Vorlesung_Kap._7

Organisation der Buchhaltung

• Die Organisation durchdringt alle Bereiche eines Unternehmens, von Einkauf über Produktion und Vertrieb bis hin zu Forschung, Entwicklung und Rechnungswesen.

• Organisieren bedeutet, klare, formale Regeln zu etablieren in Form von Richtlinien, Arbeitsanweisungen und detaillierten Prozessbeschreibungen.

• Dies ist besonders wichtig bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen, wie sie im Rechnungswesen typisch sind (z.B. beim Wareneinkauf und -verkauf).

• Klare Definitionen und eine einheitliche Umsetzung sind entscheidend für die konsistente Behandlung aller Transaktionen.

Fachliche Themen

• Umfasst die detaillierte Interpretation der Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) im Kontext der spezifischen Geschäftstätigkeit des Unternehmens.

• Beispiel: Die genaue Bestimmung, wann Erlöse aus Warenverkäufen bilanziell realisiert werden dürfen, ist entscheidend für die Umsatzrealisierung.

Prozessuale Themen

• Beinhaltet die Definition von umfassenden Prozessen für das Rechnungswesen und deren Integration in die übergreifenden Unternehmensprozesse.

• Die Rolle der IT ist hierbei zentral: Einsatz von spezialisierter Software für die Finanzbuchhaltung oder umfassenden ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), wie z.B. SAP.

Organisation der Finanzbuchhaltung

Von Dritten betriebene Finanzbuchhaltung

• Hierbei wird die Finanzbuchhaltung vollständig an externe Dienstleister ausgelagert, wodurch keine eigene Buchhaltungsabteilung im Unternehmen erforderlich ist.

• Belege werden systematisch gesammelt und an einen Steuerberater übermittelt, der dann den Jahresabschluss erstellt.

• Diese Vorgehensweise ist besonders typisch für kleine bis mittlere Handwerksbetriebe und Start-ups, die sich auf ihre Kerngeschäftstätigkeiten konzentrieren möchten.

• Das Outsourcing an Steuerberater ist vorteilhaft, da diese Experten in der Erstellung von Steuererklärungen sind (Umsatzsteuer, Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer).

• Steuerberater verwenden häufig die Software DATEV.

  • DATEV ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die über 7.000 Mitarbeiter beschäftigt und einen Umsatz von über 1 Mrd. Euro erwirtschaftet.

Eigenständig betriebene Finanzbuchhaltung

• Umfasst die eigenverantwortliche Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle im Unternehmen, inklusive komplexer Vorgänge wie Wareneinkäufe mit Rabatten, Boni und Skonti sowie Warenverkäufe, Rückstellungen und Abgrenzungsposten.

• Der Einsatz von spezialisierter Software ist unerlässlich, wobei Haufe Lexware eine gängige Option für mittelständische Unternehmen darstellt.

• Die Finanzbuchhaltung kann zentral in der Hauptverwaltung angesiedelt sein.

• Beispiel: Ein mittelständisches Ingenieurbüro mit mehreren Betriebsstätten kann die Buchhaltung zentral am Hauptstandort (z.B. in Flensburg) führen.

• Der Funktionsbereich Rechnungswesen (externes Rechnungswesen) wird vollständig abgedeckt.

• Es ergeben sich erweiterte Auswertungsmöglichkeiten, die jedoch im Vergleich zu den Möglichkeiten integrierter ERP-Systeme begrenzt sind.

Dezentral betriebene Finanzbuchhaltung

• Hierbei unterhält jede Betriebsstätte eine eigene Buchhaltungsabteilung.

• Diese Organisationsform war früher üblich, ist aber aufgrund moderner IT-Unterstützung seltener geworden.

• Belege werden zunehmend automatisch erfasst und eingescannt.

• Künstliche Intelligenz (KI) spielt eine wachsende Rolle bei der Datenextraktion aus PDF-Dokumenten und der automatischen Einspeisung in die Finanzbuchhaltung/ERP-Systeme.

Shared Service Center

• Separate Unternehmenseinheiten in großen Konzernen, die zentrale Dienstleistungen für andere Geschäftsbereiche und Tochterunternehmen erbringen.

• Häufig anzutreffen bei DAX-Konzernen (DAX 30, MDAX, SDAX).

• Zentralisierung von Unterstützungsfunktionen (insbesondere externes Rechnungswesen) in eigenen Tochtergesellschaften.

• Teilweise Verlagerung in Niedriglohnländer (z.B. Indien) zur Kosteneinsparung.

• Nutzung von umfassender ERP-Software (Enterprise Resource Planning), wie z.B. SAP.

Software- und Buchhaltungssysteme

FiBu-Software

• Konzentriert sich primär auf den Funktionsbereich Rechnungswesen (externes Rechnungswesen).

• Ermöglicht die umfassende Erfassung aller relevanten Belege und die Erstellung des Jahresabschlusses.

ERP-Systeme

• Wesentlich umfangreicher, komplexer und leistungsfähiger als FiBu-Software.

• Decken alle wesentlichen Funktionsbereiche des Unternehmens ab und integrieren diese.

• Die Implementierung ist ein zeitaufwendiger Prozess, der oft mehrere Jahre (3-5 Jahre) in Anspruch nimmt.

• Umfassende Dokumentation aller Geschäftsprozesse im Unternehmen und deren Abbildung im System sind erforderlich.

• Ermöglichen ein effizienteres Arbeiten durch Standardisierung und Verkürzung der Prozessdurchlaufzeiten, was zu Kostensenkungen führt.

• Dienen nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern auch der Effektivität, indem sie die Steuerung des Unternehmens durch detaillierte Datenauswertungen ermöglichen.

