Tema 3

Bestuurs en besluitondersteuningstelsel

Bestuurinligtingstelsels (MIS)

  • Bestuurinligtingstelsels verskaf terugvoer oor organisatoriese aktiwiteite en help om bestuursbesluitneming te ondersteun

  • Bestuursbesluitneming kan op die operasionele, taktiese en strategiese vlakke van 'n organisasie plaasvind

Die drie tipes bestuurinligtingstelsels:

  1. Besluitondersteuningstelsels (DSS): Hierdie stelsels verskaf inligting en modelle in 'n formaat wat taktiese en strategiese besluitneming vergemaklik

  2. Inligtingsverslagstelsels (IRS): Hierdie stelsels verskaf voorafgespesifiseerde verslae vir dag-tot-dag besluitneming

  3. Uitvoerende inligtingstelsels (EIS): Hierdie stelsels bied senior bestuurders 'n stelsel om tendense te analiseer, te vergelyk en uit te lig om die strategiese rigting van 'n maatskappy te beheer

Besluitondersteuningstelsels (DSS)

  • Besluitondersteuningstelsels (DSS) verskaf inligting en modelle in 'n formaat wat taktiese en strategiese besluitneming vergemaklik

  • Wanneer DSS deur spanne mense gebruik word om besluite te neem, word dit soms bekend as GDSS of groepbesluitondersteuningstelsels

Dit is inligtingstelsels wat bestuursbesluitneming ondersteun deur die integrasie van:

  1. Maatskappy prestasie-data

  2. Sake-logika gebaseer op besluittabelle

  3. Analitiese gereedskap en modelle vir voorspelling en beplanning

  4. 'n Maklik-om-te-gebruik grafiese gebruikerskoppelvlak.

  • DSS word dikwels deur eindgebruikers ontwikkel en is departementeel eerder as korporatiewe stelsels

  • DSS word geneig om vir ad hoc-navrae gebruik te word eerder as vir gereelde verslagdoening

  • Die tegnologie verander veral vinnig in hierdie gebied, en die nuutste ontwikkelinge soos datapakhuise bevestig dit

DSS word gereeld as 'n bemarkingsinstrument gebruik, met toepassings soos:

  1. Voorspellingsverkope deur demografiese analise

  2. Optimalisering van verspreidingsnetwerke deur 'n model te gebruik om die beste kleinhandellokasies te kies

  3. Optimalisering van produkmengsels

Sprague (1980) stel die volgende 4 hoofdoelwitte vir DSS voor:

  • Die DSS moet geïntegreerd werk oor alle bestuursvlakke en die oorvleueling tussen operasionele, taktiese en strategiese besluite ondersteun

  • Die DSS moet ondersteuning bied vir besluitneming, veral vir semi-gestruktureerde en ongestruktureerde besluite

  • Die DSS moet alle fases van die besluitnemingsproses ondersteun

  • Die DSS moet maklik wees om te gebruik

    • Data

      • Inligting moet dalk van verskeie bronne ingesamel word

      • Soos operasionele stelsels vir verkoopsprestasie, finansiële rekeningstelsels vir finansiële prestasie

      • Soos brondokumente soos interne dokumente of die beskikbaar op die internet

    • Model

      • Die modelkomponent bied ontledingsvermoë vir DSS

      • Soos finansiële modelle wat toekomstige winsgewendheid voorspel

      • Sagteware soos BI-stelsels, kunsmatige intelligensie, kennersisteme en neurale netwerke help met met besluitneming deur kenner se besluitnemingsprosesse na te boots

    • Dialoog

      • Hierdie komponent, die gebruikerskoppelvlak, stel gebruikers in staat om navrae te stel, modelle te skep en resultate te sien

      • Dit vereis ‘n balans tussen eenvoud vir gemaklike gebruik en buigsaamheid vir uitgebreide funksionaliteit, maar meer buigsaamheid kan die stelsel ingewikkelder maak

Inligtingstelselwaardeketting (Information Systems Value Chain - ISVC)

