumteams zijn zelforganiserend en evalueren voortdurend hoe ze beter kunnen 

• Het team is gezamenlijk verantwoordelijk voor de resultaten van het project en reflecteren dus ook vaak over hun prestatie

  • Waarom? Als je samen snel fouten in een product of gebreken in het team ontdekt, kun je ze ook vroeger herstellen. Dat bespaart geld én tijd.

  • Iedereen mag zien waar het team aan werkt: geen geheimen!

De 4 voordelen van Scrum

dinsdag 26 september 2023

15:15

Zichtbaarheid van werk

• Scrumteams maken al hun werk transparant op backlogs

  • Hierdoor wordt kennis met iedereen gedeeld en kan iedereen de voortgang zien

  • Traditionele projecten zijn vooral transparant bij start en einde 

  • Zichtbaarheid op resultaten tijdens project is minimaal

  • Aanpassingsvermogen

  • Scrumteams gaan ervan uit dat verandering de enige constante is

  • Het gebruik van feedbackloops zoals de review, retrospective en daily stand-up zorgt ervoor dat het team altijd aanpassingen maakt

  • Traditionele projecten zijn heel flexibel bij de start, maar niet meer naar het einde toe

  • Gerealiseerde waarde

  • Scrum projecten leveren de meest waardevolle onderdelen eerst op  (of met de meeste waarde voor de klant). Daardoor blijft de gerealiseerde waarde hoog.

  • Traditionele projecten leveren pas op het einde op. De klant merkt de waarde ook pas dan op.

  • Risico

  • Doordat Scrumteams resultaten in delen opleveren, wordt het risico op falen kleiner

  • Bij traditionele projecten kan je lang werken aan producten die uiteindelijk niet blijken aan te slaan. Daardoor ligt het risico hoog.

Traditionele projecten zijn tijdgedreven

• Project manager en klant spreken eerst samen de benodigde ontwikkel- of doorlooptijd af om tot een gewenst eindresultaat te komen

  • Scope mag niet meer wijzigen, maar vertragingen worden ingecalculeerd

  • Inzet van mensen en middelen wordt met behulp van uurtarieven en prijzen omgerekend naar kosten

  • Het probleem met deze aanpak?

  • Je scope neemt altijd toe, omdat de vragen van je klant wijzigen of bepaalde onderdelen van het product niet haalbaar blijken binnen tijd en budget. Dit brengt klant én opdrachtgever in gevaar: wie pakt het risico?

  • Tijdsinschattingen zijn niet altijd betrouwbaar, zelfs met vertragingen ingecalculeerd (denk aan de wet van Parkinson!)

  • Scrumprojecten zijn waardegedreven

  • Je garandeert je klant dat je binnen een afgesproken tijd en budget een project of product oplevert dat gebruiksklaar is en waarde genoeg heeft voor je klant

  • Dringende en belangrijke items werk je eerst af 

  • De opdrachtgever kan tussentijds bijsturen 

  • Al na enkele sprints hebben agile projecten een reële planning, door beter prioriteiten te stellen

Smart goals, user stories & persona’s

dinsdag 26 september 2023

15:15

Waarom moet je projectdoelen definiëren?

Een projectdoel geeft de reden van al je inspanningen aan: wat wil je met je project bereiken?

Een goed projectdoel geeft ook altijd het verschil aan tussen de huidige situatie en de gewenste situatie.

Een projectresultaat geeft aan welk product (of dienst) jouw team concreet zal opleveren.

Maak je projectdoelen SMART

• Specifiek: grondig omschreven, met voldoende details

  • Meetbaar: achteraf moet je kunnen meten of het doel gehaald is (in tijd, kost, kwaliteit ...)

  • Acceptabel: wie is verantwoordelijk voor het te behalen doel?

  • Realistisch: je doel moet haalbaar en uitvoerbaar zijn

Tijdsgebonden: er staat een einddatum op

"50 medestudenten (A) moeten tegen volgende week woensdag (T) hun komst naar mijn feestje bevestigd hebben via een reply op Facebook

(M) (S) (R)"

Voorbeeld projectdoel vs. Resultaat

Bedrijfsdoel Coca-Cola (management): 

Duurzame, winstgevende groei wereldwijd.

Projectdoel (opdrachtgever): 

We willen het marktaandeel van Coca-Cola Zero in België met 5% vergroten.

Projectresultaat (projectteam): 

Een reclamecampagne bestaande uit een 30 seconden durende Belgische televisiecommercial van HD-kwaliteit voor Coca-Cola Zero.

Product vision statement en board

Klanten & stakeholders

dinsdag 26 september 2023

15:15

Stakeholderanalyse

Breng eerst al je stakeholders in kaart: extern én intern, klanten én anderen  

Invloed (power) - Belang (interest)matrix

Zoek de conflicterende belangen tussen stakeholders

Priority-involvementmatrix

Bekijk hoe je best op deze wensen kan inspelen en iedereen op één lijn krijgt

Breng eerst al je stakeholders in kaart: heel betrokken vs. niet betrokken

Wie is mijn klant?

dinsdag 26 september 2023

15:15

Persona’s kunnen je klant helpen definiëren

• Een persona is een zeer gedetailleerde omschrijving van de gebruiker van jouw product of dienst

  • Je gaat bij de omschrijving van een persona niet enkel op zoek naar wat mensen scheidt van elkaar (zoals geslacht, leeftijd, woonplaats) maar ook wat hen bindt (waarden, normen, emoties, drijfveren).

