LC Waikiki. Поставки, прийом, переведення та звітність у складі (UKRAINE)

Пошук та робота з товарами в RS

  • Основна частина операцій на складі здійснюється через програму Retail Store (RS).

  • Робочий день починається з оновлення RS: вкладка Update All / update Transfer.

  • Основні складські операції знаходяться у меню Retail Store під розділом WAREHOUSE.

  • Пошук товару виконується через вкладку Product → Product-Search або за допомогою клавіші F5.

  • Рекомендовано використовувати спеціальний код/артикул або штрихкод/баркод товару.

  • Вводимо артикул (Special Code) або штрихкод (Barcode) — з’явиться список кольорів артикулу; можна відсканувати barcode, щоб уникнути ручного вводу.

  • Опція Show picture — відображає фото товару.

  • Вибравши потрібний колір, бачимо список баркодів, розміри та кількість товару в торговому залі та на складі.

  • Подвійне натискання на розмір дозволяє переглянути локацію.

  • Якщо пошук за(barcode), кольори та розміри, що відповідають цьому баркоду, підсвічуються синім.

  • Операції переміщення: Depo ⇄ Rayon; Приймання товару; Відправлення товару; Приймання та списання коробок; Списання трансферу.

  • Практична задача: знайдіть 5 товарів у системі та перевірте їх місця знаходження, наявність інших кольорів моделей та наявність відповідних розмірів у інших магазинах.

МотОролa, налаштування «ЗЕБРИ»

  • Моторола — пристрій сканування для мобільної роботи з управлінням товарно-складовими операціями.

  • Разом із принтером Zebra використовується для перевірки цінників та друку знижок.

  • У головному меню Tema Mobile є такі кнопки:

    • Label — друк червоної етикетки (знижка) оперативно.

    • Barcode Label — друк білої етикетки для зниження ціни або зміненої ціни.

    • Addressing — робота з локаціями.

    • Product Search — пошук товару (аналог F5 у RS).

    • Barcode txt export — сканування баркодів коробів при поставці.

  • Процес друку червоної етикетки (знижка): 1) завантажують у Zebra червону етикетку; 2) вмикають принтер; 3) входять у Tema Mobile з логіном/паролем; 4) натискають Label; 5) сканується товар — вікно виведе баркод, актуальну ціну, кількість на складі та в торговому залі, чи потрібно списати на трансфер.

    • Якщо ціна на товар відрізняється від ціни на етикетці, друкують червону етикетку.

  • Додаткові функції (через Actions): швидкий друк, фото товару, кількість етикеток, моментальний друк після сканування, оновлення історії сканування, переведення відсканованих баркодів в TXТ, введення баркоду вручну, видалення баркоду та історії.

  • Вікно Addressing відкриває додаткові функції (зауваження: переведення товару з локації в торговий зал наразі не працює).

  • Після сканування коробки або товару систему оновлюють через TXT файл.

Приймання поставки товару

  • Поставка складається з коробок; кожна коробка має LCW-баркод та певну кількість товару.

  • Прийом поставки включає внесення баркодів коробок в систему (RS), а потім поштучне сканування вмісту кожної коробки для верифікації зі заявленим вмістом.

  • Алгоритм прийому поставки:
    1) оновлюємо Retail Store (може бути відсутня інформація про нову поставку); 2) додаємо товар у локацію; 3) відскануємо barcode кожної коробки та створимо TXT-файл з усіма баркодами; 4) обираємо Tema Mobile → Barcode Txt Export, скануємо коробки та підтверджуємо Export; зберігаємо файл.

  • Важливо: участь у процесі приймання товару — відскануйте коробки, створіть TXT та завантажте файл до комп’ютера.

  • Інші кроки:

    • В RS: Warehouse → Cargo reconciliation → Cargo Box reception; вибираємо Scan Box; обираємо File name; натискаємо Search; всі коробки зелені — Approve та Conformity; якщо окремі коробки червоні — перевіряємо та корегуємо; потрібен акт розбіжності (якщо необхідно).

