ÜK 3

Überbetriebliche Kurse Block 1 – Semester 1 – Tag 03 Kauffrau/Kaufmann EFZ

Branche "Öffentliche Verwaltung/Administration publique/Amministrazione pubblica"

• Wissensbaustein Handlungskompetenz:
    - Informationen im wirtschaftlichen und kaufmännischen Bereich recherchieren
    - Anliegen von Kunden oder Lieferanten entgegennehmen
    - Applikationen im kaufmännischen Bereich anwenden
    - Aufgaben und Ressourcen im kaufmännischen Arbeitsbereich planen, koordinieren und optimieren

• Branchenspezifische Arbeitssituationen:
    - Rechts- und vorgabenkonform agieren
    - Auskünfte erteilen
    - Registeranmeldungen, Register- und Klientenstamm führen
    - Räumlichkeiten und Infrastruktur reservieren, verwalten und vermieten

Inhaltsverzeichnis

• Registeranmeldungen und (Klienten-)Register führen

• Auf einen Blick

• Die Datengrundlage in der öffentlichen Verwaltung

• Zweck von Registern

• Arten von Registern

• Bedeutung von Schnittstellen

• Register führen
    - Registeranmeldung vornehmen
    - Registereintrag anpassen
    - Registerabmeldung vornehmen

• Fazit

Registeranmeldungen und (Klienten-)Register führen

• Grundlagenwissen zur branchenspezifischen Arbeitssituation: Registeranmeldungen und (Klienten-)Register führen

• Kaufleute führen Register gemäß rechtlichen Vorgaben:
    - Anmeldeverfahren durchführen
    - Mutationen, Änderungen und Abmeldungen durchführen
    - Schnittstellen zu anderen Amtsstellen gewähren

Auf einen Blick

• Begrifflichkeiten:
    - Register, Klienten-, Kunden- oder Personenstamm

• Verwendung von Datenbanken in der öffentlichen Verwaltung
    - Sicherstellung der Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Informationen

Die Datengrundlage in der öffentlichen Verwaltung

• Informationen und Dokumente werden in Datenbanken gespeichert – auch Register genannt.

• Zweck von Registern:
    - Systematische Ablage, Speicherung und Verwaltung von Informationen zu natürlichen oder juristischen Personen.
    - Erwerb von Rechten und Pflichten durch Registereinträge.

• Beispiele wichtiger Register:
    - Einbürgerungsregister (Kanzlei)
    - Betreibungsregister (Betreibungsamt)
    - Handelsregister (Handelsregisteramt)
    - Strafregister (Strafbehörden)
    - Grundbuch (Grundbuchamt)
    - Personalregister (Personalabteilung)
    - Zivilstandsregister (Zivilstandesamt)
    - RIPOL (automatisiertes Polizeifahndungssystem)

Zweck von Registern

• Einträge in Registern haben rechtliche Folgen sowohl für Personen als auch für die Verwaltung:
    - Beispiel 1: Frau Zoppi hat sich für einen Bootsplatz angemeldet – hat das Recht zur Nutzung und die Pflicht zur Zahlung.
    - Beispiel 2: Tote werden im Grabregister nachgetragen.
    - Beispiel 3: Grundbucheintrag als Basis für Bauprojekte.
    - Beispiel 4: Datenschutzerhöhung durch Zugriffsregelungen auf Stimmregister.

Arten von Registern

• Öffentlich einsehbare Register:
    - Eingeschränkte Einsichtnahme je nach Gesuch.
    - Beispiele:
      - Handelsregister (Öffentlich einsehbar)
      - Grundbuch (öffentlich, oft online einsehbar)
      - Baugesuche veröffentlicht im Amtsblatt.

• Nicht öffentlich einsehbare Register:
    - Nur für bestimmte Personen zugänglich (z.B. Mitarbeitende).
    - Beispiel: Familienzulagenregister.

Bedeutung von Schnittstellen

• Registereinträge sind oft relevant für andere Ämter und Register – Austausch von Informationen erfolgt über Schnittstellen.

• Beispiele für Schnittstellen:
    - Angaben aus dem Einwohnerregister werden an das Steuerregister übermittelt.
    - sedex-Plattform: automatisierter Datenaustausch bei Namensänderungen.
    - Einwanderungsanmeldung und Aufenthaltsbewilligungen.

Register führen

• Schritte zur Registerführung:
    - Registeranmeldung: Erfassung neuer Informationen.
    - Registereintrag anpassen: Änderungen vornehmen.
    - Registerabmeldung: Einträge auf "inaktiv" setzen.

Registeranmeldung vornehmen

• Voraussetzungen:
    - Abhängigkeit von Vorgaben des Amts und datenschutzrechtlichen Regelungen.

• Notwendige Daten:
    - Amtliche Ausweise, ausgefüllte Formulare, Zahlungsnachweise.

• Beispiele:
    - Neuanmeldung beim Einwohneramt oder Grundbuch.
    - Strafregistereintrag nach Gerichtsverurteilung.

Registereintrag anpassen

• Auslöser:
    - Verkauf der Wohnung, Änderung der Firmenstatuten, Scheidung, Anpassungen von Lohn.

• Anforderungen:
    - Einholung relevanter Informationen, Fristen zur Dokumentenabgabe.

Registerabmeldung vornehmen

• Notwendig bei:
    - Tod einer Person, Umzug, Mitarbeiterkündigung.

• Technische Umsetzung:
    - Übertragung von "aktiv" auf "inaktiv".

• Wichtig: Die Nachvollziehbarkeit für die Abmeldung sicherstellen.

Fazit

• Fähigkeit zur erfolgreichen Verwaltung von Registern.

• Erkennung der Einsatzgebiete und Arten von Registern.

• Verständnis von Schnittstellen und rechtlichen Grundlagen.

• Wissen um Selbstkontrolle bei der Registerführung.