• Es gibt teilweise branchenspezifische Lösungen, die auf die besonderen Bedürfnisse einzelner Industrien zugeschnitten sind.

Marktanteile ERP Software in Deutschland

• SAP: 55%

• Microsoft

• Sage

• Infor

• Oracle

• SAP ist ein weltweit führendes Softwareunternehmen mit Hauptsitz in Walldorf.

• Es ist von Vorteil, sich mit SAP auseinanderzusetzen, da es in Deutschland eine hohe Marktdurchdringung aufweist.

Struktur des SAP-Systems

• Das SAP-System ist in drei Hauptfunktionsbereiche unterteilt:

  • Logistik

  • Personal

  • Rechnungswesen

Logistik

• Umfasst folgende Komponenten:

  • Materialwirtschaft (MM - Materials Management)

  • Produktionsplanung (PP)

  • Vertrieb (SD - Sales and Distribution)

Personal

• Beinhaltet die Komponenten:

  • Personalmanagement

  • Personalentwicklung

  • Personalabrechnung

Rechnungswesen

• Besteht aus den Komponenten:

  • Finanzwesen (FI - Finance)

  • Treasury (TR)

  • Controlling

  • Unternehmensweites Controlling (Entity Controlling)

• Subkomponenten von FI:

  • Hauptbuch (FI-GL - General Ledger)

  • Kreditorenbuchhaltung (FI-AP - Accounts Payable)

Eingabemasken im SAP-System

Beispiel 1: Einkauf von Büromaterialien für 100 Euro gegen Barzahlung

• Eingabemaske für einen Sachkontenbeleg.

• Erfassung von Belegdatum, Buchungsdatum, Währung (Euro) und Belegkopftext.

• Auswahl des Buchungskreises (z.B. Firma Best Run Germany mit Sitz in Frankfurt).

• Angabe der Konten: Handkasse (Haben) und Büromaterial (Soll).

• Festlegung des Steuerkennzeichens (z.B. V0 für 0% Umsatzsteuer).

• Zuordnung zu einer Kostenstelle (zur Identifizierung der Verantwortlichkeit für die Kosten).

Beispiel 2: Erfassung einer Eingangsrechnung (Einkauf von Waren für 11.900 US-Dollar auf Ziel)

• Auswahl des Buchungskreises und des Vorgangs (Rechnung).

• Erfassung von Rechnungsdatum, Buchungsdatum, Betrag (11.900 US-Dollar) und Währung (US-Dollar).

• Angabe der Steuerart (z.B. Vorsteuer Inland 19%).

• Festlegung der Zahlungsbedingungen (z.B. 14 Tage 3%, 30 Tage 2%, 45 Tage netto).

• Hinterlegung von Kreditordaten (Lieferant, Adresse, Bankkonto, offene Posten).

• Optional: Bestellbezug, Sachkonto, Material, Kontraktbezug.

• Ermöglicht die eindeutige Zuordnung zu einer Bestellung im System.

EnBW: Wechsel zu SAP S/4HANA ist ein Kraftakt

• Die Umstellung von einem SAP-System auf ein anderes stellt eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen dar (organisatorisch, finanziell und personell).

• EnBW (Energie Baden-Württemberg) umfasst 300 rechtlich selbstständige Gesellschaften.

• Die veranschlagte Zeit für die vollständige Umstellung beträgt 6 Jahre.

Richtlinien zur Organisation der Buchhaltung

• Bilanzierungsrichtlinie

• Kontenplan

• Kontierungsrichtlinie

Bilanzierungsrichtlinie

• Detaillierte Festlegung, wie spezifische Geschäftsvorfälle zu buchen sind.

• Berücksichtigung von bestehenden Wahlrechten und Interpretationsspielräumen in den Bilanzierungsvorschriften (HGB, IFRS, US-GAAP).

• Der Umfang beträgt oft 100-200 Seiten.

Kontenplan

• Umfassendes Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens.

• Sachlogische Gliederung der Konten in Kontenklassen.

• Orientierung an standardisierten Kontenrahmen (Industriekontenrahmen, Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie).

• Größere Unternehmen verwenden oft individuelle und sehr detaillierte Kontenpläne.

• Beispiele für standardisierte Kontenrahmen:

  • SKR03

  • SKR04

Kontierungsrichtlinie

• Detaillierte Beschreibung, welche Geschäftsvorfälle auf den einzelnen Konten zu verbuchen sind.

• Sorgt für eine einheitliche Behandlung von wiederkehrenden Tätigkeiten und Geschäftsvorfällen.

• Der Umfang beträgt oft mehrere hundert Seiten.

Beispiel für einen Kontenplan: SKR04 der DATEV

• Branchenunabhängig.

• Folgt dem Abschlussgliederungsprinzip (Gliederung anhand der Systematik des Jahresabschlusses).

• Kontenklasse 0: Anlagevermögen.

• Kontenklasse 1: Umlaufvermögen.

• Kontenklasse 2: Eigenkapital (Passivseite).

• Kontenklasse 3: Rückstellungen.

• Kontenklasse 4: Umsatzerlöse (GuV).

• Kontenklasse 5: Materialaufwendungen (GuV).

• Kontenklasse 6: Personalaufwand (GuV).

Übersicht der Konten

• Vier Hauptkontentypen:

  • Aktive Bestandskonten

  • Passive Bestandskonten

  • Aufwandskonten

  • Ertragskonten

• Aktive und passive Bestandskonten werden in der Bilanz ausgewiesen.

• Aufwands- und Ertragskonten sind Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung.