Condução da auditoria - ppt 5

Auditorias da Qualidade

Fases da Auditoria

• Planejar: Preparar todos os aspectos necessários antes da execução da auditoria.
• Conduzir: Implementar o plano e realizar a auditoria efetivamente.
• Relatar: Documentar e comunicar as constatações feitas durante a auditoria.
• Acompanhar: Monitorar as ações corretivas e melhorias a partir das recomendações da auditoria.

Gestão do Tempo

• O tempo é um recurso não renovável.
• Dicas para gestão eficiente:
  • Lista de Verificação: Auxilia na monitorização do progresso da auditoria.
  • Evitar Atrasos: Controlar interrupções para refeições ou outras distrações.
  • Conversa Amigável: Importante, mas sem perder o foco.
  • Planejar com Antecedência: Antecipar passos para evitar caminhos demorados.
  • Cuidado com Detalhes: Não deixar-se influenciar por informações não relevantes.

Comportamento Interpessoal

• Tipos de Comportamento:
  • Passivo: Predominância dos interesses do auditado, pode levar à capitulação.
  • Firme/Afirmativo: Busca de equilíbrio de interesses.
  • Agressivo: Interesses do auditor em primeiro lugar, podendo gerar conflitos.

Desafios do Auditor

1. Lidar com Pessoas:
   • Promover harmonia. Estabelecer confiança e credibilidade.
2. Distinção entre Avaliação e Asserção:
   • Integridade e objetividade são cruciais.
   • Diferenciar fatos de julgamentos personalizados.

Comunicação na Auditoria

• Qualificação Inicial do Auditado:
  • Usar nomes e discutir tópicos comuns para estabelecer empatia.
• Ouvir o Auditado:
  • Fazer perguntas abertas e fechadas (ex. "Pode me explicar isso?" ou "Isso aconteceu?").
  • Criar um ambiente relaxado para facilitar o diálogo.

Situações Típicas na Auditoria

• Comportamentos do auditado:
  • Falar em excesso, ser resistente ou discordar das não conformidades.
  • Chegar atrasado ou não estar preparado.
• Desafios durante a auditoria:
  • Tempo insuficiente para a auditoria planejada pode gerar dúvidas sobre a conformidade.

Coleta e Verificação da Informação

• Métodos de Coleta:
  • Observação Direta: Verificar como estão sendo executadas as tarefas e a adequação de recursos.
  • Entrevistas: Verificar nível de conhecimento e coordenação nas atividades auditadas.
  • Inspeção/Reinspeção: Confirmar que os produtos e processos estão em conformidade.

Execução da Auditoria

• Entrevistas:
  • Estabelecer conforto e confiança nas entrevistas.
  • Adaptar a linguagem ao nível de entendimento do auditado.
  • Finalizar a entrevista revisando e agradecendo a participação do auditado.

Táticas do Auditor

• Perguntas estratégicas sobre processos e procedimentos: "O quê, onde, como?".
• Procurar evidências objetivas.
• Evitar perguntas ambíguas e ser direto.

Táticas do Auditado

• Práticas que podem atrasar a auditoria:
  • Rodeios, explanações longas ou falta de preparação.
  • Intimidar o auditor ou confundir com informações erradas.

Comunicação Durante a Auditoria

• Reuniões regulares da equipe auditora para troca de informações.
• Comunicar constatações significativas ao auditado imediatamente.