  • Die Inligtingstelselwaardeketting (Information Systems Value Chain - ISVC) raamwerk is 'n strategiese hulpmiddel wat organisasies help om te verstaan hoe inligtingstelsels (IS) besigheidsprosesse oor die waardeketting ondersteun en verbeter

  • Dit verdeel organisatoriese aktiwiteite in primêre en ondersteunende aktiwiteite, en beklemtoon hoe IS bydra tot waarde-skepping, doeltreffendheid, en mededingende voordeel

  • Twee sleutel-inligtingstelsels wat aansienlik bydra tot besigheidsprosesse en datahantering is Bestuursinligtingstelsels (MIS) en Besluitondersteuningstelsels (DSS)

Bestuurinligtingstelsels (MIS) in die ISVC-raamwerk

  • MIS fokus op die doeltreffende bestuur van data en inligting, en verseker dat bestuurders en besluitnemers betyds akkurate verslae ontvang

    Ondersteunende Aktiwiteite:

  • Aankope

    • MIS hou verskafferprestasie dop, bestuur kontrakte, en verseker dat aankoopbesluite koste-effektief en betyds is

  • Tegnologiese ontwikkeling

    • MIS ondersteun navorsing en ontwikkeling deur data oor produkontwikkeling op te slaan en te ontleed, wat meer ingeligte innovasie moontlik maak

  • Menslikehulpbronbestuur

    • MIS help om Werknemerdata, prestasiesporing, werwingsprosesse, en opleidingsprogramme te bestuur

  • Firma Infrastruktuur

    • MIS dra by tot algehele bestuursfunksies deur insigte oor organisatoriese prestasie te verskaf, wat begroting, voorspelling, en besluitneming vergemaklik

    Primêre Aktiwiteite:

  • Inkomende logistiek

    • MIS hou voorraadvlakke, verskaffers, en voorsieningskettingprestasie dop

    • Dit help om bestellingsprosesse te optimaliseer en verseker dat materiaal beskikbaar is wanneer nodig, wat bottelnekke verminder

  • Bedrywighede

    • MIS monitor produksieskedules, masjinerieverrigting, en hulpbronbenutting

    • Dit verseker dat bedrywighede glad verloop en doeltreffend is, wat stilstand en vermorsing verminder

  • Uitgaande logistiek

    • MIS help om verspreidingskanale te bestuur deur bestellings, aflewerings, en vervoerslogistiek dop te hou

    • Dit verseker dat produkte betyds by kliënte uitkom

  • Bemarking en verkope

    • MIS verskaf waardevolle data oor kliëntevoorkeure, verkooptendense, en markvraag, wat maatskappye in staat stel om bemarkingsveldtogte aan te pas en pryse te optimaliseer

  • Diens

    • MIS kan gebruik word om klantediensprestasie en na-verkope ondersteuning op te spoor, wat organisasies in staat stel om klantetevredenheid en -behoud te verbeter

Besluitondersteuningstelsels (DSS) in die ISVC-raamwerk

  • DSS is gespesialiseerde inligtingstelsels wat ontwerp is om bestuurders en besluitnemers te help om komplekse data te ontleed en meer ingeligte besluite te neem

Dit ondersteun beide gestruktureerde en ongestruktureerde besluitnemingsprosesse

Primêre Aktiwiteite:

  • Bedrywighede:

    • DSS kan operasionele data ontleed, ondoeltreffendhede identifiseer, en prosesverbeterings voorstel

    • Dit help bestuurders om besluite te neem oor die optimalisering van produksielyne, skedulering, of voorraadbeheer

  • Bemarking en Verkope:

    • DSS help om klantgedrag en verkooptendense te ontleed om vraag te voorspel, wat maatskappye in staat stel om bemarkingstrategieë aan te pas, pryse te optimaliseer, en kliënte vir geteikende promosies te segmenteer

  • Diens:

    • DSS kan klantterugvoer, diensprestasiemaatstawwe, en klantetevredenheidsdata evalueer om diensverbeterings te rig

