Tài liệu ôn tập Modul 1-6 - Chứng chỉ Tin học văn phòng

MODUL 1: KHÁI NIỆM MÁY VI TÍNH VÀ CÁC THÀNH PHẦN PHẦN CỨNG

• Khái niệm máy vi tính (Computer/Microcomputer):

  • Máy tính là các thiết bị hoặc hệ thống dùng để tính toán, kiểm soát các hoạt động có thể biểu diễn dưới dạng số hay quy luật logic.

  • Được lắp ghép bởi các thành phần thực hiện các chức năng đơn giản đã định nghĩa trước. Quá trình tác động của các thành phần này tạo cho máy tính khả năng xử lý thông tin.

  • Máy tính bảng (Tablet/All-in-One): Là loại máy tính mỏng, tất cả tích hợp trong một màn hình cảm ứng. Sử dụng bút cảm ứng hoặc ngón tay để giao tiếp thay cho bàn phím và chuột.

  • Máy tính xách tay (Laptop): Là máy tính cá nhân nhỏ gọn, có thể mang xách, thường dành cho người di chuyển thường xuyên. Trọng lượng nhẹ tùy thuộc vào hãng và mục đích sử dụng.

  • Máy tính để bàn (Desktop PC): Loại phổ biến nhất với giá cả, kích thước và sự tương thích phù hợp nhiều người dùng. Được lắp ghép từ: vỏ máy, bộ nguồn, bo mạch chủ (Mainboard), CPU, RAM, ổ cứng, ổ đĩa quang, v.v.

• Các thiết bị ra (Output Devices):

  • Cho phép thông tin xuất ra từ máy tính.

  • Ví dụ: Máy in, màn hình, loa.

• Khối xử lý trung tâm (CPU - Central Processing Unit):

  • Được gọi là bộ vi xử lý hoặc con chip, đóng vai trò là "bộ não" của máy tính.

  • Công việc chính: Tính toán và điều khiển mọi hoạt động trong máy tính.

• Các thiết bị vào (Input Devices):

  • Cho phép nhập thông tin hoặc dữ liệu vào máy tính.

  • Ví dụ: Bàn phím (Keyboard), chuột (Mouse), máy quét (Scanner), microphone.

• Bộ nguồn (Power Supply Unit):

  • Thiết bị cung cấp điện năng cho bo mạch chủ, ổ cứng và các thiết bị phần cứng khác hoạt động.

• Bộ nhớ RAM (Random Access Memory):

  • Là bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên, dùng để ghi lại các dữ liệu tạm thời trong phiên làm việc của máy tính.

  • Được hiểu là bộ nhớ đọc - ghi để lưu trữ các thông tin thay đổi và thông tin được sử dụng hiện hành.

  • Đặc điểm: Thông tin lưu trên RAM chỉ là tạm thời, sẽ mất đi khi mất nguồn điện cung cấp.

• Bộ nhớ ROM (Read Only Memory):

  • Bộ nhớ chỉ đọc, chứa các thông tin không bị xóa mất khi mất nguồn điện.

• Ổ đĩa cứng (Hard Disk Drive):

  • Thiết bị dùng để lưu trữ dữ liệu trên bề mặt các tấm đĩa hình tròn phủ vật liệu từ tính.

  • Đây là thiết bị quan trọng vì chứa dữ liệu và thành quả làm việc của người dùng.

  • Tốc độ quay của ổ cứng được đo bằng đơn vị: $Rpm$ (Revolutions per minute - vòng/phút).

  • Ổ cứng di động: Thiết bị lưu trữ dữ liệu ngoài máy tính (bao gồm cả USB Flash, Fireware).

• Ổ đĩa quang (Optical Drive):

  • Thiết bị dùng để đọc đĩa quang bằng cách sử dụng tia laser chiếu vào bề mặt đĩa, phản xạ lại đầu thu và giải mã thành tín hiệu.

