Kapitel 5: Von der Anfrage bis zur Zahlung
Von der Anfrage bis zur Zahlung
Überblick
Der Ablauf eines Kaufs umfasst mehrere Schritte: Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferung/Annahme der Ware und Bezahlung. Jeder dieser Schritte ist entscheidend für einen erfolgreichen Geschäftsabschluss.
Lerneinheiten
Wie wird ein Kauf korrekt abgewickelt?
Was ist die Aufgabe des Marketings und der Materialwirtschaft? Die Materialwirtschaft optimiert den Einkauf, während Marketing sich auf den Verkauf konzentriert.
Wie stelle ich eine Anfrage und was muss ein Angebot oder eine Bestellung beinhalten? Anfragen sind Informationsbeschaffungen, Angebote sind Verkaufsaufforderungen, und Bestellungen sind bindende Kaufabsichten.
Worauf muss ich bei der Lieferung und Annahme der Ware und der Rechnung achten? Die Ware muss auf Übereinstimmung mit der Bestellung und die Rechnung auf Korrektheit geprüft werden.
Lerneinheit 1: Die Abwicklung eines Kaufvertrags
Die Abwicklung eines Kaufvertrags
Zwei Phasen:
Abschluss des Kaufvertrags (Verpflichtungsgeschäft): Hier entstehen die Rechte und Pflichten zwischen Käufer und Verkäufer.
Erfüllung des Kaufvertrags (Erfüllungsgeschäft): Beide Parteien erfüllen ihre vertraglichen Pflichten.
Phase 1: Abschluss des Kaufvertrags
Anfrage: Käufer erkundigt sich nach Produkten, Preisen, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Dies ist ein unverbindlicher Schritt.
Angebot: Verkäufer bietet Produkte an und nennt Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Ein Angebot kann bindend oder unverbindlich sein.
Bestellung: Käufer bestellt, wenn das Angebot zusagt. Die Bestellung ist eine Willenserklärung des Käufers, die Ware zu den genannten Bedingungen zu erwerben.
Phase 2: Erfüllung des Kaufvertrags
Bestätigung: Bei Online-Bestellungen bestätigt der Verkäufer die Bestellung per E-Mail. Dies dient als Nachweis des Vertragsabschlusses.
Lieferung: Verkäufer liefert gemäß den vereinbarten Bedingungen und legt einen Lieferschein bei. Die Lieferung muss termingerecht und in der vereinbarten Qualität erfolgen.
Annahme: Käufer nimmt die Ware an und bestätigt den Erhalt auf einer Kopie des Lieferscheins (Gegenschein). Die Annahme sollte erst nach sorgfältiger Prüfung der Ware erfolgen.
Rechnung: Verkäufer schickt dem Käufer eine ordnungsgemäße Rechnung. Die Rechnung muss alle relevanten Informationen enthalten.
Bezahlung: Käufer bezahlt die Rechnung innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist. Skonto kann bei frühzeitiger Zahlung abgezogen werden.
Wichtig
Anfrage und Angebot sind nicht immer notwendig, besonders bei Stammkunden. Oftmals wird direkt eine Bestellung ausgelöst.
Bestellung, Lieferung und Zahlung sind bei allen Kaufverträgen vorhanden. Diese Schritte sind essenziell für die vollständige Abwicklung.
Die Schriftliche Abwicklung von Kaufverträgen
Sinnvoll für Sicherheit beider Parteien.
Käufer: Erhält genau das, was er will. Dies minimiert Missverständnisse und Falschlieferungen.
Verkäufer: Liefert das Richtige und erhält den vereinbarten Preis. Dies sichert die Einnahmen.
Schriftlicher Vertrag dient als Beweis bei Streitigkeiten. Im Streitfall kann der Vertrag als Grundlage zur Klärung dienen.
Vertrag kann auch durch Schriftverkehr (Geschäftsbriefe, E-Mails) zustande kommen. Auch E-Mails und Briefe können rechtsverbindliche Vereinbarungen darstellen.
Aufbauschema für Geschäftsbriefe
Bestandteile
Betreff: Worum geht es? Der Betreff sollte präzise und informativ sein.
Anrede: An wen richtet sich das Schreiben? Eine korrekte Anrede ist wichtig für den ersten Eindruck.
