ÜK 4

Überbetriebliche Kurse Block 1 – Semester 1 – Tag 04

• Zielgruppe: Kauffrau/Kaufmann EFZ BOG

• Branche: Öffentliche Verwaltung / Administration publique / Amministrazione pubblica

• Wissensbaustein: Handlungskompetenz im wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereich recherchieren

Inhaltsverzeichnis

• Räumlichkeiten und Infrastruktur reservieren, verwalten und vermieten ………………………………3

• Auf einen Blick ……………………………………………………………………………………………………………..3

• Räumlichkeiten und Infrastruktur verwalten………………………………………………………………….3

• Reservation prüfen…………………………………………………………………………………………………….4

• Vor dem Anlass ………………………………………………………………………………………………………….8

• Nach dem Anlass ………………………………………………………………………………………………………8

• Fazit ……………………………………………………………………………………………………………………………8

• Abkürzungsverzeichnis……………………………………………………………………………………………………9

• Literaturverzeichnis………………………………………………………………………………………………………10

Räumlichkeiten und Infrastruktur reservieren, verwalten und vermieten

• Ziel: Grundlagenwissen zu dem Thema „Räumlichkeiten und Infrastruktur reservieren, verwalten und vermieten“ erarbeiten.

• Aufgaben:
    * Reservationsanfragen entgegennehmen
    * Berechtigung zur Nutzung überprüfen
    * Verfügbarkeit zum gewünschten Zeitpunkt prüfen
    * Bestätigungen oder Absagen schriftlich erteilen
    * Schnittstelle zu anderen Abteilungen sicherstellen

Auf einen Blick

• Interne und externe Interessenten:
    * Vorteile für unterschiedliche Anspruchsgruppen (Privatpersonen, Vereine, Behörden)
    * Klärung der Nutzungsvoraussetzungen (z.B. Berechtigung zur Nutzung, Verfügbarkeit)

• Bedarfsermittlung:
    * Einrichtung der Räumlichkeiten (z.B. Bestuhlung, technische Infrastruktur)
    * Erstellung eines Mietvertrags unter Berücksichtigung betrieblicher Vorgaben
    * Einhaltung der Mietbedingungen prüfen und Zahlungen kontrollieren

Räumlichkeiten und Infrastruktur verwalten

• Objekte, die vermietet werden:
    * Sitzungszimmer
    * Waldhütten
    * (Sport-/Turn-)Hallen
    * Veranstaltungsräume/-säle
    * Technische Ausstattung wie Laptops, Tablets, Beamer
    * Infrastruktur wie Festbankgarnituren, Plakatständer, Absperrgitter, etc.

Reservation prüfen

• Eingang von Reservierungsanfragen:
    * Über verschiedene Kanäle (Telefon, E-Mail, Online-Formulare)

• W-Fragen für die Prüfung:
    * Wer? (Wer möchte reservieren?)
    * Was? (Was wird reserviert?)
    * Wann? (Wann ist die Nutzung gewünscht?)
    * Wozu? (Zweck der Nutzung?)

• Beispiel:
    * Anfrage von Frau Berchtold zur Vermietung einer Waldhütte
    * Angaben zu Datum, Uhrzeit, und Personenanzahl

Anfragen und Prüfung

• Verifizierung:
    * Nutzungserlaubnis der Infrastruktur
    * Verfügbarkeit am angefragten Datum

• Voraussetzungen:
    * Gebührenkonditionen für interne vs. externe Anspruchsgruppen
    * Besondere Anforderungen des Verwendungszwecks (z.B. Dokumente für Untervermietung)

Verfügbarkeitsprüfung

• Hilfsmittel zur Verifikation:
    * Internes Tool
    * Terminkalender
    * Öffentlicher Belegungsplan

• Pufferzeiten berücksichtigen:
    * Für Reinigungen oder Nachbereitungen

Vollständigkeit der Informationen

• Erforderliche Unterlagen:
    * Spezielle Formulare für Reservierungen
    * Schutzkonzepte bei großen Veranstaltungen

• Information an Antragsteller:
    * Informationen über fehlende Unterlagen und Fristen

Nachbearbeitung einer Reservation

• Falls Absage notwendig:
    * Begründete Absage übersenden

• Falls alle Kriterien erfüllt sind:
    * Vertragsaufsetzung für Vermietung

Vertrag aufsetzen und abschließen

• Inhalt des Vertrages:
    * Wichtige Eckpunkte der Vermietung (Datum, Zweck, Namen)
    * Auflagen für Sicherheit und Nutzung
    * Gebühren laut Vorgaben

• Nach Vertragsabschluss:
    * Termin im internen System eintragen
    * Dokumente ablegen
    * Benachrichtigung anderer betroffenen Stellen

Vor dem Anlass

• Vorbereitungen:
    * Klärung mit Haustechnik bezüglich Bestuhlung und Bereitstellung der Infrastruktur

Nach dem Anlass

• Räumlichkeiten wiederherstellen:
    * Überprüfung auf Schäden und Einhaltung von Vorschriften

Fazit

• Fazit der Aufgaben:

• Wichtigkeit der Organisation:
    * Alle Abläufe reibungslos gestalten

Abkürzungsverzeichnis

• Abs. - Absatz

• Art. - Artikel

• BV - Bundesverfassung

• DSG - Bundesgesetz über den Datenschutz

• KESB - Kindes- und Erwachsenenschutzbehörde

• RAV - Regionales Arbeitsvermittlungszentrum

• StGB - Schweizerisches Strafgesetzbuch

• ZGB - Schweizerisches Zivilgesetzbuch

Literaturverzeichnis

• Quellen:
    * Diverses Fachwissen und Literatur verwendet
    * Wichtigste Quellen enthalten Informationen zu Gesetzgebung und administrativen Vorgaben