Les 1

E. Essentials (E.management)

Essentials van Eventmanagement

Evenementen zijn unieke momenten die draaien om het verbinden van een doelgroep, het voldoen aan verwachtingen, en het creëren van een onvergetelijke ervaring. Essentiële onderdelen van een evenement zijn o.a. tijd, artiesten, eten & drinken, showelementen en vooral veiligheid.

Beleveniseconomie

De beleveniseconomie legt de nadruk op de ervaring rond een product of dienst, in plaats van enkel het product zelf. Klanten betalen meer voor een memorabele ervaring (zoals bij Starbucks). Dit geldt ook voor evenementen: het gaat om het creëren van herinneringen.

Voorbeelden van bedrijven die deze aanpak hanteren:

• Disney en Starbucks als pioniers in beleving.

• Hard Rock Café, McDonald’s en zelfs Gucci zetten in op storytelling.

Wat is beleveniscommunicatie?

Belevingscommunicatie richt zich op het betrekken van consumenten door hen iets te laten ervaren in plaats van hen alleen te informeren. Het verhaal rond het merk speelt hierbij een cruciale rol.

• Traditionele marketing: focust op bereiken van de consument.

• Belevingsmarketing: focust op betrekken van de consument.

Een belevenis bestaat uit emoties en zintuiglijke prikkels die samen een ervaring vormen. Dit kan variëren van eenvoudige herinneringen tot transformerende belevingen die de houding van de consument veranderen.

Hoe werkt een belevingsproces?

1. Zintuiglijk waarnemen: Je ziet, hoort, proeft of voelt iets.

2. Emoties ervaren: Je voelt geluk, spanning of andere emoties.

3. Participeren: Je gaat actief deelnemen, bijvoorbeeld dansen.

4. Ervaren: Je wordt bewust van de unieke ervaring.

5. Betekenis geven: De herinnering blijft hangen en beïnvloedt je keuzes.

De DNA-structuur van een evenement

Een evenement heeft een uniek DNA dat bestaat uit:

• Wat (het type evenement)

• Waar (de locatie)

• Wanneer (de timing)

Dit DNA moet direct duidelijk zijn, bijvoorbeeld via flyers of posters. Om waarde toe te voegen, wordt het DNA verrijkt met een sterke "Why" – waarom zou iemand naar dit evenement willen komen?

8 DNA-elementen:

1. Entertainment

2. Doelgroep

3. Tijd

4. Plaats

5. Naam

6. Klasse (gratis/betaald)

7. Management (organisatoren)

8. Doel (bijvoorbeeld verbinding of marketing)

Twee typen evenementen

1. Realtime-event: Het daadwerkelijke evenement waar mensen fysiek aanwezig zijn.

2. Conversatie-event: De online interactie rondom het evenement, zoals hashtags, aftermovies en social media-activiteiten.

Beide versterken elkaar:

• Realtime-evenementen genereren content voor online conversaties.

• Conversaties vergroten de impact en waarde van het live-evenement.

Eventmanagement-cirkel

Het beheer van een evenement kent 8 fasen verdeeld over 4 acties:

1. Think

• Ontwikkel een strategie en concept (invulling van het DNA).

• Voeg waarde toe en pitch het idee.

2. Check

• Stel een budget op.

• Controleer vergunningen, wetgeving en veiligheid.

• Plan en beoordeel haalbaarheid.

3. Produce

• Voer de productie uit voor zowel het realtime- als conversatie-event.

• Zorg dat het concept goed wordt uitgevoerd.

4. Evaluate

• Evalueer het proces en pas de strategie aan.

• Verzamel feedback van bezoekers (offline en online).

• Vergelijk doelen met behaalde resultaten.

Met deze aanpak creëer je waardevolle en memorabele evenementen die niet alleen mensen verbinden, maar ook bijdragen aan een succesvolle marketingstrategie.