Materiales y equipo de archivo
Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.
Ventajas
• Ágil
• No necesita mucho espacio físico
• Es barato
• El fácil de transportar
Desventajas
• Perfora el documento
• Lo expone a factores ambientales
• La capacidad del clavo es limitada
• Puede extraviarse los documentos
Consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.
Ventajas
• Fácil acceso a los documentos
• Permite mantener un orden Alfabético - Numérico
Desventajas
• Los documentos pueden extraviarse
• Lo expone a factores ambientales
• Capacidad limitada
Consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales.
Ventajas
• Fácil transporte
• Barata
• Acceso fácil a los documentos
Desventajas
• Capacidad Limitada
• Lo expone a factores ambientales La prensa daña a los documentos
• Puede extraviarse los documentos
Fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comúnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales.
Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio.
Ventajas
• Fácil transporte
• Barata
• Fácil manejo
Desventajas
• Capacidad Limitada
• Por su capacidad limita el tamaño del documento
• Puede extraviarse los documentos
Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios tamaños.
Consiste en guardar todos los documentos juntos en posición vertical, siendo más fácilmente localizables; además economiza espacio y mayor visibilidad. Utiliza archivadores con gavetas. Se utiliza en oficinas y universidades. Dentro de sus ventajas podemos indicar que tienen Capacidad ilimitada, los documentos se mantiene en una posición vertical, permite localizar los documentos con facilidad, seguro porque se puede mantener bajo llave y los documentos están protegidos de los factores ambientales
Consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarse fácilmente. La gaveta queda suspendida en el vacío y no en el fondo. Para clasificarlos se utiliza los títulos impresos por la rotuladora.
Consiste en una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. En esta barra se encuentran colocados en forma horizontal dentro de un marbete de plástico.
Es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que todas las tarjetas quedan expuestas a la vista. Existen archivos Kardex que son portátiles que son utilizados en conferencias y parlamentos o presentaciones..
Es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y las carpetas colgantes que utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y topógrafos para guardar planos y mapas de diversos tamaños, también se les puede llamar mapotecas.
En este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o automáticos que prestan servicio al comercio, la industria y las finanzas. Ocupan muy pocos espacios son muy utilizados por secretarias, recepcionistas, telefonistas para tener a mano los nombres con sus respectivas direcciones y números de teléfono. Existen a su vez este tipo de archivador de tamaño grande para otro tipo de documentos como tarjetas de cuentas por cobrar, registros de créditos, costos o precios, índice de cliente, etc.
Se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso de cámaras fotográficas ha permitido reducir los escritorios con mucha información a la cabeza de un alfiler.
Fundas o bolsas
Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos.
Constituye el soporte de la información audiovisual y grafica que se utiliza en las oficinas dependiendo de las actividades que se lleven a cabo.
Se utiliza en las radioemisoras, televisores, casas disqueras o en instituciones donde cuentan con unidades de video.
Es un archivador con palanca es un portafolio utilizado para guardar documentos o papeles. Existen de diferentes tamaños: legal, carta y más pequeños para facturas y otros documentos
Se utilizan para guardar los documentos que no están en constante uso y para trasladarlos al archivo central.
Esta es la forma más moderna de archivar documentos que acumula y ordena documentos en grandes velocidades. La información es introducida por medio de tarjetas, cintas perforadas, o tambores magnéticos. Este tipo de archivador está compuesto por diferentes máquinas, un grupo de máquinas: unidad central, que es la que realiza el procesamiento de datos, unidades periféricas, transforman los datos para ser alimentados en una unidad central y la de transformar los datos que salen de la unidad central.
Marbete: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para titular las carpetas Cinta para Reparar documentos Es una cinta de color blanco utilizada para reparar documentos, se llama filmoplast. Tiene una parte engomada y otra parecida al papel.
Carpeta Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad.La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña y se presenta en diferentes tamaños y posiciones. El mercado ofrece el tamaño carta y el oficio en diversidad de colores. Capacidad máxima de 100 folios Pestaña Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta o ficha
Prensa Pieza de metal o plástico utilizado para prensar los documentos en las carpetas.
