ÜK Tag 2

Informationen im wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereich recherchieren
Branchenspezifische Arbeitssituation: Rechts- und vorgabenkonform agieren
Handlungskompetenz: Anliegen von Kunden oder Lieferanten entgegennehmen
Branchenspezifische Arbeitssituation: Auskünfte erteilen
Handlungskompetenz: Applikationen im kaufmännischen Bereich anwenden
Branchenspezifische Arbeitssituation: Registeranmeldungen, Register- und Klientenstamm führen
Handlungskompetenz: Aufgaben und Ressourcen im kaufmännischen Arbeitsbereich planen, koordinieren und optimieren
Branchenspezifische Arbeitssituation: Räumlichkeiten und Infrastruktur reservieren, verwalten und vermieten

Auskünfte erteilen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Auf einen Blick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Ablauf der Auskunftserteilung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Anliegen aufnehmen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Zuständigkeit prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Anliegen bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Anliegen abschliessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Kaufleute erteilen mündliche und schriftliche Auskünfte aufgrund von Anfragen von Kunden oder Lieferanten.
Wichtig:
  - Zuständigkeit überprüfen, falls nicht selbst verantwortlich, an zuständige Stelle verweisen.
  - Anfragen strukturiert beantworten.
  - Ablage oder Archivierung des Schriftverkehrs sicherstellen.

Auskünfte erteilen an:
  - Einwohner
  - Kundinnen der Behörde
  - Senioren
  - Mitarbeitende anderer Behörden
  - Vertreterinnen von Unternehmen
Zuständigkeit: Wissen, welche Anliegen in der eigenen Abteilung liegen und welche selbst beantwortet werden können.
Datenschutz und Amtsgeheimnis spielen eine entscheidende Rolle.

Anfragen können einfach oder komplex sein:
  - Einfaches Schaltergespräch
  - Telefonische Anfrage
  - Komplexe Anliegen
Beispiele:
  - Herr von Roll: Anfrage nach Adressen von städtischen Frauenärztinnen.
  - Frau Petkovic: Anfrage zur Bewilligung als Psychotherapeutin.
  - Frau Lange: Informationsanfrage zum öffentlichen Grünanlagen im Stadtarchiv.
  - Herr Behnam: Informationen zu einem bei der Polizei gefundenen Fahrrad.

Kontaktarten:
  - Persönlich am Schalter
  - Telefonisch
  - Schriftlich (Brief, E-Mail)
  - Online-Anfrage
  - Soziale Medien
Wichtig: Anliegen verstehen und Notizen machen.
  - Beispiel:
    - Frau Sepovic: Informationen zur urbanen Wohnpolitik.
    - Herr Hömberg: Informationen zur Entschädigung der Gemeinderatsmitglieder.
    - Herr Weidner: Anfrage nach Vorfahren.
Bei Unsicherheit Rückfragen stellen oder Informationen einholen.

Zuständigkeit bedeutet, ob die eigene Abteilung für die Anfrage verantwortlich ist.
Subsidiaritätsprinzip:
- Regelt, welche Instanz (Bund, Kantone, Gemeinden) zuständig ist.
- Artikel 43 a Abs. 1: „Der Bund übernimmt nur die Aufgaben, die die Kraft der Kantone übersteigen oder einer einheitlichen Regelung durch den Bund bedürfen.“
Verweisungen an andere Behörden oder zuständige Stellen vornehmen, wenn nicht zuständig.
  - Beispiel:
    - Frau Rainer leitet einen Anruf zur Steuerbehörde des Nachbarkantons weiter.
    - Herr Quinto leitet eine Anfrage zum Mobilitätskonzept an die Baudirektion weiter.
Fristen und Einreichungen beachten: Unterlagen werden rechtzeitig weitergeleitet.

Bearbeitung kann Auskunft, Formular oder Gesuch umfassen.
Wichtig: Bereitstellung von Informationen, die die Anfrage erfüllen.
  - Beispiel:
    - Ivan sendet Bewerbungen an die Leiterin Informatik.
    - Frau erhält Informationen zur Wohnsitzbestätigung.
Datenschutz und Amtsgeheimnis beachten; keine Auskunft ohne Grundsatz „Treu und Glauben“.
Professionelle Formulierungen verwenden, z.B. „Ich kläre das gerne ab für Sie“.

Dokumentation kann variieren; übliche Formen sind:
  - Aktennotiz/Gesprächsprotokoll
  - Schriftlicher Vermerk
  - Eintrag ins Register
  - Informationsmail an Kollegen
Schriftliche Festhaltung ist wichtig, um rechtliche Evidenz zu schaffen.

Einfache Auskünfte:
  - Erforderlich, wenn keine besonderen Voraussetzungen vorliegen.
  - Beispiele: Name, Adresse, Datum von Zu- und Wegzug.
    - Beispiel: Anfrage zur Wohnadresse des Vaters.
    - Beispiel: Klassentreffen-Organisator.
Erweiterte Auskünfte:
  - Anforderungen an schriftliche Anfrage und Nachweis eines Interesses.
  - Daten: Zuzugsort, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Heimatort.
  - Sonderregelungen bei schützenswerten Daten.

Anfragen oft nur gegen schriftliche Anfrage und Nachweis eines Interesses.
Beispiel:
- Betreiberin eines Fitnessstudios: Anfrage zu Wohnort einer ehemaligen Kundin.
- Historiker: Anfrage zu Zivilstand einer verstorbenen Künstlerin.
Auskunftssperren: Verlangen, dass persönliche Daten nicht herausgegeben werden.
- Beispiel: Werner hat kein Recht auf Auskunft über Philomena aufgrund der Sperre.
Prüfung der Auskunftssperre immer im Einzelfall.

Abschlussdokumentation je nach Vorgaben des Betriebs.
Übliche Formen:
  - Aktennotiz, Gesprächsprotokoll
  - Vermerk im Dossier
  - Einträge ins Register
Notwendigkeit der schriftlichen Festhaltung für Beweissicherung.

Umfassendes Verständnis für Auskunftserteilung und die unterschiedlichen Arten von Anfragen.
Wichtige Aspekte: Datenschutz, Amtsgeheimnis, und Vorgehensweise zur kompetenten Auskunftserteilung.
Nächstes Kapitel: Arbeit mit Registern in der öffentlichen Verwaltung.