  • BOX ACCEPTANCE (Акт приймання коробок) потрібно надрукувати після підтвердження конформності; підписаний документ сканується та відправляється до логістики. Примітка: Box Acceptance має бути відправлений до логістики протягом 1 години з моменту прибуття машини; роздрукований варіант зберігається на складі, сканований — в UA Logistics/UAxX.

Оформлення документів при нестачі/псуванні товару

  • У випадках нестачі коробок або псування під час транспорту магазин повинен:
    1) негайно повідомити логістичний відділ та керівництво; 2) сфотографувати номер авто/причепа, пломби, стан тенту; 3) якщо є сліди злому, викликати поліцію та скласти Акт; до прибуття поліції вантаж не розвантажувати; 4) надіслати e-mail з описом ситуації та документами за кілька годин до адрес: Delivere Kyiv, LC Waikiki Ukraine тощо; 5) оформити ТТН з фактично прийнятою кількістю; 6) накладні на повернення з відповідального зберігання та видаткові накладні з позначкою фактичної кількості; 7) зробити Box Acceptance; 8) зробити excel-звіт по недоставленим коробкам; 9) зняти звіт в RS для артикулів та кількості в недоставлених коробках без ціни; 10) оформити Акт нестачі/пошкодження; 11) оформити довіреність на право підпису; 12) підписати акт поліцією; 13) підписати документи сторонами; 14) відсканувати підписи та прикласти до е-мейлу; 15) у разі коректування — претензія на компенсацію.

  • Зразок Довіреності та Актів розбіжності наведені у відповідних документах (Довіреність на ім’я повіреної особи, з печаткою; акт розбіжності з кількістю/якістю; акт про брак/пошкодження тощо).

Контроль прийому поставки

  • Контроль прийому поставки — критично важливий процес; KPI та строки:

  • KPI включає: завантаженість складу та торгового залу; планування часу та персоналу; контроль часу прийому та підтвердження всіх коробок; переведення товару до торгового залу; SDUZ-звіти.

  • Завантаженість: використати LCM-звіт на www.biportal.com; при критичній завантаженості звернутися до Area Manager та алокаторів; зручність дотримання вимог пожежної безпеки (проходи, виходи).

  • Планування часу та персоналу: створення графіка з більшою мобілізацією персоналу під час поставки; KPI прийому поставки — 4 години; плануємо пріоритети.

  • Контроль часу завершення прийому: використати звіт №125; в ньому середній час прийняття кожної коробки та часу завантаження/після прийняття; час = час заповнення Box Acceptance до моменту прийняття окремої коробки; переконайтесь, що всі коробки прийняті в системі.

  • Переведення товару з поставки до торгового залу — відслідковується в 55-му звіті (Action Follow-Up Warehouse / Rayon).

  • SDUZ-звіти: в кінці прийому поставки комірники формують SDUZ-звіти; вони показують пересорт, недостачу та інші відхилення; за потреби — sample counting; друк Discrepancy Report.

Переведення товару Depo ↔ Rayon, робота з локаціями і TXТ

  • Після приймання коробки товар може зберігатися на складі або переводитися до торгового залу. Переміщення може бути:

    • поштучно (скан товар поштучно),

    • через TXТ файл з кількою речей,

    • за допомогою локацій.

  • Як виконується переведення: у RS переходимо в Warehouse – Stock Flow inside of Store (або F6).

  • Вибираємо звідки та куди переводимо (Depo → Reyon, Reserved, тощо). Якщо переводимо поштучно: Scan Product; якщо через TXT: Scan from file; якщо переводимо з локації: Scan Form Location; вибираємо локацію та скануємо баркод в рядку Product; Move location to rayon для всіх локацій.

  • Відзначаємо, що Transferred items можна виводити до торгового залу або залишати на складі за потреби; для завершення transfer-у — експортуємо список у TXT та зберігаємо; створюємо нову локацію або додаємо до існуючої.