MATERIAL Materiales Carpetas colgantes Se puede definir como una especie de cartapacio utilizado para guardar o depositar las carpetas. Existen en tamaño carta y oficio. Cejillas Son de material plástico utilizado para rotular el contenido de la carpeta colgante. Se colocan en las ranuras que contienen esas carpetas en el borde superior. Cinta Métrica Es utilizada para medir el fondo documental y los tipos documentales, cuando se deben transferir del archivo de gestión al central. Otros materiales Algunos otros materiales podemos encontrar; sellos (el recibido y el envío de documentos), almohadilla, engrapadora, tinta para sellos, las grapas, sacagrapas, los clips, perforadora y dispensador de cinta.
Guías
Éstas son de cartón o fibra, lo suficiente mente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar. GAVETASCon el fin de identificar rápidamente su contenido, cada gaveta estará adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta rótulo llamado marbete, destinado para este fin. El título del marbete indica las limitaciones alfabéticas o numéricas de los documentos guardados allí. Título Simple Solo una letra, por ejemplo “D” está indicando el contenido de la correspondencia de esa gaveta. Significa que los expedientes empiezan con esa letra, por ejemplo el apellido Dávila y termina con Dueñas.
Título doble Las letras “D” y “F” indican el inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta, por ejemplo, esa gaveta empieza con el apellido Dávila y termina con el apellido Funes.
TÍTULO O ENCABEZAMIENTO DE LAS GUÍAS Se les llaman así por qué sirven para identificar los expedientes archivados detrás de las guías. Algunas pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. A otras, llamadas de soporte se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se imprime el título o encabezamiento. Sencillos Es aquel que indica con qué letra o combinación de letras se empieza a archivar detrás de la guía, pero no indica las letras con que termina.
Doble Es aquel que indica la letra o combinaciones de letras con las cuales empieza y aquellas con las que termina la división. EQUIPO Computadora La computadora “Es una máquina que computa y calcula. Ordenador” (Diccionario Enciclopédico Larousse 1994, p. 149)
Impresoras En la actualidad, existen los siguientes tipos de impresoras:
Impresora matriz Se debe utilizar cinta para este tipo de máquina. No sede puntos recomienda imprimir los documentos que permanecerán durante muchos años en los archivos con este tipo de impresoras, porque la tinta no es de buena calidad, pues con el tiempo lo escrito con ella tiende a desaparecer.
Impresora de Para la impresora de inyección de tinta se usan cartuchos inyección de tinta de tinta. En este caso la tinta penetra un poco más en el papel, pero puede borrarse con agua.
Impresora láser La tinta utilizada para la impresora láser es llamada toner, es la mejor, porque el papel la absorbe y es difícil que se borre con el agua.
Scanner Es un dispositivo que lee imágenes, ya sea texto o figuras y las digitaliza. Máquina de escribir La máquina de escribir es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel. Teléfono El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas a distancia. Facsímil Fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.
Trituradora La trituradora es una máquina que corta papel en tiritas y es utilizada para eliminar documentos.
Guillotina Máquina en la cual se realizan cortes laterales aptos para el proceso de impresión, a pliegos de cartón y papel, utiliza una cuchilla para efectuar los cortes requeridos. Encuadernadora Se utilizan para ordenar y presentar adecuadamente los documentos, clasificándolos e incorporándoles portadas. La clasificación más común de encuadernadoras distingue las siguientes:
Las que taladran el papel: van provistas de unos punzones que hacen unos orificios en los que posteriormente se insertan unos canutillos o espirales que mantienen unidas las hojas.
Termo en cuadernadoras: incorporan al borde del papel una sustancia que calienta la misma máquina, y que al enfriarse deja unidas las hojas.
Encuadernadoras que, antes de aplicar la sustancia, fresan el papel para que el adhesivo caliente penetre en los cortes y mantenga mejor la unión. Duplicadora o Fotocopiadora La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una copia exacta de un documento original mediante un proceso electrostático. A la vez, puede ampliar o reducir el documento, copiar por las dos caras y clasificar, encuadernar o grapar las copias. Deshumificador La humedad, que hay en el ambiente, puede recogerse con la ayuda de una máquina denominada deshumificador.
Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.
Ventajas
• Ágil
• No necesita mucho espacio físico
• Es barato
• El fácil de transportar
Desventajas
• Perfora el documento
• Lo expone a factores ambientales
• La capacidad del clavo es limitada
• Puede extraviarse los documentos
Consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.
Ventajas
• Fácil acceso a los documentos
• Permite mantener un orden Alfabético - Numérico
Desventajas
• Los documentos pueden extraviarse
• Lo expone a factores ambientales
• Capacidad limitada
Consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales.
