Buchführung & Bilanzierung I – Comprehensive Bullet-Point Notes

Course Overview

  • Module: Buchführung und Bilanzierung I (BBUB01-01)
  • Institution: IU Internationale Hochschule (IU International University of Applied Sciences)
  • Focus: Fundamentals of bookkeeping, double-entry accounting, German Commercial Code (HGB) rules, preparation of the annual financial statements, distinction between internal & external accounting, practical booking procedures for goods, personnel, assets, loans, taxes, period-end closing
  • Didactic set-up
    • Divided into 5 lessons → each lesson consists of several learning cycles
    • Interactive quizzes in IU Learn App after every cycle; lesson tests (≥ 80 % to pass) & course evaluation
  • Recommended literature
    • Basis texts: Coenenberg et al. (Einführung in das Rechnungswesen; Jahresabschluss und ‑analyse), Quick/Wolz (Bilanzierung in Fällen)
    • Numerous further readings per lesson (DATEV, Haufe, etc.)

Overarching Learning Objectives

  • Understand external accounting, master double-entry method & differentiate it from internal accounting
  • Apply German GAAP (HGB) including Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
  • Identify, record & post business transactions independently
  • Know components of annual statements (Bilanz & GuV) and prepare simple year-end accounts

Core Terminology & Formula Sheet (quick reference)

  • Einzahlungen - Auszahlungen = \ \text{Nettozahlungsstrom}
  • Einnahmen - Ausgaben = \Delta \text{Geldvermögen}
  • Ertrag - Aufwand = \text{Jahresüberschuss/fehlbetrag}
  • Leistung - Kosten = \text{betriebliches Ergebnis}
  • Finanzstatus: \text{Geldvermögen}=\text{liquide Mittel}+\text{kurzfr. Forderungen}-\text{kurzfr. Verbindlichkeiten}

Lesson 1 – Functions & Principles of Accounting

Key terms & roles

  • Rechnungswesen = quantitative mirror of business processes; delivers data for management information system (MIS)
  • Buchführung = narrower task: chronologically & systematically capture transactions
  • Stakeholder groups
    • Internal: GF, Aufsichtsrat, Bereichsleiter → planning & control
    • External: Finanzamt, Aktionäre, Banken, Lieferanten, Arbeitnehmer, Öffentlichkeit

Core functions (Coenenberg)

  • Dokumentation → Vermögens-, Finanz- & Ertragslage
  • Zahlungsbemessung → Grundlage für Dividenden, Boni, Steuern
  • Planung → Zahlenbasis für Zielsetzung
  • Kontrolle → Soll-Ist-Vergleich & Maßnahmen

Sub-systems

  • Intern (nicht gesetzlich fixiert): Kosten- & Leistungsrechnung, Investitions-/Finanzierungsrechnung, Planungsrechnungen, Statistik/Controlling
  • Extern (gesetzlich fixiert): Finanzbuchhaltung → Jahresabschluss (Handels- & Steuerbilanz)

Legal framework

  • Handelsrecht (§§ 238 ff. HGB) – Buchführungspflicht an Kaufmannsbegriff geknüpft
    • Ist-, Kann- und Formkaufmann (§§ 1–6 HGB)
    • Befreiung Einzelkaufleute: Umsatz \le 800.000\,€ \land Jahresüberschuss \le 80.000\,€ (§ 241a HGB)
  • Steuerrecht: AO §§ 140–141 → steuerl. Buchführungspflicht & Unterschiede zu Freiberuflern

GoB – triple source construction

  1. Gesetz (kodifizierte GoB)
  2. Rechtsprechung
  3. Handelsbrauch

Inventur-GoB

  • Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachprüfbarkeit, Einzelbewertung

Dokumentations-GoB

  • Materiell: Vollständigkeit, Richtigkeit; Formell: Klarheit, Sicherheit, zeitgerechte Erfassung

Buchführungs-GoB (eng)

  • Überblickbarkeit, Nachvollziehbarkeit, lebende Sprache, Unveränderbarkeit

Bilanzierungsgrundsätze (HGB § 252)

