Gestion de sistema de informacion y archivo

Gestión de Sistemas de Información y Archivo

MF0987_3
UF0347 Sistemas de archivo y Clasificación de Documentos

Contenido UF0347 Sistemas de archivo y Clasificación de Documentos

Introducción
El archivo de la documentación en la empresa
El archivo y la conservación de la documentación
- Concepto de archivo
- Tipos de archivos
El Archivo informático
El ciclo vital de los documentos y la organización del archivo
- El valor de la documentación
Finalidad del archivo de la documentación
Selección de la documentación a archivar
El funcionamiento del archivo
El responsable del archivo
Seguridad en el archivo
El control de la documentación
Transferencia de la documentación
La destrucción de la documentación
- Nivel de seguridad en la destrucción de documentación
Medios materiales de archivo
- Medios físicos
  - Las carpetas
  - Mobiliario
  - Otros elementos
- Medios magnéticos
El archivo de la información en soporte papel
- Fases del proceso de archivo
  - Registro de la documentación
  - Clasificación y ordenación
  - Codificación
  - Pre-archivo
  - Archivo y custodia
- El registro de la documentación
- Clasificación y ordenación de documentos
  Sistema alfabético
  Sistema numérico
  Clasificación decimal
  Sistema geográfico
  Clasificación temática
  Clasificación cronológica
  Sistemas mixtos
  La Codificación
  Reglas de codificación
  Pre-archivo y archivo
ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN EN SOPORTE INFORMÁTICO
- Ventajas e inconvenientes del archivo en soporte digital
- Registros informatizados de la información y la documentación de la empresa
Archivo de datos y documentación en formato digital
- Las bases de datos
  - Elementos de las bases de datos
- Archivo de documentación en formato digital
- Los archivos de documentos en redes informatizadas
- Digitalización, emisión de documentos electrónicos y digitalización certificada de documentos
  - Archivos de correos electrónicos
  - Seguridad en la elaboración, transmisión y custodia de documentación
CASOS PRÁCTICOS
- Introducción: La importancia de la gestión documental
- El archivo de la documentación a la empresa
- El archivo y la conservación de la documentación
- Tipos de archivos: Centralizado, descentralizado y mixto
- El archivo informático y la digitalización
- El ciclo vital de los documentos y la organización del archivo
- Protección de datos y seguridad documental
- Revisión y mejora continua del sistema de archivo
GLOSARIO
REFERENCIES
- Normativa aplicable
- Guías y recursos técnicos
- Softwares y sistemas recomendados
- Entidades de referencia

Introducción

La gestión eficiente de la documentación es clave para el buen funcionamiento de cualquier organización.
Esta unidad formativa ofrece una visión actualizada de los sistemas de archivo y clasificación de documentos, integrando métodos tradicionales y soluciones digitales modernas.
Se trabajan los conceptos básicos de la archivística aplicada al entorno administrativo, los diferentes tipos de archivo, los criterios de clasificación, las herramientas y soportes utilizados, así como la normativa vigente en materia de protección de datos y digitalización certificada.
Se abordan los nuevos retos derivados del trabajo en entornos híbridos, las buenas prácticas de seguridad documental y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Esta formación tiene una orientación práctica y aplicada, con ejemplos actuales, herramientas digitales recomendadas y procedimientos adaptados a la realidad profesional actual.
El objetivo es capacitar al alumnado para gestionar archivos de manera autónoma, organizada y legalmente segura, potenciando su eficiencia en la gestión documental tanto en formato papel como electrónico.
La incorporación de tecnologías de inteligencia artificial y automatización permite optimizar la clasificación, búsqueda y recuperación de documentos, mejorando la eficiencia y reduciendo errores humanos.
Se recomienda introducir herramientas como OCR avanzado, clasificadores automáticos y sistemas de búsqueda inteligente.

