MP résumé
Management de Projet
Introduction au Management de Projet
Plan du cours
Introduction au Management de Projet.
Les notions de projets
Les référentiels majeurs du Management de Projet.
Les outils de gestion du projet
Les étapes de gestion d’un projet
L’estimation des besoins et des ressources
Les techniques de planification et les délais (Diagramme PERT,…)
Qu'est-ce que le management ?
Le management est un processus qui consiste à définir des objectifs et coordonner les efforts des membres d'un groupe pour pouvoir atteindre ces objectifs.
Le management se décline selon l’axe temporel :
à court terme, on parle de management opérationnel,
à long terme, on parle de management stratégique.
Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet consiste à vouloir réaliser une IDEE Ayant un caractère NOUVEAU.
Cette réalisation est UNIQUE
Elle est EPHEMERE
Il faut un CERTAIN TEMPS pour la réaliser
Comment traduire une “IDEE” en “PROJET” ?
Transformer l’IDEE en OBJECTIFS :
TECHNIQUES : Ce qu’on veut FAIRE
DE DELAI : En combien de TEMPS ?
DE COUT : Avec quel BUDGET ?
Définir les MOYENS nécessaires
Prévoir l’ORGANISATION et la GESTION du Projet
Un projet c’est une image d’un future que l’on souhaite atteindre.
Un projet est mis en œuvre pour créer ou changer quelque chose.
Un projet correspond à la situation dans laquelle on se trouve quand on doit atteindre un objectif avec des moyens ad hoc et dans un délai donné [Marley 1999].
Un projet est un ensemble d’actions ou de travaux qui concourent tous à la réalisation d’un objectif unique et mesurable.
La notion de projet
Selon AFNOR : un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données.
AFNOR : Association Française de NORmalisation
Elle représente la France auprès de l’ISO et le CEN : Centre Européen de Normalisation
Des principes fondateurs
La gestion par objectifs
Des besoins clairement exprimés
Les hommes, les méthodes, les moyens
Un seul point de responsabilité
La délégation d'autorité (confiance)
La communication entre fonctions et niveaux
Il est plus important d'être clair que parfait
Le droit à l'erreur….
Pourquoi dela gestion deprojet ?
Les projets n'atteignent pas souvent leurs objectifs
dépassement de délais
surcoûts importants
qualité technique du produit insuffisante
Les projets se déroulent dans un milieu complexe
acteurs divers dans une entreprise : étude, production, marketing,…
environnement extérieur non maîtrisable : marché, social, politique, concurrence…
La solution : une méthode
Le déroulement du projet est formalisé entre les parties prenantes par :
l'entreprise qui capitalise son expérience
le client qui impose/exige des contraintes pour garantir le bon déroulement du projet
Acteurs du projet / Parties prenantes
Maître d'ouvrage : personne physique ou morale propriétaire de l'ouvrage. Il définit les objectifs, le budget et les délais de réalisation.
Maître d'oeuvre : personne physique ou morale qui reçoit la mission du maître d'ouvrage pour assurer la conception et la réalisation de l'ouvrage.
PROJET
C'est une réponse apportée par un maître d’œuvre à une demande élaborée pour satisfaire aux besoins d'un maître d'ouvrage.
PROJET
On distingue:
des « projets-ouvrage » dont le résultat est unique (Ex : une Application, le déploiement d’une solution informatique),
et des « projets-produit » (un Nouveau Logiciel, un ERP) dont l'objectif est la mise au point d'un ou d'une gamme de produit(s) ou service(s), qui sera diffusé à plus ou moins grande échelle.
Pourquoi les projets échouent-ils ?
Échec technique : mauvais choix de technologies.
Échec données : mauvaise conception de donnée. mauvaise gestion des données, mauvais contrôle de la qualité des données.
Échec utilisateur : mauvaise gestion des utilisateurs, manque d’enthousiasme, réticence des utilisateurs.
Échec organisation : mauvais choix de l’objectif global de l’organisation, problème de politique interne.
Échec métier : mauvaise adaptation de l’environnement métier, mauvais changements de processus métier.
Gestion des projets
La gestion de projet comporte trois catégories d’objectifs:
L’objectif de délai;
L’objectif de Qualité qui traduit le respect des spécifications fonctionnelles et des caractéristiques techniques corresant aux éléments importants des besoins à satisfaire;
L’objectif de coût, traduction financière des moyens que les gestionnaires du projet acceptent de mettre en œuvre afin de satisfaire les objectifs de qualité et de délais.
Il est communément admis que la gestion des projets comporte trois composantes:
La planification;
L’ordonnancement;
Le suivi des délais et des coûts.
Finalité et complexité d’un projet / 1
La finalité d’un projet peut être appréhendée sous divers aspects:
Résoudre un problème;
Innover;
Répondre à un besoin;
Changer l’organisation, les pratiques..
Anticiper les difficultés, les risques…
Passer d’une situation insatisfaisante vers une situation souhaitée plus satisfaisante…
Finalité et complexité d’un projet /2
Le projet contribue à la concrétisation d’un choix stratégique. Il permet de développer :
la synergie par une meilleure utilisation des compétences internes,
l’esprit du groupe par la co-responsabilité;
La communication interne
Difficulté et complexité des projets
J’ai la méthodologie | J’ai la technicité | Je peux me Procurer la technicité | Il faut inventer la technicité | |
|---|---|---|---|---|
Je peux me | Complexe : le savoir et la connaissance | Projet Réalisable facilement | Projet réalisable Demandant des Études préalables | Projet à haut risque à très long terme |
Procurer la | ||||
méthodologie | Il faut inventer la méthodologie | Projet réalisable mais difficile Partenariat souhaité avec la société Possédant la technicité | Projet réalisable qui nécessite le Sens d’innovation |
Face à la complexité des projets, un certain nombre d’actions doivent être adoptées dès l’émergence du projet.
Mener une réflexion stratégique anticipative en amont ;
Visualiser l’implication de tous les acteurs du projet.
Avant-projet
L’étape d’avant-projet a plusieurs noms bien différents : Étude, pré-étude, pré-projet, étude de faisabilité…
Le but de cette étape est : L’IDENTIFICATION DU PROJET Donc la récolte des informations pertinentes pour faciliter la prise de décision et de lancer le projet.
L’ensemble des informations recueillies peuvent être :
Une étude de marché
Un calcul de rentabilité
Une étude de faisabilité technique
Une analyse des risques encourus
Une estimation des délais de livraison.
Les résultats de l’avant-projet sont souvent résumés dans la «La fiche de projet» qui est un passage obligé avant de commencer le projet proprement dit.
Etapes de l’étude du projet
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Identifier les problèmes
A l’origine d’un projet il y’a : Un problème ou Un besoin idée.
Le but du projet : Description générale de ce que l’on se propose atteindre
Objectif :
une cible que l'on souhaite atteindre à travers des actions concrètes
Il peut être qualitatif comme l’amélioration des conditions de travail.
