PH 70 Schweizer Prüfungshinweis 70: Aufsichtsprüfung

Schweizer Prüfungshinweis 70 (PH 70): Aufsichtsprüfung

Einleitung und Anwendungsbereich

Der Prüfungshinweis $70$ ($PH 70$) regelt die Pflichten des Aufsichtsprüfers bei der Umsetzung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht ($FINMA$). Er basiert insbesondere auf dem Finanzmarktaufsichtsgesetz ($FINMAG$), der Finanzmarkt-Prüfverordnung ($FINMA-PV$) sowie dem $FINMA$-Rundschreiben $13/3$ „Prüfwesen“.

Grundlegende Bestimmungen

• Gesetzlicher Auftrag: Die Aufsichtsprüfung ist ein gesetzlicher Prüfauftrag. Die Handlungen richten sich nach der $FINMA-PV$, dem Rundschreiben $13/3$ sowie zusätzlichen $FINMA$-Instruktionen (z. B. Prüfpunkte, Wegleitungen).
• Abgrenzung: Internationale und nationale Prüfungsstandards ($PS$) der Rechnungsprüfung sind für die Aufsichtsprüfung nicht massgebend.
• Gültigkeit: Dieser $PH$ wurde am $11. November 2019$ verabschiedet und von der $FINMA$ am $29. Januar 2020$ als verbindlich erklärt. Er gilt für Prüfperioden, die ab dem $1. Januar 2020$ beginnen, und ersetzt den $PH 70$ vom $21. November 2017$.
• Zielsetzung: Erläuterung des Vorgehens bei Prüfungshandlungen, Bestätigungen und der Berichterstattung sowie bei weiteren aufsichtsrechtlichen Abklärungen.

Definitionen

Im Kontext des $PH 70$ gelten folgende Begriffsbestimmungen:

• Aufsichtsprüfer: Die Person(en), die die Prüfung durchführen (leitender Prüfer, Teammitglieder, Prüfgesellschaft).
• Aufsichtsprüfung: Prüfung der Einhaltung aufsichtsrechtlicher Vorschriften und der Prognose über deren künftige Einhaltung. Umfasst Basisprüfungen ($Art. 3 FINMA-PV$), Zusatzprüfungen ($Art. 4 FINMA-PV$), Bewilligungsprüfungen und Tätigkeiten als Prüfbeauftragter ($Art. 5 FINMA-PV$).
• Beaufsichtigte Einheit: Personen oder Einheiten mit $FINMA$-Bewilligung (Banken, Versicherungen, Finanzinstitute etc.).
• Finanzmarktregulierung: Umfasst Gesetze wie $BankG$, $GwG$, $KAG$, $PfG$, $VAG$, $VVG$, $FinfraG$, $FIDLEG$, $FINIG$, sowie zugehörige Verordnungen, Rundschreiben und anerkannte Selbstregulierungen.
• Intervention: Durchführung von Prüfungshandlungen in einem Prüffeld in einem spezifischen Jahr eines mehrjährigen Zyklus.
• Leitender Prüfer: Mitarbeiter mit Gesamtverantwortung (Planung, Durchführung, Bericht), zugelassen durch die Revisionsaufsichtsbehörde ($RAB$).
• Pflichtgemässes Ermessen: Anwendung von Fachwissen und Erfahrung zur Entscheidungsfindung unter Berücksichtigung der Umstände.
• Prüfungsnachweis: Informationen zur Ableitung von Schlussfolgerungen (Unterlagen der Einheit oder sonstige Informationen).
• Reduzierte Prüfkadenz: Aufschub der Prüfungshandlungen auf einen Rhythmus von jedem zweiten oder dritten Jahr.
• Zugetragene Informationen: Informationen aus der Rechnungsprüfung, Besprechungen, Korrespondenz oder Meldepflichten (z. B. Klumpenrisiken, Offenlegungen nach $RS 16/1$ oder $16/2$).

Anforderungen an die Durchführung

Einhaltung von Vorgaben und Abweichungen

• Der Aufsichtsprüfer muss alle Anforderungen des $PH 70$ erfüllen. Eine Bestätigung der Einhaltung der Prüfgrundsätze nach $RS 13/3$ setzt die Erfüllung des $PH 70$ voraus.
• Ausnahme: Abweichungen sind nur bei ausserordentlichen Sachverhalten zulässig, wenn die spezifische Handlung unwirksam wäre. Alternative Handlungen müssen das Ziel erreichen und dokumentiert werden.
• Nichterreichung von Zielen: Führt zur Beurteilung von Berichtseinschränkungen, Orientierung der $FINMA$ oder Rücktritt vom Auftrag.