  • Deze bevindingen pen je neer in één of meerdere profielen die je ophangt in de werkruimte

  • 

Buyers vs. user persona’s

• In een buyer persona omschrijf je de ideale klant. Een buyer persona helpt je om online marketing en sales effectiever te laten werken.

  • Een user persona is een omschrijving van een gebruiker van een product of dienst. Dit hoeft dus niet de klant zelf te zijn.

Waarom zou je persona’s gebruiken?

• Abstracte data roep je met een persona tot leven: ‘Zou Ilse ons programma leuk vinden?’

  • Je hebt als Scrumteam een gedeeld beeld van je werkelijke doelgroep(en).

  • Persona’s vergroten het inlevingsvermogen van je Scrumteam. Dit vergroot dan weer de kans dat je klantgericht te werk gaat.

Hoe kom je tot een goed persona?

• Start bij de collega’s die veel contacten met klanten hebben

  • Ga na welke klantdata je al uit onderzoeken en databases kan halen en analyseer deze

  • Definieer vervolgens de belangrijkste doelgroep(en) en maak voor elke groep een persona aan (je vindt templates op het internet die je kunnen helpen)

  • Visualiseer je persona dmv een naam en een gezicht

  • Vul het beeld dat je had je al had van je doelgroep voortdurend aan tijdens het project

  • Print de persona’s en hang ze op in de werkruimte, gebruik ze zelfs in je presentatie

User stories

dinsdag 26 september 2023

15:15

Met user stories maak je duidelijk wat je klant(en) willen

• User stories worden gebruikt binnen agile werkomgevingen als een manier om de gewenste functies van je product te beschrijven

  • Het zijn beknopt opgeschreven werkzaamheden die het scrum team moet uitvoeren

  • User stories zijn de meest gebruikte manier om je product backlog met to do’s te vullen

  • Een user story moet op één post-it passen

  • Het is de bedoeling dat je de user stories eerst bespreekt met het team en de klant 

  • Acceptatiecriteria of feedbackrondes bevestigen of de user story goed is uitgevoerd

Voordeel user stories?

• Vertrekken vanuit het perspectief van de klant:
  end user first

  • Zijn begrijpelijk voor iedereen (ook niet-vakidioten)

  • Als je weet waarom je stakeholder een bepaalde functionaliteit wil, kan je daar ook creatief op inspelen

  • User stories promoten multidisciplinaire samenwerking, want ze zijn niet meteen opgedeeld in deeltaken voor elk teamlid

Stel: je wil een nieuwe studentenapp ontwikkelen voor Thomas More

Dan zou je je backlog er zo kunnen uitzien:

• Responsive design

• Dropdown blocks

• Geolocated

• Voice activated

• Deep navigation

• Full-sized search bar

Het probleem? Niet iedereen begrijpt wat hier staat!

Voorbeeld user story:

Plannen bij Scrum

dinsdag 26 september 2023

15:15

Maak je

product backlog DEEP

Schat de hoeveelheid werk op je backlog goed in

Het probleem? Heel veel mensen kunnen hun werktijd heel moeilijk inschatten

Wat zijn story points?

• Story points geven aan hoeveel moeite het jouw team kost om de user stories op hun backlog te realiseren

  • Story points zijn geen totale, maar relatieve eenheden

De snelheid van je team = 

het aantal gerealiseerde story points per sprint

DEEP Product Backlog

• Detailed (gedetailleerd): een goede product backlog heeft voldoende items om enkele sprints te vullen. Items die ‘sprintklaar’ zijn, moeten gedetailleerd genoeg zijn zodat het team ze kan oppakken. 

  • Estimated (ingeschat): de omvang van elk onderdeel moet goed ingeschat worden 

  • Emergent: je product backlog ontwikkelt zich verder naarmate je project vordert

  • Prioritised: de meest waardevolle (of risicovolle!) items staan bovenaan.

Burndown chart

dinsdag 26 september 2023

15:15

• In de sprint planning schat het team met story points in hoeveel moeite elk onderdeel kost

  • Het totale aantal story points per project geeft weer hoeveel werk het team kan realiseren per sprint

  • Op de burndown chart houdt de scrum master bij hoeveel punten er écht gerealiseerd zijn (volgens de definition of done en de acceptatiecriteria) en hoeveel er nog over zijn

  • Zo kan hij/zij de snelheid (velocity) van het team meten

  • Zo’n chart geeft betere inschatting of je de deadline gaat halen, want gaat uit van gerealiseerd werk

  • Pas na een aantal sprints wordt duidelijk hoeveel story points een team gemiddeld kan verbranden per sprint, bij de start van een nieuw project is dit erg moeilijk in te schatten

  • Het commitment van het team houdt niet per definitie in dat ook alles wordt gerealiseerd. Met name voor de eerste sprints zal dat niet altijd het geval zijn.

  • Zorg voor een consistente snelheid per sprint: enkel zo kan je correct de doorlooptijd incalculeren

Wat doe je met onafgewerkte stories aan het einde van een sprint?

• Als je sprint backlog items niet klaar zijn (done) volgens de definition of done, mogen ze niet meegerekend worden in je eindresultaat!

  • Neem onafgewerkte items en story points mee naar een volgende sprint: dit heet een carry-over.

Wat is swarming?

• Het hele team focust samen op 1 user story naar het einde van elke sprint toe

  • Doel: deze user story zo snel mogelijk af krijgen om bottlenecks of carry-overs te vermijden.

