Study Notes on Recording Business Transactions

Chapter 2 Learning Objectives

• Explain accounts as they relate to the accounting equation and describe common accounts

• Define debits, credits, and normal account balances using double-entry accounting and T-accounts

• Record transactions in a journal and post journal entries to the ledger

• Prepare the trial balance and illustrate how to use the trial balance to prepare financial statements

• Use the debt ratio to evaluate business performance

Learning Objective 1: Explain Accounts and the Accounting Equation

The Accounting Equation

• The fundamental accounting equation consists of three categories:

  • Assets

  • Liabilities

  • Equity

• Each category encompasses various accounts.

Definition of an Account

• An account is defined as a detailed record of all increases and decreases that have occurred in an asset, liability, or equity during a specified period.

Common Asset Accounts

Exhibit 2-1: Asset Accounts

• Cash: Money owned by the business, which includes bank balances, bills, coins, and checks.

• Accounts Receivable: The promise by a customer to pay for goods or services sold, often referred to as "On Account".

• Notes Receivable: A written promise for future payment of a fixed amount, usually more formal than accounts receivable, may involve interest.

• Prepaid Expense: Payments made for expenses in advance, considered an asset because it provides future benefits (e.g., Prepaid Rent, Prepaid Insurance).

• Land: The cost of land used in business operations.

• Building: The cost associated with office buildings or warehouses.

• Equipment, Furniture, and Fixtures: The total costs of equipment, furniture, and fixtures, with separate accounts for each type.

Common Liability Accounts

Exhibit 2-2: Liability Accounts

• Accounts Payable: A business’s promise to pay debts from credit purchases in the future.

• Notes Payable: A formal written promise to pay a specific amount of money in the future, typically with interest.

• Accrued Liability: Amounts owed but not yet paid; specific types include Taxes Payable and Rent Payable.

• Unearned Revenue: Occurs when cash is received from customers before services are provided, indicating an obligation to deliver goods or services.

Common Equity Accounts

Exhibit 2-3: Equity Accounts

• Owner, Capital: Represents the net contributions of the owner in the business, increasing equity.

• Owner, Withdrawals: Cash or assets distributed to the owner, which decreases equity.

• Revenues: Earnings from delivering goods or services, increasing equity (e.g., Service Revenue and Rent Revenue).

• Expenses: Costs incurred to sell goods or services, decreasing equity (e.g., Rent Expense, Salaries Expense).

Chart of Accounts

• A chart of accounts is utilized to systematically organize a business’s accounts.

• The ledger is a comprehensive record that holds all accounts, their changes, and balances.

Learning Objective 2: Debits, Credits, and Normal Account Balances

Overview of Double-Entry Accounting

Definition of Double-Entry Accounting

• Double-entry accounting mandates that transactions involve at least two accounts.

• Each transaction impacts the accounting equation, ensuring it remains balanced.

T-Account Structure

• Each T-account is structured with:

  • Left side (Debit side)

  • Right side (Credit side)

Recording Increases and Decreases

• Increases and decreases in accounts are dictated by their type:

  • To increase the Cash account, a debit is recorded.

  • To decrease the Cash account, a credit is recorded.

Rules of Debits and Credits

• Assets: Increase with a debit, decrease with a credit.

• Liabilities: Increase with a credit, decrease with a debit.

• Equity: Generally increases with a credit and decreases with a debit.

Normal Balances of Accounts

Exhibit 2-5: Normal Balances for Each Account Type

Balancing the T-Account

• The ending balance of a T-account is represented on the side with the larger total.

Learning Objective 3: Recording Transactions in a Journal

Recording Transactions

• Accountants utilize source documents as evidence for recording transactions.

• Example source documents include:

  • Purchase invoices

  • Bank checks

  • Sales invoices

Journalizing and Posting Process

• Steps involved in journalizing and posting transactions:

  • Step 1: Identify the accounts and their types (asset, liability, or equity).

  • Step 2: Determine the impact (increase or decrease) on each account and apply the rules of debits and credits.

  • Step 3: Record the transaction in the journal.

  • Step 4: Post the journal entry to the ledger.

  • Step 5: Verify that the accounting equation balances.

Example Transactions

Transaction 1: Owner Contribution

• Date: November 1

• Details: Received $30,000 cash from Sheena Bright; capital issued to her.

• Journal Entry:

  • Debit: Cash $30,000

  • Credit: Bright, Capital $30,000

Transaction 2: Purchase of Land for Cash

• Date: November 2

• Details: Paid $20,000 cash for land.