Les enjeux :
intérêt de la réalisation de l'idée (ce que l'on peut gagner ou perdre à l'issue d'une action ou d'une entreprise : argent, avantages en nature)
Les contraintes
Proposition & Conception de solutions
Evaluer et décider une solution
IDENTIFICATION DU PROBLEME ou u BESOIN
Exemple de situation et de besoin : absence d’espace privé de travail à la maison (enfants qui crient pendant un téléphone de travail, difficulté de prendre des consultations par téléphone…
L’Idée : Transformer une partie du sous-sol en un bureau pour résoudre le problème
Un problème bien défini est à moitié résolu
Expliciter ce qui cause la non satisfaction dans la situation initiale
Utiliser des paramètres mesurables dans la définition des situations initiale et finale
Analyse du problème
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Phase la plus importante de toute démarche de résolution.
Une analyse approfondie s’impose pour s’attaquer aux causes du problème et non seulement à ses effets.
Plusieurs facteurs interviennent dans un problème, les plus importants sont les facteurs humains et les aspects techniques.
Conseil: Ne jamais se précipiter sur la première explication venue et la première solution qui en découle.
Comment analyser le problème?
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Enoncer le problème : Il s'agit d'obtenir une description concrète, acceptable par toutes les personnes concernées (tous les utilisateurs).
Distinguer les faits et les opinions : Analyser de manière plus poussée le problème, en séparant les éléments objectifs et rationnels des aspects plus subjectifs ou émotionnels.
Déterminer l'écart avec la situation souhaitée (l'objectif) : déterminer ce qui doit changer de la situation actuelle en vue d’atteindre l'état désiré, créant ainsi la base de la formulation des objectifs pour résoudre le problème.
Enumérer les causes les plus probables : Toutes les hypothèses doivent être évoquées, incluant les facteurs qui peuvent être externes au problème.
Choisir la cause ou les causesles plus probables, puis trouver les preuves suffisantes pour rendre votre analyse du problème crédible.
Clore l’analyse par une synthèse avec : énoncé du problème, buts à atteindre et causes du problème. (par écrit sous forme d'un procès-verbal de séance) .
Si le problème est grave, des mesures immédiates pour limiter les dégâts ou risques peuvent déjà être proposées.
Comment analyser le problème ?
Ces questions favorisent l'analyse d'un problème
Qui ? Qui est concerné ? Qui pose problème ? Quelle unité ?
Quoi ? Quel est le problème ? De quoi s'agit-il ? Que se passe-t-il ? Quelle est la situation de départ ? Quels sont les éléments du problème ? Que faut-il absolument résoudre ?
Où ? Où est apparu problème ? A quel endroit ?
Quand ? Quand le problème a-t-il surgi? Depuis quand jusqu’à quand?
Comment ? Comment le problème apparaît-il ? Comment la situation se présente-t- elle ?Comment le problème se manifeste-t-il ?
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Un questionnaire pertinent pourra garantir un bon diagnostique.
Questions possibles : le Q Q O Q C !
Comment analyser le problème?
Exemple de problème
Ce soir, un locataire a signalé la présence d’une flaque d’eau dans sa buanderie. L’eau a été découverte à 19 h, alors que le lave-linge a été utilisé pour la dernière fois vers 13 h. La flaque est située à environ 20 cm de l’appareil.
Appliquons le Q Q O Q C :
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Exemple de problème
Qui ? Le locataire a le problème de ne plus pouvoir utiliser la buanderie.
Quoi ? Une flaque d'eau s'est formée sur le sol de la buanderie.
Où ? La flaque d'eau se situe à 20 cm du lave-linge.
Quand ? La flaque a été découverte à 19 h, le lave-linge a été enclenché la dernière fois vers 13 h.
Comment ? Le problème se manifeste par la présence d'eau à un endroit inhabituel.
Ces quelques questions ont déjà permis de mieux décrire le problème.
Les réponses montrent aussi à ce stade que rien ne prouve que la présence de l'eau est due à une fuite du lave-linge… C'est une cause possible mais pas la seule.
Analyser le problème
Petits conseils:
Elaborez votre analyse à plusieurs ou en équipe. Cela favorise une vision plus élargie de la situation étudiée et permet d'éviter une trop forte subjectivité.
Pensez à utiliser des techniques de visualisation, elles favorisent énormément les rapprochements d'idées ou les déductions logiques. Les supports peuvent être des tableaux ou plus traditionnellement, des formulaires avec des cases à remplir.
Attention à la formulation des objectifs à atteindre : le texte retenu ne doit pas privilégier une solution possible au profit d'autres options.
Description du Projet Elaborer le but
Exemple: dans notre cas le but sera de créer un espace de travail au sous-sol.
Élaborer le but du projet afin de répondre adéquatement à la problématique identifiée
Un but c’est la finalité du projet , ce que concrètement on veut obtenir à la fin du projet.
Définition des buts
Un but de projet n’est rien d’autre qu’une réalité envisagée dans l'avenir.
Il est important que cette réalité future soit définie avec précision et ne reste pas une idée vague.
Le but est esquissé dans les grandes lignes, qui sont affinés peu à peu entre le chef de projet et le mandant.
Il est important que le but du projet ne tient pas seulement compte des intérêts du mandant et du chef de projet, mais qu’il satisfasse également les besoins de toutes les parties prenantes du projet — nommées "stakeholders".
La règle de base : en dernier ressort, c’est le client qui décide de la formulation du but du projet.
Les buts du projet doivent absolument être exprimés de façon mesurable.
A. Si le but est plutôt vagues, peu précis, mal formulés:
Il faut essayer de comprendre exactement le problème ou le besoin sous-jacent.
Le chef de projet se doit de formuler les buts du projet, les soumettre au mandant, les discuter, les reformuler, jusqu’à ce que ils se mettent d’accord.
B. Si le mandant a des buts parfaitement clairs et bien formulés :
Voir si les buts ne sont pas contradictoires entre eux. Si c’est le cas : les reformuler pour éliminer les contradictions.
Discuter ces buts avec l’équipe de projet, le client, éventuellement les utilisateurs finaux pour s’assurer que tout le monde est d’accord avec les buts formulés.
Continuer de préciser les buts – c’est un processus itératif, dans lequel si on retombe sur des contradictions, on reformule.
Etablir une priorité des buts: lesquels sont indispensables, lesquels sont souhaitables.
Vérifier que les buts soient formulés de manière neutre, en laissant ouvertes les diverses solutions techniques.
Comment faire pour définir les buts ? Qu’est-ce qu’un bon but ?
Un objectif ne doit être imposé au demandeur du service, Il faut le discuter (Idéalement : c’est la ou ce demandeur qu’il faut stimuler à proposer l’objectif qu’il souhaite atteindre).
Un but bien formulé est SMART :
Spécifique
Mesurable
Ambitieux
Réaliste
défini dans le Temps
Le but tient explicitement compte des intérêts des stakeholders les plus importants.
Le but est connu de tous les participants.
Le but est accepté par tous les participants
Définir les objectifs à atteindre
Dans notre exemple, les objectifs sont:
Avoir un espace privé de travail
Qu’il soit multifonctionnel (rangement, éclairé, privé , etc.)
Un endroit non sujet au va-et-vient normal de la famille
Un endroit permettant de recevoir convenablement les clients
Un espace de bureau pouvant contenir tout l’appareillage nécessaire au télétravail
C’est définir la situation finale en terme de différences par rapport à ce qui existe.