Anlass und Anliegen: Was ist der Grund für das Schreiben? Hier wird der Sachverhalt erläutert.
Gewünschte Reaktion, mögliche Folgen: Was soll der Empfänger tun? Welche Konsequenzen ergeben sich? Klare Handlungsaufforderungen erleichtern die Bearbeitung.
Schluss: Höfliche Beendigung. Ein freundlicher Schlusssatz rundet das Schreiben ab.
Grußformel: Mit freundlichen Grüßen, etc. Die Grußformel sollte dem Anlass entsprechen.
Beilagen: Weitere Unterlagen (AGB, Produktkataloge, Farbmuster, etc.) im PDF-Format. Beilagen sollten im Text erwähnt werden.
Praxisbeispiel: Geschäftsbrief
Kanzlei Direkt Anfrage an Büromöbel Effekt GmbH
Anfrage zur Lieferung von Büromöbeln
Bitte um verbindliches Angebot für Schreibtische, Schreibtischsessel und Besprechungstisch mit Sesseln.
Lieferung zwischen dem 15. und 20. Juli 20..
Bitte um Angebot bis spätestens 15. März.
Beilagen: Plan der neuen Kanzlei Wolfsberg
Lerneinheit 2: Kaufverträge beim Einkauf und Verkauf
Kaufverträge beim Einkauf und Verkauf
Gilt sowohl beim Einkauf von Inputs (Rohstoffen etc.) als auch beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Kaufverträge sind somit ein zentraler Bestandteil jeder wirtschaftlichen Tätigkeit.
Materialwirtschaft und Marketing
Materialwirtschaft: Zuständig für Einkauf. Sie sorgt für die Beschaffung der benötigten Materialien.
Marketing: Zuständig für Verkauf. Es kümmert sich um die Vermarktung und den Absatz der Produkte.
Materialwirtschaft
Einkauf, Lagerung und Transport von Waren. Die Materialwirtschaft umfasst den gesamten Warenfluss.
Entsorgung von Abfällen (Abfallwirtschaft). Ein nachhaltiger Umgang mit Ressourcen wird immer wichtiger.
Aufgaben im Einkaufsprozess
Anfragen an Lieferanten stellen
Angebote vergleichen
Bestellungen durchführen
Lieferungen prüfen und annehmen
Eingangsrechnungen kontrollieren
Verkauf
Aufgaben im Verkaufsprozess
Angebote erstellen
Bestellungen annehmen und Auftragsbestätigungen schreiben
Lieferscheine erstellen
Waren ausgeben oder versenden
Rechnungen erstellen und übermitteln
Beschaffungskommunikationspolitik
Positives Image bei Lieferanten hilft bei Verhandlungen (bessere Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen). Eine gute Beziehung zu Lieferanten kann sich finanziell lohnen.
Lieferantenauswahl
Angebote von verschiedenen Lieferanten einholen. Ein breiter Marktüberblick ermöglicht die beste Wahl.
Kriterien: Preis, Qualität, Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Flexibilität, etc. Diese Kriterien sind entscheidend für die Auswahl des passenden Lieferanten.
Marketing
Herausfinden, welche Waren und Dienstleistungen Kunden wünschen. Marktforschung ist hierbei ein wichtiges Instrument.
Sorgt dafür, dass Kunden Informationen über Produkte erhalten. Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg.
Die 4 Ps des Marketing (Marketing-Mix)
Product (Produkt- und Sortimentspolitik): Was soll verkauft werden? Welche Produkte passen zum Unternehmen?
Price (Preis- und Konditionenpolitik): Zu welchem Preis? Wie kann ein wettbewerbsfähiger Preis erzielt werden?
Place (Absatzorganisationspolitik): Wo? Über welche Kanäle werden die Produkte vertrieben?
Promotion (Kommunikationspolitik): Mit welchem Argument? Wie werden Kunden aufmerksam gemacht?
Lerneinheit 3: Die Schritte des Kaufvertragsabschlusses
Anfrage
Ein Käufer bittet einen Lieferanten um Informationen zu Produkten und Preisen. Dies ist der erste Schritt zur Anbahnung eines Geschäfts.
Verpflichtet den Käufer nicht zum Kauf. Eine Anfrage ist rein informativ.