  • Vorsicht, Realisations- & Imparitätsprinzip (Niederst-/Höchstwert)
  • Einzelbewertung, Fortführung, Stetigkeit, Periodenabgrenzung, Bilanzidentität

Lesson 2 – Technique & Organisation of Double Entry

Inventur & Inventar

  • Pflicht: Geschäftsaufnahme + Stichtag (i.d.R. 31.12.)
  • Verfahren: körperlich (zählen, wiegen, messen) vs. Buchinventur; Stichtags-, vor/nachverlegte oder permanente Inventur (§ 241 HGB)

Bilanz (T-Konto-Schema)

  • Aktivseite = Mittelverwendung; Passiv = Mittelherkunft
    • Anlagevermögen (dauerhaft), Umlaufvermögen (umschlagorientiert), Rechnungsabgrenzungen
  • Gleichgewicht: \sum Aktiva = \sum Passiva

GuV

  • Erträge - Aufwendungen = Gewinn/Verlust → Veränderung Eigenkapital

Kontensystem & Buchungssatz

  • Bestandskonten: Aktiv (+ im Soll), Passiv (+ im Haben)
  • Erfolgskonten: Aufwendungen (Soll), Erträge (Haben) → Abschluss über GuV-Konto → Eigenkapital
  • Erfolgsneutrale Vorgänge: Aktiv-/Passivtausch, Aktiv-Passiv-Mehrung/Minderung

Bücher & Organisation

  • Grundbuch (chronologisch), Hauptbuch (Sachkonten), Nebenbücher (Debitoren, Kreditoren, Lohn, Anlagen)
  • Kontenrahmen (branchenspez.), individueller Kontenplan
  • Beleggrundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“; Aufbewahrung 10 Jahre (§ 257 HGB)

Lesson 3 – Booking of Goods Transactions

Umsatzsteuermechanik

  • Steuersätze: 19 % regulär, 7 % ermäßigt
  • Vorsteuerabzug → wirtschaftlich neutral; Zahllast USt - VSt; Konten: Umsatzsteuer (passiv), Vorsteuer (aktiv), ggf. Verrechnungskonto

Waren & RHB-Stoffe

  • Einkauf: Wahl zwischen
    1. laufende Lagerbuchhaltung (Zugang auf Bestandskonto, Abgang auf Aufwand)
    2. Sofortaufwand + Inventurkorrektur (vereinfachend)
  • Verkauf: Umsatzerlöse buchen erst bei Erfüllung (Realisationsprinzip)

Preisnachlässe

  • Skonto (zahlungsbedingter Nachlass) → nachträgliche Korrekturbuchung + USt-Berichtigung
  • Rabatte (vor Rechnung) → Nettomethode (sofort niedriger Preis)
  • Boni (jahresbezogene Nachlässe) → Gutschrift und Erlösschmälerung bei Zielerreichung

Kreditoren/Debitoren-Kontokorrent

  • Nebenbuch liefert offene Posten, Mahnwesen, Skontoüberwachung

Lesson 4 – Selected Transactions

Personalbereich

  • Bruttogehalt – Lohnsteuer – Sozialvers. (AN) = Nettolohn
  • Arbeitgeber bucht zusätzlich Sozialvers. (AG-Anteil) als Aufwand
  • Kontierung: Löhne & Gehälter, Verb. ggü. Finanzamt/Krankenkasse, Bank

Anlagevermögen

  • Anschaffungskosten = Kaufpreis - Minderungen + Nebenkosten + nachtr. AK
  • Aktivierung auf Sachanlagekonto; Skonto mindert AK
  • Planmäßige AfA (linear at=\frac{AHK}{ND}; leistungsabhängig at=\frac{AHK\cdot w_t}{\sum w})
  • Außerplanmäßige AfA bei dauerhafter Wertminderung (§ 253 III HGB)

Darlehen & Zinsen

  • Aufnahme → Aktiv-Passiv-Mehrung (Bank an Verbindl. KI)
  • Tilgung → Aktiv-Passiv-Minderung; Zinsen als Aufwand (zeitanteilig abzugrenzen)

