Management – Comprehensive Study Notes (Chapter 2)

2.1 Pengenalan kepada Pengurusan

• Pengurusan = usaha yang diselaraskan untuk merancang, mengatur, memimpin dan mengawal sumber & aktiviti sesebuah organisasi supaya matlamat yang telah ditetapkan tercapai.
• Contoh – Bridgex menetapkan visi untuk menjadi syarikat pembinaan yang dipercayai yang memenuhi kepuasan pelanggan sepenuhnya.

Kepentingan Pengurusan

• Penyelarasan sumber – pengurusan memperuntukkan sumber kepada pekerja selaras dengan penggunaan.
• Cth. Jurutera Bridgex menjalankan kerja teknikal di tapak projek.
• Penggunaan sumber yang berkesan – mengerahkan input supaya matlamat tercapai.
• Cth. Syarikat X menyiapkan tempahan $1,000$ helai baju tepat seperti yang diminta.
• Pencapaian matlamat – pengurusan sistematik menyalurkan seluruh organisasi ke arah objektifnya.
• Cth. Jurujual di Insurance YY meningkatkan keuntungan keseluruhan.
• Pengurangan pembaziran – kecekapan & penggunaan sumber yang bijak mengekang pembaziran.
• Cth. Pengkhususan kerja di Book EE mengurangkan kos operasi.
• Pengekalan & motivasi pekerja – pengurusan yang baik memberi tenaga kepada kakitangan untuk kekal dan berprestasi.
• Cth. Pengurusan Car HH menjaga kebajikan pekerja, memotivasikan mereka untuk kekal.

2.1.1 Fungsi Pengurusan

Perancangan

• Menetapkan matlamat, visi, misi, strategi & taktik sebagai hala tuju organisasi.
• Cth. Visi SS Restaurant = membuka cawangan di luar negara.

Pengorganisasian

• Menyusun tugas & mengagihkan sumber yang mencukupi untuk melaksanakan rancangan sambil mencegah pertindihan kerja.
• Cth. Jabatan pemasaran TT Shoes menjalankan semua tugas berkaitan pemasaran.

Memimpin

• Mempengaruhi tingkah laku pekerja (secara rasmi atau tidak rasmi) supaya tugas dapat dilaksanakan dengan baik.
• Cth. Kapten bola sepak AA memotivasikan pemain untuk memenangi perlawanan hari ini.

Mengawal

• Memantau prestasi, mendiagnosis punca & mengambil tindakan pembetulan supaya matlamat tercapai.
• Pengurus memastikan semua rancangan dilaksanakan dengan sempurna.
• Cth. Hotel BB memeriksa kerja pekerja supaya prestasi syarikat terus meningkat.

2.1.2 Keberkesanan vs. Kecekapan

• Keberkesanan = melakukan perkara yang betul; tugas secara langsung memajukan objektif organisasi.
• Cth. Penunggang penghantar makanan memenuhi masa penghantaran yang dijanjikan.
• Kecekapan = melakukan perkara dengan betul; meminimumkan kos, memaksimumkan output, mengelakkan pembaziran.
• Cth. Penunggang menghantar lebih awal dari masa sambil menjimatkan kos pengangkutan.
• Pautan – organisasi sering mementingkan kecekapan dahulu kerana ia mengukuhkan produktiviti dan membantu mencapai sasaran; pengurusan yang optimum menggabungkan kedua-duanya.

2.1.3 Peranan Pengurus

Tiga Kluster Peranan Henry Mintzberg

1 Peranan Interpersonal

• Ketua – tugas simbolik, menetapkan contoh.
• Cth. Pengurus Besar SS sentiasa tiba tepat pada masanya.
• Pemimpin – mengarah, menyelaraskan, membimbing & memotivasikan kakitangan supaya kerja mencapai objektif.
• Cth. Pengurus Cawangan memberi ganjaran kepada pekerja yang mencapai sasaran.
• Penghubung – membina rangkaian dalaman & luaran yang meningkatkan imej organisasi.
• Cth. Pengurus Pengeluaran berunding harga input yang munasabah dengan pembekal.

