Gastcollege: GoFigure

Samenvatting Gastcollege: Go Figure - Sylvester

Het overstappen van bedrijfsevenementen naar publieksevenementen brengt nieuwe uitdagingen, maar ook veel na-werk. Eventmanagement draait om het aansteken van anderen om de doelstellingen van een evenement op de meest effectieve manier te bereiken.

Soorten Evenementen:

• Publieks: Gericht op brede doelgroepen.

• Privé: Specifieke genodigden.

• Bedrijfsevenementen: B2B (business-to-business), B2C (business-to-consumer), B2P (business-to-personnel).

Belang van Storytelling:

Het "waarom" van een evenement vormt de basis voor een goed verhaal. Hoe sterker het verhaal, hoe meer mensen betrokken willen zijn. Het evenement zelf is nooit het doel, maar een middel om een doel te bereiken.

Projectflow voor Evenementen:

1. Briefing ophalen

2. Opstellen van projectteam

3. Brainstormen

4. Research

5. Concept bepalen

6. Locatie en partners kiezen

7. Retroplanning en begroting opstellen

8. Pitch presentatie en goedkeuring

9. Opstartmeeting en werkteam vormen

10. Offertes en voorstel uitwerken

11. Scenario en draaiboek maken

12. Finale meeting en productieboek opstellen

13. Event uitvoeren

14. Debriefing en evaluatie

Do’s & Don’ts:

• Creativiteit: Denk outside the box, maar let op dat het niet uit de hand loopt. Creativiteit bepaalt de stemming en reacties van bezoekers. Plan brainstormsessies goed.

• Duurzaamheid (CSR): Zoek continu balans tussen People, Planet en Profit.

• Veiligheid: Denk aan crisisbeheer (CP-ops) om onverwachte situaties aan te pakken.

• Communicatie: Gebruik communicatiekanalen zoals above the line (massa), below the line (individu) en through the line (apps). Zorg voor communicatie voor, tijdens en na het evenement.

• Crisiscommunicatie: Verzamel, verwerk en verspreid belangrijke info bij crisissituaties die de activiteit verstoren.

Begroting:

Zorg voor een gedetailleerd budget en een duidelijke verdeling van middelen.

Persoonlijke Skills:

• Leer tekenen en grafisch werken.

• Gebruik je gsm doordacht.

• Vaardigheden in presenteren, pitchen, onderhandelen en samenwerken.

Deze samenvatting biedt een gestructureerd overzicht van de belangrijkste stappen en overwegingen bij het organiseren van evenementen, met de nadruk op planning, communicatie en de juiste persoonlijke vaardigheden.