Wat is slacking?

• Slack is de tijd die je je als team kan permitteren zonder de oplevering van de sprint of je ganse project in gevaar te brengen

  • Kleine projecten kennen vaak te weinig slack, grote vaak te veel

  • Schat daarom je werkuren realistisch in

  • Bereken niet de minimale tijd die vereist is om een bepaalde taak te vervullen (time on task), maar de tijd die een taak in beslag neemt inclusief onderbrekingen

  • 

Time hacks

Werk of studeer met behulp van Pomodoro

• Het doel van deze techniek is om korte periodes van intense focus te plannen zodat je zo min mogelijk afgeleid bent tijdens het uitvoeren van je taak.

  • Kies een taak uit die je volledige focus vraagt. Zet een stopwatch voor 25 minuten en laat daarna de timer gaan. De bedoeling is om in deze 25 minuten volledig gefocust te blijven werken of studeren. Neem vervolgens 5 minuten pauze.

  • De taak hoeft niet per se af. Het belangrijkste is dat je vooruitgang boekt.

  • Na 4 pomodoro’s neem je 25 minuten pauze. Begin dan weer van vooraf aan.

Doe dringende en belangrijke zaken eerst

• Houd de tijd bij die je aan elke activiteit besteedt: zodra een taak meer dan 20 min duurt, hoort ze in je agenda

  • Ben je productiever in de avond? Blokkeer dan die tijd om dingen af te werken

  • Zet ook pauzes in je planning

  • Doe één taak per keer en timebox ze

  • Geef jezelf buffer- of slacktijd en zet die ook in je agenda

  • Bekijk elke dag wat je de volgende dag moet doen: daar slaap je beter van

Samengevat

• Agile projecten zijn waardegedreven ipv tijdgedreven

  • Je moet dus heel goed weten wat je stakeholders willen

  • Wat het meeste waarde heeft voor je klant, plaats je bovenaan je backlog

  • Met een burndown chart meet je de snelheid van je team

  • Voorzie ook genoeg slacktijd gedurende je project én je eigen tijd

dinsdag 26 september 2023

15:15

Get things done

• Verzamel al je to do’s: kort, lang, school of privé, korte én lange termijn

  • Neem elke dag je to-do-lijstje en duid de drie taken aan die je vandaag zéker moet oppakken. 

  • Gebruik een scrumbord om je to do’s te ordenen (to do / busy / done): zo zie je ook ‘work in progress’

  • Als je het lastig vindt om te beginnen, verdeel je to do’s dan in kleinere stukken (sprints!)

  • Doe alles wat je meteen kan doen en kunt afronden ook meteen 

  • Zet taken die meer dan 30 minuten vragen in je agenda

Eat the frog

• De enige time hack die succesvolle ondernemers gemeenschappelijk hebben? Ze staan vroeg op.

  • Start je dag met de taak waar je het meest tegenop ziet.

  • Heb je deze ‘kikker’ op? Dan zal de rest veel makkelijker gaan.

Eisenhower box

Teamwork

dinsdag 26 september 2023

15:15

Hoe creëer je een goed team?

Dit maakt een aantal agile teams succesvol ... en andere niet

• Een gemeenschappelijk doel en gedeelde visie 

  • Veel autonomie

  • Diversiteit en een multidisciplinaire aanpak

  • Hard werken

  • Een relatief kleine teamgrootte

  • Géén multitasking

  • Afwijkende meningen

  • Transparantie & zichtbaarheid

  • Continue verbetering

• Zorg voor een helder projectdoel

• Gezamenlijk doel -> goeie prestaties

  • Product owner verandert doel elke sprint.

  • Product owner bepaalt de richting (wat?), team bepaalt (hoe?)

  • Als het team zelf doelen maakt, werken ze harder om ze te halen

  • Hang de doelen op, zodat iedereen ze elke dag ziet en onthoudt

2. Laat het team autonoom beslissen

• Het team is niet afhankelijk van anderen.

3. Zorg voor diversiteit

• Goede ideeën ontstaan vaak door mensen met diverse achtergronden te laten samenwerken

  • Scrumteams hebben alle nodige vaardigheden om een project succesvol af te ronden

  • Teamleden brengen hun volledige zelf mee naar het werk en mogen overal een mening over hebben

  • Voorkomt een beperkte kijk op het project en is in ieders voordeel

  • In Scrum wijst men niet snel met de vinger naar één persoon bij fouten, omdat iedereen bijdraagt

• Hou je team klein

  • 7 +/- 2 is de ideale teamgrootte om Scrum projecten te doen

  • Kies in schoolprojecten voor nog kleinere teams

Vraag continu feedback en verbeter zo jezelf!

Voordelen van Teamwork:

• Versterkt onderlinge banden en werksfeer

  • Combineert diverse expertises voor betere klantoplossingen

  • Faciliteert professioneel leren van elkaar

  • Biedt zelfinzicht in eigen sterktes en zwaktes

Uitdagingen van Teamwork:

• Balanceren tussen ondersteunend en kritisch zijn is onnatuurlijk

  • Noodzaak om onpopulaire beslissingen te nemen, niet enkel volgen

  • Vereist complementaire vaardigheden voor projectvoltooiing

  • Samenwerken met aanvullende teamleden kan moeilijk zijn, ondanks hun belang

  • Navigeren door tegenstrijdige situaties is essentieel

Waarom autonomie belangrijk is

• Onze acties worden beïnvloed door hoe we omgaan met de omgeving

  • Mensen reageren verschillend: sommigen volgen opdrachten, anderen niet

  • We wijzen soms naar anderen als dingen fout gaan

  • Scrum waardeert samenwerken en gezamenlijke resultaten, niet alleen individueel werk

  • Taken worden door het team verdeeld, niet door de baas

  • Iedereen in het team is samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk en het eindproduct

"Mankracht toevoegen aan een project dat al te laat is, vertraagt het nog meer"

(Brooks’ law)

• Waarom werken grote teams nooit?

