Apuntes de Clase - Administración

Planeación (¿Qué hacer?)

La planeación es la elaboración de estrategias para alcanzar una meta establecida, organizando una tarea simple o compleja considerando factores internos y externos. Su objetivo es la obtención de uno o varios objetivos.

Principios de la Planeación

Son puntos clave para asegurar que la administración funcione correctamente, relacionando operaciones, planes y órdenes, y proveyendo información para la logística y el apoyo administrativo.

Flexibilidad: Adaptación a cambios y situaciones imprevistas.
Universalidad: Integración de recursos (tiempo, personal, presupuesto) en la planeación.
Racionalidad: Decisiones basadas en la lógica, no en emociones.
Precisión: Planes claros y exactos, sin ambigüedades.
Unidad: Seguir un solo plan común hacia una misma meta.
Factibilidad: Planes realistas y ejecutables con los recursos disponibles.
Compromiso: Dedicar recursos durante el tiempo necesario.
Factor Limitante: Identificar el obstáculo principal para tomar mejores decisiones.
Inherencia: Planear es parte natural de toda organización, ayuda a resolver problemas.

Misión (Propósito Central)

Define el papel de una compañía en la sociedad, debe ser sostenible en el tiempo.

Pregunta clave: ¿Por qué haces lo que haces? ¿Por qué motivo creaste la empresa? ¿Qué hace la compañía? (qué vendes, produces, etc.)

Visión (Aspiraciones y Metas)

Se relaciona con el futuro, a dónde quieres llegar y cuáles son los objetivos permanentes de la organización.

Pregunta clave: ¿Cómo ves la empresa en algunos años? ¿Cuáles son tus objetivos a corto, mediano y largo plazo? ¿Cómo se adaptará la empresa a los desafíos del mercado?

Políticas

Son pautas o criterios a seguir para la consecución de objetivos, sirven para gobernar la acción, delegar y mantener la buena relación entre personas.

Clasificación de las Políticas

Externas: Se generan fuera de la organización.
Consultadas: Decisión de los altos mandos.
Formuladas: Se originan y aplican en todos los niveles.
Implícitas: Nacen de la costumbre.

Diferencias entre Política, Regla y Norma

Política: Guía general que orienta la toma de decisiones. Ejemplo: “La empresa promueve el respeto entre empleados”.
Regla: Instrucción específica y obligatoria, no se puede modificar. Ejemplo: “Está prohibido usar el celular en el área de producción”.
Norma: Disposición establecida (interna o legal) que regula comportamientos, puede ser obligatoria y tener consecuencias. Ejemplo: “Todos los empleados deben usar equipo de protección personal según la NOM-017-STPS”.
- Política = Guía general.
- Regla = Instrucción obligatoria.
- Norma = Lineamiento formal o legal, interno o externo.

Organización (¿Cómo hacer?)

El proceso organizativo clasifica tareas y responsabilidades. Las técnicas de organización son herramientas administrativas para aprovechar los recursos empresariales de la forma más eficiente posible.

Características de la Organización

Diferencia de capacidades: Cada persona trabaja en lo que mejor sabe hacer.
Aprendizaje por experiencia: Repetir una tarea mejora la habilidad y eficiencia.
Ahorro de tiempo: Hacer siempre la misma tarea evita interrupciones y retrasos.

Componentes de la Organización

Coordinación: Equilibrio entre todas las áreas estratégicas de la empresa.
Objetivo: Actividades fijadas y resultados a obtener.
Especialización: Trabajadores se centran en una sola actividad.
Jerarquía: Se fijan los centros de mando.
Unidad de mando: Reconocimiento del que manda.
Difusión: Transmisión de los procesos y reconocimiento de todos los participantes.
Del equilibrio: La estructura empresarial está en equilibrio para garantizar la eficacia global en la empresa.
De flexibilidad: Toda la empresa debe acomodarse a los procedimientos y técnicas que permitan reaccionar ante posibles amenazas u oportunidades del medio ambiente externo.
Integración: Asignación adecuada de recursos y personal.

Departamentalización

Es la forma de distribuir el trabajo por departamentos o áreas de trabajo correspondiente a una disciplina para que una empresa realice las actividades consideradas estratégicas o indispensables.

Tipos de Departamentalización

Funciones: Se organiza por tipo de tarea (producción, finanzas, etc.).
Productos: Cada producto tiene su propio departamento.
Clientes: Se enfoca en distintos tipos de clientes.
Área geográfica: Se divide por regiones donde opera la empresa.
Procesos: Se organiza según las etapas del proceso productivo.
Proyectos: Estructura temporal para cumplir objetivos específicos.
Matricial: Combina funciones con productos o proyectos.

Niveles de Organización (Jerarquización)

Consiste en organizar o clasificar en distintos niveles basado en algún tipo de escalafón. Ejemplo: Director -> Gerente -> Supervisor -> Empleado.

Niveles Organizacionales

Estratégico: Alta dirección. Define la visión y metas a largo plazo.
Táctico: Mandos medios. Planifican y controlan departamentos.
Operativo: Supervisores y trabajadores. Ejecutan tareas diarias.

Dirección (¡Qué se haga!)

Esta fase se centra en guiar y motivar a los empleados para cumplir con los objetivos establecidos. Incluye la toma de decisiones, la integración del personal, la motivación, la comunicación y la supervisión. Es fundamental para asegurar que las actividades se realicen conforme al plan.

Control (¿Cómo se hizo?)

El control consiste en medir y corregir el desempeño organizacional para asegurar que los objetivos se estén cumpliendo. Se identifican estándares, se miden resultados, se comparan con lo planificado, y se corrigen desviaciones. También se da retroalimentación para mejorar continuamente los procesos.