Berufliche Verhaltensanforderungen und Annahme

• Einhaltung der Standesregeln von $EXPERTsuisse$ und Unabhängigkeitsrichtlinien.
• Mandate dürfen nur geführt werden, wenn ethische Anforderungen (einschliesslich Unvereinbarkeit nach $FINMA-PV$) gewahrt sind und Fachkompetenz vorliegt.
• Bei reduzierter Kadenz gelten Unvereinbarkeitsregeln auch in Zwischenjahren.

Vereinbarung der Auftragsbedingungen

Die Bedingungen müssen schriftlich (z. B. Auftragsbestätigung) festgehalten werden und umfassen:

1. Ziel und Umfang der Prüfung.
2. Verantwortung der Prüfgesellschaft.
3. Verantwortung der beaufsichtigten Einheit.
4. Modalitäten der Berichterstattung.

Qualitätssicherung

Verantwortung und Team

• Das Qualitätssicherungssystem muss dem Schweizer Standard $QS 1$ entsprechen.
• Der leitende Prüfer trägt die Verantwortung für Anleitung, Planung, Überwachung und sachliche Richtigkeit.
• Vor Abgabe des Berichts muss der leitende Prüfer durch Durchsicht der Dokumentation und Besprechungen sicherstellen, dass ausreichende Nachweise vorliegen.

Auftragsbegleitende Qualitätssicherung ($AQ$)

• Erforderlich, wenn das Risikoprofil es verlangt.
• Der $AQ$-Prüfer führt eine objektive Einschätzung der Beurteilungen durch.
• Der Bericht darf erst nach Abschluss der $AQ$ erstellt werden.

Kritische Grundhaltung und Ermessen

• Kritische Grundhaltung: Hinterfragende Einstellung bezüglich möglicher Nichteinhaltung durch Absicht, Irrtum oder dolose Handlungen.
• Pflichtgemässes Ermessen: Muss während der gesamten Prüfung ausgeübt und so dokumentiert werden, dass ein erfahrener Dritter die Beurteilungen nachvollziehen kann. Es darf nicht zur Rechtfertigung unzureichend gestützter Entscheidungen dienen.

Prüfungsplanung und Risikoanalyse

Übergreifende Zielsetzung

Identifikation von Risiken bezüglich: (a) Gefährdung von Gläubigern/Anlegern durch unangemessene Strategierisiken. (b) Falschermittlung von Kennzahlen/Werten. (c) Verletzung qualitativer Bestimmungen oder Statuten.

Risikoanalyse für die Aufsichtsprüfung

Die Analyse ist eine subjektive Einschätzung des Aufsichtsprüfers. Bei reduzierter Kadenz basiert sie auf zugetragenen Informationen, früheren Ergebnissen und Protokollen.

Einschätzung des inhärenten Risikos

Das Risiko wird anhand von Umfang/Ausmass und Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmt:

Einschätzung des Kontrollrisikos

Basiert auf der Prüferfahrung vergangener Interventionen:

• Hoch: Keine Prüfungen der Kontrollen durchgeführt; Unklarheit über Bestehen; als unwirksam beurteilt; wesentliche Anpassungen im System.
• Mittel: Kontrollen existieren (Nachweis durch kritische Beurteilung in den letzten $3$ Jahren); keine Hinweise auf Unwirksamkeit; keine offenen Beanstandungen.
• Tief: Kontrollen angemessen und wirksam (Nachweis durch Prüfung in den letzten $3$ Jahren); keine wesentlichen Anpassungen; keine offenen Beanstandungen.

Prüfstrategie

• Versicherungen: $FINMA$ definiert die Strategie individuell.
• Kategorie 1 & 2 (BankG/FinfraG): $FINMA$ definiert Strategie im Austausch mit der Prüfgesellschaft.
• Übrige: Ableitung aus der Risikoanalyse nach $FINMA$-Zyklen. Verwendung des Formulars „Standardprüfstrategie“.

Berücksichtigung von Vorschriften

Der Prüfer unterscheidet zwei Kategorien:

1. Unmittelbare Auswirkung: Prüfung der Einhaltung von Finanzmarktregulierung mittels ausreichender Nachweise.
2. Keine unmittelbare Auswirkung: (z. B. Arbeitsrecht, Steuerrecht). Hier sind Befragungen des Managements und Einsicht in Korrespondenz mit Behörden erforderlich. Bei besonderer Exposition (z. B. grenzüberschreitende Tätigkeit) ist eine detaillierte Beurteilung nötig.