• Opstarttijd is nodig voor nieuwe teamleden

  • Meer afstemming en coördinatie vereist

  • Mogelijke aanpassing of verwijdering van het oorspronkelijke concept

  • Toename van communicatiekanalen met meer teamleden

6. Géén multitasking

Scrumteams pakken slechts één project per keer aan

7. Stimuleer afwijkende meningen in  je team
 

• Alle teamleden, van CEO tot poetsvrouw, moeten accepteren dat ze fouten kunnen maken.

• Onderscheid maken tussen constructieve kritiek en negatieve kritiek; prioriteit geven aan het eerste.

Free rider of freeloader-effect

Hoe groter de groep, hoe meer je kunt meeliften op de inspanningen van anderen.

Sucker effect

Iemand levert minder inspanning omdat harder werk toch dezelfde beloning oplevert.

Sprint Reviews

dinsdag 26 september 2023

15:15

PDCA-cycle of kwaliteitscirkel van Deming

Waarom een sprint review?

• Het laat de teamleden toe om te laten zien wat ze hebben behaald en wat hun inbreng in het product is

  • Klanten en eindgebruikers kunnen zien wat er gebeurd is, en feedback geven op regelmatige basis. Vaak weten klanten ook pas wat ze willen (of niet!) als ze het product zien

  • Het helpt het team om te focussen op de deadline. Niemand wil met lege handen op een demo komen.

Hoe demoën?

• Nodig de de klant uit en laat hem zelf aan het woord

  • Zo kan de product owner toetsen of hij zijn werk goed heeft gedaan en de product backlog bijstellen

  • Scrum master denkt mee na over welke stakeholders het team nog kan uitnodigen voor de demo: dit kunnen ook de eindgebruikers zijn

  • Oefen met het ganse team voor de klant komt

  • Tell a story: leg de demo uit vanuit de waarde voor de klant - verwijs ook naar de wensen bij de start van het project

  • Focus op de definition of done

  • Hou je demo kort: max. een half uur

Waarom een retrospective?

• Je blikt samen terug op het proces

  • Je spreekt uit wat er goed liep en niet goed liep

  • Daar haal je verbeterpunten uit voor een volgende sprint: je moet niet bang zijn van confrontaties

  • Hou ook je retrospectives time-boxed: max. een uur per week sprint

  • Nodig scrum team, scrum master én product owner uit

  • Faciliteer retrospectives met spellen en oefeningen

  • Wissel je techniek geregeld

  • Evalueer ook de omgeving

  • Maak alles bespreekbaar

  • Vraag verbeterpunten aan het ganse team en communiceer ze ook terug aan het ganse team

  • Neem de belangrijkste mee naar de volgende sprint

  • Sla de retrospective niet over uit tijdgebrek!

Technieken

Peer review: toon je product aan een ander team binnen hetzelfde bedrijf

Client testing: leg je product niet uit, maar laat je klant het meteen testen

4 technieken voor retrospectives

• Smileys (happiness poster)

  • Starfish

  • One-word

  • Mad-sad-glad

Ontwikkeling teams

dinsdag 26 september 2023

15:15

Alle Belbin-rollen en hun valkuilen

Welke rol neem jij straks op in een team?

De verwachting: teamwork is een proces van een groep mensen die samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken

De realiteit

Tuckman-model

1. Forming

• Hoge afhankelijkheid van leider 

  • Individuele rollen en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk
    Leider moet veel vragen beantwoorden over de doelstellingen van het team: waarom doen we dit?

  • Processen worden vaak genegeerd 

  • Leden testen leider en systeem

2. Storming  

• Samen beslissingen nemen is moeilijk 

  • Teamleden wedijveren om de beste positie omdat ze zich willen tonen tov elkaar en de leider

  • Daar komen kliekjes en ruzie van, wie weet zelfs een machtsstrijd

  • Het team moet zich richten op zijn kerndoelen om te voorkomen dat het wordt afgeleid door persoonlijke relaties en emotionele problemen (hij zei dat, zij zei dat …)

3. Norming

• Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk en geaccepteerd

  • Grote beslissingen worden genomen in team. Kleinere beslissingen kunnen worden gedelegeerd aan individuen of kleine teams binnen de groep. 

  • Betrokkenheid en eenheid is sterk. Het team houdt leuke en sociale activiteiten. 

Het team bespreekt en ontwikkelt zijn processen en werkstijl. Er is algemeen respect voor de leider en een deel van het leiderschap wordt meer gedeeld door het team.

4. Performing

• Het team weet nu duidelijk waarom het doet wat het doet. 

  • Het team heeft een hoge mate van autonomie.

  • Meningsverschillen worden binnen het team positief opgelost en noodzakelijke wijzigingen in processen en structuur worden door het team aangebracht. 

  • Het team hoeft niet te worden geïnstrueerd of bijgestaan.

  • Teamleden kunnen om hulp vragen van de leider met persoonlijke en interpersoonlijke ontwikkeling.

Leiderschapsstijlen & organisatieculturen

dinsdag 26 september 2023

15:15

Taakgerichte leider

• Focus op Taken:

  • Primair gericht op de taak of taken die uitgevoerd moeten worden ("Wat moeten we doen?").

  • Nadruk op procedures en processen die nodig zijn om taken te voltooien.

  • Technische en Stapsgewijze Aanpak:

    • Zoekt technische, stap-voor-stap oplossingen om specifieke doelen te bereiken.

    • Stelt vragen zoals: "Welke stappen kunnen we nemen om onze doelen te bereiken?"

  • Minder Focus op Teamleden:

    • Minder aandacht voor de behoeften en welzijn van de teamleden die de taken uitvoeren.

    • Hoofddoel is het efficiënt en effectief bereiken van doelen, soms ten koste van teamdynamiek of individueel welzijn.

Mensgerichte leider

• Focus op Teamleden:

  • Erkent het belang van taken maar legt een sterke nadruk op het welzijn en de behoeften van de teamleden.

  • Besteedt tijd aan individuele interacties, zoals het bespreken van sterktes en zwaktes of het bieden van persoonlijke aanmoediging.

  • Ondersteunende Aanpak:

    • Richt zich op het ondersteunen en motiveren van teamleden om hun potentieel te maximaliseren.

    • Stelt vragen zoals: "Hoe kunnen we werknemers productiever maken zodat het bedrijf succesvol wordt?"

  • Bevordering van Welzijn:

    • Ziet het belang van het voldoen aan emotionele en professionele behoeften van werknemers om een positieve werkomgeving te creëren.

    • Ziet het team niet alleen als werknemers maar ook als individuen met unieke behoeften en aspiraties.

Deserteur / laisser faire stijl

• Een manager die niet taak- of mensgericht is, is een deserteur: iemand die zich aan zijn verantwoordelijkheden onttrekt

  • Hij/zij besteedt weinig aandacht aan zijn/haar team, dus interactie tussen teamleden bepaalt wat er gedaan wordt

  • Deze aanpak maakt teamleden onzeker over wat er van hen wordt verwacht: er is geen duidelijke richting

  • Wordt ook wel 'laisser faire'-leiderschap of helemaal geen leiderschap genoemd

  • Wordt net zo gehaat als autoritair leiderschap

Micromanager / control freak

• Managementstijl waarbij de managers zich bemoeien met de kleinste details van het werk van hun medewerkers

  • Is vaak aanwezig bij onervaren managers die bang zijn om de controle te verliezen

  •  

  • Een micromanager is iemand die:

  • Openlijk twijfelt aan de competenties van zijn medewerkers

  • Uitgebreide documentatie vraagt

  • Wil deelnemen aan elke vergadering

  • Vaak niet erg empathisch is

  • Veel respect of goedkeuring eist van zijn medewerkers

Hoe ga je om met micromanagers?

• Ontdek wat de oorzaak is van dit gedrag: een naderende deadline, controle door zijn micromanaging baas …

  • Meld veel en vraag veel feedback: een micromanager wil zijn stem laten horen

  • Vraag wat je kan doen om te helpen

  • Vertel hem voorzichtig hoe je dit ervaart: misschien is hij zich niet bewust van zijn eigen gedrag

Hoe los je dit op? Delegeren!

Het delegeren van meer taken kan jou als leider helpen om:

• Meer ruimte te creëren in je agenda voor meer strategisch werk 

• Medewerkers te motiveren

De capaciteiten van iedereen in je team beter te gebruiken

Het helpt je medewerkers ook om meer te leren/groeien en meer trots te zijn op hun werk ('Hey, de baas vertrouwt erop dat ik dingen alleen doe!')

Verticale Organisaties:

• Kenmerken:

  • Sterke hiërarchie en top-down besluitvorming.

  • Iedereen heeft een specifieke, vaste rol en verantwoordelijkheid.

  • Besluitvorming kan langzamer zijn vanwege de hiërarchische goedkeuringsprocessen.

• Voorbeeld:

  • Ministeries, waarin beslissingen vaak door meerdere lagen van goedkeuring moeten.

Horizontale Organisaties:

• Kenmerken:

  • Meer samenwerking en flexibiliteit in rollen en taken.

  • Teams kunnen autonomie hebben en beslissingsbevoegdheid bezitten.

  • Snellere besluitvorming door minder hiërarchische lagen.

• Voorbeeld:

  • Jeugdbewegingen, waarin leden vaak samenwerken in een minder gestructureerde omgeving en gezamenlijk beslissingen nemen.

Kortom

• Succesvolle agile teams hebben een gemeenschappelijk doel, zijn autonoom en stimuleren (positieve) onenigheid

  • Reviews en retro's helpen je om je product en je team continu te verbeteren.
    Elk team gaat door hetzelfde proces: forming > storming > norming > performing 

  • Je hebt een leiderschapsstijl nodig die past bij het doel/probleem van je team.

  • Dagelijkse stand-ups maken het proces zichtbaar en problemen transparant voor iedereen, inclusief de baas/kippen!

Conflicten & risico's

dinsdag 17 oktober 2023

10:14

Conflict management

Waarom conflicten (soms) nuttig zijn

Ze helpen je om problemen ‘op tafel’ te krijgen en aan te pakken.

Ze geven teamleden energie: wat zijn de meest dringende en belangrijke vraagstukken? Of: waar geven jullie je écht om?

Ze motiveren teamleden om actief deel te nemen en niet aan de kant te blijven staan

Ze helpen je om verschillen in teams en je teamleden te herkennen en ervan te profiteren

Wanneer worden conflicten een probleem?

• Jullie productiviteit belemmert

  • De sfeer in je team naar beneden haalt

  • Meer en voortdurende conflicten veroorzaakt

  • Leidt tot ongepast gedrag, zelfs pesten

Het conflict zelf is niet het probleem - een slecht gemanaged conflict is het probleem!

De 4 meest voorkomende conflicten op het werk

1. Slechte communicatie vanuit de hogere hiërarchie

• Teamleden krijgen steeds weer nieuwe verrassingen te horen, ze zijn niet op de hoogte van nieuwe beslissingen, programma's, enz. 

  • Ze begrijpen de redenen niet voor bepaalde beslissingen of zijn niet betrokken bij de besluitvorming

  • Als gevolg hiervan vertrouwen werknemers vaak meer op de "geruchtenmolen" dan op de baas

2. Onenigheid over ‘wie wat doet’ of een gebrek aan middelen om het werk uit te voeren

3. "Personal chemistry”

• Dit gebeurt wanneer je als mens/persoon niet goed overeenkomt met je collega’s

  • We verafschuwen vaak in anderen wat we niet leuk vinden aan onszelf
     

4. Leiderschapsproblemen, waaronder inconsistent, afwezig, micromanagend, te sterk of slecht geïnformeerd leiderschap (op elk niveau in de organisatie). Dit zie je vooral in:

• Het vermijden van conflicten door de baas

  • Weinig follow-up

  • Problemen die blijven terugkomen en niet opgelost raken

Bazen die de  jobinhoud van hun medewerkers niet kennen

Hoe ga je meestal om met conflicten?

dinsdag 17 oktober 2023

10:18

Vermijden. Doen alsof er geen conflict is of het conflict negeren.

Je kan deze aanpak gebruiken wanneer het gewoon niet de moeite waard is om ertegen in te gaan. Meestal verergert deze aanpak het conflict na verloop van tijd.

Toegeven, soms in de mate dat je jezelf verloochent.

Gebruik deze aanpak vooral in situaties waarin je weet dat je in de zeer nabije toekomst ook iets ‘in ruil’ zult terugkrijgen. Meestal verergert deze aanpak het conflict ook na verloop van tijd én zorgt het voor twijfel bij jezelf  (waarom heb ik nu toegegeven?).

Koppig je wil doordrijven. Proberen je zin te krijgen, in plaats van het probleem op te helderen en aan te pakken.

Doe dit enkel als je zeer sterk overtuigd bent van je positie/gelijk. Natuurlijk lost dit alleen het conflict op wanneer anderen toegeven.

Een akkoord sluiten. Wederzijds geven en nemen, en allebei iets inleveren.

Gebruik dit wanneer je snel het probleem wil oplossen (een gebrek aan tijd is bv. een zeer goede reden).

Samenwerken

Gebruik deze aanpak wanneer het aantal beschikbare middelen beperkt is en het in ieders belang is om samen te werken. Deze aanpak roept soms nieuwe behoeftes op. Hiermee kan je wel meer eigenaarschap en betrokkenheid krijgen in een team.

Het model van Lencioni

• Weinig aandacht voor resultaat

  • Vermijden van verantwoordelijkheid

  • Gebrek aan betrokkenheid

  • Angst voor conflicten

  • Gebrek aan vertrouwen

Hoe moet je zelf omgaan met conflicten?

dinsdag 17 oktober 2023

10:18

1. Identificeer het probleem

Wat is het probleem juist? Wat stoort jou precies?

Probeer het conflict samen te vatten in 5 zinnen of minder.

2. Krijg een beter zicht op het probleem door het te bespreken met een vriend/teamlid

Hoe belangrijk is dit probleem?

Is het probleem erger omdat je moe bent, boos op iets anders, enz.?

Wat is/was jouw rol in dit conflict?

3. Kies ten minste één actie die je wil nemen

Bedenk voor elke actie ten minste drie voor- en nadelen.

Selecteer de actie die je zal ondernemen - als je dat niet goed kan, kies dan het alternatief dat het minst kwetsend is voor jezelf en anderen.

Bespreek ook deze actie weer kort met een vriend/teamlid.

4. Doe er iets aan

Wacht minstens een dag voordat je iets aan het conflict doet. Dit geeft je een afkoelingsperiode. Onderneem dan actie.

Houd een duidelijke datum voor ogen waarop op je weer zal handelen als je geen duidelijke verbetering ziet.

Feedback

dinsdag 17 oktober 2023

10:18

Let op de 4 G’s

1. BENOEM HET PROBLEEMGEDRAG

Observatie: Focus op wat je feitelijk ziet en ervaart.

Beschrijf het Probleem, Niet de Persoon:

• Vermijd persoonlijke interpretaties of waardeoordelen.

  • Geef feedback op specifieke acties of gedragingen

Gebruik Concrete Voorbeelden:

• Bied duidelijke en specifieke voorbeelden van het waargenomen gedrag.

  • Bijvoorbeeld: "Toen ik in de planning keek, zag ik dat je drie opdrachten niet gemaakt hebt."

2. REFLECTEER HET GEVOEL

• Koppel Gevoel aan Gedrag: Na het benoemen van het specifieke gedrag, leg uit hoe dat gedrag je heeft laten voelen.

  • Gebruik IK-boodschappen:

    • Spreek vanuit je eigen ervaring en gevoelens.

