Tema 1

Data Bestuur en die Belangrikheid van Data

Data

  • Data verwys na rou feite of waarnemings wat eers waarde kry wanneer dit in betekenisvolle inligting omskep word

  • Wanneer data egter binne 'n spesifieke konteks geplaas word, kry dit betekenis en word bruikbaar vir besluitneming

  • Data kan natuurlik of kunsmatig wees

Data-insameling

  • Verkope: Aantal cappuccino's, koekies, en ander items wat verkoop word

  • Tyd: Tydstip van die verkope (bv. oggend of middag)

  • Betalingstipe: Kontant, kredietkaart, of mobiele betalings

  • Kliëntinligting: Indien die winkel 'n lojaliteitsprogram het, kan hulle ook data insamel oor herhalende kliënte

Inligting

  • Data wat verwerk is sodat dit betekenisvol is

  • Data wat verwerk is vir 'n doel

  • Data wat geïnterpreteer en verstaan is deur die ontvanger

Transformasie van Data na Inligting

  • Verkoopsanalise: Die winkel ontdek dat cappuccino's die mees gewilde item is in die oggendure, terwyl koekies meer in die middag verkoop word

  • Seisoenale tendense: Hulle kan ook analiseer hoe verkope gedurende verskillende seisoene of vakansietye verander

  • Kliënt se voorkeure: Deur lojaliteitsdata te analiseer, kan hulle sien watter tipe kliënte die meeste koop en watter produkte hulle verkies

  • Verwerkte data = Inligting

Die Skep van Inligting

  • Die verwerking van data is nodig om dit in 'n betekenisvolle konteks te plaas sodat dit maklik verstaan kan word deur die ontvanger

  • Verskeie data-prosesse kan gebruik word om data in inligting om te skakel

  • Data-prosesse staan soms ook bekend as "transformasieprosesse"

Data-prosesse/Transformasieproses

  • Klassifikasie: Dit behels die plasing van data in kategorieë

    • Voorbeeld: Die klassifisering van 'n uitgawe as 'n vaste of 'n veranderlike koste

  • Seleksie: Dit behels die keuse of uitskakeling van data-items gebaseer op 'n stel seleksiekriteria

    • Voorbeeld: 'n Verkoopsorganisasie kan 'n lys van potensiële kliënte skep deur diegene te kies met inkomste bo 'n sekere vlak

  • Herrangskikking/Sortering: Dit behels die organisering van data sodat items saam gegroepeer of in 'n spesifieke volgorde geplaas word

    • Voorbeeld: Werknemerdata kan volgens van of betaalstaatnommer gesorteer word

  • Aggregasie: Dit behels die opsomming van data

    • Voorbeeld: Deur gemiddeldes, totale of subtotale te bereken

  • Uitvoering van Berekeninge: 'n Voorbeeld hiervan kan wees om 'n werknemer se bruto salaris te bereken deur die aantal gewerkte ure met die uurtariewe te vermenigvuldig

Eienskappe van Inligting

Tyd-dimensie

  • Dit beskryf die tydsperiode waaroor die inligting handel en hoe gereeld die inligting ontvang word

    • Tydigheid: Inligting moet beskikbaar wees wanneer dit nodig is en as dit te vroeg voorsien word, kan dit irrelevant wees; as dit te laat voorsien word, verloor dit sy nut

    • Aktualiteit: Inligting moet die huidige situasie weerspieël en kan ook potensiële toekomstige veranderinge aandui wat van belang is

    • Frekwensie: Inligting moet gereeld verskaf word en toeganklik wees soos benodig

    • Tydperk: Data moet die toepaslike tydperk dek, insluitend vorige, huidige en toekomstige prestasie, om 'n omvattende oorsig vir besluitneming te bied

Inhoudsdimensie

  • Eienskappe van inligtingsgehalte wat noukeurig, volledig, toepaslik en bondig is en wat verband hou met die omvang en inhoud van die inligting

    • Akkuraatheid: Inligting wat foute bevat, het beperkte waarde vir 'n organisasie

    • Relevansie: Die inligting wat verskaf word, moet relevant wees vir 'n spesifieke situasie en die inligtingsbehoeftes van die ontvanger bevredig en oortollige besonderhede kan eienskappe van inligtingskwaliteit, soos bondigheid, negatief beïnvloed

    • Volledigheid: Al die nodige inligting om aan die ontvanger se inligtingsbehoeftes te voldoen, moet verskaf word en onvolledige inligting kan ander eienskappe soos omvang en akkuraatheid negatief beïnvloed

    • Bondigheid: Slegs relevante inligting moet verskaf word en in die mees kompakte vorm aangebied word

    • Omvang: Die omvang van die verskafde inligting moet gepas wees vir die ontvanger se inligtingsbehoeftes en die behoeftes bepaal of die inligting oor organisatoriese of eksterne situasies moet gaan en of dit 'n spesifieke fokus of 'n algemene oorsig moet bied

Vormdimensie

  • Die vormdimensie beskryf hoe die inligting aan die ontvanger aangebied word.