Arten von Anfragen
Allgemeine Anfrage: Nach allgemeinen Informationen (Produktpalette, Preise, Lieferbedingungen). Zum Beispiel, ein Katalog oder eine Preisliste anfordern.
Spezielle Anfrage: Nach genauen Informationen zu einer Ware oder Dienstleistung. Zum Beispiel, ein Angebot für eine bestimmte Produktkonfiguration anfordern.
Praxisbeispiel: Anfrage des Hotels Klammerer
An die Luggauer Porzellan GmbH für Geschirr der Serie Farbvariation Green.
Angebot
Der Verkäufer versucht, den Käufer von seinen Produkten zu überzeugen. Ein gutes Angebot ist überzeugend und informativ.
Arten von Angeboten
Verlangt: Antwort auf eine Anfrage. Dies ist eine Reaktion auf eine vorherige Anfrage des Käufers.
Unverlangt: Um auf das Warenangebot oder Aktionen aufmerksam zu machen. Dies ist eine proaktive Maßnahme des Verkäufers.
Bindend: Verpflichtet den Verkäufer, die genannten Bedingungen einzuhalten.
Muss an eine bestimmte Person oder ein bestimmtes Unternehmen gerichtet sein.
Informationen über Preis, Menge und Eigenschaften müssen enthalten sein.
Keine Freizeichnungsklausel (z.B. "Solange der Vorrat reicht!"). Solche Klauseln schränken die Bindung ein.
Dauer der Gültigkeit (Bindungsfrist) muss angegeben werden. Dies gibt dem Käufer Zeit zur Entscheidung.
Wenn keine Bindungsfrist genannt, gilt die gesetzliche Regelung (angemessene Überlegungsfrist). Was als "angemessen" gilt, hängt vom Einzelfall ab.
Mündliche Angebote müssen sofort angenommen werden. Sonst verfallen sie.
Nicht bindend (freibleibend, unverbindlich): Enthält eine Freizeichnungsklausel. Der Verkäufer kann die Bedingungen nachträglich ändern.
Angebotsähnliche Formen
Werbeprospekte
Werbespots
Schaufenster
Inserate in Zeitungen
Online-Werbung (Pop-ups)
Website des Unternehmens
Produktpräsentationen
Praxisbeispiel: Angebot der Luggauer Porzellan GmbH
An das Hotel Klammerer über Geschirr der Modell Farbvariation Green.
Lieferung ab Bahnhof Wels innerhalb von 14 Tagen nach Eintreffen der Bestellung.
Zahlung: 30 Tage netto Kassa oder 2% Skonto bei Bezahlung innerhalb von 8 Tagen.
Bestellung
Käuferseite teilt mit, dass sie das Produkt zu den angebotenen Bedingungen haben möchte. Die Bestellung ist ein eindeutiger Kaufwunsch.
Fordert den Lieferanten zur Bereitstellung des Produkts auf. Der Lieferant muss nun aktiv werden.
Kann mündlich, elektronisch oder schriftlich erfolgen. Die Form der Bestellung ist grundsätzlich frei wählbar.
Bestellung nach einem bindenden Angebot
Kaufvertrag kommt zustande, wenn innerhalb der Bindungsfrist bestellt wird. Der Vertrag ist rechtskräftig.
Bestellung nach einem nicht bindenden Angebot
Verkäufer akzeptiert die Bestellung: Kaufvertrag kommt zustande. Die Annahme der Bestellung ist hier entscheidend.
Verkäufer akzeptiert die Bestellung nicht: Kein Kaufvertrag kommt zustande. Der Verkäufer ist nicht zur Annahme verpflichtet.
Verkäufer macht ein geändertes bindendes Angebot: Wenn der Käufer dieses annimmt, kommt der Kaufvertrag zustande. Dies ist eine Vertragsänderung.
Praxisbeispiel: Bestellung des Hotels Klammerer
Bestellung von Geschirr bei der Luggauer Porzellan GmbH basierend auf deren Angebot.
Widerruf einer Bestellung
Nur in einem sehr engen Rahmen möglich. Ein Widerruf ist die Ausnahme.