Ce à quoi notre but devrait répondre une fois notre projet complété.
Résultats désirés une fois le but atteint.
Identifier les enjeux
Enjeux : en quoi le projet présente un intérêt (final) ?
Apport économique,
Apport commercial/marketing,
Apport en compétences,
Retombées sociales ou politiques.
Dans notre exemple, les enjeux :
Travailler tranquillement
Augmenter le rendement et la recette.
Exemple
Une compagnie d’assurances a décidé de repenser entièrement sa présence sur Internet. Actuellement, elle n’offre que des pages statiques, permettant de consulter l’offre de prestations en termes très généraux.
Un premier brainstorming (méthode pour collecter le plus d'idées de solutions) avec des collaborateurs des départements Marketing, Assurance Maladie, Assurance Vie et ’Informatique a montré qu’il y avait une liste très longue d’objectifs possibles:
Calcul de primes d’assurance on-line.
Etablissement de police on-line, à imprimer par le client.
Possibilité de consulter ses polices.
Conseils intelligents sur la base d’une analyse automatique des polices existantes et des données-client.
Comparaison avec des offres de la concurrence.
Calcul des avantages fiscaux.
Utilisation d'Internet pour recueillir des données-client qui seront utiles ensuite aux agents.
Possibilité de déclarer un sinistre on-line.
Possibilité de suivre l’état d’avancement d’un dossier.
Choix de l'agent par le client lui-même, sur la base de profils disponibles on-line.
La réalisation de tous ces objectifs est bien entendu impossible.
Comment faire un tri?
Exemple suite:
La cheffe de projet, a décidé de procéder de la manière suivante:
Chaque objectif doit être décrit de manière assez détaillée sur environ une demi page A4.
Au cours de plusieurs séances réunissant la même équipe que lors du brainstorming, décrire (sous forme de texte) l’utilité de chaque objectif sous deux aspects:
utilité pour l’entreprise,
utilité pour le client.
Ensuite, on construit un tableau qui comprendra trois colonnes : l’objectif, son utilité pour l’entreprise, son utilité pour le client.
L’étape suivante consiste à chiffrer (en DH, $, €…) la valeur (l’utilité) que chaque objectif apportera au client et à l’entreprise. Ce travail sera fait d’abord individuellement, par chaque membre de l’équipe. Ensuite une discussion en groupe essayera de trouver un chiffre accepté par tous.
La valeur de chaque objectif sera ensuite comparée à son coût (coût de réalisation et coût d’entretien).
Cette comparaison permettra de définir les priorités dans les objectifs.
Cette liste, avec le coût de chaque objectif, sera enfin présentée au comité de pilotage, qui prendra la décision finale.
Identifier les contraintes
Par contraintes nous entendons les obstacles majeurs que nous identifions à ce stade-ci et qui peuvent faire achopper le projet dans son ensemble.
Toute solution peut être généralement limitée par :
Budget
Délai
Ressources disponibles
Technologies
Etc…
Exemple de contraintes dans notre projet:
Le coût de rénovation de ce local ne doit pas dépasser 50000 DH
Le local doit respecter l’aménagement intérieur déjà existant
Les travaux devront s’effectuer sur une période n’excédant pas 6 semaines
Identification et analyse des solutions
Exemple: Dans notre cas simple, nous avons les solutions suivantes:
Tout faire (les travaux) soi-même,
Faire exécuter les travaux par un entrepreneur,
Être soi-même l’entrepreneur (coordination, administration, budget et contrôle de qualité) et engager les différents corps de métier.
Solution ?
Ensemble de moyens permettant de surmonter les obstacles sur le parcours menant de la réalité à l'objectif poursuivi.
Ensemble de mesures permettant de transformer une situation initiale en une situation finale désirée.
Définition des différentes options alternatives potentielles que nous prendrons en considération dans l’élaboration de notre projet.
Quels sont les divers scénarios que nous pouvons considérer et qui nous permettront d’atteindre le but fixé ?
Créer des solutions:
C’est la partie créative du processus de résolution de problèmes : elle exige d'imaginer de nouvelles solutions
Evaluer et sélection de solution
Pour notre exemple nous avons choisi l’option 3 , c’est-à-dire: Effectuer soi-même les tâches d’un entrepreneur (coordination, administration, budget et contrôle de qualité) et envisager les différents corps de métier
Après ce processus, souvent il n’existe pas qu’une seule solution possible, mais deux, trois voire plus, qui sont difficilement comparables :
La solution A est bon marché, mais elle comporte plus de risques.
La solution B coûte cher, par contre elle peut facilement être intégrée dans le paysage existant.
La solution C est très élégante et moderne, mais relativement chère.
Une décision autoritaire en faveur d’une solution peut engendrer des effets catastrophiques : par exemple, des collaborateurs frustrés n’attendront que le moment de démontrer les défauts de la solution choisie…
Le but de l'évaluation est d’étudier les avantages et les inconvénients de chaque option afin de choisir la meilleure, celle qui répond adéquatement à notre but et à nos objectifs .
La sélection d’une solution peut se faire de manière spontanée ou avec l'appui d'une méthode d'évaluation.
Planification des projets et techniques d'ordonnancement
La planification
La planification est l’étape fondamentale de la gestion de projet, en ce sens qu’elle conduit à définir un plan/schéma directeur du projet, qui décrit les objectifs et la nature de l'organisation à mettre en place.
Elle comporte quatre dimensions:
Une dimension structurelle qui consiste à fractionner le projet en plusieurs activités ; WBS (Work Breakdown Structure = Décomposition structurée des activités)
Une dimension opérationnelle qui consiste à déterminer la durée de chaque activité, à définir l’agencement de ces activités les unes avec les autres et établir un calendrier prévisionnel;
Une dimension organisationnelle consistant à choisir les différents intervenants, à définir leurs rôles respectifs et les relations / interactions entre eux;
Une dimension budgétaire consistant à évaluer le coût de chaque activité.
À travers ces quatre dimensions, on s’aperçoit que la planification des projets porte simultanément sur quatre variables principales :
Qualité (/Structurelle)
Temps (/Opérationnelle)
Quantité de ressources (/Organisationnelle)
Coûts (/Budgétaire)
La planification opérationnelle
Elle consiste à dresser un échéancier qui situe dans le temps chaque activité élémentaire du projet. Elle comporte trois dimensions :
La planification des délais;
La planification des ressources;
La planification des coûts.
La planification des délais
Le chef de projet se doit de définir les délais de réalisation détaillés,
Deux contraintes doivent être gérées simultanément:
Le respect de la date Phare « objectif » de fin de projet,
La durée nécessaire à la réalisation des différentes activités du projet.
La planification des ressources
Pour atteindre les objectifs du projet, il faut disposer et utiliser, pendant son exécution, diverses ressources.
Les ressources peuvent être classées en deux catégories :
Les ressources directes : hommes, équipements, matières premières, …
Les ressources indirectes : environnement technique et financier, …
La planification des coûts
La nécessité d’une bonne planification des coûts des différentes ressources est incontestable. En effet, pour mener à bien un projet, il faut disposer de ressources financières, humaines et matérielles.