• Journal Entry:

  • Debit: Land $20,000

  • Credit: Cash $20,000

Transaction 3: Purchase of Office Supplies on Account

• Date: November 3

Transaction 4: Earning of Service Revenue for Cash

• Date: November 8: Collected $5,500 for e-learning services.

Transaction 5: Earning of Service Revenue on Account

• Date: November 10: Earned $3,000 on account.

Transaction 6: Payment of Expenses with Cash

• Date: November 15: Paid cash expenses of office rent and salaries.

Learning Objective 4: Preparing the Trial Balance

Definition of Trial Balance

• A trial balance is a compiled list of all ledger accounts with their respective balances at a specific point in time.

• The order of accounts is:

  1. Assets

  2. Liabilities

  3. Equity

Utilizing Trial Balance to Prepare Financial Statements

Example Financial Statements

• Smart Touch Learning Income Statement: Two months ended December 31, 2018

  • Total Revenues: $3,600 (from Service Revenue)

  • Total Expenses: $10,800

  • Net Income Calculation:

  • Net Income = Total Revenues - Total Expenses = $3,600 - $10,800 = -$7,200

• Statement of Owner's Equity:

  • Bright, Capital on November 1: $0

  • Contributions and Net Income impact on Capital

  • Withdrawals: $5,000

• Balance Sheet: as of December 31, 2018

  • Total Assets: $114,700

  • Total Liabilities: $60,900

  • Owner's Equity: $53,800

Learning Objective 5: Using the Debt Ratio

Definition of Debt Ratio

• The debt ratio is a financial metric that shows the proportion of assets financed with debt.

Usage of the Debt Ratio

• The debt ratio can indicate a business's ability to meet its debt obligations and assess potential financial risk.

Implications of Debt Ratio on Financial Health

• A high debt ratio may suggest the company is heavily leveraged and at risk, while a low ratio indicates less reliance on debt for financing.

თავი 2 სწავლების მიზნები

• ახსნას ანგარიშები მათი კავშირის შესახებ ანგარიშ აღრიცხვისასთან და აღწეროს ჩვეულებრივი ანგარიშები

• განსაზღვროს უკანა, კრედიტები და ჩვეულებრივ ანგარიშის ბალანსები ორმაგი მიღწევის აღრიცხვით და T-ანგარიშებით

• დააფიქსიროს ტრანზაქციები ჟურნალში და მოახდინოს ჟურნალის ჩანაწერების გადაცემა ლეჯერში

• მოამზადოს გდო და დახატოს როგორ უნდა გამოიყენოს გდო ფინანსური ანგარიშების მომზადებისთვის

• გამოიყენოს ვალის რეცეპტის ინდიკატორი ბიზნესის საქმიანობის შეფასებისთვის

სწავლების მიზანი 1: ანგარიშების და ანგარიშ აღრიცხვის განმარტება

ანგარიშის განმარტება

• ანგარიში არის დეტალური ჩანაწერი ყოველ მძღოლ ცვლილების, რაც მომხდარა აქტივზე, ვალდებულებაზე ან კაპიტალზე განპირობებული პერიოდის განმავლობაში.

ჩვეულებრივი აქტივების ანგარიშები

აქტივების ანგარიშები

• კაში: ფული, რაც ბიზნესს აქვს, რომ მოიცავს ბანკის ბალანსებს, კონტრაქტებს, მონეტებს და ჩეკებს.

• ანგარიშები მიღებულია: მომხმარებლის მიერ აღრიცხული საქონლის ან მომსახურების გადამხდელობა, ხშირად მოიხსენიება როგორც "ანგარიშით".

• შეკვეთის აღრიცხვა: ფორმიანი პირობა მომავალი გადმორიცხვის დაწესებულობით, რაც ზოგადად უფრო ფორმალური ვიდრე ანგარიშები მიღებულია, შეიძლება შეიცავდეს ინტერს.

• წინასწარი ხარჯება: ხარჯების გადახდა საათამდე, გაკეთებული კაპიტალის, რაც წარმოადგენს აქტივს, რაც მომავალი სარგებელს მოაქვს (მაგალითად, წინასწარ ქირის გადახდა, წინასწარ დაზღვევის გადახდა).

• მიწა: ბიზნეს ოპერაციებისათვის გამოყენებული მიწის ღირებულება.

• ბინების: ოფისა და საწყობები შემჭიდროებული კაპიტალი.