Ventajas
• Fácil transporte
• Barata
• Acceso fácil a los documentos
Desventajas
• Capacidad Limitada
• Lo expone a factores ambientales La prensa daña a los documentos
• Puede extraviarse los documentos
Fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comúnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales.
Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios para facilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio.
Ventajas
• Fácil transporte
• Barata
• Fácil manejo
Desventajas
• Capacidad Limitada
• Por su capacidad limita el tamaño del documento
• Puede extraviarse los documentos
Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios tamaños.
Consiste en guardar todos los documentos juntos en posición vertical, siendo más fácilmente localizables; además economiza espacio y mayor visibilidad. Utiliza archivadores con gavetas. Se utiliza en oficinas y universidades. Dentro de sus ventajas podemos indicar que tienen Capacidad ilimitada, los documentos se mantiene en una posición vertical, permite localizar los documentos con facilidad, seguro porque se puede mantener bajo llave y los documentos están protegidos de los factores ambientales
Consiste en unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón. Estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarse fácilmente. La gaveta queda suspendida en el vacío y no en el fondo. Para clasificarlos se utiliza los títulos impresos por la rotuladora.
Consiste en una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho. En esta barra se encuentran colocados en forma horizontal dentro de un marbete de plástico.
Es conocido como archivo de bandeja o archivo invisible. Consiste en que todas las tarjetas quedan expuestas a la vista. Existen archivos Kardex que son portátiles que son utilizados en conferencias y parlamentos o presentaciones..
Es un mueble semejante a un archivador, también lo es el portaplanos y las carpetas colgantes que utilizan los ingenieros civiles, arquitectos y topógrafos para guardar planos y mapas de diversos tamaños, también se les puede llamar mapotecas.
En este tipo de archivador existen manuales, eléctricos o automáticos que prestan servicio al comercio, la industria y las finanzas. Ocupan muy pocos espacios son muy utilizados por secretarias, recepcionistas, telefonistas para tener a mano los nombres con sus respectivas direcciones y números de teléfono. Existen a su vez este tipo de archivador de tamaño grande para otro tipo de documentos como tarjetas de cuentas por cobrar, registros de créditos, costos o precios, índice de cliente, etc.
Se conoce también por el nombre de micropelícula o microfotografía. El uso de cámaras fotográficas ha permitido reducir los escritorios con mucha información a la cabeza de un alfiler.
Fundas o bolsas
Sirven para guardar documentos gráficos como fotografías, croquis, gráficos.
Constituye el soporte de la información audiovisual y grafica que se utiliza en las oficinas dependiendo de las actividades que se lleven a cabo.
Se utiliza en las radioemisoras, televisores, casas disqueras o en instituciones donde cuentan con unidades de video.
Es un archivador con palanca es un portafolio utilizado para guardar documentos o papeles. Existen de diferentes tamaños: legal, carta y más pequeños para facturas y otros documentos
Se utilizan para guardar los documentos que no están en constante uso y para trasladarlos al archivo central.
Esta es la forma más moderna de archivar documentos que acumula y ordena documentos en grandes velocidades. La información es introducida por medio de tarjetas, cintas perforadas, o tambores magnéticos. Este tipo de archivador está compuesto por diferentes máquinas, un grupo de máquinas: unidad central, que es la que realiza el procesamiento de datos, unidades periféricas, transforman los datos para ser alimentados en una unidad central y la de transformar los datos que salen de la unidad central.
Marbete: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para titular las carpetas Cinta para Reparar documentos Es una cinta de color blanco utilizada para reparar documentos, se llama filmoplast. Tiene una parte engomada y otra parecida al papel.
Carpeta Son dos hojas de cartulina o Manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad.La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña y se presenta en diferentes tamaños y posiciones. El mercado ofrece el tamaño carta y el oficio en diversidad de colores. Capacidad máxima de 100 folios Pestaña Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta o ficha
Prensa Pieza de metal o plástico utilizado para prensar los documentos en las carpetas.