Le budget du projet est en fait établi à partir des coûts prévisionnels de chaque activité de base de l’organigramme technique de projet.
Les techniques d’ordonnancement et de conduite des projets
L’ordonnancement du projet est une programmation des activités et des ressources nécessaires à leur exécution.
L’objectif visé est de permettre au projet d’atteindre ses objectifs de délais, de coûts et de qualité.
Cette programmation tient compte des contraintes techniques du projet, des contraintes d’ordre et de la disponibilité des ressources utilisées.
La notion de tâche
Définir une tâche
Une tâche :
décrit une action ou un événement à entreprendre ou à subir, son libellé doit être clair et précis,
doit avoir des limites chronologiques bien définies; elle doit donc avoir un début et une fin,
doit être associée à un responsable qui doit veiller à son exécution,
doit être codifiée en ayant recours à des codes simples, ce qui facilitera l'ordonnancement par la suite des tâches.
Les tâches peuvent être :
Successives;
Simultanées;
Convergentes.
Les tâches successives
Les tâches successives sont des tâches qui se déroulent les unes après les autres, séparées par des étapes.
Tâche A \rightarrow Tâche B \rightarrow Tâche C
Les tâches sont simultanées
Les tâches sont simultanées lorsqu’elles commencent en même temps en partant d’une même étape;
\downarrow A
\rightarrow B
\uparrow C
Les tâches sont convergentes
Les tâches sont convergentes lorsqu’elles aboutissent à une même étape.
\uparrow A
\rightarrow B \rightarrow
\downarrow C
Dans le cas de tâches convergentes, la tâche qui nécessite le plus de temps pour son exécution est dite pénalisante;
Si la tâche A dure 3 jours et la tâche B dure seulement 2 jours, donc la tâche A est pénalisante dans la mesure où la tâche C ne peut commencer qu’après 3 jours.
Généralités
Méthodologie:
La première étape consiste à établir la structure des taches de projet (WBS : Work breakdown structure), qui consiste à mettre en place la liste exhaustive des tâches à exécuter.
Le nombre des tâches est fonction de l'ampleur du projet.
La conception de l'organigramme des tâches
La gestion d'un projet est facilitée si ce dernier est divisé en plusieurs parties. Le WBS - Work Breakdown Structure met en œuvre ce principe en proposant une méthode opérationnelle pour organiser un projet le subdivisant en unités gérables.
Pourquoi la décomposition hiérarchique du projet :
Une meilleure planification : la décomposition facilite l'estimation des durées à accorder à chaque opération. Elle donne en outre une vision globale du travail à faire grâce à une représentation visuelle.
Une maîtrise du suivi - la décomposition des livrables facilite le management global du projet : affecter des jalons, revoir l'articulation des travaux, etc.
Une meilleure communication : elle simplifie les échanges entre les parties prenantes du projet et fait gagner du temps à tous en offrant une vision exhaustive des différentes phases.
Une meilleure gestion des coûts : l'allocation des moyens et leur suivi sont plus précis. L’élaboration d'un budget prévisionnel est facilitée.
La gestion des risques : identification des zones critiques et mise en place de scénarios préventifs.
Comment mettre en œuvre un Work Breakdown Structure ?
Dans cette approche, nous partons du principal livrable puis de nous le décomposons en livrables intermédiaires, avant de les décliner en lots de travail. Il est également possible de débuter le mapping hiérarchique par les activités majeures à réaliser et les décomposer en tâches.
D'autres critères de décomposition sont possibles : par métier, par fonction, par procédé, par finalité…
Exemple WBS – Le vélo
Étapes clés de la méthode du chemin critique
Étape 1 : Énumérer les activités
À l'aide de la structure de répartition des tâches, vous devez identifier chaque activité (ou tâche) du projet. Cette liste d'activités ne doit comprendre que les activités de plus haut niveau. Quand des activités détaillées sont utilisées, l’analyse du chemin critique peut devenir trop complexe à gérer et à suivre.
La structure de répartition des tâches divise les projets en sections gérables. La première étape consiste à identifier les principaux éléments livrables du projet. Vous pouvez ensuite commencer à diviser les activités de haut niveau en plus petites parties. Vous pouvez choisir comment afficher votre structure de répartition des tâches. Certains utilisent une structure arborescente, d’autres utilisent des listes ou des tableaux. Un schéma est une des meilleures façons de représenter la structure de répartition.
Étape 2 : Établir les dépendances (séquence d’activités)
Certaines activités dépendent de l’achèvement d’autres activités. Faire la liste des prédécesseurs immédiats de chaque activité vous aidera à identifier l’ordre correct.
Pour identifier correctement les activités et leur priorité, posez-vous les trois questions suivantes pour chaque activité de la liste établie dans le cadre de la première étape :
Quelle tâche doit être réalisée avant que cette tâche ne se réalise ?
Quelles tâches doivent être achevées en même temps que celle-ci ?
Quelles tâches doivent être réalisées immédiatement après celle-ci ?
Étape 3 : Dessiner le diagramme de réseau
Une fois les activités et leurs dépendances identifiées, vous pouvez dessiner le diagramme d’analyse du chemin critique (CPA), qu'on appelle aussi diagramme de réseau. Le diagramme de réseau est une représentation visuelle de l’ordre de vos activités en fonction des dépendances.
Ce diagramme de chemin critique était dessiné à la main par le passé, mais il existe à présent des logiciels qui peuvent le créer pour vous.
Étape 4 : Estimer le temps requis pour les activités
En vous appuyant sur l’expérience ou le savoir d’un membre expérimenté de l’équipe, vous devez estimer le temps requis pour chaque activité. Si vous gérez un projet plutôt modeste, la durée s’exprimera probablement en jours. Si vous travaillez sur un projet plus complexe, il s’agira sans doute plutôt de semaines.
Si vous ne souhaitez pas vous fier à une approximation « à vue de nez », vous pouvez utiliser la méthode d’estimation à trois points, conçue pour accorder plus de poids à la durée la plus réaliste.
La méthode d’estimation à trois points exige que vous définissiez trois estimations pour chaque tâche, et ce en fonction d’expériences passées ou d’approximations. Les formules de cette méthode d’estimation permettent de calculer la durée requise avec plus de précision.
a = l’hypothèse haute
m = l’hypothèse la plus probable
b = l’hypothèse basse
Ces trois valeurs correspondent à la durée dans le meilleur des cas, la durée la plus probable et la durée dans le pire des cas.
Une fois que vous avez défini ces trois valeurs, vous pouvez les utiliser de deux différentes façons. La première permet de calculer la moyenne pondérée, qui accorde un poids plus important à la valeur la plus probable. Vous trouverez la formule ci-dessous.
E représente l’estimation, tandis que le 4 et le 6 représentent la méthode standard permettant d’attribuer un
Introduction au Management de Projet
Plan du cours
Introduction au Management de Projet: Aperçu des concepts fondamentaux et de l'importance du management de projet dans divers secteurs.
Les notions de projets: Définition, caractéristiques, cycle de vie et typologies de projets.