    • Bijvoorbeeld: "Daardoor voelde ik me onzeker over onze presentatie."

  • Vermijd Meningsvorm:

    • Geef geen oordelen of interpretaties van het gedrag van de ander.

    • Gebruik observaties in plaats van meningen.

    • Bijvoorbeeld: "Dat geeft mij het gevoel dat je niet genoeg tijd aan het project hebt besteed."

• 3. POLS NAAR DE GEVOLGEN

  • Controleer Herkenning:

    • Vraag de ander of ze zich herkennen in wat je hebt gezegd.

    • Bijvoorbeeld: "Herken je dit gedrag bij jezelf?"

  • Vraag naar Hun Perspectief:

    • Geef de ander de kans om hun kant van het verhaal te delen.

    • Bijvoorbeeld: "Wat vind je hiervan?"

  • Voorbereiding:

    • Probeer te anticiperen op mogelijke reacties.

    • Schrijf enkele verwachte antwoorden of zorgen op om voorbereid te zijn.

  • Stel Open Vragen:

    • Open vragen moedigen een dialoog aan en geven de ander de ruimte om te delen.

    • Bijvoorbeeld: "Hoe zie jij dit?" of "Wat is jouw ervaring hiermee?"

  • Herformuleer Antwoorden:

    • Dit toont aan dat je luistert en helpt om misverstanden te voorkomen.

    • Bijvoorbeeld: "Dus wat je zegt is dat je je overweldigd voelde?"

  • Vermijd "Waarom" Vragen:

    • Deze kunnen als beschuldigend worden ervaren en de ander in de verdediging drukken.

    • In plaats van "Waarom deed je dat?" kun je vragen: "Wat heeft je ertoe gebracht om die keuze te maken?"

• 4. MAAK AFSPRAKEN OVER HET GEVOLG

  • Vraag naar Oplossingen:

    • "Hoe zie je dit in de toekomst verbeteren?"

  • Laat Anderen Eerst Spreken:

    • Wacht met het delen van je eigen ideeën.

  • Stel Specifieke Vragen:

    • "Hoe kunnen we de deadlines in de toekomst wel halen?"

  • Deel je Verwachting:

    • "Ik verwacht dat we de deadlines respecteren."

  • Stel een Actie voor:

    • "Wat denk je van deze oplossing?"

  • Vraag om Ondersteuning:

    • "Ben je bereid om deze actie te ondersteunen?"

Vraag eerst toestemming

Doel van Feedback:

Werkhouding verbeteren.

Probleem aankaarten.

Positieve opmerkingen delen.

Toestemming VragenTiming:

Kies het juiste moment.

Vermijd het opsparen van frustraties.

Voorkom snelle gesprekken op ongepaste plaatsen zoals bij de koffiemachine in het bijzijn van anderen.

Neem een open houding aan

• Laat merken dat je openstaat voor de leerpunten die de andere aangeeft

  • Ook in je houding: zit recht en let op je lichaamstaal

  • Kijk je gesprekspartner recht in de ogen en leg je gsm aan de kant

Schiet niet meteen in de verdediging

• Denk na: Overweeg de intentie en inhoud van de feedback.

  • Beslis: Ben je het ermee eens? Wil je er iets mee doen?

  • Communiceer: Vertel wat je met de feedback gaat doen.

Bedank de andere

Kernkwadranten

dinsdag 17 oktober 2023

10:18

Wat zijn jouw "allergieën"

Risico management

dinsdag 17 oktober 2023

10:18

Risico-analyse

• Inventariseer de risico's (bijvoorbeeld via een brainstorm met je team)

  • Analyseer de risico's

  • Onderzoek de oorzaken

  • Maak een schatting van de kans dat ze zich voordoen

  • Maak een schatting van de mogelijke schade

  • Rangschik de risico's in volgorde van prioriteit

  • Formuleer maatregelen: preventief, repressief, via overdracht of acceptatie

5 why's

Soorten risico’s

• Omvang: opdracht onduidelijk, resultaat onduidelijk, opdrachtgever bedenkt steeds nieuwe functies ...

  • Planning: onderschat, overschat, je kan niet beslissen ...

  • Markt: eindgebruiker heeft geen realistische verwachtingen, markt verandert, prijs wijzigt ...

  • Materiaal: slecht, te laat geleverd, te duur ...

  • Mensen: beperkt beschikbaar, ziek, conflicten, familieproblemen …

  • Organisatie: onduidelijke rollen, geen coördinatie, geen methodiek ...

  • Externe invloeden: overheidsregels wijzigen, patenten, cultuurverschillen ....

Lean

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Ontwikkeld door Toyota.

• Lean manufacturing wil vooral de verspilling beperken tijdens productieprocessen

• Enkel processen die waarde creeren voor de klant zijn nuttig.

• Leidt tot hogere productiviteit

• Twee pijlers:

  • respect voor medewerkers

  • voortdurend verbeteren

De 5 lean management principes

1. Value: specificeer de toegevoegde waarde voor je klant

Klanten betalen voor wat zij waardevol vinden. Alles wat geen waarde toevoegt, is verspilling.

1. Is de klant bereid ervoor te betalen?

2. Voegt de activiteit iets wezenlijks toe aan het product? 

3. Is de activiteit foutloos uitgevoerd? Get it right the first time!

2. Identificeer de value stream

Bekijk hoe je product wordt gemaakt, van begin tot eind. Kijk waar je klanten blij van worden en wat onnodig is. Haal de onnodige dingen weg. Vraag jezelf af:

• Wat maakt het product echt beter voor de klant?