Muss spätestens gleichzeitig mit der Bestellung beim Verkäufer eintreffen. Der Widerruf muss den Verkäufer rechtzeitig erreichen.
Bestellbestätigung
Bestätigt die Inhalte der Bestellung und fasst wichtige Informationen zusammen. Die Bestellbestätigung dient der Klarheit.
Verkäufer ist bei Bestellungen im Internet verpflichtet, eine Bestellbestätigung zu versenden. Dies ist eine gesetzliche Anforderung.
Praxisbeispiel: Bestellbestätigung
Amazon.de Bestellbestätigung
Lerneinheit 4: Die Schritte der Kaufvertragserfüllung
Die Schritte der Kaufvertragserfüllung
Verkäufer muss die Ware wie vereinbart liefern. Die Lieferung muss den Vertragsbedingungen entsprechen.
Käufer muss die Ware annehmen und bezahlen. Die Annahme und Bezahlung sind die Pflichten des Käufers.
Die Pflichten von Verkäufer und Käufer
Verkäufer: Verpflichtet sich, die Ware ordnungsgemäß und zu den vereinbarten Bedingungen zu liefern. Die Ware muss frei von Mängeln sein.
Käufer: Verpflichtet sich, die Ware anzunehmen und den Kaufpreis zu den vereinbarten Bedingungen zu bezahlen. Die Bezahlung muss fristgerecht erfolgen.
Käufer muss die Lieferung auf Mängel überprüfen. Eine sorgfältige Prüfung ist wichtig.
Lieferung und Annahme der Ware
Ob die Ware geliefert oder zur Abholung bereitgestellt wird, hängt von den Vereinbarungen im Kaufvertrag ab. Die Lieferbedingungen sind entscheidend.
Gemeinsam mit der Ware erhält der Käufer einen Lieferschein. Der Lieferschein ist ein wichtiges Dokument.
Der Lieferschein enthält
Name und Anschrift des Verkäufers
Name und Anschrift des Käufers bzw. Lieferadresse
Datum des Lieferscheins
Nummer des Lieferscheins
Hinweis auf die Bestellung
Informationen zur gelieferten Ware
Mengen der gelieferten Waren
Lieferklausel
Die Prüfung der gelieferten Ware
Der Käufer bestätigt mit seiner Unterschrift auf einer Kopie des Lieferscheins (Gegenschein), dass er die Ware in einwandfreiem Zustand übernommen hat. Die Unterschrift ist eine Bestätigung.
Vor seiner Unterschrift sollte der Käufer die Lieferung daher genau prüfen. Eine genaue Prüfung ist ratsam.
Mögliche Formulierung „vorbehaltlich späterer Prüfung!“. Dies ermöglicht eine nachträgliche Prüfung.
Praxisbeispiel: Lieferschein der Luggauer Porzellan GmbH
Lieferung mit der Bahn an das Hotel Klammerer.
Transportunternehmen
Frachtfuhrunternehmen und Speditionen
Rechnung und Bezahlung
Der Verkäufer muss dem Käufer eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Die Rechnung ist die Grundlage für die Bezahlung.
Bei vertragsgemäßer Lieferung der Ware ist der Käufer zur Bezahlung der Rechnung verpflichtet. Die Bezahlung ist eine Hauptpflicht des Käufers.
Kaufpreis enthält eine Umsatzsteuer (USt). Die USt ist ein wichtiger Bestandteil des Preises.
Rabatt muss auf der Rechnung angegeben werden und wird vom Rechnungsbetrag abgezogen. Ein Rabatt reduziert den Zahlbetrag.
Skonto erscheint nicht auf der Rechnung, sondern wird bei Einhaltung einer kurzen Zahlungsfrist durch den Käufer selbst vom Rechnungsbetrag abgezogen. Skonto ist ein Anreiz zur schnellen Zahlung.
Rechnungsbestandteile laut UStG
Name und Anschrift des Verkäufers
Name und Anschrift des Käufers
Menge und Bezeichnung der Ware
Lieferdatum
Ausstellungsdatum
Rechnungsbetrag inkl. USt. (brutto) / exkl. USt. (netto)
Umsatzsteuersatz (in Prozent)
Umsatzsteuerbetrag
Fortlaufende Nummer
UID-Nummer des Verkäufers
UID-Nummer des Käufers