Les référentiels majeurs du Management de Projet: Exploration des normes, standards et méthodologies reconnues (PMBOK, PRINCE2, Agile).
Les outils de gestion du projet
Les étapes de gestion d’un projet: Initiation, planification, exécution, surveillance et contrôle, clôture.
L’estimation des besoins et des ressources: Techniques d'estimation des ressources humaines, matérielles, financières et temporelles.
Les techniques de planification et les délais (Diagramme PERT,…): Méthodes de planification, ordonnancement et suivi des délais, y compris le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Qu'est-ce que le management ?
Le management est un processus qui consiste à définir des objectifs et coordonner les efforts des membres d'un groupe pour pouvoir atteindre ces objectifs. Cela inclut la planification, l'organisation, la direction et le contrôle des ressources pour atteindre des buts spécifiques.
Le management se décline selon l’axe temporel:
à court terme, on parle de management opérationnel: Gestion des activités quotidiennes et des opérations courantes.
à long terme, on parle de management stratégique: Définition des orientations à long terme et des objectifs globaux de l'organisation.
Qu'est-ce qu'un projet ?
Un projet consiste à vouloir réaliser une IDEE Ayant un caractère NOUVEAU. Un projet est une entreprise temporaireUnique entreprise dans le but de créer un produit, un service ou un résultat unique.
Cette réalisation est UNIQUE: Chaque projet est unique et ne se répète pas de manière identique.
Elle est EPHEMERE: Un projet a une durée limitée dans le temps, avec un début et une fin définis.
Il faut un CERTAIN TEMPS pour la réaliser: La réalisation d'un projet nécessite une période de temps spécifique, en fonction de sa complexité et de ses objectifs.
Comment traduire une “IDEE” en “PROJET” ?
Transformer l’IDEE en OBJECTIFS:
TECHNIQUES : Ce qu’on veut FAIRE: Définir les spécifications techniques et les résultats attendus du projet.
DE DELAI : En combien de TEMPS ?: Établir un échéancier réaliste pour la réalisation du projet.
DE COUT : Avec quel BUDGET ?: Déterminer les ressources financières nécessaires et gérer le budget du projet.
Définir les MOYENS nécessaires: Identifier et allouer les ressources humaines, matérielles et financières requises.
Prévoir l’ORGANISATION et la GESTION du Projet: Mettre en place une structure organisationnelle et des processus de gestion adaptés au projet.
Un projet c’est une image d’un future que l’on souhaite atteindre. Il représente une vision de l'avenir que l'on cherche à concrétiser.
Un projet est mis en œuvre pour créer ou changer quelque chose. Il vise à apporter des améliorations, des innovations ou des solutions à des problèmes existants.
Un projet correspond à la situation dans laquelle on se trouve quand on doit atteindre un objectif avec des moyens ad hoc et dans un délai donné [Marley 1999]. Selon Marley, un projet est une situation où un objectif doit être atteint avec des ressources spécifiques et dans un délai déterminé.
Un projet est un ensemble d’actions ou de travaux qui concourent tous à la réalisation d’un objectif unique et mesurable. Il comprend une série d'activités coordonnées visant à atteindre un résultat spécifique et quantifiable.
La notion de projet
Selon AFNOR : un projet est défini et mis en œuvre pour élaborer une réponse au besoin d’un utilisateur, d’un client et il implique un objectif et des actions à entreprendre avec des ressources données. AFNOR définit un projet comme une réponse à un besoin, impliquant des objectifs, des actions et des ressources.
AFNOR : Association Française de NORmalisation. C'est l'organisme officiel de normalisation en France.
Elle représente la France auprès de l’ISO et le CEN : Centre Européen de Normalisation. AFNOR représente la France auprès des organisations internationales et européennes de normalisation.
Des principes fondateurs
La gestion par objectifs: Fixer des objectifs clairs et mesurables pour guider le projet.
Des besoins clairement exprimés: Comprendre et documenter les besoins des parties prenantes.
Les hommes, les méthodes, les moyens: Assurer la disponibilité des ressources humaines, des méthodes de travail et des moyens matériels nécessaires.
Un seul point de responsabilité: Désigner un responsable unique pour piloter le projet.
La délégation d'autorité (confiance): Accorder aux membres de l'équipe l'autorité nécessaire pour accomplir leurs tâches.
La communication entre fonctions et niveaux: Faciliter la communication et la coordination entre les différentes parties prenantes.
Il est plus important d'être clair que parfait: Privilégier la clarté et la compréhension mutuelle plutôt que la perfection.
Le droit à l'erreur….: Accepter que les erreurs font partie du processus d'apprentissage et d'amélioration.
Pourquoi dela gestion deprojet ?
Les projets n'atteignent pas souvent leurs objectifs:
dépassement de délais: Non-respect des échéances initiales.
surcoûts importants: Dépassement du budget prévu.
qualité technique du produit insuffisante: Non-conformité aux exigences de qualité.
Les projets se déroulent dans un milieu complexe:
acteurs divers dans une entreprise : étude, production, marketing,…: Implication de multiples parties prenantes aux intérêts variés.
environnement extérieur non maîtrisable : marché, social, politique, concurrence…: Influence de facteurs externes imprévisibles.
La solution : une méthode
Le déroulement du projet est formalisé entre les parties prenantes par:
l'entreprise qui capitalise son expérience: L'entreprise utilise son expérience passée pour améliorer la gestion des projets futurs.
le client qui impose/exige des contraintes pour garantir le bon déroulement du projet: Le client définit les exigences et les contraintes à respecter pour assurer le succès du projet.
Acteurs du projet / Parties prenantes
Maître d'ouvrage : personne physique ou morale propriétaire de l'ouvrage. Il définit les objectifs, le budget et les délais de réalisation. Le maître d'ouvrage est responsable de la définition des besoins et des objectifs du projet.
Maître d'oeuvre : personne physique ou morale qui reçoit la mission du maître d'ouvrage pour assurer la conception et la réalisation de l'ouvrage. Le maître d'œuvre est chargé de la conception et de la réalisation du projet, en respectant les exigences du maître d'ouvrage.
PROJET
C'est une réponse apportée par un maître d’œuvre à une demande élaborée pour satisfaire aux besoins d'un maître d'ouvrage. Le projet est la concrétisation des besoins du maître d'ouvrage par le maître d'œuvre.
PROJET
On distingue:
des « projets-ouvrage » dont le résultat est unique (Ex : une Application, le déploiement d’une solution informatique): Projets visant à créer un produit ou un service unique et spécifique.
et des « projets-produit » (un Nouveau Logiciel, un ERP) dont l'objectif est la mise au point d'un ou d'une gamme de produit(s) ou service(s), qui sera diffusé à plus ou moins grande échelle: Projets axés sur le développement de produits ou services destinés à être diffusés à grande échelle.
Pourquoi les projets échouent-ils ?
Échec technique : mauvais choix de technologies. Utilisation de technologies inadaptées ou obsolètes.
Échec données : mauvaise conception de donnée. mauvaise gestion des données, mauvais contrôle de la qualité des données. Problèmes liés à la qualité, à la gestion et à la conception des données.