  • Якщо потрібно перевести товари з торгового залу на склад: використовуємо F6 – Reyon – Depo – Scan Product; зберегти та закрити; експортуємо дані в TXT та додаємо до локації.

SDUZ і коригування неправильно прийнятого товару

  • SDUZ — надлишки, недостачі або пересорт (за розміром, кольором, артикулом) в коробці.

  • SDUZ може бути: надлишок (за кількістю) або недостача.

  • Якщо етикетка та вшивна стрічка не відповідають, надіслати запит на підтвердження коригування на UADD; після підтвердження — списати SDUZ та прийняти правильний товар як SDUZ + в новій коробці.

  • Після списання некоректного товару та прийняття правильного — надіслати Discrepancy Report із зазначенням прийнятого SDUZ + продукту.

  • Всі документи надсилаються Area менеджеру з копіями Country менеджера та фінансів; пересорту — це розбіжність за розміром/кольором/артикулом між заявленим та фактичним.

  • Приклад коректного оформлення та звітності наведено в прикладах Aктів, Box Acceptance, Discrepancy Report.

8. Списання товару (повернення і трансфери); робота з НоваПошта та ТТН

  • 8.1. Списання товару: відправка товару з магазину до потрібного складу або іншого магазину відповідно до RS-запиту; KPI списання трансферу — % виконання від запиту; якщо сезон закінчився — система ініціює повернення (звіт №35).

  • 8.2. Правила збору та відправки трансферу: запит на трансфер і повернення надходить у звіт №35 щотижня; час на підготовку: трансфер — 3 дні, повернення — 7 днів; можливо відправлення несезонних товарів за узгодженням з Country/Area менеджерами; кількість не повинна перевищувати 7% від загального стоку підгрупи; якщо відмовляємося — пишемо лист планерам, логістики, Country та Area менеджерам; стовпець J у звіті №35 вказує склади на списання.

  • 8.3. Процес списання трансферу або повернення за запитом SDUZ: в RS — Warehouse – Store box transfer (Partial); Select Transfer; Scan product; Close Box; Prepare for Expedition; Confirm; після підтвердження — згенеруємо Cargo box reconciliation; підписують комірник, водій, менеджер; відправляють до логістики.

  • 8.4. Процес списання товару: формуємо коробку, скануємо кожну річ; привласнення LCW-номера коробці; вводимо в RS LCW-номери списаної коробки; експортуємо дані в TXT; перекладаємо в локацію; підтверджуємо списання.

  • 8.5. Алгоритм списання на інші склади і магазини: використовуємо RS → Warehouse Expedition; New document; вибір актуальне/віртуальне списання; Scan Product; Close Box; Confirm; Cargo Reconciliation; оформлення документа; відправлення до логістики.

  • 8.6. Відправлення та відвантаження матеріалів на/зі складу: основи — облік ОС, інвентаризаційні номери; вагу та вартість визначають приблизно; об’єм важливий для негабаритних вантажів (стандарт 60x40x40 см).

  • 8.7. Робота з Новою поштою: використовується для оперативного переміщення між магазинами; обмеження: потрібно дозволу логістики при великих відправленнях; використовуємо стандартні коробки 60x40x40; логін/пароль доступні через персональний кабінет.

  • 8.8. Робота з ТТН: бланк суворої звітності; створюємо 3 копії для міжмагазинного трансферу та 5 копій для відправки на центральний склад; зберігаємо копії та скани; примітка: три копії накладних при внутрішньому трансфертів; п’ять копій для ЕКОЛЬ; копії з печатками і підписами.

  • 8.9. Оформлення накладної на товар: формуємо перелік товару (з 124/125 звітів); коректуємо назви в накладній; додаємо артикули за відсутністю назв; за потреби додаємо скорочення в розшифровку; використовуємо шаблон накладної; друк двосторонній.