    • Duidelikheid: Inligting moet in 'n geskikte vorm aangebied word sodat die ontvanger dit maklik kan opspoor en verstaan

    • Detail: Die vlak van detail moet pas by die ontvanger se behoeftes en soms is hoogs gedetailleerde inligting nodig, terwyl 'n opsomming in ander gevalle voldoende is

    • Orde: Inligting moet in die regte volgorde verskaf word

    • Aanbieding: Inligting moet op 'n geskikte manier aangebied word

    • Media: Die regte medium moet gebruik word

Waarom wil besighede inligting hê?

  • Inligting se hoofdoelwit is om onsekerheid oor 'n situasie of gebeurtenis te verminder. Inligting kan help om sommige moontlikhede uit te skakel of ander meer waarskynlik te laat lyk

  • Bestuursbesluitneming kan verbeter word deur inligting te gebruik om onsekerheid te verminder

Strategiese Inligting vir Topbestuur

  • Op die strategiese vlak is bestuurders grootliks betrokke met langtermyn organisasiebeplanning

    • Voorbeeld: Keuse van nuwe market om in te beweeg

  • Hierdie personeel is op die hoogste vlak van die onderneming betrokke en maak besluite wat die toekoms van die onderneming bepaal

  • Hierdie tipe besluite word strategiese besluite genoem

  • Strategiese besluite is gewoonlik langtermynbesluite oor die produkte en dienste, asook die finansiële posisie van die onderneming

Inligtingsbehoeftes

  • Gewoonlik kompleks, het betrekking op die langer termyn en word vanaf die interne, mark- en eksterne omgewings verkry

Taktiese Inligting vir Middelvlak- Bestuur

  • Op taktiese vlak is bestuurders grootliks betrokke met mediumtermyn beplanning

    • Voorbeeld: Opstel van departement se begroting

  • Hierdie bestuur se taak is om die besluite wat deur topbestuur geneem is uit te voer

  • Die inligting wat hierdie bestuurders benodig is dus steeds op ʼn hoë vlak, maar kan nie as strategies geklassifiseer word nie

Inligtingsbehoeftes

  • Gebruik inligting wat oor ʼn medium termyn versamel en van belang is en sal byvoorbeeld die prys van produkte vasstel

Bedryfsinligting vir Operasionele Bestuur

  • Op operasionele vlak hanteer bestuurders korttermyn beplanning en die dag-tot-dag beheer van die organisasie se aktiwiteite

    • Voorbeeld: Opstel van produksieskedule

  • Bestuurders op hierdie vlak is verantwoordelik daarvoor dat dag-tot-dag bedrywighede volgens plan moet verloop

  • ʼn Operasionele bestuurder se vryheid om besluite te neem is beperk en is gewoonlik baie gestruktureerd

Inligtingsbehoeftes

  • Van redelik beperkte omvang en is meer nuttig vir die kort termyn, nl vir die daaglikse bedrywighede en is dus met ander woorde beperkte besluitneming

Generering van Kennis

  • Produksieplanne: As cappuccinos die mees gewilde produk is, kan hulle meer voorraad van die benodigde bestanddele (soos melk en koffie) bestel en seker maak dat daar genoeg personeel in die oggend is

  • Promosies: Hulle kan 'n spesiale aanbod of promosie vir koekies in die middag bekendstel om verkope te verhoog

  • Kliëntetevredenheid: Die winkel kan besluit om 'n vraagvorm of terugvoer aan kliënte te stuur om beter in te lig oor hul voorkeure en om die kwaliteit van diens te verbeter

Die Besluitnemings-proses

Intelligensiefase:

  • Inligting insamel oor die besluit wat geneem moet word

  • In hierdie fase word inligting oor die probleem of geleentheid wat aandag vereis, versamel

  • Die doel is om te bepaal of 'n probleem bestaan wat opgelos moet word

  • Bestuurders moet bewus gemaak word van hierdie probleem of geleentheid voordat enige aksie geneem kan word

  • Sodra die probleem geïdentifiseer is, word inligting ingesamel om 'n deeglike begrip te verkry van die aard van die probleem en die spesifieke omstandighede waarin dit ontstaan het

  • Sonder hierdie begrip kan bestuurders dalk 'n foutiewe benadering tot die probleem volg, wat kan lei tot 'n ondoeltreffende of selfs onproduktiewe oplossing

    • Voorbeeld:

      • Die koffiewinkel se eienaar merk ’n afname in die aantal kliënte wat soggens die winkel besoek

      • Om hierdie probleem te identifiseer, kyk die eienaar na verkoopsdata van die afgelope maand en sien dat inkomste tussen 8:00 en 11:00 afgeneem het

