PRINCE2® 7 Foundation - Kluczowe Pojęcia

Wprowadzenie do PRINCE2® 7 Foundation

  • Czym jest PRINCE2?
    • Jest to uznana na całym świecie metoda zarządzania projektami, stosowana przez ponad milion profesjonalistów w 150 krajach.
    • Metoda opiera się na rzeczywistych doświadczeniach zdobytych w ciągu ostatnich 25 lat.
    • Zapewnia wspólny język i słownictwo, co łączy zespoły projektowe niezależnie od lokalizacji geograficznej.
  • Struktura Kursu i Materiałów:
    • Materiały są podzielone na treści główne (oznaczone turkusową obwódką) oraz treści opcjonalne/rozszerzone (szare obramowanie).
    • Głównym podręcznikiem jest „PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami”.
  • Informacje o Egzaminie Foundation:
    • Czas trwania: 1 godzina (60 minut).
    • Format: 60 pytań jednokrotnego wyboru.
    • Próg zaliczenia: 36 poprawnych odpowiedzi (60\%).
    • Tryb: Closed-book (brak możliwości korzystania z notatek lub podręcznika).

Kluczowe Koncepcje i Struktura Metody

  • Pięć Zintegrowanych Elementów PRINCE2:
    1. Pryncypia: Siedem zasad, które stanowią fundament dobrej praktyki. Muszą być stosowane wszystkie, aby projekt był uznany za projekt PRINCE2.
    2. Ludzie: Znajdują się w centrum projektu; obejmują osoby pracujące nad projektem oraz te, na które projekt wpływa.
    3. Praktyki: Siedem aspektów zarządzania projektem stosowanych konsekwentnie przez cały cykl życia.
    4. Procesy: Siedem procesów opisujących etapy cyklu życia projektu od uruchomienia do zamknięcia.
    5. Kontekst projektu: Możliwość dostosowania metody do skali, złożoności i ryzyka projektu.
  • Definicja Projektu:
    • Tymczasowa organizacja utworzona w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z uzgodnionym uzasadnieniem biznesowym.
    • Cechy odróżniające projekt od działalności operacyjnej (BAU): wprowadzanie zmian, tymczasowość, unikalność, wielofunkcyjność zespołu oraz niepewność (ryzyko).
  • Siedem Zmiennych (Aspektów Wykonania) do Kontroli:
    • 1. Koszt
    • 2. Czas
    • 3. Jakość
    • 4. Zakres
    • 5. Ryzyko
    • 6. Korzyści
    • 7. Zrównoważony rozwój

Siedem Pryncypiów PRINCE2

  • Zapewniaj ciągłą zasadność biznesową: Projekt musi mieć uzasadnioną przyczynę rozpoczęcia i kontynuacji (zapisane w uzasadnieniu biznesowym).
  • Ucz się z doświadczeń: Lekcje muszą być zapisywane i podejmowane przez cały czas trwania projektu.
  • Definiuj role, odpowiedzialności i relacje: Każdy musi wiedzieć, co ma robić i czego oczekiwać od innych.
  • Zarządzaj z wykorzystaniem etapów: Projekt jest planowany i kontrolowany etap po etapie. Etapy zarządcze są oddzielone punktami decyzyjnymi rady projektu.
  • Zarządzaj z wykorzystaniem tolerancji: Definiowanie dopuszczalnych odchyleń dla siedmiu celów. Przekroczenie tolerancji to sytuacja nadzwyczajna, wymagająca raportu nadzwyczajnego.
  • Koncentruj się na produktach: Skupienie na definicji i dostarczaniu produktów spełniających wymagania jakościowe użytkownika.
  • Dostosuj do projektu: Metoda musi być dopasowana do specyfiki projektu przy zachowaniu integralności siedmiu pryncypiów.

Element „Ludzie”

  • Zarządzanie zmianą organizacyjną: Projekt ma na celu przejście ze stanu obecnego, przez stany przejściowe, do stanu docelowego.
  • Kategorie Interesariuszy:
    • Biznes: Dba o stosunek wartości do nakładów.
    • Użytkownik: Definiuje wymagania i obsługuje produkty.
    • Dostawca: Dostarcza zasoby i wiedzę specjalistyczną.
  • Podejście do Komunikacji: Musi być dwukierunkowe, uwzględniać słuchanie i być dostosowane do zespołów zdalnych/hybrydowych.
  • Przywództwo vs Zarządzanie: Przywództwo to motywowanie i wywieranie wpływu, zarządzanie to instruowanie i egzekwowanie zadań według ustalonych sposobów pracy.

Siedem Praktyk PRINCE2

  • Uzasadnienie biznesowe: Ocena atrakcyjności i osiągalności projektu. Kluczowe pojęcia: wynik (output), rezultat (outcome), korzyść (benefit) oraz niekorzyść (disbenefit).
  • Organizowanie: Struktura zespołu (Rada Projektu, Kierownik Projektu, Kierownik Zespołu). Rada Projektu jest rozliczalna przed biznesem.
  • Plany: Hierarchia planów (Plan Projektu, Plan Etapu, Plan Zespołu – opcjonalny, Plan Nadzwyczajny).
  • Jakość: Zapewnienie, że produkty spełniają oczekiwania. Składa się z planowania jakości, kontroli jakości i nadzoru jakości (assurance).
  • Ryzyko: Zarządzanie niepewnością (zagrożenia i szanse). Procedura: Identyfikuj, Oceniaj, Planuj, Wdrażaj, Komunikuj.
  • Zagadnienia: Reagowanie na zmiany. Typy: wniosek o zmianę, odstępstwo (off-specification), problem lub obawa.
  • Postępy: Monitorowanie faktycznych osiągnięć względem planu przy użyciu mechanizmów zależnych od czasu i zdarzeń.

Siedem Procesów PRINCE2

  • Uruchamianie projektu (Starting up a Project): Pierwszy proces; sprawdzenie, czy projekt jest zasadny przed inwestycją w szczegółowe planowanie.
  • Ukierunkowywanie projektu (Directing a Project): Realizowane przez Radę Projektu przez cały czas jego trwania.
  • Inicjowanie projektu (Initiating a Project): Ustanowienie solidnych podstaw, przygotowanie Dokumentacji Inicjowania Projektu (DIP).
  • Kontrolowanie etapu (Controlling a Stage): Codzienne zarządzanie etapem przez Kierownika Projektu.
  • Zarządzanie dostarczaniem produktów (Managing Product Delivery): Relacja między Kierownikiem Projektu a Kierownikiem Zespołu.
  • Zarządzanie granicą etapu (Managing a Stage Boundary): Przygotowanie informacji na koniec etapu, aby Rada Projektu mogła zdecydować o kontynuacji.
  • Zamykanie projektu (Closing a Project): Przygotowanie do kontrolowanego zakończenia lub przedwczesnego zamknięcia projektu.