• Cổng kết nối:

  • Cổng nối tiếp (Serial Port): Khe cắm nhiều chân phía sau máy tính để kết nối các thiết bị như Modem. Thường được tên là $COM1$ hoặc $COM2$.

  • Cổng song song (Parallel Port): Khe cắm nhiều chân dùng để kết nối máy tính với các thiết bị như máy in. Thường được tên là $LPT1$ hoặc $LPT2$.

  • Cổng vạn năng (USB - Universal Serial Bus): Ổ cắm trên thân máy cho phép kết nối máy quét, camera số, máy in, ổ đĩa, v.v.

• Thiết bị ngoại vi cụ thể:

  • Chuột (Mouse): Thiết bị dùng để điều khiển và làm việc với máy tính qua các thao tác: lựa chọn đối tượng, nháy chuột trái, rê chuột, nháy đúp chuột.

  • Bàn phím (Keyboard): Thiết bị có sắp đặt các nút/phím in ký tự, kết nối qua cổng $PS/2$, $USB$ hoặc không dây.

  • Máy in: Dùng để thể hiện nội dung soạn thảo hoặc thiết kế lên các chất liệu khác nhau.

  • Máy quét (Scanner): Quét ảnh và đưa vào đĩa cứng dưới dạng file ảnh.

MODUL 2: HỆ ĐIỀU HÀNH - THAO TÁC CƠ BẢN

• Thao tác di chuyển tệp tin (Move):

  • Click chuột phải vào tệp (ví dụ: TinHocPhan1.Doc) -> Chọn Cut.

  • Chuyển sang nơi đích (ổ D) -> Click chuột phải chọn Paste (hoặc dùng tổ hợp phím $Ctrl+V$, hoặc vào menu Organize/Paste).

• Các thuật ngữ sử dụng chuột:

  • Nhấp trái chuột (Single Click): Ấn phím trái chuột một lần và thả ra.

  • Nhấp đúp chuột (Double Click): Ấn phím trái chuột liên tiếp hai lần.

  • Rê chuột (Drag and Drop): Ấn giữ phím trái, kéo đến nơi cần thiết rồi thả ra.

• Xem thông tin hệ thống:

  • Click chuột phải vào biểu tượng My Computer (hoặc This PC) -> Chọn Properties.

• Tạo biểu tượng lối tắt (Shortcut):

  • Click chuột phải lên phần mềm ứng dụng -> Chọn Send to -> Chọn Desktop (create shortcut).

MODUL 3: MICROSOFT WORD 2010

• Tổ hợp phím tắt phổ biến:

  • $Ctrl+S$: Lưu văn bản.

  • $Ctrl+N$: Mở một tài liệu mới (trống hoặc theo mẫu).

  • $Ctrl+O$: Mở một văn bản đã có.

  • $Ctrl+P$: Lệnh in.

  • $Ctrl+I$: Định dạng hoặc hủy định dạng chữ nghiêng.

  • $Ctrl+J$: Canh lề đều hai bên.

  • $Ctrl+Home$: Chuyển con trỏ về đầu văn bản.

  • $Home$: Di chuyển con trỏ về đầu dòng hiện tại.

  • $Ctrl+]$: Tăng cỡ chữ.

  • $Ctrl+Shift+]$: Tăng cỡ chữ.

  • $Ctrl+Enter$: Ngắt trang văn bản.

  • $Backspace$: Xóa ký tự bên trái con trỏ.

  • $Delete$: Xóa ký tự bên phải con trỏ.

• Định dạng và Thẻ (Tabs):

  • Thẻ Home: Chứa các công cụ định dạng như Font, Paragraph, Bullets and Numbering, Change Case (đổi kiểu chữ hoa/thường), Clear Formatting (xóa định dạng), Format Painter (sao chép định dạng), Replace (thay thế), Find (tìm kiếm).

  • Thẻ Insert: Chèn các đối tượng: Table (bảng), Page Break (ngắt trang), Cover Page (trang bìa), Shapes (hình khối), SmartArt (sơ đồ), Chart (biểu đồ), Header (tiêu đề đầu), Footer (tiêu đề chân), Page Number (số trang), WordArt (chữ nghệ thuật), Symbol (ký tự đặc biệt).