  • Wat is nodig voor het bedrijf, maar kan minder?

  • Wat voegt niks toe en kan weg?

3. Creëer een goede workflow

Maak het proces sneller en haal alles weg wat het proces vertraagt.

Voorbeelden: order omzetten in makkelijke taal die alle medewerkers begrijpen, zelfscankassa, just in time production

4. Creëer een pull-systeem

Produceer en lever alleen wanneer de klant erom vraagt.

Voer werk enkel uit als er vraag naar is. 

Voorkom overproductie

5. Streef naar perfectie

Maak een bedrijfscultuur waar altijd verbeteren normaal is. Laat alle werknemers meedenken over hoe dingen beter kunnen. Toyota noemt dit 'kaizen'. Bij Scrum gebruik je dagelijkse meetings en terugblikken om dit te doen.

CPR = Customer pays for it, Physically transforms the product, Right the first time

Wat zijn de voordelen van lean thinking?

• Focus. Je team doet alleen wat echt nodig is en vermijdt tijdverspilling.

  • Efficiëntie. Je team doet meer in minder tijd omdat ze weten wat belangrijk is.

  • Maak je alleen wat klanten echt willen. Dit heet een pull-systeem.

  • Gebruik je middelen slim. Je gebruikt alleen wat je echt nodig hebt.

PDCA-cyclus

Lean project management

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Build-Measure-Learn cycle

Uitgevonden door Eric Ries, oprichter van de 'lean startup' methode

1. Je maakt eerst een simpel versie van je product.

2. Dan laat je potentiële klanten het testen. Je kijkt naar wat ze zeggen én doen.

3. Daarna verbeter je je product met hun tips.

En dit blijf je steeds opnieuw doen!

Concierge MVP

Product testen voordat het volledig automatisch is. Bijvoorbeeld de werking van een website, maar alles gebeurt nog manueel door mensen. Slim om zo eerst features te testen bij klanten ipv alles al te programmeren.

Wizard of Oz

Hetzelfde als concierge mvp, maar de klant weet niet dat echte mensen het werk doen.

Traditionele aanpak

Product lijkt super cool op papier. Team werkt jaren om product te ontwikkelen.

Bij voltooiing is het product gewoon super kut en vinden klanten er niks aan.

Start-up manier

Je maakt snel een basisversie van je product en brengt het op de markt. Klanten geven je dan tips over wat beter kan. Met die tips maak je het product steeds beter, zelfs nadat het al te koop is. Zo blijf je leren en verbeteren.

Voorbeeld, early acces games op Steam.

Validated learning

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Draait om testen en controleren

Methode om op basis van data erachter te komen waar jouw klanten behoefte aan hebben

• Geef een doel op

  • Hoe denk je dit doel het best te kunnen meten (welke metric ga je gebruiken)?

  • Meet het resultaat

  • Analyseer het resultaat – ben je dichter bij het doel gekomen?

  • Verbeter en probeer opnieuw

Kanban

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Supermarkten zijn de ultieme Kanban-omgeving!

• Visuele Signalen: Schappen tonen productvoorraad.

  • Pull-systeem: Producten aangevuld op basis van vraag.

  • Beperkte Voorraad: Efficiënt voorraadbeheer door beperkte schapruimte.

  • Snelle Feedback: Lege of volle schappen geven directe feedback.

  • Flexibiliteit: Snelle aanpassing aan veranderende klantvraag.

  • Continue Verbetering: Analyse van verkoop en klantgedrag.

  • WIP Limieten: Beperkte voorraad op de vloer en in het magazijn

Nodige tools:

Kanban board

Kanban cards

Work-in-progress limit

Wat is Kanban?

Workflow management tool die je helpt om

• Je werk visueel te maken

• Work-in-Progress te beperken

• Efficiëntie te verbeteren en de flow optimaal te houden

Kanbanbord helpt je om werk te categoriseren

Kolommen op Kanban-bord

• Plan/Backlog: Lijst van taken die klaarstaan om opgepakt te worden.

  • In-Progress/Doing: Taken waaraan momenteel wordt gewerkt.

  • Completed/Done: Taken die zijn afgerond.

  • Blocked: Taken die tijdelijk zijn gestopt vanwege een obstakel.

  • 

Je mag slechts zoveel kaarten verplaatsen als de WIP-limiet je toelaat

Kanban VS Scrum

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Kanban

• Geen vooraf gedefinieerde rollen

  • Voortdurende oplevering van taken

  • Je kan een nieuwe taak oppakken zodra een deel van de taken afgewerkt is

  • Verandering is welkom tijdens sprints

Scrum

• Elk teamlid krijgt een rol

  • Oplevering per sprint

  • Taken worden in batches opgenomen (per sprint)

  • Verandering tijdens sprints worden afgeraden

  • Voortgang wordt gemeten dmv burndown charts die snelheid teams tonen

Agile tools

dinsdag 24 oktober 2023

13:32

Algemeen project management

• Trello

• Monday

• Meistertask

• Basecamp

• Asana

• Wrike

• Scrumwise

Communicatie

• Slack

Cloud service

• Google Drive

• Evernote

• Pocket

Presentaties

• Canva

• Haiku Deck

• Emaze

• Prezi

• Powtoon

Brainstorming

• Mural

• Strategyzer

• Mindmeister

Time tracking

• Toggl

• Cold Turkey