  • 8.10. Методи контролю звітності трансферу і повернення: Area-manager перевіряє відсоток списання; перевіряємо SDUZ; перевіряємо звіт №128 та коригування на UAARC; проведення sample counting; перевірка роботи комірників.

Sample Counting

  • Sample counting — ревізія 5 речей; проводиться кожен будній день; результати заносяться в таблицю Excel; в кінці місяця формуються Corrective Preventive Action Plan (CAPA).

  • Відповідальна особа — старший комірник; може бути делегована торговельному залу.

  • Мета: виявлення розбіжностей між RS та фактичною наявністю; використовується для перевірки кліпсів, кліпсування, відсутності/надлишку, уніформи, SDUZ, пропущених поставок.

  • Форма CAPA містить причини розбіжностей та запобіжні заходи.

Кліпсовка/Алармування

  • Вивчати KL007: ALARM TAGGING GUIDELINE; TL1111; TL-1087; Alarm standards.

  • Види кліпс: Super Tag, Ink Pin Tag, Cable Tag, Sensormatic Tag, Soft Tag, Sunglasses Alarm.

  • Правила кліпсування залежно від виду товару: одяг — кліпсуються у відповідних зонах (пояс, комір, шия); взуття — у шві або отвір для шнурків; комплектні предмети — як одиницю; майже всі пари — пов’язані одним аллармом.

  • Виконати практичний приклад з кількою товарами в поставці та кліпсувати їх відповідно до правил.

Сортування та списання браку

  • Сортування браку — пройти курс TL-718 (Tracking the Defects of Defected Products); TL-718; TL-718 може включати сортування та відправку на утилізацію/благодійність.

  • Списання браку — після збору 30 одиниць на утилізацію або благодійність — відправляють на центральний склад; заповнюють FM 589/DEFECT DEFINITION AND TRACKING FORM; наклеюють зображення Donation/Disposal/Prohibited на коробку; друга копія зберігається в магазині.

Заборонені до продажу товари та тестери

  • Prohibited Items — заборонені до продажу; список див. 123-звіт; заборонені не можна переводити в торговий зал; списання відбувається як звичайне браку; використовується склад UADU.

  • Списання тестерів — тестери списуються віртуально на склад UAPD; FM 2555 Tester Product Expedition Form; після списання наклеюють білу етикетку «TESTER»; на тестері не має бути баркоду.

Друк етикеток і знижки; Лейбл контроль

  • Друк етикеток і знижки: RS дозволяє друкувати знижки на окремий товар чи коробку; щоперерви приходить знижка на товари в магазині — друкуємо та клеїмо.

  • 15.1 Щотижнева знижка: через RS → Product → Discount Label; Add by criteria; вибір артикулів і груп; друк ламінованих знижок; приклади розділення за Merch Sub Groups; наприклад BG0E до BGYS; підтверджуємо; друкуємо для кожної групи; перевіряємо наклейки в залі.

  • 15.2 Друк знижки на окремий товар або локацію: RS → Discount Label; Add; скануємо потрібні баркоди або імпорт із TXT; List та друк.

  • Уніформа — списання відразу як віртуальне; звіт підписати господарником/директором; скан виводу; повернення уніформи та браку для утилізації.

  • Depo-Rayon Separation — розділення між депо та районом; мета — виправлення розбіжностей між системою RS та фізичним зберіганням; підготовка може потребувати сканування всього товару та створення нових локацій; після розвантаження — переміщення на торговий зал, а потім коригування через TXТ.

Чек-лист роботи на складі

  • Чек-лист — планування та контроль основних процедур за день (підпис, виконання).

  • Основні дії: завантаження коробок у торговий зал; оновлення RS; BOX ACCEPTANCE; аналіз LCM та KPI; Sample counting; зарядка моторол; прибирання; винесення візерів за 41/5003; інші дії з приводу локацій.

  • Питання до самого себе: що ви змінили б у цьому чек-листі і чому?