MATERIAL Materiales Carpetas colgantes Se puede definir como una especie de cartapacio utilizado para guardar o depositar las carpetas. Existen en tamaño carta y oficio. Cejillas Son de material plástico utilizado para rotular el contenido de la carpeta colgante. Se colocan en las ranuras que contienen esas carpetas en el borde superior. Cinta Métrica Es utilizada para medir el fondo documental y los tipos documentales, cuando se deben transferir del archivo de gestión al central. Otros materiales Algunos otros materiales podemos encontrar; sellos (el recibido y el envío de documentos), almohadilla, engrapadora, tinta para sellos, las grapas, sacagrapas, los clips, perforadora y dispensador de cinta.
Guías
Éstas son de cartón o fibra, lo suficiente mente rígidas como para sostener documentos y lo bastante flexibles para resistir y evitar que se rompan o se quiebren. Son la clave para que una gaveta los documentos se puedan organizar. GAVETASCon el fin de identificar rápidamente su contenido, cada gaveta estará adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta rótulo llamado marbete, destinado para este fin. El título del marbete indica las limitaciones alfabéticas o numéricas de los documentos guardados allí. Título Simple Solo una letra, por ejemplo “D” está indicando el contenido de la correspondencia de esa gaveta. Significa que los expedientes empiezan con esa letra, por ejemplo el apellido Dávila y termina con Dueñas.
Título doble Las letras “D” y “F” indican el inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta, por ejemplo, esa gaveta empieza con el apellido Dávila y termina con el apellido Funes.
TÍTULO O ENCABEZAMIENTO DE LAS GUÍAS Se les llaman así por qué sirven para identificar los expedientes archivados detrás de las guías. Algunas pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente sobre ellas. A otras, llamadas de soporte se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se imprime el título o encabezamiento. Sencillos Es aquel que indica con qué letra o combinación de letras se empieza a archivar detrás de la guía, pero no indica las letras con que termina.
Doble Es aquel que indica la letra o combinaciones de letras con las cuales empieza y aquellas con las que termina la división. EQUIPO Computadora La computadora “Es una máquina que computa y calcula. Ordenador” (Diccionario Enciclopédico Larousse 1994, p. 149)
Impresoras En la actualidad, existen los siguientes tipos de impresoras:
Impresora matriz Se debe utilizar cinta para este tipo de máquina. No sede puntos recomienda imprimir los documentos que permanecerán durante muchos años en los archivos con este tipo de impresoras, porque la tinta no es de buena calidad, pues con el tiempo lo escrito con ella tiende a desaparecer.
Impresora de Para la impresora de inyección de tinta se usan cartuchos inyección de tinta de tinta. En este caso la tinta penetra un poco más en el papel, pero puede borrarse con agua.
Impresora láser La tinta utilizada para la impresora láser es llamada toner, es la mejor, porque el papel la absorbe y es difícil que se borre con el agua.
Scanner Es un dispositivo que lee imágenes, ya sea texto o figuras y las digitaliza. Máquina de escribir La máquina de escribir es un dispositivo mecánico, electromecánico o electrónico, con un conjunto de teclas que, al ser presionadas, imprimen caracteres en un documento, normalmente papel. Teléfono El teléfono es un dispositivo de telecomunicación diseñado para transmitir señales acústicas por medio de señales eléctricas a distancia. Facsímil Fax (abreviación de facsímil), a veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.
Trituradora La trituradora es una máquina que corta papel en tiritas y es utilizada para eliminar documentos.
Guillotina Máquina en la cual se realizan cortes laterales aptos para el proceso de impresión, a pliegos de cartón y papel, utiliza una cuchilla para efectuar los cortes requeridos. Encuadernadora Se utilizan para ordenar y presentar adecuadamente los documentos, clasificándolos e incorporándoles portadas. La clasificación más común de encuadernadoras distingue las siguientes:
Las que taladran el papel: van provistas de unos punzones que hacen unos orificios en los que posteriormente se insertan unos canutillos o espirales que mantienen unidas las hojas.
Termo en cuadernadoras: incorporan al borde del papel una sustancia que calienta la misma máquina, y que al enfriarse deja unidas las hojas.
Encuadernadoras que, antes de aplicar la sustancia, fresan el papel para que el adhesivo caliente penetre en los cortes y mantenga mejor la unión. Duplicadora o Fotocopiadora La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una copia exacta de un documento original mediante un proceso electrostático. A la vez, puede ampliar o reducir el documento, copiar por las dos caras y clasificar, encuadernar o grapar las copias. Deshumificador La humedad, que hay en el ambiente, puede recogerse con la ayuda de una máquina denominada deshumificador.
