Tài liệu Ôn tập Lý thuyết Quản trị học - Khoa Quản lý Y tế

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC

1. Định nghĩa và Bản chất của Quản trị

Khái niệm Nhà quản trị: * Nhà quản trị là người điều phối và theo dõi việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. * Sự khác biệt rõ nét nhất giữa các nhà quản trị trong cùng một tổ chức nằm ở mức độ tham gia vào việc triển khai các kế hoạch cụ thể.
Quan điểm của Robert Kreitner về Quản trị: * Yếu tố trung tâm: Con người trong quá trình phối hợp để đạt được mục tiêu chung là trọng tâm của hoạt động quản trị. * Đặc điểm nổi bật: Quản trị hướng đến mục tiêu thông qua sự phối hợp các hoạt động. * Bối cảnh hoạt động: Quản trị diễn ra trong bối cảnh môi trường luôn thay đổi và các nguồn lực có giới hạn. * Mục tiêu: Quản trị giúp tổ chức sử dụng hiệu quả các nguồn lực để hướng tới mục tiêu đề ra.
Hiệu quả và Mục tiêu trong Quản trị: * Mục tiêu ngắn hạn: Có tính cụ thể, đo lường được và thực hiện trong thời gian ngắn. Chúng đóng vai trò là các bước triển khai để thực hiện mục tiêu dài hạn. * Mục tiêu dài hạn: Mang tính định hướng, cung cấp tầm nhìn tổng thể cho tổ chức. * Hiệu quả quản trị: Được phản ánh rõ nhất qua mối quan hệ giữa sản lượng đầu ra và tổng chi phí để đạt được mục tiêu. Một hoạt động được xem là hiệu quả khi kết quả đạt được lớn hơn chi phí đã bỏ ra.

2. Tổ chức và Các Cấp bậc Quản trị

Khái niệm Tổ chức: Là sự sắp xếp các nguồn lực một cách có hệ thống để thực hiện các mục tiêu chung.
Phân loại Cấp bậc Quản trị: * Quản trị cấp cao (Top Management): * Vai trò: Định hướng chiến lược, đưa ra các quyết định quan trọng và quản lý tổng thể toàn bộ hoạt động của tổ chức. * Ví dụ: Giám đốc bệnh viện. * Quản trị cấp trung (Middle Management): * Vai trò: Truyền đạt chiến lược từ cấp cao xuống cấp cơ sở, giám sát việc thực hiện, điều phối hoạt động giữa các bộ phận. * Ví dụ: Trưởng phòng Tài chính - Kế toán, Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc bộ phận, Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp. * Quản trị cấp cơ sở (First-line Management): * Vai trò: Trực tiếp quản lý nhân viên, giám sát công việc hàng ngày và triển khai các kế hoạch chuyên môn tại đơn vị nhỏ nhất. * Ví dụ: Điều dưỡng trưởng khoa, Trưởng khoa lâm sàng (khi trực tiếp giám sát bác sĩ/điều dưỡng).

3. Các Chức năng Quản trị theo Quy trình

Hoạch định (Planning): * Xác định mục tiêu và lựa chọn các phương án hành động phù hợp cho tương lai (ví dụ: xây dựng kế hoạch phát triển bệnh viện 5 năm).
Tổ chức (Organizing): * Xây dựng cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận và xác lập mối quan hệ giữa chúng để đảm bảo phối hợp hiệu quả.
Lãnh đạo (Leading): * Hướng dẫn, động viên, truyền cảm hứng và thúc đẩy nhân viên làm việc để đạt được mục tiêu chung.
Kiểm soát (Controlling): * Theo dõi tiến độ công việc, kiểm tra kết quả, so sánh với kế hoạch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh nếu có sai lệch.

4. Các Chức năng Quản trị theo Lĩnh vực (Quản trị chức năng)

Quản trị Marketing: Khảo sát nhu cầu khách hàng (người bệnh), xây dựng chiến lược thu hút và đề xuất các gói dịch vụ phù hợp.
Quản trị Vận hành: Tổ chức quy trình (khám chữa bệnh), điều phối các hoạt động nghiệp vụ để dịch vụ được cung cấp đúng quy trình và hiệu quả.
Quản trị Tài chính: Lập kế hoạch ngân sách, theo dõi dòng tiền, báo cáo thu chi và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Quản trị Nhân sự (Quản trị Tổ chức cán bộ): Tuyển dụng, đào tạo, xây dựng chính sách phát triển và điều phối đội ngũ nhân viên.

5. Kỹ năng Quản trị

Phân loại kỹ năng: * Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Khả năng sử dụng các công cụ, quy trình và chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể (sử dụng phần mềm chuyên môn, nắm rõ nghiệp vụ). * Kỹ năng nhân sự (Human Skills): Khả năng giao tiếp, lãnh đạo, động viên, giải quyết xung đột và xây dựng môi trường làm việc tích cực. * Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills): Khả năng nhìn nhận vấn đề tổng thể, phân tích tình huống phức tạp và đưa ra các quyết định chiến lược.
Mối quan hệ giữa Kỹ năng và Cấp bậc: * Cấp cơ sở: Kỹ năng kỹ thuật là quan trọng nhất. * Cấp cao: Kỹ năng tư duy là quan trọng nhất. Tầm quan trọng của kỹ năng kỹ thuật giảm dần khi lên các cấp quản trị cao hơn. * Tất cả các cấp: Kỹ năng nhân sự luôn đóng vai trò cực kỳ quan trọng và cần thiết như nhau ở mọi cấp bậc quản trị.

LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỌC THUYẾT QUẢN TRỊ

1. Học thuyết Quản trị Cổ điển

Henri Fayol: * Đề xuất 5 chức năng quản trị và 14 nguyên tắc quản trị. * Nguyên tắc Quyền hạn đi đôi với Trách nhiệm: Người có quyền ra lệnh phải chịu trách nhiệm tương ứng về kết quả. * Nguyên tắc Trật tự: Mọi vật và mọi người phải được bố trí đúng vị trí tại đúng thời điểm. * Nguyên tắc Tinh thần tập thể: Xây dựng sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên.
Max Weber: Phát triển mô hình tổ chức quan liêu dựa trên quy tắc và phân cấp.
Frederick Taylor: Tập trung vào quản trị theo khoa học, phân công lao động và kỷ luật.

2. Học thuyết Quản trị Hành vi (Tâm lý xã hội)

Mary Parker Follett: Nhấn mạnh yếu tố con người và việc giải quyết xung đột trong tổ chức.
Abraham Maslow: Nổi tiếng với Tháp nhu cầu Maslow, trong đó nhu cầu thấp nhất là nhu cầu sinh lý.
Đặc điểm chung: Coi con người là yếu tố trung tâm, nhấn mạnh vào việc tạo động lực, giao tiếp và các mối quan hệ xã hội trong công việc để nâng cao hiệu quả.

3. Các Học thuyết Quản trị Hiện đại

Thuyết Quản trị Định lượng: Sử dụng các mô hình toán học, dữ liệu thống kê và phương pháp tối ưu hóa để hỗ trợ ra quyết định và tăng hiệu quả.
Thuyết Quản trị Hệ thống: * Nhìn nhận tổ chức như một hệ thống thống nhất gồm 4 giai đoạn: 1. Đầu vào (Inputs): Nhân lực, tài chính, vật liệu, thông tin, thiết bị. 2. Xử lý (Processing): Hoạt động chuyển đổi nguồn lực thành sản phẩm/dịch vụ. 3. Đầu ra (Outputs): Sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho thị trường. 4. Phản hồi (Feedback): Cơ chế nhận thông tin từ môi trường (ví dụ: phản hồi của khách hàng) để điều chỉnh và cải tiến hệ thống.
Thuyết Quản trị Chất lượng: * W. Edwards Deming: Được coi là "Cha đẻ của Quản trị chất lượng hiện đại". * Kaizen: Thuật ngữ Nhật Bản chỉ sự cải tiến liên tục áp dụng cho mọi người, sản phẩm và quy trình.
Thuyết Quản trị Dự phòng (Contingency Theory): Cho rằng không có một cách quản trị duy nhất tốt nhất; nhà quản trị phải thay đổi phong cách lãnh đạo và phương pháp tùy theo đặc điểm nhân viên và hoàn cảnh cụ thể.

MÔI TRƯỜNG TỔ CHỨC

1. Phân loại Môi trường

Môi trường bên trong (Môi trường nội bộ): Gồm các yếu tố như nhân lực, tài chính, văn hóa tổ chức, phong cách quản lý, cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Môi trường bên ngoài: Chia làm hai loại: * Môi trường vi mô (Môi trường cụ thể/ngành): Tác động trực tiếp đến tổ chức. Gồm: Khách hàng (người bệnh), đối thủ cạnh tranh hiện tại, nhà cung cấp, đối thủ tiềm ẩn (phòng khám sắp mở), và sản phẩm thay thế. * Môi trường vĩ mô (Môi trường chung): Tác động gián tiếp và rộng rãi. Gồm: Chính sách thuế, kinh tế, công nghệ, dân số/nhân khẩu học (ví dụ: già hóa dân số), xã hội và pháp luật.

2. Ma trận Mức độ Biến động của Môi trường

Đơn giản – Ổn định: Nhu cầu ít thay đổi, ít yếu tố ảnh hưởng (ví dụ: phòng khám nhỏ, ổn định).
Đơn giản – Năng động: Ít yếu tố nhưng thay đổi nhanh chóng theo xu hướng (ví dụ: phòng khám tư nhân nhỏ chạy theo xu hướng điều trị).
Phức tạp – Ổn định: Nhiều bộ phận, quy trình nhưng môi trường ít biến động (ví dụ: bệnh viện tuyến tỉnh hoạt động theo quy trình cũ).
Phức tạp – Năng động: Nhiều áp lực từ nhiều bên liên quan, công nghệ thay đổi nhanh, đối mặt với các tình huống mới (ví dụ: bệnh viện lớn trong đại dịch).

3. Thích ứng với Môi trường

Để tồn tại và phát triển, tổ chức không được giữ nguyên chiến lược cũ mà cần phải liên tục phân tích và điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp với những biến động của môi trường bên ngoài.