Steuern

  • Durchlaufposten: USt, Lohnsteuer
  • Betriebssteuern: Grundsteuer, KFZ-Steuer (sonst. Steuern), Gewerbe-/Körperschaftsteuer (Ertragsteuern)
  • Steuerliche Nebenkosten ggf. AK-Bestandteil (Grunderwerbsteuer)

Lesson 5 – Year-End Closing under HGB

Periodenabgrenzung (Rechnungsabgrenzung)

  • Transitorisch (Geldfluss vor Leistung)
    • Aktive RAP: Ausgabe ⟶ Aufwand n. Stichtag
    • Passive RAP: Einnahme ⟶ Ertrag n. Stichtag
  • Antizipativ (Leistung vor Geldfluss)
    • Sonstige Forderungen: Ertrag alt, Zahlung neu
    • Sonstige Verbindlichkeiten: Aufwand alt, Zahlung neu

Jahresabschlussbestandteile

  • Für Kaufleute: Bilanz + GuV
  • Für Kapitalgesellschaften (§ 264 HGB)
    • + Anhang (Entlastung, Ergänzung, Korrektur, Erläuterung)
    • + Lagebericht (Geschäftsverlauf, Chancen/Risiken, F&E, nichtfinanzielle KPI)
    • Erleichterungen: Kleinst-KG kein Anhang; kleine KG kein Lagebericht
  • Gliederungsvorgaben (§§ 266–275 HGB) & Wahl zwischen Gesamtkosten- /Umsatzkostenverfahren

Konzernabschluss (bei Beherrschung)

  • Zusätzliche Bestandteile: Konzernbilanz, Konzern-GuV, Konzernanhang, Kapitalflussrechnung, Eigenkapitalspiegel (+ Segmentbericht freiwillig)
  • Kapitalflussrechnung: operative, Investitions-, Finanzierungs-Cashflows → Veränderung Finanzmittelfonds \Delta FMF = CFO + CFI + CFF

Practical, Ethical & Real-World Notes

  • Ordnungsgemäße Buchführung schützt Stakeholder vor Informationsasymmetrien → Grundlage vertrauenswürdiger Märkte
  • Fehlbuchungen können zu Haftung & strafrechtlichen Folgen führen; ethische Pflicht zur Wahrheit & Klarheit
  • Digitalisierung (DATEV, ERP) reduziert formelle Fehler aber erfordert IT-Kontrollen; GoBD-Konformität in Deutschland
  • Nachhaltigkeit & nichtfinanzielle Berichterstattung gewinnen an Bedeutung (CSR-RUG, ESRS-Standards)

Example Master Workflow (annual cycle)

  1. Eröffnungsbilanz + EBK buchen
  2. Laufende Geschäftsvorfälle (Waren, Personal, Anlagen, Steuern etc.)
  3. Monats/Quartals-USt-Voranmeldung (USt! -! VSt)
  4. Inventur & Inventar erstellen
  5. Periodenabgrenzungen (RAP, s. o.)
  6. Abschreibungen (plan/außerplan), Rückstellungen bilden
  7. Abschluss Erfolgskonten → GuV → EK
  8. Abschluss Bestandskonten → SBK → Bilanz
  9. Anhang & Lagebericht verfassen, ggf. Konzernabschluss konsolidieren
  10. Prüfung (intern/extern) & Offenlegung (Bundesanzeiger)

Typical Exam Traps & Tips

  • Verwechslung Soll/Haben mit +/- ; immer Kontentyp prüfen
  • GoB: Vorsichtsprinzip = antizipative Verluste, nicht Gewinne
  • RAP nur bei zeitbezogenen Leistungen; nicht bei lagerfähigen Gütern
  • Skonto → Netto = Brutto / (1+USt-Satz) ; Korrektur sowohl AK/UE als auch USt
  • AfA: Monat der Anschaffung stets voll; kein anteiliger Dezemberbonus!
  • Unterschied Einzelkosten (direkt) vs. Gemeinkosten (indirekt) für KLR-Bezug
  • Prüfungssicher Bilanzform & GuV-Schemata (§§ 266/275) beherrschen