El archivo de la documentación en la empresa

La gran cantidad de operaciones que tienen lugar en una empresa hace que sea imposible recordar toda la información que se genera: ventas, compras, deudas, impuestos, pagos, cobros…
Muchas de estas operaciones no solo deben recordarse, sino que debe quedar una constancia física para que, si en algún momento es necesario, se pueda demostrar que se han llevado a cabo.
Según una encuesta realizada por IDC, los problemas y las ineficiencias de los documentos suponen un $21,3%$ de pérdida de productividad.
Los empleados tardan una media de 18 minutos en localizar cada documento y se calcula que un $50%$ del tiempo se gasta buscando información.
La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar que consiste en un conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas.
Para conseguir esto, es necesario clasificar, codificar y colocar la documentación e información de la empresa.
Los archivos pretenden ser centros de información para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy altos.
Un archivo contiene información, esta información será analizada por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, información relacionada con clientes y competidores).
El valor de un archivo es alto (ya que contiene información y esta «vale dinero»).
El Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera es un centro de una gran información histórica y el valor del archivado es incalculable.
El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la empresa.
Es necesario establecer una planificación del archivo, es decir, contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones.
Los aspectos a contemplar son:
- Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
- La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario.
- Los de clasificación y de codificación de los documentos.
- El inventario de toda la documentación guardada.
- Los lugares de conservación de los documentos.
- Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación (si son transferidos a otro lugar al final de su vida útil…)
- El sistema de eliminación de los documentos.
Hay que tener en cuenta:
- El control sobre el funcionamiento del archivo: Es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambia algo para mejorar, se haga.
- La protección de los documentos vitales. Tan importante es la información archivada (o parte de la misma), que existe una Ley de Protección de Datos para que la misma sea personal e intransferible.
- El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica un coste (como cualquier otro). La empresa debe tener a uno o más empleados desarrollan esta labor, asimismo, es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, directorios, etc.). La empresa conocerá en todo momento el coste de su archivo.

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Concepto de archivo. El concepto de archivo tiene dos acepciones: una relacionada con el contenido, mientras que la otra hace referencia al continente.
El archivo es el conjunto de documentos recibidos o producidos por una empresa, organismo público, individuo u otra institución como consecuencia de su actividad y que se conserva para una utilización posterior.
El archivo es el lugar físico (local) o la institución donde quedan depositados un conjunto de documentos.
La definición de archivo que hace referencia al sitio físico tiene ciertos matices según si hablamos del archivo de una empresa o bien de un archivo como institución.
Así, mientras que al hablar de la empresa el concepto de archivo se refiere exclusivamente al lugar donde se guarda la documentación, un archivo como institución implica más que un lugar físico, y está relacionado con la idea de un ente propio.
Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español y se ratifica en el Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el sistema español de archivos: "conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, al ejercicio de sus actividades".
En otra acepción dentro del mismo RD, también se entiende por archivo: "las entidades, que, de acuerdo con las normas internacionales de descripción archivística, comprenden instituciones, personas y familias, que reúnen, conservan, organizan, describen y difunden los conjuntos orgánicos y las colecciones de documentos".

Tipos de archivos

El mundo de la archivística nos proporciona diferentes clasificaciones del archivo atendiendo diferentes criterios

Según la edad

De gestión (Activos). Incluyen documentos de hasta 5 años de antigüedad. Los documentos que contienen siguen cumpliendo las funciones originales para las que se crearon.
Intermedios (Semi-Activos). Incluyen documentos de 5 a 25 años de antigüedad. Estos documentos han perdido la mayor parte de las funciones originales que tenían.
Históricos (Pasivos). Son archivos con documentos de más de 100 años de antigüedad. En este caso, la documentación ya no conserva su valor original, pero sí puede ser útil desde el punto de vista de la investigación histórica.
Estos periodos de antigüedad son orientativos, ya que en algunos casos depende mucho de la actividad de la empresa.

Según titularidad
En este caso, los archivos pueden ser públicos o privados.

Esta distinción es bastante relevante, ya que el funcionamiento del archivo público puede estar regulado por normativa, mientras que el privado se regirá exclusivamente según las directrices establecidas por la empresa o institución que lo mantenga.