      • Klienteterugvoer dui ook aan dat daar ’n gebrek aan vinnige diens tydens die besige ontbytperiode is

    • Rol van Inligting:

      • Inligting, soos verkoopsverslae, klanteterugvoer, en werkskedules, help die eienaar om die probleem se oorsake en die omvang daarvan te verstaan

      • Dit stel die eienaar in staat om die situasie akkuraat te beskryf voordat enige besluite geneem word

Ontwerpfase:

  • Ontwikkeling van moontlike oplossings

  • In hierdie fase gebruik bestuurders inligting om 'n reeks moontlike oplossings vir die geïdentifiseerde probleem of geleentheid te ontwikkel

  • Hier is dit belangrik om 'n wye verskeidenheid opsies in ag te neem voordat die onaanvaarbare opsies verwerp word, en so die aantal alternatiewe verminder tot die mees belowende oplossings

    • Voorbeeld:

      • Die eienaar oorweeg ’n paar opsies om die oggenddrukte aan te spreek:

        • Stel 'n aanlyn voorbestel-opsie in sodat kliënte vinniger bedien kan word

        • Huur ekstra personeel tydens die spitsure

        • Bied spesiale ontbyt-promosies aan om meer kliënte te lok

    • Rol van Inligting:

      • Inligting, soos bedryfskoste, kliënteterugvoer oor diensspoed, en mededingers

Keusefase:

  • Keuse van die beste alternatief

  • Die keusefase behels die evaluering van die oorblywende alternatiewe om die beste oplossing te identifiseer

  • Die besluitnemer gebruik inligting om die waarskynlike uitkomste van elke opsie te voorspel en die oplossing te kies wat die grootste kans op sukses het

    • Voorbeeld:

      • Na deeglike oorweging besluit die eienaar om die aanlyn voorbestel-opsie in te stel

      • Hierdie keuse is gebaseer op klanteterugvoer wat die behoefte aan vinniger diens beklemtoon, asook die kostedoeltreffendheid van die opsie in vergelyking met die aanstelling van ekstra personeel

    • Rol van Inligting:

      • Inligting oor kliëntetendense, verwagte arbeidsbesparings, en die invloed van aanlynbestellings op verkope help die eienaar om die mees gepaste en koste-effektiewe oplossing te kies

Implementeringsfase:

  • Uitvoering van die besluit

  • Sodra 'n besluit geneem is, moet dit in werking gestel word

  • Dit is in hierdie fase dat aksie geneem word om die probleem op te los of om die geïdentifiseerde geleentheid aan te gryp

    • Voorbeeld:

      • Die eienaar stel die aanlyn voorbestel-opsie bekend en bevorder dit via die koffiewinkel se sosiale media en lojaliteitsprogram

      • ’n Opleidingsessie word vir personeel gereël om te verseker dat hulle weet hoe om voorbestellings effektief te hanteer

    • Rol van Inligting:

      • Inligting, soos klanteterugvoer oor die nuwe diens en die spoed van bestellingsverwerking, word gebruik om die sukses van die implementering te monitor

      • Dit help die eienaar om vinnig aanpassings te maak indien nodig

Evalueringsfase:

  • Assessering van die sukses van die oplossing

  • Die evalueringsfase behels die beoordeling van die sukses van die geïmplementeerde oplossing deur die werklike resultate met die verwagte resultate te vergelyk

  • As verdere aksie vereis word, keer die besluitnemer terug na die

    • Voorbeeld:

      • Na ’n maand hersien die eienaar die verkoopsyfers en kliënteterugvoer

      • Die data toon ’n toename in oggendverkope en positiewe terugvoer oor die vinniger diens

      • As daar steeds sekere probleme is, soos nuwe uitdagings met voorraadbestuur, kan die eienaar terugkeer na die intelligensie-fase vir verdere analise

    • Rol van Inligting:

      • Inligting, soos verkoopsdata en kliëntetevredenheidsopnames, word gebruik om die doeltreffendheid van die nuwe stelsel te evalueer en om te besluit of verdere aanpassings nodig is

      • Gestruktureerde vs. On-Gestruktureerde Besluite

Gestruktureerde Besluite:

  • Duidelike Prosedures en Reëls

  • Herhaalbaarheid

  • Data-Gedrewe

  • Vereis min kreatiewe of strategiese denke

On-Gestruktureerde Besluite:

  • Gebrek aan Duidelike Prosedures

  • Unieke en Nie-Routinematige Situasies

  • Afhanklik van Oordeel en Intuïsie

  • Hoë Kreatiwiteit en Innovering nodig

Mededingingsintelligensie (MI)

  • Dit is die versameling van data van verskillende bronne

  • Dit word dan omskakel na bruikbare en nuttige inligting oor die onderneming se kompetisie in die mark

  • Sulke inligting moet besluitneming in die onderneming ondersteun, wat die onderneming dan in staat stel om doeltreffend te kan meeding vir markaandeel