• აღჭურვილობა, ავეჯი და მოვაჭრეთა გასახლებები: აღჭურვილობის, ავეჯის და გასახლებების საერთო ღირებულება, თითოეულ ტიპზე ცალ-ცალკე მუხლებთან.

ჩვეულებრივი ვალდებულების ანგარიშები

ვალდებულების ანგარიშები

• ანგარიშები გადასახადი: ბიზნესის ვალდებულება გადასახამიანი წესით მომავალი გადახდით.

• შეკვეთის გადასახადი: ფორმალური შეწერა გარკვეული რიცხვის გამოთხოვნისათვის, ჩვეულებრივ გაწვდილი, გახლავთ სარგებელი.

• ნაუცბარკუნი ანგარიშები: თანხები, რომლებიც გამოყენებადი არ არის; კონკრეტული ტიპები მოიყვანება, როგორიცაა გადასახადის საფასური და ქირის საფასური.

• შეუყვანელი შემოსავლები: ხდება ჯამურად თანხების მიღება მომხმარიდები წინასწარ სერვისებზე, რაც მიუთითებს ვალდებულებებს.

ჩვეულებრივი კაპიტალის ანგარიშები

კაპიტალის ანგარიშები

• მეპატრონე, კაპიტალი: მეპატრონის ბიზნესში ძალიან სქელი გაწვდილი, რომელიც ზრდის აქტივების ბალანსს.

• მეპატრონე, გადახდა: კეშის ან აქტივების გადანაწილება მეპატრონისთვის, რაც ამცირებს კაპიტალის ბალანსის.

• შემოსავლები: საქონლის ან მომსახურების გავლისაგან მიღებული შემოსავლები, რაც ზრდის აქტივების ბალანსს (მაგ., სერვისების შემოსავალი და ქირის შემოსავალი).

• ხარჯები: საქონლის ან მომსახურების გასაყიდად გაწვდილი ხარჯები, რომელიც ამცირებს აქტივების ბალანსს (მაგ., ქირის ხარჯები, ხელფასების ხარჯები).

ანგარიშების გრაფიკი

• ანგარიშების გვედება სისტემატურად ორგანიზებულობისთვის.

• ლეჯერი წარმოადგენს ყველაფერს ყველა ანგარიშის საკუთარ ბალანსებზე.

სწავლების მიზანი 2: უკანა, კრედიტები და ჩვეულებრივი ანგარიში

ორმაგი მიღწევის აღრიცხვა

ორმაგი მიღწევის განმარტება

• ორმაგი მიღწევის აღრიცხვა მოითხოვს, რომ ტრანზაქციები შეაქვს მინიმუმ ორი ანგარიშში.

• თითოეული ტრანზაქცია ზემოქმედებს ანგარიშის ბალანსზე, რაც უზრუნველყოფს რომ გაერების პროექცია სრულიად მიდის.

T-ანგარიშის სტრუქტურა

• თითოეული T-ანგარიში შექმნილია შემდეგნაირად:

  • მარცხენა მხარე (უკანა მხარე)

  • მარჯვენა მხარე (კრედიტის მხარე)

ზრდისა და შემცირების ჩანაწერი

• ანგარიშებზე ზრდისა და შემცირების ჩანაწერები ლეგალურად განსაზღვრულია.

• kash-ის ანგარიშში ზრდას ვარაუდობს უკანის ჩაწერა.

• kash-ის ანგარიშში შემცირებას ვარაუდობს კრედიტის ჩაწერა.

უკანა და კრედიტების წესები

• აქტივები: იზრდება უკანით, მცირდება კრედიტით.

• ვალდებული: იზრდება კრედიტით, მცირდება უკანით.

• ქვემტკევნა: შვებით გაიზარდება კრედიტით და მცირდება უკანით.

ანგარიშების ჩვეულებრივი ბალანსები

T-ანგარიშის დაბალანსება

• T-ანგარიშის შემაჯამებელი ბალანსი წარმოდგენილია იმ მხარეზე, რომელიც უფრო დიდ ჯამში.

სწავლების მიზანი 3: ტრანზაქციების ჩანაწერი ჟურნალში

ტრანზაქციების ჩანაწერი

• საბუღალტროები გამოიყენებენ წყაროების დოკუმენტებს ტრანზაქციების აღრიცხვით.

