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Einführung

  • Praxisorganisation Brigitte Kral - ZMV eazf
  • Aufstiegsfortbildung Zahnmedizinische/r Verwaltungsassistent/in 2025
  • Verzicht auf geschlechtsspezifische Bezeichnungen für bessere Lesbarkeit

Urheberrecht

  • Inhalte der Präsentation und diese selbst sind urheberrechtlich geschützt.
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  • Aufnahmen und Auswertungen durch Datenbanken sind ebenfalls eingeschränkt.
  • Zuwiderhandlungen werden gerichtlich verfolgt.

Biografische Informationen von Brigitte Kral

  • 1994: Zahnarzthelferin
  • 1997: Zahnmedizinische Verwaltungshelferin
  • 2017: Qualitätsmanagementbeauftragte eazf
  • 2018: Praxismanagerin eazf
  • 2021: Personalmanagerin IHK

Themenübersicht

  1. Organisationsgrundsätze
    1.1. Grundlagen der Praxisorganisation
    1.2. Anlässe und Lösungsmöglichkeiten
  2. Arbeitszeitplanung
    2.1. Tagesplan / Arbeitsplan
    2.2. Erfolgreiches Zeitmanagement
  3. Personalplanung
    3.1. Personaleinsatzplanung (PEP)
  4. Arbeitsraumgestaltung
    4.1. Praxisräume - Anordnung der Funktionsbereiche
    4.2. Ergonomie am Arbeitsplatz
    4.3. Ausstattung der Praxis
    4.4. Ablagesysteme
    4.5. Registratur
    4.6. Ordnungssysteme
    4.7. Aufbewahrungsfristen
    4.8. Wertstufen des Schriftgutes
  5. Organisationshilfen
    5.1. Patientendatei
    5.2. Abrechnungs- und Mahnwesen
    5.3. Schriftliche Kommunikation
  6. Praxisvorschriften zur strukturellen Qualitätspflege
    6.1. Auslegepflichtige Praxisvorschriften
    6.2. Praxishygiene
    6.3. Umweltschutz
    6.4. Berufsgenossenschaft, Schutzimpfung
  7. Termine und Bestellsysteme
  8. Erscheinungsbild der Praxis
  9. Selbstorganisation
    9.1. Analyse
    9.2. Planung
    9.3. Kontrolle
    9.4. Projektplanung
  10. Ausblick: Aufgaben im Management
  11. Materialverwaltungssysteme
    11.1. Kostenmanagement
    11.2. Möglichkeiten der Materialverwaltung
    11.3. Bestandsverwaltung

1. Organisationsgrundsätze

1.1 Grundlagen der Praxisorganisation

  • Zahnarzt als Arbeitgeber und Leiter einer Gesundheitseinrichtung.
  • Notwendigkeit der Organisationsstruktur in der Zahnarztpraxis.
  • Praxisgoals, Kundenservice und betriebswirtschaftlich geführte Unternehmen.
  • Statistische Daten:
    • 32,5 Behandlungsstunden/Woche
    • 8,3 Verwaltungsstunden
    • 3,0 Stunden für sonstige berufsbezogene Tätigkeiten (Stand 2021).
  • ZMV als innovative Führungsebene.

1.2 Anlässe und Lösungsmöglichkeiten

  • Herausforderungen der Zahnarztpraxis:
    • Gesundheitsreformen, Verwaltungsaufwand, Konkurrenzsituation, Patientenbindung.
    • Medienberichte und steigende Ansprüche an Qualität, Ästhetik und Service vieler Patienten.
    • Die finanziellen Möglichkeiten der Patienten können sinken, was zu Notwendigkeiten bei der Praxisorganisation führt.
2. Arbeitszeitplanung

2.1 Tagesplan/Arbeitsplan

  • Aufstellung eines persönlichen Tagesplans, der wichtige Aufgaben strukturiert.
  • Wichtigkeit der Planung und der Definition von Kommunikationswegen innerhalb des Teams.
  • Durchführung am Vortag, um die Relevanz der Aufgaben entsprechend zu priorisieren.

2.2 Erfolgreiches Zeitmanagement

  • Strategien für gutes Zeitmanagement:
    • Vermeidung von Stress durch konsequente Planung.
    • 95% der Arbeiten sind planbar.
    • Max. 15 Minuten Wartezeit pro Patienten.

3. Personalplanung

3.1 Personaleinsatzplanung (PEP)

  • Rationale Zuteilung von Personal zu den passenden Positionen.
  • Berücksichtigung der qualitativen, quantitativen und zeitlichen Erfordernisse des Betriebs.

4. Arbeitsraumgestaltung unter verschiedenen Gesichtspunkten

4.1 Praxisräume - Anordnung der Funktionsbereiche

  • Bedeutung einer optimalen Raumaufteilung für effektives Arbeiten.
  • Das Bild einer Zahnarztpraxis hat sich verändert, hin zu einem Serviceunternehmen.

4.2 Ergonomie am Arbeitsplatz

  • Ergonomische Standards in der Praxisgestaltung für Mitarbeiter und Patienten.

4.5 Registratur

  • Verwaltung und Aufbewahrung von Schriftgut.
  • Gesetzliche Vorgaben zur Dokumentation gemäß § 8 BMV-Z und § 630 BGB.
  • Sicherstellung einer lückenlosen Patientenakte.

5. Organisationshilfen

5.1 Patientendatei

  • Behandlungsdokumentation ist verpflichtend.
  • Informationsübertragung zwischen Zahnarztpraxis und Kostenträgern.

5.2 Abrechnungs- und Mahnwesen

  • Essenzielle Bedeutung eines strukturierten Abrechnungs- und Mahnwesens um betriebswirtschaftliche Stabilität zu gewährleisten.
  • Regelmäßige Mahnung und rechtzeitige Informationsweitergabe an Patienten.

6. Praxisvorschriften zur strukturellen Qualitätspflege

6.1 Auslegepflichtige Praxisvorschriften

  • Verantwortung des Praxisinhabers bezüglich rechtlicher Vorschriften.

6.2 Praxishygiene

  • Notwendigkeit der Umsetzung spezifischer Hygienemaßnahmen und Wartung.

7. Termine und Bestellsysteme

7.1 Bestellsysteme

  • Implementierung von EDV-gestützten Bestellsystemen zur Terminplanung.

7.2 Schriftliche festgelegte Behandlungspläne

  • Planung als Voraussetzung für optimale Behandlungszeiten.

10. Ausblick: Aufgaben im Management

  • Aufgaben der Praxisleitung hinsichtlich eigenverantwortlicher und strategischer Steuerung.

11. Materialverwaltungssysteme

11.1 Kostenmanagement

  • Überwachung der Betriebsausgaben, Steuererklärungen und Kostenkalkulation.

12. Patientenorientierte Maßnahmen

Allgemeine Aspekte

  • Wichtige Wertschätzung durch individuelle Betreuung und strukturierte Behandlungsabläufe.
  • Schaffung eines beschwerdefreien und freundlichen Umfelds.