  • Thẻ Page Layout: Chỉnh Orientation (hướng trang: dọc/ngang), Margins (lề), Size (khổ giấy), Page Color (màu nền), Watermark (dấu chìm), Columns (chia cột báo).

  • Thẻ View: Các chế độ hiển thị (Print Layout - xem như khi in, Full Screen Reading - toàn màn hình, Web Layout, Outline, Draft), bật/tắt thước kẻ (Ruler), phóng to (Zoom).

  • Thẻ Review: Theo dõi chỉnh sửa (Tracking), kiểm tra chính tả/ngữ pháp (English).

• Thao tác với Bảng (Table):

  • Thẻ Layout (trong Table Tools):

    • Căn chỉnh chữ theo chiều dọc và vị trí trong ô (nhóm Alignment).

    • Thay đổi chiều cao hàng (Height) và độ rộng cột (Width).

    • Chèn thêm: Insert Above (hàng trên), Insert Below (hàng dưới), Insert Left (cột trái), Insert Right (cột phải).

    • Chia bảng: Split Table.

    • Gom ô: Merge Cells / Chia ô: Split Cells.

    • Chia đều độ rộng cột: Distribute Columns / Chia đều chiều cao hàng: Distribute Rows.

    • Sắp xếp dữ liệu trong bảng (Sort): Cho phép chọn tối đa $3$ cột sắp xếp chính.

    • Chuyển bảng thành văn bản (Convert to Text) hoặc ngược lại (Convert Text to Table).

    • Lặp lại dòng tiêu đề ở mọi trang: Repeat Header Rows.

  • Thẻ Design: Thay đổi kiểu đường viền (Borders) và màu nền cho bảng.

• Thiết lập và Bảo mật:

  • Tự động lưu (AutoRecover): Vào File -> Word Options -> Save -> Đánh dấu mục "Save AutoRecover info every…".

  • Bảo mật: Vào File -> Info -> Protect Document.

  • Mở tệp gần đây: Vào File -> Recent.

• Cài đặt Tiếng Việt:

  • Với bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex, các font chữ sử dụng phổ biến là: Times New Roman, Tahoma, Arial.

  • Các font như .VnTime, .VnArial là bảng mã TCVN3 (ABC).

MODUL 4: MICROSOFT EXCEL 2010

• Địa chỉ ô và khối:

  • Địa chỉ tương đối: $B1:D10$.

  • Địa chỉ tuyệt đối: B$1:$D$10.

  • Địa chỉ hỗn hợp: $B1$ hoặc B$1.

  • Cách viết khối đúng: Sử dụng dấu hai chấm (ví dụ $B1:H15$).

• Các hàm cơ bản:

  • $INT(number)$: Lấy phần nguyên của một số thực (Ví dụ: $INT(1257.879)$ cho kết quả $1257$).

  • $MOD(n, d)$: Lấy phần dư của phép chia (Ví dụ: $MOD(9, 3)$ cho kết quả $0$).

  • $SQRT(number)$: Tính căn bậc hai (Ví dụ: Ô A2 = 25, $SQRT(A2)$ cho kết quả $5$).

  • $AVERAGE(range)$: Tính giá trị trung bình của các ô chứa số.

  • $SUM(range)$: Tính tổng.

  • $SUMIF(range, criteria)$: Tính tổng các giá trị thỏa mãn một điều kiện.

  • $COUNT(range)$: Đếm các ô chứa giá trị số.

  • $COUNTIF(range, criteria)$: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện (Ví dụ: COUNTIF(B3:B10, ">51")).

  • $LEFT(text, n)$: Lấy $n$ ký tự bên trái chuỗi.

  • $RIGHT(text, n)$: Lấy $n$ ký tự bên phải chuỗi.

  • $MID(text, start, n)$: Lấy $n$ ký tự từ vị trí $start$.