Échec utilisateur : mauvaise gestion des utilisateurs, manque d’enthousiasme, réticence des utilisateurs. Manque d'adhésion et de participation des utilisateurs.
Échec organisation : mauvais choix de l’objectif global de l’organisation, problème de politique interne. Problèmes liés à la stratégie globale et à la politique interne de l'organisation.
Échec métier : mauvaise adaptation de l’environnement métier, mauvais changements de processus métier. Difficultés d'adaptation aux évolutions du secteur d'activité.
Gestion des projets
La gestion de projet comporte trois catégories d’objectifs:
L’objectif de délai: Respect des échéances et des délais de réalisation.
L’objectif de Qualité qui traduit le respect des spécifications fonctionnelles et des caractéristiques techniques corresant aux éléments importants des besoins à satisfaire: Conformité aux exigences de qualité et aux spécifications techniques.
L’objectif de coût, traduction financière des moyens que les gestionnaires du projet acceptent de mettre en œuvre afin de satisfaire les objectifs de qualité et de délais: Maîtrise des coûts et respect du budget alloué.
Il est communément admis que la gestion des projets comporte trois composantes:
La planification: Définition des objectifs, des tâches et des ressources nécessaires.
L’ordonnancement: Organisation et séquencement des tâches.
Le suivi des délais et des coûts: Surveillance et contrôle de l'avancement du projet par rapport aux délais et aux coûts prévus.
Finalité et complexité d’un projet / 1
La finalité d’un projet peut être appréhendée sous divers aspects:
Résoudre un problème: Apporter une solution à un problème identifié.
Innover: Introduire de nouvelles idées, technologies ou méthodes.
Répondre à un besoin: Satisfaire un besoin spécifique des parties prenantes.
Changer l’organisation, les pratiques..: Transformer les processus et les structures de l'organisation.
Anticiper les difficultés, les risques…: Prévoir et gérer les risques potentiels.
Passer d’une situation insatisfaisante vers une situation souhaitée plus satisfaisante…: Améliorer une situation existante.
Finalité et complexité d’un projet /2
Le projet contribue à la concrétisation d’un choix stratégique. Il permet de développer :
la synergie par une meilleure utilisation des compétences internes: Optimiser l'utilisation des compétences disponibles au sein de l'organisation.
l’esprit du groupe par la co-responsabilité: Favoriser la collaboration et la responsabilité collective.
La communication interne: Améliorer la communication et les échanges d'information au sein de l'organisation.
Difficulté et complexité des projets
J’ai la méthodologie | J’ai la technicité | Je peux me Procurer la technicité | Il faut inventer la technicité | |
|---|---|---|---|---|
Je peux me | Complexe : le savoir et la connaissance: Nécessite une expertise méthodologique et une connaissance approfondie. | Projet Réalisable facilement: Projet simple à mettre en œuvre avec les compétences existantes. | Projet réalisable Demandant des Études préalables: Projet nécessitant des études et des analyses préliminaires. | Projet à haut risque à très long terme: Projet complexe et incertain, avec un horizon temporel lointain. |
Procurer la | ||||
méthodologie | Il faut inventer la méthodologie: Nécessite le développement de nouvelles approches et méthodes. | Projet réalisable mais difficile Partenariat souhaité avec la société Possédant la technicité: Projet nécessitant un partenariat pour acquérir les compétences techniques manquantes. | Projet réalisable qui nécessite le Sens d’innovation: Projet demandant une capacité d'innovation et de créativité. |
Face à la complexité des projets, un certain nombre d’actions doivent être adoptées dès l’émergence du projet.
Mener une réflexion stratégique anticipative en amont ; Anticiper les enjeux et les défis potentiels.
Visualiser l’implication de tous les acteurs du projet: Cartographier les parties prenantes et leurs rôles.
Avant-projet
L’étape d’avant-projet a plusieurs noms bien différents : Étude, pré-étude, pré-projet, étude de faisabilité…: Cette étape préliminaire est connue sous différents noms, mais son objectif reste le même.
Le but de cette étape est : L’IDENTIFICATION DU PROJET Donc la récolte des informations pertinentes pour faciliter la prise de décision et de lancer le projet. L'objectif principal est de collecter les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée quant à la faisabilité du projet.
L’ensemble des informations recueillies peuvent être :
Une étude de marché: Analyse du marché cible et de la demande.
Un calcul de rentabilité: Évaluation de la rentabilité économique du projet.
Une étude de faisabilité technique: Analyse de la viabilité technique du projet.
Une analyse des risques encourus: Identification et évaluation des risques potentiels.
Une estimation des délais de livraison: Prévision des délais de réalisation du projet.
Les résultats de l’avant-projet sont souvent résumés dans la «La fiche de projet» qui est un passage obligé avant de commencer le projet proprement dit. Les conclusions de l'avant-projet sont généralement synthétisées dans une fiche de projet, qui constitue un document de référence pour la suite.
Etapes de l’étude du projet
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Identifier les problèmes- A l’origine d’un projet il y’a : Un problème ou Un besoin idée. Tout projet naît d'un problème à résoudre ou d'un besoin à satisfaire.
Le but du projet : Description générale de ce que l’on se propose atteindre. Le but est la vision globale de ce que l'on souhaite accomplir.
Objectif :
une cible que l'on souhaite atteindre à travers des actions concrètes: L'objectif est un résultat spécifique et mesurable que l'on vise à atteindre.
Il peut être qualitatif comme l’amélioration des conditions de travail: L'objectif peut être qualitatif, comme l'amélioration des conditions de travail.
Les enjeux :- intérêt de la réalisation de l'idée (ce que l'on peut gagner ou perdre à l'issue d'une action ou d'une entreprise : argent, avantages en nature): Les enjeux représentent les bénéfices potentiels et les risques associés à la réalisation du projet.
Les contraintes: Les contraintes sont les limitations et les obstacles à prendre en compte.
Proposition & Conception de solutions: Il s'agit de proposer et de concevoir des solutions pour atteindre les objectifs.
Evaluer et décider une solution: Évaluer les différentes solutions et choisir la plus appropriée.
IDENTIFICATION DU PROBLEME ou u BESOIN
Exemple de situation et de besoin : absence d’espace privé de travail à la maison (enfants qui crient pendant un téléphone de travail, difficulté de prendre des consultations par téléphone…: Un exemple de besoin est l'absence d'un espace de travail privé à domicile.
L’Idée : Transformer une partie du sous-sol en un bureau pour résoudre le problème: La solution proposée est de transformer une partie du sous-sol en bureau.
Un problème bien défini est à moitié résolu: La clarté dans la définition du problème est essentielle pour trouver une solution efficace.
Expliciter ce qui cause la non satisfaction dans la situation initiale: Il est important de comprendre les causes de l'insatisfaction.
Utiliser des paramètres mesurables dans la définition des situations initiale et finale: L'utilisation de paramètres mesurables permet de suivre les progrès et d'évaluer le succès du projet.
Analyse du problème
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Phase la plus importante de toute démarche de résolution. L'analyse du problème est une étape cruciale.