2 Peranan Maklumat

• Pemantau – mengimbas persekitaran dalaman & luaran, bertindak pantas terhadap perubahan.
• Cth. Pengurus pembuat sabun meningkatkan output apabila permintaan meningkat.
• Penyebar – menyampaikan maklumat kepada pekerja supaya mereka dapat bertindak berdasarkan data terkini.
• Cth. Pengurus Pemasaran memberi taklimat kepada kakitangan mengenai strategi pemasaran dalam talian yang baharu.
• Jurucakap – menyampaikan maklumat organisasi secara luaran, dengan cepat & tepat.
• Cth. Pengurus Jualan mempromosikan manfaat produk terkini kepada pelanggan.

3 Peranan Pembuat Keputusan

• Usahawan – menghasilkan idea kreatif untuk mengikut trend.
• Cth. Pengurus restoran mengubah suai menu agar sesuai dengan cita rasa pelanggan.
• Pengendali Gangguan – bekerjasama dengan kakitangan untuk menyelesaikan masalah menggunakan alat keputusan.
• Cth. Pengurus Pemasaran menggunakan graf garis untuk meramalkan tren jualan masa depan.
• Pengagih Sumber – mengedarkan modal, peralatan, bahan mentah & tenaga kerja ke unit keutamaan untuk meningkatkan kecekapan & mengelakkan pembaziran.
• Cth. Pengurus HR menugaskan kerja berdasarkan kelayakan & pengalaman kakitangan.
• Perunding – berunding dengan pihak luar (pembekal, pelabur, kesatuan sekerja, kerajaan, dsb.).
• Cth. Pengurus pengeluaran kilang biskut mendapatkan bahan mentah yang lebih murah.

Lima Peranan Peter Drucker

• Menetapkan objektif – membentuk visi, misi & matlamat dan memastikan pekerja memahaminya.
• Cth. Pengurus firma teknologi menyasarkan pertumbuhan jualan perisian $20 \%$ dengan memasuki negara jiran.
• Mengatur – mereka bentuk struktur, membahagikan kerja & memperuntukkan sumber untuk operasi yang lancar.
• Cth. Pengurus kilang membahagikan kakitangan kepada bahagian pengeluaran, kawalan kualiti & logistik.
• Memotivasi & berkomunikasi – memupuk semangat, memberi arahan yang jelas, mengekalkan saluran terbuka.
• Cth. Pengurus jualan menawarkan insentif dan mengadakan mesyuarat mingguan untuk maklum balas.
• Mengukur – menggunakan KPI untuk menilai prestasi dan melaksanakan penambahbaikan.
• Cth. Penilaian tahunan pengurus HR (kehadiran, kejayaan projek, maklum balas pelanggan) sebelum kenaikan gaji/promosi.
• Mengembangkan orang – melatih, melatih dan meningkatkan kemahiran kakitangan untuk pertumbuhan jangka panjang & kepuasan kerjaya.
• Cth. Pengurus hotel menjalankan latihan perkhidmatan pelanggan untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan.

2.2 Kemahiran Pengurusan

Tahap Pengurusan

• Rendah (penyeliaan) – secara langsung mengawasi kerja & menerima arahan dari atas.
• Contoh: penyelia pengeluaran, ketua unit, penolong mandor.
• Pertengahan – mengurus fungsi jabatan & berhubung dengan unit lain.
• Contoh: pengurus pengeluaran, penolong pengurus, eksekutif.
• Atasan – mengendalikan keseluruhan organisasi, strategi & polisi.
• Contoh: CEO, pengarah urusan, pengarah.

