Planeamento da auditoria - ppt 4

Auditorias da Qualidade

Fases da Auditoria

• Execução da auditoria: Inclui diversas etapas fundamentais.
  • Inicio da auditoria
  • Condução da revisão dos documentos
  • Preparação para as atividades da auditoria no local
  • Execução da auditoria
  • Preparação, aprovação e distribuição do relatório
  • Fecho da auditoria
  • Seguimento da auditoria

Atores em uma Auditoria

• Intervenientes principais:
  • Cliente: Pode ser um organismo de certificação ou gestão da organização auditada.
  • Auditor: Pessoa com competência para realizar auditorias.
  • Auditado: Entidade ou pessoa cujo sistema de qualidade está sendo auditado.

Equipa Auditora

• Auditor da Qualidade: Responsável e competente para a realização das auditorias.
• Equipa Auditora: Pode incluir.
  • Auditores técnicos: Para obter evidências objetivas em áreas técnicas específicas.
  • Auditores observadores: Normalmente são auditores em formação.

Tarefas e Responsabilidades da Equipa Auditora

• Eficácia e eficiência: Os auditores devem ser imparciais e registrar as constatações.
• Verificação do Sistema da Qualidade: Investigar áreas críticas.
• Colaboração: Trabalhar em equipe seguindo o plano definido.

Tarefas do Auditor Coordenador

• Selecionar e gerir a equipa auditora.
• Planejar a auditoria e dialogar com a gestão do auditado.
• Conduzir reuniões de abertura e fecho da auditoria.
• Elaborar notas de não-conformidade e apresentar o relatório ao auditado.

Princípios Deontológicos

• Auditores com atividade de consultoria em uma empresa não podem auditar antes de 2 anos.
• Após uma auditoria, não podem consultoria a mesma empresa antes de 1 ano.

Execução da Auditoria

1. Reunião com a gestão: Confirmar plano e apresentar metodologia.
2. Troca de informações: Reuniões periódicas para avaliar progresso.
3. Guias e observadores: Podem acompanhar, mas não são parte da equipe auditora.
4. Recolha de informações: Entrevistas, observação, documentos, etc.
5. Constatações: Podem indicar conformidade, não-conformidade ou oportunidades de melhoria.
6. Reunião de encerramento: Revisão de constatações e acordos finais.

Tarefas e Responsabilidades do Auditado

• Informar colaboradores e providenciar apoio logístico.
• Colaborar ativamente e participar nas reuniões.

Comportamento do Auditado

Deve:

• Garantir meios para a auditoria (espaço, pessoal disponível).
• Reconhecer necessidade de processos escritos.
• Fornecer informações e garantir acesso à documentação.

Não deve:

• Falar desnecessariamente ou escolher o que será auditado.
• Provocar o auditor ou alegar falta de preparação.
• Chegar atrasado.

Tarefas e Responsabilidades do Cliente

• Definir parâmetros e aprovar o âmbito e a calendarização da auditoria.
• O cliente pode ser um organismo de certificação, comprador ou gestor, dependendo do tipo de auditoria.

Fases Fundamentais do Processo de Auditoria

1. Pré-auditoria: Opcional, para identificar áreas debilitadas.
2. Revisão da Documentação: Verificar adequação do sistema documentado.
3. Planeamento: Estabelecer programa a ser seguido, englobando o âmbito da auditoria.
4. Execução: Verificação da conformidade prática com os requisitos documentais.
5. Relatório: Apresentar constatações ao gestor da empresa auditada.

Diferença entre Evidência Objetiva e Não Conformidade

• Evidência Objetiva: Informação comprovável, como dados e medições.
• Não-Conformidade: Não atendimento a requisitos especificados.
  • O auditor deve especificar causas-raiz e não apenas sintomas para garantir soluções duradouras.

Problemas Comuns em Auditorias

• Pânico: Auditorados podem ficar descontrolados, dificultando a comunicação.
• Busca de Justificativas: Tentativas de explicar não-conformidades.
• Falta de Motivação: Posturas negativas podem dificultar a auditoria.
• Refratariedade: Atitude agressiva que dificulta a coleta de informações.
• Contra Auditoria: Comportamentos que atrapalham o processo de auditoria.