Según organización

Centralizados: Son los que ocupan un único espacio o departamento.
- Ventajas:
  - Se produce un ahorro de recursos (sólo tenemos un lugar para archivar: es mejor un espacio lleno de documentos que dos espacios ocupados medio llenos).
  - Se evita tener que duplicar la documentación que afecta a varios departamentos.
  - Uniformidad en la clasificación y conservación.
  - Acceso más controlado y registro de consultas.
- Inconvenientes:
  - Es recomendable para empresas pequeñas o bien para mayores con un trabajador a su disposición.
  - Es necesaria una buena organización interna y comunicación entre departamentos.
Descentralizados: Son los que no se encuentran unificados en un único espacio físico, sino que están divididos entre los distintos departamentos de una empresa.
- Ventajas:
  - Como consecuencia de la mayor proximidad, el acceso a la documentación es más rápido.
  - Hay más autonomía. En función de las necesidades del departamento, se podemos flexibilizar las normas de funcionamiento del archivo.
- Inconvenientes:
  - Se aumenta el espacio destinado al archivo en su conjunto, lo que representa un incremento de costes por la necesidad de disponer de más recursos (armarios, estanterías…). Duplicidad, redundancia o pérdida si un control adecuado.
  - Puede pasar que un departamento no tenga la información que necesita porque está en otro archivo.
  - Menor especialización de las personas dedicadas al archivo al no haber una persona dedicada exclusivamente a las tareas de archivero. Este hecho también tendría como consecuencia que no habría ninguna persona especializada con un conocimiento general de todo el conjunto de archivos de la empresa.
Mixtos: Son los que combinan características de los archivos centralizados y de los archivos descentralizados.
- Ventajas:
  - Flexibilidad.
  - Mejor equilibrio entre autonomía y control.
- Inconvenientes
  - Puede requerir protocolos claros y coordinación entre departamentos para evitar errores o pérdidas.
En las empresas, es habitual encontrar una parte del archivo descentralizada por departamentos y otra centralizada.
De esta manera, se aprovechan las ventajas de ambos sistemas.
Así, mientras los archivos descentralizados mantienen los documentos de uso más frecuente para cada departamento, en el archivo central se desata la documentación una vez es poco probable que se necesite consultarla.
La tendencia cada vez mayor a trabajar con archivos digitales conectados por redes facilita el trabajar con archivos digitales centralizados.
El hecho de tener múltiples puntos de acceso hace que los archivos digitales combinen las ventajas de los archivos centralizados y los archivos descentralizados.

El Archivo informático

Hoy en día, la gestión documental ya no depende únicamente de un espacio físico.
Los sistemas de archivo digitales como discos duros, servidores internos, NAS, SAS, nubes privadas (Cloud), plataformas compartidas (Drive, Dropbox Business, OneDrive) o sistemas SGD permiten una organización híbrida, donde el archivo centralizado puede convivir con espacios descentralizados controlados.
Además, los sistemas de gestión documental (SGD) modernos permiten la integración con otras aplicaciones empresariales y ofrecen funcionalidades avanzadas de seguridad, control de versiones y trazabilidad.
Es fundamental garantizar la interoperabilidad entre plataformas y aplicar protocolos de ciberseguridad robustos para proteger la información sensible
Para garantizar su eficiencia y seguridad es necesario establecer:
- Políticas de acceso y permisos.
- Copias de seguridad regulares.
- Protocolos de transferencia de documentos entre sistemas.
- Responsabilidades claras de gestión y supervisión.
Actualmente las empresas tienen programas informáticos (ERP's, CRM's de Escritorio u on-line) para la gestión de las mismas, esto implica que haya mucha información que se encuentre archivada en soporte informático.
Así pues, tanto el archivo activo, como el semi activo y el inactivo pueden ser archivos informáticos, es decir, la información que se encuentra archivada en cada uno de ellos lo estará en soporte informático.
Con lo expuesto en las líneas anteriores queremos poner de relieve el hecho de que al estudiar el archivo en la empresa se hace énfasis en la gestión de la información generada por el negocio más que en el hecho de que esta información aparezca en soporte físico (papel) o en soporte informático (diferentes sistemas de almacenamiento).
Sin duda, la documentación física ocupará mucho más espacio, y será más laboriosa su gestión, que los datos informatizados.
Pero lo importante es que, sea en el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta información, sabiendo cuándo debe estar en el archivo activo, en el semi-activo o en el inactivo (además de utilizar un método que permita la localización eficaz del documento de que se trate en cada caso).
Actualmente las empresas tienen archivos físicos (en papel) y archivos informáticos.
Es más, la información que constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, es decir, tanto en soporte físico como en soporte informático.
Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará formado por todas las facturas y pedidos que se han generado en la relación comercial con el mismo, más la base de datos de la empresa con los datos de esta información como la contabilización de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que será una información almacenada en algún tipo de soporte informático).
Ejemplos de tecnologías:
- NAS (Network Attached Storage)
  - Es como tener un armario digital compartido al que pueden acceder todos los ordenadores de la oficina mediante wifi o cable.
  - Es un disco duro o conjunto de ellos conectados a la red mediante cable o wifi.
  - Ideal para guardar, compartir y hacer copias de seguridad de documentos.
  - Ejemplo: guardar las nóminas o facturas en el NAS (Network Attached Storage) y todo el mundo en la oficina puede consultarlas.
- SAS (Server Attached Storage)
  - Es similar al NAS pero en este caso se conecta a un servidor mediante una interfaz de conexión mucho más rápida (SCSI), Server Attached Storage.
  - Ideal para empresas grandes o centros de datos que necesitan velocidad y seguridad.
  - Ejemplo: un servidor que hace copias de seguridad continuas utiliza discos conectados con SAS.
- NAS (compartido por red) vs SAS (conexión interna de discos):
  - Es como un armario digital común vs Se conecta dentro de un servidor
  - Acceso fácil desde la red vs Muy rápido, por entornos profesionales Ideal para oficinas y PYMEs vs Ideal para técnicos y grandes servidores
- ERP (Enterprise Resource Planning)
  - Es como el cerebro organizador de la empresa. Ayuda a llevar el control de compras, ventas, facturas, almacén, personal…
  - Ideal para tener la gestión interna bien organizada.
  - Ejemplo: una academia utiliza un ERP para controlar las matrículas, los pagos y los horarios.
- CRM (Customer Relationship Management)
  - Es como una agenda inteligente. Sirve para saber quiénes son tus clientes, qué les interesa y hacer un buen seguimiento.
  - Ideal para mejorar las ventas y la atención a los clientes.
  - Ejemplo: una empresa utiliza un CRM para recordarse de contactar con personas interesadas en un curso.
  - Ejemplos:
    - ERP (gestión interna) vs CRM (gestión de clientes)
    - Controla todo lo que pasa dentro de la empresa vs Se centra en los clientes y las ventas
    - Incluye facturas, personal, compras, etc. vs Incluye contactos, correos, seguimiento… Hace que todo funcione bien por dentro vs Hace que vendas mejor y fidelices
    - Es como una oficina digital completa vs Es como un comercial digital
Elimina las facturas de papel con la Digitalización Certificada
- La digitalización certificada de facturas es un proceso en el que la factura física se convierte en una imagen digital con la validez legal necesaria para que sea aceptada en cualquier institución.
- Para ello, la digitalización debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y legales exigidos por la Agencia Tributaria.
- Se recomienda utilizar software homologado y mantener un registro de auditorías de todo el proceso.

El ciclo vital de los documentos y la organización del archivo

El ciclo de vida de un documento es el conjunto de etapas comprendidas entre el momento de su creación y el de su destrucción.
El ciclo de vida de los documentos incluye las siguientes etapas:
1. La creación del documento. Es la primera etapa, el origen.
2. La clasificación, ordenación y utilización de los documentos
  - Si el poseedor final del documento no es quien lo ha originado, esta etapa se inicia una vez aquel lo recibe.
  - Una clasificación y ordenación apropiadas de los documentos recibidos permitirá, después, trabajar con ellos de manera óptima.
3. El archivo y conservación (retención)
4. La transferencia. Cuando la frecuencia de uso de los documentos disminuye, estos se transfieren a nuevas localizaciones donde se accede menos.
  - Esto se hace con el objetivo de agilizar la búsqueda de los documentos que sí tienen un uso más frecuente.
5. La eliminación. Cuando la documentación ya no aporta prácticamente ningún valor, se elimina para ahorrar en costes.
La gestión de metadatos es esencial para la clasificación y recuperación eficiente de los documentos.
Los sistemas actuales permiten la asignación automática de metadatos mediante IA, facilitando la búsqueda y el cumplimiento normativo

El valor de la documentación

El valor primario de un documento es el que se fundamenta en la utilidad o finalidad para la que éste ha sido diseñado.
Dentro de esta categoría, podemos encontrar diferentes subcategorías atendiendo a los diferentes tipos de utilidad o finalidades para las que se han concebido los documentos.
- Valor administrativo. Sirve para apoyar la gestión administrativa de una actividad.
  - Una instancia presentada por una persona usuaria o trabajadora.
  - Un formulario de solicitud de vacaciones.
  - Una hoja de control de asistencia en un curso subvencionado.
  - Un pedido interno de material de oficina
- Valor jurídico o probatorio. Cuando los documentos son el soporte de un acto jurídico, tienen carácter probatorio de las obligaciones y derechos acordados entre varias partes. Un ejemplo sería el valor de un contrato de compraventa.
  - Un contrato laboral firmado.
  - Un acta notarial o de reunión.
  - Una resolución administrativa sobre una subvención.
  - Un recibo de alquiler firmado.
- Valor financiero o económico. Es el que tiene el documento para estar creado como herramienta de pago.
  - Una factura emitida o recibida.
  - Un recibo bancario o extracto de cuenta.
  - Un presupuesto aceptado por un cliente.
  - Un justificante de transferencia o pago.
El valor secundario es el que puede adquirir un documento una vez finalizado el período de tiempo de vigencia de la utilidad para la que fue creado.
Esta categoría incluye el valor que los documentos pueden adquirir como fuente de documentación histórica o para la investigación. Evidentemente, este valor es poco relevante en el mundo de la gestión de la empresa.
Histórico: documentos que ya no tienen uso administrativo pero son relevantes para la memoria institucional o social.
- Actos fundacionales de una entidad
- Fotografías de eventos institucionales
- Libros de actos antiguos
- Correspondencia entre cargos públicos de valor patrimonial
Informativo o estadístico: documentos que sirven para elaborar informes, estudios o análisis.
- Informe de evaluación anual de un servicio
- Datos de inscripción a formaciones a lo largo de los años
- Resultados de encuestas internas
- Estadísticas de seguimiento de proyectos
Ejemplos de valores de la documentación
- ADMINISTRATIVO vs FINANCIERO vs JURIDICO
  - Actas de reuniones del consejo de administración vs Actos de reuniones con auditores vs Actos de constitución
  - Acuerdos de no competencia vs Acuerdos de línea de crédito vs Actos de la junta de accionistas
  - Albarones de entrega vs Acuerdos de refinanciación vs Actos del consejo de administración
  - Análisis de mercado vs Análisis de costes y rentabilidad vs Acuerdos de accionistas
  - Balances de situación vs Asientos contables vs Acuerdos de confidencialidad (NDA)
  - Boletines informativos vs Balance de comprobación vs Acuerdos de mediación o arbitraje
  - Campañas promocionales vs Cheques emitidos y recibos vs Acuerdos de no competencia
  - Comunicados de prensa vs Captaciones de transferencia vs Acuerdos de transferencia de tecnología
  - Contratos con proveedores de TI vs Contratos de compraventa de acciones vs Análisis de riesgos
  - Contratos de compraventa vs. Contratos de préstamo vs Certificados de registro comercial
  - Contratos de confidencialidad vs Contratos de prestación de servicios vs Contratos de arrendamiento
  - Contratos de trabajo vs Cuentas anuales (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias) vs Contratos de compraventa
  - Correspondencia con proveedores y clientes vs Declaraciones de impuestos especiales vs Contratos de hipoteca
  - Cuentas de resultados vs Documentación de fondos de inversión vs Contratos de léasing
  - Documentación de cierre de proyectos vs Documentación relacionada con normativas bancarias y financieras va los Contratos de servicios
  - Documentación relativa a permisos y licencias vs Extractos bancarios vs Documentos de cumplimiento normativo
  - Encuestas de satisfacción vs Facturas a clientes vs Documentación de evaluación de riesgos
  - Estatutos de la empresa vs Facturas de proveedores vs Documentación de negociaciones colectivas
  - Informes de seguimiento de proyectos vs Garantías y avales vs Documentación sobre despidos y sanciones
  - Informes de auditoría externa vs Informes de auditoría interna vs Documentación sobre prevención de blanqueo de capitales
  - Informes financieros anuales vs Informes de cumplimiento financiero vs Documentos de defensa
  - Informes de gestión de riesgos financieros vs Inventarios de activos vs Documentos de evaluación de riesgos
  - Inventarios vs Informes de gestión de riesgos vs Documentación de cumplimiento de privacidad de datos (GDPR, LOPDGDD)
  - Licencias y permisos comerciales vs Informes de morosidad vs Escrituras de propiedad
  - Material publicitario vs Informes de valoración de inversiones vs Estrategias de mitigación de riesgos
  - Memorándums vs Informes financieros mensuales, trimestrales y anuales vs Expedientes disciplinarios
  - Nóminas vs Inventarios vs Informes de accidentes laborales
  - Notas de crédito y débito vs Libros diario y mayor vs Informes de auditoría legal
  - Órdenes de compra vs Notas de crédito vs Informes de gestión de riesgos
  - Pedidos de clientes vs Órdenes de pago vs Licencias de software
    vs Planes de marketing vs Planificaciones financieras a corto y largo plazo vs Manuales de cumplimiento normativo
  - Planes de proyecto vs Pólizas de seguro vs Marcas registradas
  - Políticas de seguridad informática vs Presupuestos anuales vs Patentes
  - Presupuestos y proformas vs Proyecciones de flujo de caja vs Políticas de cumplimiento
  - Quejas y reclamaciones vs Reclamaciones y correspondencia relacionada vs Políticas de recursos humanos
    Informes de seguimiento de proyectos vs Reclamaciones de seguro vs Políticas de seguridad en el trabajo
  - Registro mercantil vs. Registros de amortización de activos fijos vs Pólizas de seguro
  - Registros de atención al cliente vs Registros de entrada y salida de mercancías vs Registros de formación y guardar rolo
    Registros de incidencias y mantenimientos vs Registros de bienes inmuebles vs Sentencias y resoluciones judiciales

Finalidad del archivo de la documentación

Si los documentos que genera o recibe una empresa tienen valor por la información que contienen, de una manera u otra deberán estar disponibles en el momento en que sean necesarios y, por este motivo, será necesario establecer un sistema de gestión documental.
Los documentos se conservan por el valor que llevan implícito.
La empresa debe conservar la documentación que genera atendiendo a varios motivos:
- Poder recuperar la información que contienen los documentos, con el fin de facilitar la gestión de la empresa o el análisis de su evolución.
  - Disponer de la información a la que deberemos acceder cuando necesitamos hacer el trabajo (contestar cartas, hacer promociones, realizar un análisis de nuestra clientela).
  - Facilitar el control y seguimiento de las tareas de las diferentes unidades de la empresa.
    Los empresarios están obligados a conservar la documentación relacionada con su negocio durante un periodo de tiempo determinado por imperativo legal

Selección de la documentación a archivar

Entre el conjunto de documentación, encontraremos documentos que se deben tirar, otros con los que todavía se debe trabajar y, finalmente, otros que deben archivarse.
En este punto, surge el problema de saber determinar qué es innecesario.
Por ello, la empresa que quiere trabajar de manera eficiente debe aprender a valorar qué documentación no le será de utilidad en un futuro, y deshacerse de ella.
En estos casos, habrá que evaluar los costes y los beneficios de conservar esta documentación.
Los beneficios de conservar documentación que necesitaremos son obvios.
Entre los costes de mantener más documentación de la necesaria, podemos destacar de dos grandes grupos:
Los costes de los recursos utilizados. Necesitaremos más espacio, más archivadores, más mobiliario.
Los costes derivados de dificultar búsquedas posteriores. Al aumentar el volumen de documentación, será más difícil encontrar un documento y eso hará que tengamos que dedicar más tiempo a buscarlo.
A la hora de decidir qué documentación no se conservará, la empresa debe definir unos criterios básicos.
Así, pues, la destrucción de documentación nunca se hará de manera arbitraria, sino que la persona que se encarga de ella lo hará ateniéndose a unas normas pactadas.
Un caso especial es el de la documentación que debe conservarse por imposición de la normativa legal. En este caso, se deberá tener presente el tiempo que esta documentación debe conservarse para, una vez haya transcurrido este plazo, destruirla si procede.

Información básica en la documentación administrativa
* Identificación de su tipología: factura, albarán, recibo, pagaré…
* Serial: codificación del documento.
* Datación: crónica y tópica.
* Órgano productor.
* Persona u órgano receptor.
* Contenido sustancial.
* Facturación: sello y firma.

Periodos de conservación documentación imperativo legal comunes
* Libros de contabilidad: 6 años
* Documentación fiscal: 4 años
* Documentación laboral y Seguridad Social: 4 años
* Documentación para la prevención del blanqueo de capitales: 10 años
* Expedientes de abogados y procuradores: 5 años
* Expedientes de mediación: 4 meses
* Videovigilancia: 1 mes
* Informes de investigación (Ley de Seguridad privada): 3 años
* Documentación clínica: La Ley 41/2002 establece 5 años de conservación mínima de historias clínicas desde el alta, algunas CCAA ampliaron plazos
* Reconocimientos de aptitudes psicofísicas de conductores: 10 años
* Libros de registro en establecimientos hoteleros: 3 años
* Información de usuario en prestadores de servicios de internet: 1 año

EL FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO

La entrada de la documentación en el archivo no implica que ésta ya no se utilice. Este hecho supone, más bien, el comienzo de una nueva etapa.
Así, pues, tenemos que ver el archivo como un sistema de organización de la documentación para facilitar su localización cuando la volvamos a necesitar.
En una empresa habrá muchas personas que tengan acceso al archivo, pero puede ser que no todas tengan acceso a la totalidad de la documentación que contiene.
El hecho de que haya varias personas que tienen acceso a la documentación y que, en determinados tipos de empresa, la puedan extraer o archivar por sí mismos, nos obligará a elaborar una serie de normas comunes para todos con el fin de unificar la manera en que archivamos y, así, después nos sea más fácil encontrar la documentación que necesitamos.