Mengapa Kemahiran Penting

• Membolehkan keputusan yang cepat, berkesan dan meminimumkan pembaziran.
• Cth. Pekerja mahir IT ditugaskan tugas komputer.
• Menyokong hubungan yang kukuh dengan kakitangan, atasan & pihak luar.
• Cth. Pengurus kewangan berunding kos pemasaran yang lebih rendah dengan pengurus pemasaran.
• Menggalakkan pandangan holistik – melihat kaitan antara unit.
• Cth. Pengurus pemasaran menyelaraskan kerja antara unit jabatan.
• Mengoptimumkan masa – mengikut jadual, mengurangkan kos, meningkatkan output.
• Cth. Pengurus memastikan kerja berjalan mengikut garis masa.
• Mengesan & merebut peluang – bertindak balas dengan pantas terhadap perubahan luaran.
• Cth. Pengurus jualan dengan cepat menjual peralatan berkaitan COVID-19 semasa pandemik.

Lima Jenis Kemahiran

1 Kemahiran Konseptual
• Memahami organisasi secara keseluruhan dan persekitarannya; menangani isu-isu yang luas.
• Cth. Pengurus pengeluaran mencari bahan mentah alternatif semasa kekurangan.
2 Kemahiran Interpersonal / Insan
• Mengurus hubungan & kerja berpasukan di dalam dan di luar syarikat.
• Cth. Pengurus kewangan dengan bijak menyelesaikan masalah peningkatan kos promosi dengan pemasaran.
3 Kemahiran Teknikal
• Mengetahui kaedah, proses, prosedur, mesin.
• Cth. Penyelia pengeluaran melatih kakitangan baru mengenai operasi mesin.
4 Kemahiran Pengurusan Masa
• Menyelesaikan kerja dengan cekap dengan mengutamakan tugas & menjadualkan dengan betul.
• Cth. Penyelia menyampaikan output mengikut jadual pengeluaran.
5 Kemahiran Membuat Keputusan
• Menganalisis masalah, menghasilkan pilihan & memilih yang terbaik; memerlukan keupayaan konseptual & analitikal.
• Cth. CEO membeli saham dalam syarikat yang membuat peralatan COVID-19.

Penekanan Kemahiran mengikut Tahap

• Pengurus Atasan – kemahiran konseptual paling kritikal.
• Cth. CEO membangunkan strategi korporat.
• Pertengahan – campuran seimbang kemahiran konseptual, insan & teknikal.
• Rendah – kemahiran teknikal & insan mendominasi.

2.3 Perancangan

• Perancangan = menentukan matlamat & strategi/tindakan yang diperlukan untuk mencapainya.
• Memberi hala tuju (visi, misi, matlamat jangka panjang/pendek).
• Memastikan peruntukan sumber yang cekap & mencegah pembaziran.
• Mencipta piawaian kualitatif & kuantitatif untuk perbandingan kemudian.
• Membimbing pembuatan keputusan strategik & mengimbangi tindakan.
• Memudahkan pemantauan & kawalan; penyelewengan mendorong langkah pembetulan.

2.3.1 Proses Perancangan (Rujuk Rajah 2.1)

1 Menentukan matlamat & objektif
• Menetapkan hala tuju jangka panjang & pendek.
• Cth. Syarikat X merancang untuk memperluaskan pasaran kasut ke peringkat antarabangsa.
2 Menganalisis persekitaran perniagaan
• Menilai kekuatan/kelemahan dalaman & peluang/ancaman luaran → SWOT.
• Cth. Pengurus mencatat peralihan kepada bahan kitar semula menawarkan peluang pasaran baharu.
3 Menghasilkan tindakan alternatif
• Menghasilkan seberapa banyak pilihan yang mungkin.
• Cth. Syarikat X mempertimbangkan pelaburan luar negara & pakatan strategik untuk mengurangkan harga kasut.
4 Menilai alternatif
• Menilai kebaikan/keburukan, manfaat/kos melalui kaedah kualitatif & kuantitatif.
• Cth. Pakatan di luar negara dinilai untuk manfaat tinggi & kos minimum.
5 Memilih alternatif
• Memilih pilihan dengan kemungkinan hasil optimum tertinggi; menyusun mengikut keutamaan.
• Cth. Syarikat X memilih rakan kongsi di luar negara dengan kepakaran pemasaran yang kuat untuk menjual kasutnya.

2.3.2 Tahap Perancangan Strategik

• Strategi korporat
• Strategi perniagaan (persaingan)
• Strategi operasi / fungsian
(But