Une analyse approfondie s’impose pour s’attaquer aux causes du problème et non seulement à ses effets. Il est essentiel de s'attaquer aux causes profondes du problème, plutôt qu'à ses symptômes.
Plusieurs facteurs interviennent dans un problème, les plus importants sont les facteurs humains et les aspects techniques. Les facteurs humains et les aspects techniques sont souvent les plus importants à prendre en compte.
Conseil: Ne jamais se précipiter sur la première explication venue et la première solution qui en découle. Il est important de ne pas se précipiter sur la première solution venue.
Comment analyser le problème?
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Enoncer le problème : Il s'agit d'obtenir une description concrète, acceptable par toutes les personnes concernées (tous les utilisateurs). Décrire le problème de manière claire et précise, de manière à ce que toutes les parties prenantes soient d'accord sur sa définition.
Distinguer les faits et les opinions : Analyser de manière plus poussée le problème, en séparant les éléments objectifs et rationnels des aspects plus subjectifs ou émotionnels. Distinguer les faits objectifs des opinions subjectives.
Déterminer l'écart avec la situation souhaitée (l'objectif) : déterminer ce qui doit changer de la situation actuelle en vue d’atteindre l'état désiré, créant ainsi la base de la formulation des objectifs pour résoudre le problème. Identifier l'écart entre la situation actuelle et l'objectif.
Enumérer les causes les plus probables : Toutes les hypothèses doivent être évoquées, incluant les facteurs qui peuvent être externes au problème. Lister toutes les causes possibles du problème.
Choisir la cause ou les causesles plus probables, puis trouver les preuves suffisantes pour rendre votre analyse du problème crédible. Identifier les causes les plus probables et les étayer avec des preuves.
Clore l’analyse par une synthèse avec : énoncé du problème, buts à atteindre et causes du problème. (par écrit sous forme d'un procès-verbal de séance) . Synthétiser l'analyse dans un document écrit.
Si le problème est grave, des mesures immédiates pour limiter les dégâts ou risques peuvent déjà être proposées. En cas de problème grave, prendre des mesures immédiates pour limiter les risques.
Comment analyser le problème ?
Ces questions favorisent l'analyse d'un problème
Qui ? Qui est concerné ? Qui pose problème ? Quelle unité ?: Identifier les personnes concernées et les unités impliquées.
Quoi ? Quel est le problème ? De quoi s'agit-il ? Que se passe-t-il ? Quelle est la situation de départ ? Quels sont les éléments du problème ? Que faut-il absolument résoudre ?: Définir clairement le problème et ses composantes.
Où ? Où est apparu problème ? A quel endroit ?: Localiser le problème.
Quand ? Quand le problème a-t-il surgi? Depuis quand jusqu’à quand?: Déterminer la chronologie du problème.
Comment ? Comment le problème apparaît-il ? Comment la situation se présente-t- elle ?Comment le problème se manifeste-t-il ?: Décrire comment le problème se manifeste.
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Un questionnaire pertinent pourra garantir un bon diagnostique. Un questionnaire bien conçu peut faciliter le diagnostic du problème.
Questions possibles : le Q Q O Q C !: Utiliser la méthode QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi).
Comment analyser le problème?
Exemple de problème
Ce soir, un locataire a signalé la présence d’une flaque d’eau dans sa buanderie. L’eau a été découverte à 19 h, alors que le lave-linge a été utilisé pour la dernière fois vers 13 h. La flaque est située à environ 20 cm de l’appareil.
Appliquons le Q Q O Q C :
Problème / besoin ---- But projet ---- Objectifs ---- Enjeux ---- Contraintes ---- Solutions ---- Choix de solution
Exemple de problème
Qui ? Le locataire a le problème de ne plus pouvoir utiliser la buanderie. Identifier la personne concernée.
Quoi ? Une flaque d'eau s'est formée sur le sol de la buanderie. Définir le problème.
Où ? La flaque d'eau se situe à 20 cm du lave-linge. Localiser le problème.
Quand ? La flaque a été découverte à 19 h, le lave-linge a été enclenché la dernière fois vers 13 h. Déterminer la chronologie.
Comment ? Le problème se manifeste par la présence d'eau à un endroit inhabituel.
Ces quelques questions ont déjà permis de mieux décrire le problème. Ces questions aident à mieux comprendre le problème.
Les réponses montrent aussi à ce stade que rien ne prouve que la présence de l'eau est due à une fuite du lave-linge… C'est une cause possible mais pas la seule. Il est important de ne pas tirer de conclusions hâtives.
Analyser le problème
Petits conseils:
Elaborez votre analyse à plusieurs ou en équipe. Cela favorise une vision plus élargie de la situation étudiée et permet d'éviter une trop forte subjectivité. Travailler en équipe permet d'obtenir une vision plus large.
Pensez à utiliser des techniques de visualisation, elles favorisent énormément les rapprochements d'idées ou les déductions logiques. Les supports peuvent être des tableaux ou plus traditionnellement, des formulaires avec des cases à remplir. Utiliser des techniques de visualisation peut aider à identifier des liens.
Attention à la formulation des objectifs à atteindre : le texte retenu ne doit pas privilégier une solution possible au profit d'autres options. Formuler les objectifs de manière neutre.
Description du Projet Elaborer le but
Exemple: dans notre cas le but sera de créer un espace de travail au sous-sol. Définir le but du projet.
Élaborer le but du projet afin de répondre adéquatement à la problématique identifiée. Le but doit répondre au problème identifié.
Un but c’est la finalité du projet , ce que concrètement on veut obtenir à la fin du projet. Le but est le résultat concret que l'on souhaite obtenir à la fin du projet.
Définition des buts
Un but de projet n’est rien d’autre qu’une réalité envisagée dans l'avenir. Le but est une vision de l'avenir que l'on souhaite réaliser.
Il est important que cette réalité future soit définie avec précision et ne reste pas une idée vague. Il est important de définir le but avec précision.
Le but est esquissé dans les grandes lignes, qui sont affinés peu à peu entre le chef de projet et le mandant. Le but est affiné progressivement en collaboration avec le mandant.
Il est important que le but du projet ne tient pas seulement compte des intérêts du mandant et du chef de projet, mais qu’il satisfasse également les besoins de toutes les parties prenantes du projet — nommées "stakeholders". Il est important de prendre en compte les besoins de toutes les parties prenantes.
La règle de base : en dernier ressort, c’est le client qui décide de la formulation du but du projet. En dernier ressort, le client décide du but du projet.
Les buts du projet doivent absolument être exprimés de façon mesurable. Les buts doivent être mesurables.
A. Si le but est plutôt vagues, peu précis, mal formulés:
Il faut essayer de comprendre exactement le problème ou le besoin sous-jacent. Comprendre le problème ou le besoin sous-jacent.
Le chef de projet se doit de formuler les buts du projet, les soumettre au mandant, les discuter, les reformuler, jusqu’à ce que ils se mettent d’accord. Le chef de projet doit formuler les buts et les discuter avec le mandant.
B. Si le mandant a des buts parfaitement clairs et bien formulés :
Voir si les buts ne sont pas contradictoires entre eux. Si c’est le cas : les reformuler pour éliminer les contradictions. Vérifier que les buts ne sont pas contradictoires.