Робота з тимчасовим персоналом

  • Тимчасовий персонал використовується за потреби: кліпсування, інвентаризація, примірка, підйом коробок та інші завдання; потрібен дозвіл Country або Area Manager; після підтвердження — укладання з аутсорсингом; рахунок заноситься до G-pass.

  • Питання для практики: з якою аутсорсинговою компанією працює ваш магазин? Чи потрібен тимчасовий персонал зараз, і чому?

KPI Складу

  • Розглядаються показники, які відстежують ефективність процесів:

  • Box Acceptance — середній час приймання товару від підтвердження списку коробок до повної реєстрації; Target: textBoxAcceptance=4extгод.t_{ ext{Box Acceptance}} = 4 ext{ год.}

  • Box Awaiting Time in Store — середній час між підтвердженням списку коробок та першою відсканованою річчю в коробці.

  • Outlier Performance / Job Order realization (5003) — середній час переміщення непредставлених розмірів зі складу на зал; Target: textOutlier=4extгод.t_{ ext{Outlier}} = 4 ext{ год.}

  • Depo Sales — відсоток проданого товару зі складу; Target: < 2%

  • Products Not in Sales Area Performance — відсоток непредставлених розмірів (Barcodes) в торговому залі; Target: < 3.5%

  • Outlier Performance — відсоток необхідних розмірів, які винесені в зал; Target: > 95%

  • Transfer + Return — відсоток виконання запитів за двома показниками; Target: > 90%

  • Operational Occupancy — відсоток заповнення підрозділу; Target: > 90%

  • Дані по непредставленим розмірам та моделям оновлюються щодня о 6:00.

  • Socks, Shoes, Product percent — відсоток непредставлених баркодів на залі за тиждень; Target: < 3%

Звіти по роботі складу

  • Звіти по роботі складу включають:

    • 21.1 Detailed Stock Report №1 — детальний звіт по товару; відображає всі товари в магазині, на торговому залі або на складі; критерії формування звіту включають магазин, дата запасу, рядок інфо, сезон, групи BG/CU/CK, вікова група і т.д.; по умові — краще встановити поточну дату та видалити значення сезону, щоб отримати повну кількість запасів.

    • 21.2 Stock Extract №10 — історія руху товару: коли прийшов, коли продано/помічено списано.

    • 21.3 Referred Waybills №21 — коробки, відправлені з магазину на інші склади; включає як фізичні, так і віртуальні коробки; TTN заповнено у разі фактичного переміщення.

    • 21.4 Incoming Waybills №22 — коробки, що надійшли в магазин; TTN заповнюється для фактичних поставок; віртуальні переміщення — порожні TTN.

    • 21.5 Products Referred to the Store №28 — товари, що надійшли в магазин; детальна інформація за артикулами, кольором, розміром і кількістю.

    • 21.6 Products Awaiting Transfer from Store №35 — товари, що очікують на переміщення на склад/магазин; кандидат на трансфер або на склад;

    • 21.7 Report of Products Expected to Display in Reyon №41 — товари, що очікують розміщення в торговому залі; відкриваємо за групами; на відміну від 5003, 41 показує повні розміри на складі.

    • 21.8 55. Action Follow-Up Warehouse / Rayon — контроль переміщення товару між складом та торговим залом; вказує джерела та призначення та дати.

    • 21.9 Product Label Information №63 — звіт по знижках; деталізація за знижками: відсоток знижки, дати призначення, тип етикетки (KIRMIZI — знижка; YOK — без знижки).

    • 21.10 Prohibited Items №123 — заборонені до продажу товари; звіт показує стан на складі; заборонені не повинні переходити в Зал.

    • 21.11 Box shipment №124 — коробки, які очікують прийняття; контроль того, чи прийняті коробки; вказує, які прийняті або відсутні.

    • 21.12 Koli Kabul Raporu №125 — детальний звіт про поставку; статус прийняття коробок: Approved/Not Approved; використовується повторно для контролю.