  • $UPPER(text)$: Chuyển chuỗi thành chữ in hoa.

  • $LEN(text)$: Trả về độ dài chuỗi.

  • $TODAY()$: Trả về ngày hiện tại của hệ thống.

  • $MONTH(A1)$: Trả về tháng từ một giá trị ngày tháng.

  • $IF(condition, value1, value2)$: Hàm điều kiện.

  • $HLOOKUP(lookup_value, table, index, range_lookup)$: Tìm kiếm theo hàng.

• Lỗi trong Excel:

  • #NAME!: Lỗi khi viết sai tên hàm.

  • #VALUE!: Lỗi khi sai kiểu dữ liệu.

  • #DIV/0!: Lỗi khi chia cho số 0.

• Thao tác bảng tính:

  • Nhập công thức: Phải bắt đầu bằng dấu bằng $=$ hoặc dấu cộng $+$.

  • Ngắt dòng trong một ô: $Alt+Enter$.

  • Sắp xếp dữ liệu: Thẻ Data -> Sort.

  • Tính toán theo nhóm: Thẻ Data -> Subtotal.

  • Vẽ biểu đồ nhanh: Chọn vùng dữ liệu và nhấn phím $F11$.

  • Chọn các ô không liên tiếp: Nhấn giữ phím $Ctrl$ và click chuột.

  • Chỉnh sửa dữ liệu trong ô: Nhấn phím $F2$.

  • Ẩn/hiển thị thanh công thức: Thẻ View -> Formula Bar.

  • Số lượng Worksheet tối đa: Phụ thuộc vào bộ nhớ máy tính.

MODUL 5: MICROSOFT POWERPOINT

• Quản lý Slide:

  • Một bài thuyết trình gồm nhiều trang, mỗi trang gọi là một Slide.

  • Thêm Slide mới: Thẻ Home -> New Slide.

  • Xóa Slide: Click chuột phải vào slide -> Delete Slide.

  • Thay đổi bố cục: Thẻ Home -> Layout.

• Chèn đối tượng và Hiệu ứng:

  • Sơ đồ tổ chức: Thẻ Insert -> SmartArt.

  • Chụp màn hình đưa vào slide: Thẻ Insert -> Screenshot.

  • Thêm Header và Footer: Thẻ Insert -> Header and Footer.

  • Hiệu ứng cho đối tượng: Thẻ Animations.

  • Hiệu ứng chuyển trang: Thẻ Transitions.

  • Xóa hiệu ứng: Chọn đối tượng -> Animation -> chọn None.

• Trình chiếu:

  • Trình chiếu từ slide đầu tiên: Nhấn phím F5.

  • Trình chiếu từ slide hiện tại: Slide Show -> From Current Slide.

  • Dừng trình chiếu: Nhấn phím Esc.

MODUL 6: INTERNET VÀ EMAIL

• Quản lý Email:

  • Thư mục thông dụng: Inbox (Thư đến), Sent (Thư đã gửi), Draft (Thư nháp), Spam (Thư rác).

  • Địa chỉ gửi:**

    • CC (Carbon Copy): Gửi bản sao cho nhiều người, mọi người đều thấy email của nhau.

    • BCC (Blind Carbon Copy): Gửi ẩn danh, người nhận không biết những ai khác cùng nhận thư.

• Trình duyệt Web và Internet:

  • Danh sách trình duyệt: Internet Explorer (IE), Google Chrome, Opera, Safari.

  • Nạp lại trang web: Nhấn phím F5, hoặc nút Refresh, hoặc $Alt+V$ rồi nhấn $R$.

  • Truy cập trang web: Gõ địa chỉ vào thanh địa chỉ (Address bar).

  • Trả lời thư cho tất cả: Reply to all.

• Thương mại và Xã hội điện tử:

  • Phương tiện thanh toán phổ biến nhất: Thẻ tín dụng.

  • Nơi mạng xã hội trao đổi: Diễn đàn (Forum).