Meldepflichten: Absichtliche oder wesentliche Verstösse sind dem Oberleitungsorgan und der $FINMA$ unverzüglich zu melden ($Art. 29 FINMAG$).

Prüfungsnachweise und Techniken

Prüfungstechniken

• Einsichtnahme/Inaugenscheinnahme: Untersuchung von Aufzeichnungen.
• Beobachtung: Ansehen von Prozessen (momentaufnahmenabhängig).
• Externe Bestätigung: Direkte Antwort Dritter.
• Nachrechnen: Prüfung der mathematischen Richtigkeit.
• Nachvollziehen: Unabhängige Durchführung von IKS-Kontrollen.
• Analytische Prüfungshandlungen: Analyse plausibler Beziehungen zwischen Daten.
• Befragung: Alleine normalerweise nicht ausreichend für Wirksamkeit oder Compliance.

Umfang und Prüftiefen

Stichproben und Auswahl

Funktionsprüfungen (Manuelle Kontrollen)

Anzahl zu prüfender Elemente basierend auf der Häufigkeit:

Einzelfallprüfungen (Stichprobenumfang)

Nutzung der Arbeiten Dritter

Interne Revision

• Keine direkte Unterstützung: Interne Revisoren dürfen nicht unter Leitung des Aufsichtsprüfers arbeiten.
• Abstützung: Zulässig für Fakten, die maximal $24$ Monate zurückliegen.
• Validierung: Der Aufsichtsprüfer muss mindestens ein Prüfgebiet durch Nachvollzug validieren.

Sachverständige und andere Prüfgesellschaften

• Kompetenz und Objektivität müssen beurteilt werden.
• Interessenkonflikte sind zu prüfen.
• Bei unzureichender Arbeit sind ergänzende Massnahmen durch den Aufsichtsprüfer nötig.

Berichterstattung und Mängel

Prüfergebnis

• Angabe erfolgt pro Prüfbestätigung (meist „Ja“/„Nein“ oder „Trifft zu“/„Trifft nicht zu“).
• „Nein“ bei Beanstandungen der Kategorie „hoch“ oder „mittel“, auch wenn diese bis zum Bericht bereinigt wurden.

Kategorisierung von Mängeln

Beanstandungen (Verletzung von Vorschriften)

• Hoch: Meldepflichtig nach $Art. 27 FINMAG$, Organisation fehlt weitgehend, erhebliche Risikoerhöhung, systematischer Fehler.
• Mittel: Punktuelle Fehler, Wirksamkeit beeinträchtigt, moderate Risikoerhöhung.
• Tief: Dokumentationsmängel, keine Auswirkung auf Risikolage.

Empfehlungen (Schwachstellen ohne direkte Verletzung)

• Hoch: Dringender Umsetzungsbedarf, Risiko erheblicher Verletzungen.
• Mittel: Umsetzungsbedarf innerhalb der nächsten Periode.
• Tief: Mittelfristiges Verbesserungspotenzial.

Fristen und Nachprüfung

• Angemessene Frist zur Herstellung des ordnungsgemässen Zustands.
• Nachprüfung der Erledigung (nicht nur Befragung!) erfolgt meist bei der nächsten Prüfung.
• Schwerwiegende Mängel sind unverzüglich nach Fristablauf zu prüfen. Untätigkeit der Einheit ist der $FINMA$ zu melden.

Dokumentation

Konzeptionelle Trennung

• Aufsichtsprüfung und Rechnungsprüfung müssen in getrennten Akten geführt werden.
• Abstützung auf Rechnungsprüfung ist möglich (Referenzierung/Duplizieren); für die Rechnungsprüfung auf die Aufsichtsprüfung ist nur Duplizieren zulässig.

Form und Fristen

• Vollständigkeitserklärung: Schriftliche Bestätigung durch Vorsitzende von Oberleitungsorgan und Geschäftsführung.
• Zeitgerechtigkeit: Fertigstellung der Dokumentation innerhalb von maximal $60$ Tagen nach Berichterstattung.
• Inhalt: Dokumentation von Art, Zeitpunkt, Umfang der Handlungen, Ergebnissen, bedeutsamen Sachverhalten und Gesprächspartnern.
• Archivierung: Nach Abschluss der Zusammenstellung ist eine Veränderung oder Vernichtung vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unzulässig.