    • 21.13 Products Sent From Store №128 — товари, що надіслані з магазину; включає дані по відправленим та поточне запасу.

    • 21.14 Reception scanning time №133 — час сканування прийому коробок; використовується для оцінки швидкості прийому.

    • 21.15 5003. Work Orders — Completed, Remaining Quantity, Product Details №5003 — товари, які були куплені, але ще не розміщені в “Rayon”; статус Open/Close відповідно до того, чи переведені.

    • 21.16 1000203. Depo Sevk Kabul — звіт SDUZ №1000203 — деталі пересортів у постачаннях; містить баркоди та кількість.

  • Audit WH Criteria — KL062 Health and Safety; KL061 Risk based process audit; документи щодо зберігання (Box Acceptance, SDUZ, Box Reconciliation, Sample Counting, Лист видачі форми).

  • Глосарій — терміни: 5003, Box Acceptance, Box Reconciliation, SDUZ, Depo, Rayon, etc.; пояснення основних понять (P.S. TL-документи).

Глосарій та основні терміни

  • Box Acceptance — акт приймання коробок після поставки; обов’язковий документ; підпис комірника, менеджера та водія; сканується та відправляється до логістики.

  • Cargo Box Reconciliation — документ, що підтверджує відправку та списання коробок; використовується після списання та відвантаження.

  • SDUZ — пересорт або недостачі/надлишки в коробці; після прийняття і коригування через UADD/Discrepancy, проводиться відповідна корекція.

  • Depo — склад магазину; D- префікс для динамічних локацій; статичні локації — Район та Депо, а також стелажі.

  • Rayon — торговий зал; локація для продажу.

  • UARC/UADD/UACD, UAID, UAIDO, UAIMHD, UAYD, UAIDO — назви складів та відповідні призначення щодо знижок, браку, утилізації, благодійності, трансферів і коригувань.

  • TXT — текстовий файл з баркодами для швидкого імпорту в RS.

  • TXN — накладні (ТТН) та супровідні документи.

  • KPI — ключові показники ефективності складу; пояснюються окремо в розділі 20.

  • LV — розділ 22 (Audit WH Criteria) та 23 (Glosary) містять деталі стандартів та визначення.

Додаткові приклади та деталі

  • Приклад AКТу про розбіжність одиниць в поставці наведено в прикладі на сторінках 13-15: містить дані вантажовідправника, водія, вантажоотримувача, місце приймання, кількість фактично прийнятих коробок, кількість за ТТН, перелік відповідних артикулів, розмірів та кількості, стан упаковки.

  • Приклад актів — довіреність та зразок підпису повіреного; вказані дані та форма з печаткою.

Формули та числові елементи (для запам’ятовування)

  • Box Acceptance Target: textBoxAcceptance=4extгодt_{ ext{Box Acceptance}} = 4 ext{ год}

  • Transfer + Return Target: ext{Transfer} + ext{Return} > 90\%

  • KPI по Depo Sales: extDepoSales=racextПроданозіскладуextУсьогопроданоimes100%ext{Depo Sales} = rac{ ext{Продано зі складу}}{ ext{Усього продано}} imes 100\%

  • Обов’язкові документи: ТТН, накладна; Box Acceptance; Cargo Box Reconciliation.

  • Обов’язкова робота з TXТ-файлами для зручності швидкого вводу даних у RS; TXT файли потрібні для зручного перенесення великої кількості barcodes.

Важливе зауваження

  • Усі документи та звіти надсилаються відповідальним за логику процесів (Area менеджеру, Country менеджеру, керівнику відділу логістики та фінансів).

  • Ведення SDUZ-звітів та Discrepancy Reports вимагає дотримання строків та правильного заповнення, щоб уникнути затримок у процесах компенсації та інвентаризації.

  • Всі процеси повинні бути регламентовані TL/PR/Nr документаціями та внутрішніми процедурами LC Waikiki.