El responsable del archivo

Para que un archivo funcione correctamente, habrá que unificar las normas por las que se regirán todas las personas que tengan acceso al archivo.
Entre ellas, podemos destacar las siguientes:
- Unificar los sistemas de clasificación y ordenación.
- Determinar quién puede acceder a la información contenida en el archivo.
- Saber quién deberá llevar el control de seguimiento de la documentación que salga del archivo y cómo debe hacerlo.
- Saber qué documentación se puede eliminar del archivo y cuál se debe transferir.
Para velar por el cumplimiento de todas estas normas, además de pactarlas con todo el equipo que tiene acceso al archivo, será conveniente que en la empresa se cree la figura del responsable del archivo, especialmente en empresas grandes.
El responsable del archivo es la persona encargada de hacer cumplir las normas del archivo y responsable de los documentos que contiene.
La persona designada para encargarse del archivo, al ser responsable del mismo y centralizar mucha información sobre su organización, deberá dedicar buena parte del tiempo a gestionar solicitudes, hacer seguimientos, hacer controles… En grandes empresas, esto puede hacer que haya personas dedicadas, exclusivamente, a cumplir esta tarea.

Seguridad en el archivo

Los derechos de acceso hacen referencia a quién tiene autorización para acceder a los documentos y a qué nivel pueden interactuar (por ejemplo, ver, editar, eliminar).
Los derechos de acceso están relacionados con la gestión de seguridad de la información y la definición de roles y responsabilidades dentro de una organización.
Los derechos de acceso pueden variar según la política de seguridad de la información de la organización y se pueden gestionar mediante sistemas de gestión de acceso o controles de seguridad física y digital.
El responsable del fichero debe encargarse de que haya una relación actualizada de usuarios y perfiles de usuarios, y los accesos autorizados para cada uno de ellos.
El responsable del fichero debe establecer mecanismos para evitar que un usuario pueda acceder recursos con derechos distintos de los autorizados.
El personal autorizado para ello, puede conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre los recursos, de conformidad con los criterios establecidos por el responsable del fichero.
En caso de que haya personal ajeno al responsable del fichero que tenga acceso a los recursos debe estar sometido a las mismas condiciones y obligaciones de seguridad que el personal propio.
De hecho, es habitual que la información de que dispone la empresa se organice mediante un sistema de accesos a ella que emularía las capas de una cebolla.
Así, habrá un número elevado de individuos que tendrá acceso a la información más superficial, número que se reducirá a medida que la información a la que se quiere acceder se considere más estratégica.

Las Clases de protección (archivos)

Las clases de protección, como se definen en la norma DIN 66399 u otras normativas de seguridad de la información, se refieren al nivel de sensibilidad de los datos contenidos en los documentos.
Estas clases clasifican los documentos en función de su importancia y del daño potencial que podría ocasionar su divulgación no autorizada, tanto a la persona como a la empresa.
- Clase de protección 1: Datos internos de poca importancia
  - Información que, en caso de infracción de la protección de datos, tiene un efecto negativo limitado en una empresa.
  - Ejemplos: una circular interna, un formulario interno, un catálogo de productos, un memorándum o correspondencia general, etc.
- Clase de protección 2: Datos confidenciales
  - Si se produce una violación de la protección de datos, la persona afectada puede verse perjudicada en cuanto a su posición social o su situación financiera.
  - Ejemplos: un boletín de notas, un certificado de baja médica, datos del padrón municipal de una persona, una receta "secreta", etc.
- Clase de protección 3: Datos altamente confidenciales y secretos
  - Las violaciones de la protección de datos serían una amenaza vital.
  - Ejemplos: un informe psicopedagógico, historial clínico completo de un paciente, declaración de la renta de un contribuyente, plan estratégico interno de una empresa, etc.

Relación entre Protección y Destrucción Documentos

Los niveles de seguridad de acceso (usuarios) Del mismo modo que la normativa establece qué uso se puede hacer de los datos recogidos en el desarrollo de las tareas propias de la empresa, también establece diferentes niveles de seguridad aplicables a los datos de que dispone la empresa.
A menudo se establecen niveles en los que, independientemente de la posición del trabajador, éste tiene acceso a una determinada información mientras que sus compañeros tienen acceso a otra información.
Un ejemplo lo encontramos en el trabajo con proyectos: cada trabajador sólo tiene acceso a la información relativa al proyecto en que trabaja.
Ejemplo de Perfiles de Acceso: Si tiene acceso o no a los siguientes documentos.
- Dirección, Administración, TI, Operativo