Extra

Sistema: Conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin.

Programa: es un conjunto organizado de proyectos y actividades coordinadas para alcanzar un objetivo estratégico específico de una organización. Es más amplio que un solo proyecto y busca obtener beneficios que no se lograrían individualmente.

Diagrama de flujo: es un esquema que representa un proceso o un procedimiento, indicando todos sus pasos, tareas o etapas de forma secuencia

Procedimiento: es un conjunto de acciones que tienen que realizarse todas igualmente, para obtener los mismos resultados bajo las mismas circunstancias

Los presupuestos: Son programas en los cuáles se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización, implican una estimación del capital, de los costos, ingresos y unidades o productos requeridos para lograr los objetivos

La jerarquía: es un sistema de organización donde los elementos están ordenados en niveles o grados, con una relación de subordinación entre ellos.

Áreas funcionales: son departamentos dentro de una empresa que agrupan actividades y personas con habilidades similares para lograr objetivos específicos.

Áreas estratégicas: son los sectores clave dentro de una organización donde se toman decisiones que impactan directamente en el rendimiento y futuro de la empresa a largo plazo. Estas áreas se enfocan en la planificación, implementación y evaluación de estrategias para lograr los objetivos de la organización.

Costos estándar: Los costos estándar son los costos predeterminados que una empresa espera incurrir para la producción de un producto o servicio, bajo condiciones eficientes y sin desperdicios.

Departamentalización: La departamentalización es el proceso de organizar una empresa dividiendo las actividades en diferentes unidades o departamentos, agrupando las tareas similares para facilitar la coordinación y la especialización del trabajo

Tipos de departamentalizacion:

1. Departamentalización por Función: Agrupa las actividades de la empresa según las funciones especializadas, como marketing, finanzas, producción, etc.

2. Departamentalización por Producto/Servicio: Se organiza la empresa según los productos o servicios que ofrece.3.

3.Departamentalización por Cliente: Divide la empresa en departamentos que se enfocan en diferentes tipos de clientes (consumidores, empresas, gobierno, etc.).

4. Departamentalización Geográfica: La empresa se divide en departamentos que operan en diferentes zonas geográficas.

5. Departamentalización por Proceso: Agrupa las actividades según el flujo de trabajo o proceso, como producción, ventas, servicio al cliente, etc.

6. Departamentalización por Proyecto: Se crean equipos de trabajo para proyectos específicos, y los miembros de estos equipos provienen de diferentes departamentos.

7. Departamentalización Matricial: Combina la departamentalización funcional con la por proyecto, creando un sistema más flexible.

Jerarquías: Una jerarquía es una estructura de organización donde los elementos están ordenados en niveles o grados, con una autoridad superior que controla a la inferior.

Difusión: En administración, la difusión se refiere al proceso de compartir información, conocimiento o productos con un público objetivo para mejorar el alcance, la comprensión y la aceptación de la información o producto

Coordinación: La coordinación se refiere al proceso de sincronizar y armonizar las actividades y departamentos de una organización para lograr objetivos comunes, evitando duplicaciones y fricciones

Objetivos: Son metas específicas que una organización busca alcanzar para lograr sus propósitos.

Dirección: Se refiere al proceso de guiar, influir y coordinar a las personas y los recursos de una organización para lograr sus objetivos.

Liderazgo: El liderazgo en administración se refiere a la habilidad de guiar y motivar a un equipo hacia el logro de objetivos, inspirando confianza y creando un ambiente de trabajo positivo.

Supervisión: La supervisión en administración se refiere a un proceso clave para el buen funcionamiento de una organización, donde un supervisor se encarga de dirigir y guiar a los empleados para asegurar que se cumplan los objetivos.

Finanzas: Las finanzas en administración se refieren a la gestión y control de los recursos financieros de una organización, con el objetivo de maximizar su valor. Implica la planificación, organización y control de los recursos financieros, así como la toma de decisiones estratégicas en áreas como inversiones, financiamiento y presupuestos.

Marketing: Se refiere al proceso de planificar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con la mercadotecnia de una empresa. Esto incluye desde la identificación de las necesidades del mercado hasta la implementación de campañas publicitarias y el análisis de resultados

Producción: En administración, la producción se refiere a la gestión de los recursos y procesos que una organización utiliza para crear bienes y servicios. El objetivo principal es transformar insumos en productos terminados o servicios de manera eficiente y efectiva.

Sistemas: Los sistemas se refieren a conjuntos de procesos, recursos y elementos que una organización utiliza para alcanzar sus objetivos. Estos sistemaspueden ser administrativos (como los sistemas de gestión empresarial), técnicos (como lared informática) o de negocio, y su objetivo principal es facilitar la gestión, el control y la toma de decisiones.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura jerárquica y organización de una empresa.

Valores: Representan las creencias y principios que guían el comportamiento y las decisiones de tu empresa

Programas integrales: Conjunto de normas y procedimientos generales.

Programas departamentales: Normas y procedimientos que se enfocan a una función concreta.

Programas a largo plazo: Abarcan cinco o más años.

Programas a corto plazo: Comprenden lapsos de dos o menos años.

Programas a corto plazo tácticos: Son planes de acción a corto plazo que se enfocan en las estrategias necesarias para cumplir con los objetivos establecidos en el plan estratégico.(Años)

Programas a corto plazo operativos: Son planes de acción a corto plazo que se centran en la implementación de las estrategias tácticas, detallando las actividades necesarias para lograr los objetivos. (Meses