    Ondersteunende Aktiwiteite:

  • Firmainfrastruktuur:

    • DSS help topbestuur met strategiese besluite, soos samesmeltings, verkrygings, en uitbreiding deur finansiële projeksies en marktoestande te ontleed

  • Menslikehulpbronbestuur:

    • DSS ondersteun HR deur personeelbesluite te neem deur voorspellings te maak oor werksmagbehoeftes en werknemerprestasie te evalueer

  • Tegnologiese Ontwikkeling:

    • DSS ondersteun innovasie deur markneigings en produkprestasie te ontleed, wat maatskappye help om te besluit watter produkte om te ontwikkel of te verbeter

  • Aankope:

    • DSS help met aankoopbesluite deur verskafferprestasie, markpryse, en voorraadbehoeftes te evalueer

Uitdagings en geleenthede van die gebruik van MIS en DSS

Uitdagings:

  • Gebruikersaanvaarding en weerstand teen verandering

  • Koste van implementering

  • Data-sekuriteit

  • Data-integrasie en kompleksiteit

Geleenthede:

  • Verbeterde besluitneming

  • Verhoogde doeltreffendheid

  • Beter datahantering en –ontleding

  • Reële-tyd verslagdoening

Die verband tussen die onderskeie fases van die SDLC.

  • Die tradisionele stelselontwikkelingsleefsyklus (SDLC), soms bekend as die 'watervalmodel' van stelselontwikkeling binne die spesifieke konteks van pasgemaakte sagteware-ontwikkeling, definieer die verskillende SDLC-stadiums wat betrokke is by die ontwikkeling van 'n nuwe stelsel

  • Enige BIS-projek volg 'n logiese reeks van ontwikkelingsfases

1. Inisiasiefase

  • Die inisiasiefase is die aanvangsfase van 'n IS-projek

  • Die doel is om vas te stel of die projek uitvoerbaar is en om voorbereidings te tref vir suksesvolle voltooiing

    • Inset: Kreatiewe denke en evaluering van IS-behoeftes

    • Uitset: 'n Idee vir die ontwikkeling van 'n nuwe stelsel

  • Hierdie fase begin met 'n stimulus, soos 'n eksterne gebeurtenis (bv. nuwe wetgewing) of interne behoefte (bv. beter ondersteuning van besigheidsdoelwitte)

  • Bronne van inisiëring:

    • Senior bestuur: Verseker hoëvlakondersteuning vir sukses

    • Inligtingstelseldepartement: Skakel met IS/IT-strategie; vereis steeds senior bestuur se ondersteuning

    • Besigheidsafdeling: Moet meeding met ander projekte; 'n stuurkomitee bepaal prioriteite

2. Uitvoerbaarheidstudie

  • 'n Uitvoerbaarheidstudie word aan die begin van die projek uitgevoer om te verseker dat die projek 'n lewensvatbare sakevoorstel is

  • Die uitvoerbaarheidsverslag analiseer die behoefte aan en impak van die stelsel en oorweeg verskillende alternatiewe vir die verkryging van sagteware

  • Die konteks van die uitvoerbaarheidstudie is as volg:

    • Inset: Idee vir inisiasie van 'n nuwe inligtingstelsel

    • Uitset: Uitvoerbaarheidsverslag en aanbeveling om voort te gaan

  • Die uitvoerbaarheidstudie kan deel wees van die inisiasiefase en bepaal of rekenaargebaseerde inligtingstelsels aan sekere uitvoerbaarheidstandaarde voldoen

  • Drie kriteria word gewoonlik in ag geneem:

  1. Tegniese uitvoerbaarheid: Bepaal of die tegnologie bestaan of geskep kan word om die vereiste stelsel te ondersteun

  2. Ekonomiese uitvoerbaarheid: Die stelsel moet meer voordele genereer as die koste wat nodig is om dit te produseer, alhoewel voordele moeilik kwantifiseerbaar kan wees