Discuter ces buts avec l’équipe de projet, le client, éventuellement les utilisateurs finaux pour s’assurer que tout le monde est d’accord avec les buts formulés. Discuter les buts avec l'équipe, le client et les utilisateurs.
Continuer de préciser les buts – c’est un processus itératif, dans lequel si on retombe sur des contradictions, on reformule. Préciser les buts de manière itérative.
Etablir une priorité des buts: lesquels sont indispensables, lesquels sont souhaitables. Etablir une priorité des buts.
Vérifier que les buts soient formulés de manière neutre, en laissant ouvertes les diverses solutions techniques. Vérifier que les buts sont formulés de manière neutre.
Comment faire pour définir les buts ? Qu’est-ce qu’un bon but ?
Un objectif ne doit être imposé au demandeur du service, Il faut le discuter (Idéalement : c’est la ou ce demandeur qu’il faut stimuler à proposer l’objectif qu’il souhaite atteindre). Le but ne doit pas être imposé, mais discuté.
Un but bien formulé est SMART :
Spécifique
Mesurable
Ambitieux
Réaliste
défini dans le Temps
Le but tient explicitement compte des intérêts des stakeholders les plus importants. Le but doit tenir compte des intérêts des parties prenantes.
Le but est connu de tous les participants. Le but doit être connu de tous.
Le but est accepté par tous les participants. Le but doit être accepté par tous.
Définir les objectifs à atteindre
Dans notre exemple, les objectifs sont:
Avoir un espace privé de travail: Créer un espace de travail isolé.
Qu’il soit multifonctionnel (rangement, éclairé, privé , etc.): Un espace de travail multifonctionnel.
Un endroit non sujet au va-et-vient normal de la famille: Un espace de travail à l'abri des distractions.
Un endroit permettant de recevoir convenablement les clients: Un espace de travail adapté pour recevoir des clients.
Un espace de bureau pouvant contenir tout l’appareillage nécessaire au télétravail: Un espace de travail équipé pour le télétravail.
C’est définir la situation finale en terme de différences par rapport à ce qui existe. Définir la situation finale en termes de différences par rapport à ce qui existe.
Ce à quoi notre but devrait répondre une fois notre projet complété. Ce à quoi notre but devrait répondre une fois notre projet complété.
Résultats désirés une fois le but atteint. Résultats désirés une fois le but atteint.
Identifier les enjeux
Enjeux : en quoi le projet présente un intérêt (final) ?
Apport économique,
Apport commercial/marketing,
Apport en compétences,
Retombées sociales ou politiques.
Dans notre exemple, les enjeux :
Travailler tranquillement
Augmenter le rendement et la recette.
Exemple
Une compagnie d’assurances a décidé de repenser entièrement sa présence sur Internet. Actuellement, elle n’offre que des pages statiques, permettant de consulter l’offre de prestations en termes très généraux.
Un premier brainstorming (méthode pour collecter le plus d'idées de solutions) avec des collaborateurs des départements Marketing, Assurance Maladie, Assurance Vie et ’Informatique a montré qu’il y avait une liste très longue d’objectifs possibles:
Calcul de primes d’assurance on-line.
Etablissement de police on-line, à imprimer par le client.
Possibilité de consulter ses polices.
Conseils intelligents sur la base d’une analyse automatique des polices existantes et des données-client.
Comparaison avec des offres de la concurrence.
Calcul des avantages fiscaux.
Utilisation d'Internet pour recueillir des données-client qui seront utiles ensuite aux agents.
Possibilité de déclarer un sinistre on-line.
Possibilité de suivre l’état d’avancement d’un dossier.
Choix de l'agent par le client lui-même, sur la base de profils disponibles on-line.
La réalisation de tous ces objectifs est bien entendu impossible.
Comment faire un tri?
Exemple suite:
La cheffe de projet, a décidé de procéder de la manière suivante:
Chaque objectif doit être décrit de manière assez détaillée sur environ une demi page A4.
Au cours de plusieurs séances réunissant la même équipe que lors du brainstorming, décrire (sous forme de texte) l’utilité de chaque objectif sous deux aspects:
utilité pour l’entreprise,
utilité pour le client.
Ensuite, on construit un tableau qui comprendra trois colonnes : l’objectif, son utilité pour l’entreprise, son utilité pour le client.
L’étape suivante consiste à chiffrer (en DH, $, €…) la valeur (l’utilité) que chaque objectif apportera au client et à l’entreprise. Ce travail sera fait d’abord individuellement, par chaque membre de l’équipe. Ensuite une discussion en groupe essayera de trouver un chiffre accepté par tous.
La valeur de chaque objectif sera ensuite comparée à son coût (coût de réalisation et coût d’entretien).
Cette comparaison permettra de définir les priorités dans les objectifs.
Cette liste, avec le coût de chaque objectif, sera enfin présentée au comité de pilotage, qui prendra la décision finale.
Identifier les contraintes
Par contraintes nous entendons les obstacles majeurs que nous identifions à ce stade-ci et qui peuvent faire achopper le projet dans son ensemble. Les contraintes sont les obstacles majeurs qui peuvent faire échouer le projet.
Toute solution peut être généralement limitée par :
Budget
Délai
Ressources disponibles
Technologies
Etc…
Exemple de contraintes dans notre projet:
Le coût de rénovation de ce local ne doit pas dépasser 50000 DH
Le local doit respecter l’aménagement intérieur déjà existant
Les travaux devront s’effectuer sur une période n’excédant pas 6 semaines
Identification et analyse des solutions
Exemple: Dans notre cas simple, nous avons les solutions suivantes:
Tout faire (les travaux) soi-même,
Faire exécuter les travaux par un entrepreneur,
Être soi-même l’entrepreneur (coordination, administration, budget et contrôle de qualité) et engager les différents corps de métier.
Solution ?
Ensemble de moyens permettant de surmonter les obstacles sur le parcours menant de la réalité à l'objectif poursuivi.
Ensemble de mesures permettant de transformer une situation initiale en une situation finale désirée.
Définition des différentes options alternatives potentielles que nous prendrons en considération dans l’élaboration de notre projet.
Quels sont les divers scénarios que nous pouvons considérer et qui nous permettront d’atteindre le but fixé ?
Créer des solutions:
C’est la partie créative du processus de résolution de problèmes : elle exige d'imaginer de nouvelles solutions
Evaluer et sélection de solution
Pour notre exemple nous avons choisi l’option 3 , c’est-à-dire: Effectuer soi-même les tâches d’un entrepreneur (coordination, administration, budget et contrôle de qualité) et envisager les différents corps de métier
Après ce processus, souvent il n’existe pas qu’une seule solution possible, mais deux, trois voire plus, qui sont difficilement comparables :
La solution A est bon marché, mais elle comporte plus de risques.
La solution B coûte cher, par contre elle peut facilement être intégrée dans le paysage existant.
La solution C est très élégante et moderne, mais relativement chère.
Une décision autoritaire en faveur d’une solution peut engendrer des effets catastrophiques : par exemple, des collaborateurs frustrés n’attendront que le moment de démontrer