• Comité: Conjunto de personas a las que, como grupo, se les comisiona un asunto.

Naturaleza de los comités y grupos

Provesos grupales en los comités

• Pasan por cuatro etapas:

  • Formación, cuando los miembros se conocen.

  • Confrontación, cuando determinan el objetivo de la reunión y surge el conflicto.

  • Normatividad, cuando acuerdan normas y algunas reglas de comportamiento.

  • Desempeño, cuando se dedican a la tarea.

• Las personas desempeñan funciones distintas en los comités.

• Para ser efectivos en grupo, se debe escuchar lo que se dice y observar el comportamiento no verbal.

Funciones y grado de formalidad de los comités y grupos

• Algunos grupos emplean las funciones gerenciales, mientras que otros solo deliberan sin autoridad.

• Comité ejecutivo plural: Comité de línea que también desempeña funciones gerenciales, como el consejo directivo.

  • También pueden haber comités de staff.

• Comité formal: Se establecen como parte de la estructura de una organización con deberes y autoridad específicamente delegados.

• Comité informal: Se organizan sin una autoridad específica, y casi siempre los conforma una persona que promueve una forma de pensar grupal o una decisión sobre un problema en particular.

• Pueden ser permanentes o temporales.

Motivos para utilizar comités y grupos

• Deliberaciones y opiniones de grupo

  • Dos cabezas piensan mejor que una

• Lógica dominante: Mentalidad, punto de vista o conceptualización de un negocio; puede considerarse como la suma de las preferencias individuales de los principales tomadores de decisiones.

• Temor a que recaiga demasiada autoridad en una sola persona

• Representación de grupos interesados

• Coordinación de departamentos, planes y políticas

• Transimitir y compartir información

• Consolidación de la autoridad

• Motivación mediante la participación

Desventajas y mal uso de los comités

• Son costosos

• Pueden generar compromisos bajo el mínimo común denominador en lugar de una decisión óptima

• Pueden llevar a una situación en la que unas cuantas personas imponen su voluntad sobre la mayoría

Operación exitosa de comités y grupos

• La autoridad de un comité debe especificarse para que sus miembros sepan si deben tomar decisiones o hacer recomendaciones

• El tamaño de un comité es muy importante

  • La complejidad de las interrelaciones aumenta en grado conforme el tamaño del grupo.

• Los miembros de un comité deben seleccionarse con cuidado para tener éxito

  • Deben ser representativos de los intereses, deben tener la autoridad requerida, y deben ser capaces de trabajar bien en equipo

• El asunto debe seleccionarse con cuidado

  • Debe limitarse a un tema que puedan controlar

  • Es importante hacer circular una agenda con información relevante

• El presidente es clave, pues puede evitar las deficiencias y establece el tono de la reunión

• Se deben hacer circular minutas y verificar las conclusiones

• Un comité debe valorar sus costos, tanto tangibles como intangibles

  • El tiempo de las personas es valioso

Conceptos adicionales de grupo

• Grupo: Dos o más personas que actúan de forma interdependiente y unificada hacia la consecución de metas comunes.

Características de los grupos

• Sus miembros comparten metas comunes

• Requieren interacción y comunicación entre sus miembros

• Sus miembros asumen funciones dentro del grupo

• Los grupos forman parte de uno mayor

• Los grupos itneractúan con otros grupos

• Los grupos desarrollan normas respecto del comportamiento esperado de sus miembros

  • Normas: Comportamiento esperado de los miembros del grupo.

El grupo de enfoque

• Los focus groups se han utilizado en la investigación de mercado.

Funciones y ventajas de los grupos

Equipos

• Equipo: Pequeña cantidad de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un enfoque de los que son mutuamente responsables.

Formación de equipos

• Se siguen los siguientes enfoques

  • Los miembros deben estar convencidos de que el propóstio merece la pena

  • Deben tener la mezcla correcta de habilidades

  • Debe orientarse por reglas de comportamiento

  • Metas y tareas deben asignarse al inicio de la formación del equipo

  • Deben alentarse entre ellos

Tipos de equipos

• Equipo de autogestión: Grupo cuyos miembros tienen una variedad de habilidades necesarias para realizar una tarea relativamente completa.

• Equipo virtual: Administración de un equipo cuyos miembros no están en la misma ubicación, no reportan a la persona que lo administra y quizá ni siquiera trabajen para la misma organización.

Conflicto entre comités, grupos y equipos

• El conflicto puede surgir entre los individuos, los grupos y entre la organización y su ambiente.

• Puede haber resentimientos contra los parásitos o individuos que no contribuyen con su parte justa.

Resumen

• Un comité es un grupo de personas a las que, como grupo, se les encarga algún asunto; pueden ser de línea o staff, formales o informales, y permanentes o temporales. Se utilizan para obtener deliberación y opiniones de grupo, prevenir que una persona acumule demasiada autoridad y presentar los puntos de vista de diferentes grupos. Los comités también se utilizan para coordinar departamentos, planes y políticas, así como para compartir información. En ocasiones un gerente puede no tener toda la autoridad necesaria para decidir, entonces la autoridad se consolida a partir de comités; más aún, éstos a menudo aumentan la motivación al permitir que las personas participen en el proceso de toma de decisiones.

• Los comités también tienen desventajas: pueden ser costosos, generar compromisos bajo el mínimo común denominador y no óptimos, ocasionar discusiones que conduzcan a indecisiones y tender a ser autodestructivos si una persona domina las reuniones; otra desventaja es que su responsabilidad se divide, sin que alguien se sienta responsable de una decisión, además un pequeño grupo de miembros del comité puede insistir en que se acepte un punto de vista injustificado, contra la voluntad de la mayoría.

• La operación efectiva de un comité requiere determinar su autoridad, elegir un tamaño apropiado, seleccionar a los miembros con cuidado, utilizarlo sólo para el asunto indicado, designar una persona adecuada para presidirlo, elaborar y hacer circular minutas y sólo emplearlo cuando sus beneficios exceden sus costos.

• El experimento de Asch muestra el efecto de la presión del grupo hacia la conformidad. Un grupo de enfoque es un tipo especial de grupo que genera respuestas de clientes, del público o los empleados. Antes de que una organización utilice acciones de grupo, debe considerar sus ventajas y desventajas. El comité es un tipo de grupo, otro es el equipo; en el equipo de autogestión, los miembros tienen una variedad de habilidades necesarias para desarrollar tareas relativamente completas. En la administración virtual los miembros del equipo no están en el mismo sitio, no se reportan al mismo superior y pueden no trabajar para la misma organización. Con el amplio uso de comités, grupos y equipos, puede surgir el conflicto interpersonal e intergrupal, y también se debe enfrentar el conflicto entre organizaciones y entre las organizaciones y su ambiente.