  3. Operasionele en organisatoriese uitvoerbaarheid: Die stelsel moet binne die vereiste spoed, volume, bruikbaarheid en betroubaarheid werk en die werkspatrone van die organisasie moet aangepas kan word vir die nuwe stelsel

3. Stelselsanalise

  • Behels die insameling van die besigheidsvereistes van 'n stelsel deur gesprekke met of waarneming van eindgebruikers en gebruik ander inligtingsbronne soos bestaande stelsel- dokumentasie

  • Die konteks is soos volg:

    • Inset: Terme van verwysing in die uitvoerbaarheidsverslag wat vereistes beskryf

    • Uitset: Gedetailleerde vereistespesifikasie wat stelselfunksies opsom

  • Drie hoof take is betrokke in hierdie fase:

  1. Verstaan hoe huidige inligtingstelsels werk

  2. Skep 'n diagrammatiese model van die huidige stelsel

  3. Skryf vereistes vir die nuwe stelsel neer, insluitend die funksies en prestasiestandaarde van die stelsel

4. Die Stelselsontwerp

  • Die stelsels ontwerpfase definieer hoe die stelsel sal werk in sleutelaspekte soos gebruikerskoppelvlak, programmodules, sekuriteit, en databasetransaksies

  • Die konteks is soos volg:

    • Inset: Vereistespesifikasie

    • Uitset: Gedetailleerde ontwerpspesifikasie

  • Die stelselontwerp dek onder andere die volgende areas:

    • Keuse van databasisbestuurstelsel

    • Sekuriteitstandaarde

    • Metodes vir stelselnavigasie

    • Ontwerpstandaarde vir inset- en uitvoerskerms en datastoorvereistes

    • Omgewingsvereistes, soos die werkplek en die hardeware waarop die stelsel sal werk

5. Stelselbou

  • Stelselbou behels die skep van sagteware deur programmeerders en sluit programmering, konstruksie van die databasis en toetsing deur programmeerders en eindgebruikers in

  • Die konteks is soos volg:

    • Inset: Vereistes- en ontwerpspesifikasie

    • Uitset: Werkende sagteware, gebruikershandleidings en stelseldokumentasie

  • Stelselbou sluit drie sub-stappe in:

  1. Fisiese databasisbou

  2. Programmering

  3. Toetsing

6. Stelselimplementering

  • Stelselimplementering dek praktiese aspekte soos om seker te maak die hardeware en netwerkstruktuur vir 'n nuwe stelsel is gereed; toetsing van die stelsel; en opleiding van personeel wat die stelsel sal gebruik

  • Die konteks is soos volg:

    • Inset: Werkende stelsel, maar nog nie deur gebruikers getoets nie

    • Uitset: Operasionele inligtingstelsel wat op alle plekke geïnstalleer is

  • Hier sal die nuwe stelsel op verskillende maniere geïmplementeer word, en enige foute wat voorkom, kan lei tot hersiening van vorige fases

7. Hersiening en Instandhouding

  • Sodra die stelsel onder lewensomstandighede werk, sal veranderinge oor tyd nodig wees

  • Die instandhoudingsfase bestaan uit twee tipes instandhouding: een wat foute in die oorspronklike stelsel regstel en 'n tweede wat nuwe kenmerke byvoeg

  • 'n Hersiening moet ses maande na die stelselverandering plaasvind om die beplande uitsette teenoor die werklike uitsette te vergelyk

8. Beëindiging

Vergelyking van Sleutelfunksies en Voordele van DSS en MIS

Kenmerke

Besluitondersteuningsisteme (DSS)

Bestuursinligtingstelsels (MIS)