• მაგალითი წყაროების დოკუმენტები მოიცავს:

  • შესყიდვის ინვოისები

  • ბანკის ჩეკები

  • გაყიდვების ინვოისები

ჟურნალიზაციის და გრაფიკების პროცესი

• ჟურნალიზაციისა და გამებას მოსახერხებლად:

  • ტექსტი 1: განსაზღვრეთ ანგარიშებზე და მათი ტიპებზე.

  • ტექსტი 2: ნომერი დაამტკიცოს ბანკის შესაბამის ანგარიშზე.

  • ტექსტი 3: აღითვალისწინეთ ყიდვების შეფასება.

  • ტექსტი 4: ატვირთეთ ჩანაწერი ჟურნალში.

  • ტექსტი 5: შეამოწმეთ რომ სანქციების შეთანხმება სწორია.

ტრანზაქციების მაგალითები

ტრანზაქცია 1: მეპატრონის ინფლუენსირებული კომერციული.

• თარიღი: ნოემბერი 1

• დეტალები: მიღებული რაოდენობა $30,000 კაში შინა ბრაითისაგან; კაპიტალი უბოძა.

• ჟურნალის ჩანაწერი:

  • უკანა: კაში $30,000

  • კრედიტი: ბრაითი, კაპიტალი $30,000

ტრანზაქცია 2: მიწის შეძენა კაში

• თარიღი: ნოემბერი 2

• დეტალები: $20,000 კაში აღწერილი მიწა.

• ჟურნალის ჩანაწერი:

  • უკანა: მიწა $20,000

  • კრედიტი: კაში $20,000

ტრანზაქცია 3: ოფისის საშუალების შეძენა ანგარიშზე.

• თარიღი: ნოემბერი 3

ტრანზაქცია 4: სერვისის შემოსავალი კაში.

• თარიღი: ნოემბერი 8: რაოდენობა $5,500 ელექტრონული სერვისებისათვის.

ტრანზაქცია 5: სერვისის შემოსავალი ანგარიშზე.

• თარიღი: ნოემბერი 10: ზედმეტი $3,000 ანგარიშზე.

ტრანზაქცია 6: ხარჯების გადახდა კაში.

• თარიღი: ნოემბერი 15: ორმოქენოთი ხარჯების გადახდის არსებობა.

სწავლების მიზანი 4: გდოს მომზადება

გდოს განმარტება

• გდო არის კომპლექტური რიგი ყველა ლეჯერ ანგარიშების თანხმობის მხრიდან.

• ანგარიშების გრაფიკის სისტემა:

  1. აქტივები

  2. ვალდებულებები

  3. კაპიტალი

გდოს გამოყენება ფინანსური ანგარიშების მომზადებისათვის

ფინანსური ანგარიშების მაგალითები

• სმარტ ტაჩ ლერნინგის შემოსავლის ანგარიში: დეკემბრის 31, 2018

  • მთელი შემოსავლები: $3,600 (მთელი სერვისის შემოსავალი)

  • მთელი ხარჯები: $10,800

  • ბალანსის შემუშავება:

  • ბალანსის = მთლიანი შემოსავალი - მთლიანი ხარჯები = $3,600 - $10,800 = -$7,200

• მეპატრონე კაპიტალის ანგარიშზე:

  • ბრაითი, კაპიტალი ნოემბრის 1-ზე: $0

  • შევსებები და ბალანსი

  • განცხადებები: $5,000

• ბალანსის ქაღალდზე: 2018 წლის დეკემბერის 31.

  • მთლი აქტივები: $114,700

  • მთლი ვალდებულებები: $60,900

  • მეპატრონე კაპიტალი: $53,800

სწავლების მიზანი 5: ვალის რეცეპტის გამოყენება

ვალის რეცეპტის განმარტება

• ვალის რეცეპტი წარმოადგენს ფინანსური რეკომენდაციის, რომელიც აჩვენებს აქტივების შედარება გადასახლებულ თანხასთან.

ვალის რეცეპტის გამოყენება

• ვალის რეცეპტი კარი შეთანხმების ვალდებულებების შესრულების შესაძლებლობის აღდგენა და ფინანსური რისკების შეფასება.

ვალის რეცეპტის შედეგები ფინანსურ საქმიანობაში

• მაღალი ვალის რეცეპტი შესაძლოა მიუთითოს რომ კომპანია ძალიან სქელი დაფინანსებულია და დაახლოებით რისკია, მაგრამ დაბალი რეცეპტი ანიჭებს ნაკლებ ინტენსივობას ხელმოწერებში.