09/02/2026: SEGUIMIENTO ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA MAWE

Objetivos de Compliance Legal:
- Asegurar el cumplimiento de las políticas de Make A Wish International.
- Integrar las alianzas y temas internos en este marco de cumplimiento.
- Confirmación de que todos están alineados en este objetivo.
Estructura del Departamento de Compliance:
- Propuesta de creación del departamento junto con el interlocutor.
- Transparencia sobre el proceso de reestructuración de Fundación Thomas y la adaptación a Make A Wish.
- Implementación de políticas a largo plazo dentro de los plazos del 2026.
Beneficios del Compliance:
- Alineación con un marco de trabajo internacional.
- Mejor operatividad y respaldo de programas a nivel global.
- Cumplimiento que fortalece la relación con Make A Wish, resultando potencialmente en mayor financiamiento.

Requisitos Inmediatos:
- Envío del MDA y un MVA por parte del interlocutor durante la semana.
- Necesidad de que representantes legales firmen un MVA para facilitar la discusión sobre las políticas de Make A Wish.
Dos Tipos de MVA:
1. MVA Interno: Relacionado a los aspectos internos.
2. MVA Externo: Acuerdos con empresas y otros aliados.
Proceso de Documentación:
- Revisión de la estructura del License and Agreement tras la formalización del NVA.
- Estructura de contratos con colaboradores y aliados patrocinadores.

Tipos de Contratos a Generar:
- Contratos Externos:
- Con aliados empresariales. Estos contratos suelen ser de naturaleza promocional y comercial.
- Con fundaciones, que requieren cumplir con leyes sobre la protección de datos de menores.
- Contratos Internos:
- Relativos a contratos laborales.
Estructura Administrativa:
- Todos los mecanismos deben alinearse al cumplimiento legal.
- Los contratos laborales recaen bajo el área de compliance.
- Las áreas que deben compartir documentos incluyen recursos humanos y administración.
- Es fundamental para el flujo de trabajo que todos estén involucrados en la firma de acuerdos.

Sistema de Contratos y Números de Serie:
- Propuesta de un registro sistemático en Excel para controlar los números de contrato y respaldar la información por medio de documentos legales.
- Necesidad de estructurar cómo manejar los números de serie de manera que sea legalmente válida para compañías.
Uso de Formularios de Google y Automatización:
- Generación de un formulario sencillo que recopilara datos básicos de los aliados y posteriormente se enviará automáticamente a través de los sistemas de Make A Wish.
- La automatización ayudará a la gestión de contratos y facilitará su proceso administrativo.

Reuniones Programadas:
- Establecimiento de un calendario de reuniones recurrentes para llevar un seguimiento constante.
- Sugerencia de un horario regular para las reuniones semanales.
Canal de Comunicación:
- Propuesta de mantener contacto mediante correos electrónicos y WhatsApp para el envío de documentos.
- Ajustes de acuerdo a disponibilidad y prioridades de cada parte.

Propuestas de Remuneración:
- Posibilidad de trabajar tres semanas de manera pro bono para valorar horas y actividades.
- Discusión sobre las compensaciones económicas a partir de marzo, estableciendo una estructura que se ajuste a la normatividad legal vigente.
Facturación y Liquidación:
- Discusiones sobre cómo será la formalización del puesto y pagos, optando entre nota de venta o facturación.
- Clarificación de que el pago mensual puede ser beneficioso para el mantenimiento de la legalidad y evitar complicaciones fiscales.
Conclusión:
- Encuentro positivo sobre la organización y claridad en el camino a seguir con la implementación del nuevo departamento.
- Se confirma el compromiso de colaboración para lograr la alineación a los estándares legales y de compliance en Make A Wish International.