Funksie

Fasiliteer komplekse besluitneming deur data-analise en modellering

Ondersteun roetine-besigheidsprosesse en verslaggewing

Doel

Behandel beide gestruktureerde en ongestruktureerde data

Verwerk gestruktureerde data van interne bronne

Sleutelgebruikers

Middel- en seniorbestuurders, strategiese besluitnemers

Operasionele bestuurders en personeel

Uitsette

Interaktiewe modelle en voorspelling vir "wat-as"-analises

Voorgedefinieerde verslae en real-time operasionele insigte

Voordele

Verbeter akkuraatheid van besluitneming en ondersteun strategiese beplanning

Verhoog operasionele doeltreffendheid en bied real-time verslaggewing

Gebruikfrekwensie

Word hoofsaaklik gebruik vir spesifieke, komplekse besluitnemingtake

Word gereeld gebruik vir daaglikse operasionele aktiwiteite

DeLone en McLean-model

  • Die DeLone en McLean-model is 'n raamwerk vir die evaluering van inligtingstelselsukses

  • Dit meet hoe goed 'n stelsel aan gebruikersbehoeftes voldoen en waarde aan die organisasie toevoeg deur ses verwante dimensies

1. Stelselkwaliteit

  • Definisie: Stelselkwaliteit verwys na die tegniese prestasie van 'n inligtingstelsel

    • Dit evalueer hoe goed die stelsel funksioneer en fokus op die eienskappe wat die stelsel se funksionaliteit definieer

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Gebruikersvriendelikheid: Is die stelsel maklik om te gebruik en intuïtief?

    • Betroubaarheid: Werk die stelsel foutloos en sonder stilstand?

    • Buigsaamheid: Kan die stelsel aanpas by veranderende gebruikersbehoeftes of stelselopdaterings?

    • Reaksietyd: Hoe vinnig reageer die stelsel op gebruikerinvoer?

  • Belangrikheid: Hoë stelselkwaliteit verseker dat gebruikers take doeltreffend kan uitvoer, wat lei tot verhoogde produktiwiteit en gebruikersbevrediging

    • As 'n stelsel swak kwaliteit het (bv. gereelde ineenstortings, stadige reaksietye), is gebruikers minder geneig om dit te gebruik, wat die stelsel se algehele doeltreffendheid verminder

2. Inligtingskwaliteit

  • Definisie: Inligtingskwaliteit verwys na die kenmerke van die uitset wat deur die stelsel gegenereer word – of die inligting nuttig, akkuraat en relevant is

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Akkuraatheid: Is die inligting korrek en betroubaar?

    • Relevansie: Beantwoord die inligting aan die behoeftes van die gebruikers?

    • Volledigheid: Is die inligting volledig en dek dit al die nodige aspekte?

    • Tydigheid: Word die inligting verskaf wanneer dit nodig is (in real-time of naby real-time)?

    • Konsekwentheid: Is die inligting eenvormig oor verskillende dele van die stelsel?

  • Belangrikheid: Hoë kwaliteit inligting is noodsaaklik vir ingeligte besluitneming

    • Onakkurate of irrelevante data kan lei tot swak besluite, wat die waargenome waarde van die stelsel verlaag

3. Dienskwaliteit

  • Dienskwaliteit verwys na die ondersteuning wat gebruikers van die IT-afdeling of die verskaffer van die stelsel ontvang

  • Dit sluit helpdiensondersteuning, stelselonderhoud, gebruikersopleiding en ander dienste in wat voorsiening maak vir gladde bedrywighede

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Reaktiwiteit: Hoe vinnig word gebruikerskwessies opgelos?

    • Versekering: Voel gebruikers vertroue in die ondersteuning wat hulle ontvang?

    • Empatie: Is die IT-personeel of diensverskaffers oplettend vir gebruikersbehoeftes?

    • Betroubaarheid: Is die dienste wat voorsien word konsekwent doeltreffend?

4. Gebruik

  • Definisie: Gebruik meet hoe gereeld en hoe omvattend die stelsel deur sy bedoelde gebruikers gebruik word

    • Dit oorweeg ook die wyse van gebruik—of gebruikers die stelsel op betekenisvolle en produktiewe maniere gebruik

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Frekwensie van gebruik: Hoe dikwels gebruik gebruikers die stelsel?

    • Diepte van gebruik: Maak gebruikers gebruik van gevorderde funksies, of net basiese funksies?

    • Doelgerigte gebruik: Word die stelsel gebruik om besluitneming of operasionele prosesse te verbeter?

  • Belangrikheid: Die sukses van 'n stelsel hang af van of dit aktief deur sy teikengehoor gebruik word

    • Die model erken egter dat "gebruik" alleen nie altyd 'n aanduiding van sukses is nie; dit moet in lyn wees met kwaliteit, gebruikersbevrediging en netto voordele

    • Byvoorbeeld, 'n swak ontwerpte stelsel wat uit nood gebruik word, mag nie positiewe resultate lewer nie

5. Gebruikerstevredenheid

  • Definisie: Gebruikerstevredenheid meet die vlak van tevredenheid wat gebruikers met die stelsel het

    • Dit is 'n subjektiewe maatstaf van hoe goed die stelsel aan gebruikers se verwagtinge en behoeftes voldoen

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Waargenome nut: Glo gebruikers dat die stelsel hulle help om hul doelwitte te bereik?

    • Tevredenheid met stelseleienskappe: Is gebruikers gelukkig met die funksionaliteite van die stelsel?

    • Algehele gebruikerservaring: Hoe voel gebruikers oor hul interaksies met die stelsel?

  • Belangrikheid: Gebruikerstevredenheid is kritiek vir die langtermyn sukses van 'n stelsel

    • As gebruikers tevrede is, is hulle meer geneig om die stelsel aan te neem en voort te gaan om dit te gebruik, wat lei tot hoër produktiwiteit en beter uitkomste

    • Ontevrede gebruikers mag die stelsel vermy of dit ondoeltreffend gebruik

6. Netto Voordele

  • Definisie: Netto voordele verwys na die algehele impak wat die inligtingstelsel op individue, groepe en organisasies het

    • Hierdie dimensie meet die tasbare en ontasbare uitkomste wat deur die stelsel gegenereer word

  • Sleutelmaatstawwe:

    • Verbeterde besluitneming: Lei die stelsel tot beter sakebesluite?

    • Verhoogde produktiwiteit: Maak die stelsel bedrywighede gladder en verminder dit koste?

    • Verbeterde kliëntetevredenheid: Verhoog die stelsel kliëntediens of betrokkenheid?

    • Finansiële impak: Het die stelsel bygedra tot verhoogde winste of verminderde uitgawes?

    • Mededingende voordeel: Verskaf die stelsel aan die organisasie 'n strategiese voordeel oor mededingers?

  • Belangrikheid: Netto voordele is die uiteindelike maatstaf van sukses

    • 'n Stelsel mag hoë stelselkwaliteit, goeie diens en tevrede gebruikers hê, maar as dit nie meetbare verbeteringe in sakeprestasie lewer nie, kan dit nie as volledig suksesvol beskou word nie

    • Hierdie dimensie koppel die IS-sukses aan organisatoriese doelwitte en uitkomste

Verhoudings Tussen Dimensies

  • Die ses dimensies van die DeLone en McLean-model is nie geïsoleer nie; hulle is verwant op die volgende maniere:

  • Stelselkwaliteit, inligtingskwaliteit en dienskwaliteit beïnvloed Gebruik en Gebruikerstevredenheid

    • As die stelsel maklik is om te gebruik, hoë kwaliteit inligting verskaf en goeie ondersteuning bied, is gebruikers meer geneig om dit te gebruik en daarmee tevrede te wees

  • Gebruik en Gebruikerstevredenheid beïnvloed Netto Voordele direk

    • As die stelsel gereeld gebruik word en gebruikers tevrede is, is die stelsel meer geneig om positiewe uitkomste te genereer, soos verbeterde besluitneming of koste besparing

  • Netto Voordele kan ook terugvoering gee na Gebruikerstevredenheid en Gebruik

    • Byvoorbeeld, as 'n stelsel betekenisvolle sakevoordele lewer, mag gebruikers meer gemotiveerd wees om dit te gebruik en meer tevrede wees met die prestasie daarvan