G4 -Avant p2 -Notes sur la Structure de Découpage des Projets (SDP / WBS)

Introduction à la Planification de Projet et la SDP: Une planification adéquate est fondamentale pour le succès d'un projet. Le gestionnaire de projet doit discerner les activités essentielles des activités complémentaires afin de ne pas se perdre. La Structure de Découpage des Projets (SDP), également connue sous l'acronyme anglais WBS (Work Breakdown Structure), est un outil indispensable pour définir précisément les tâches et comprendre l'étendue totale du projet. La SDP représente l'ensemble du travail à réaliser sous forme de diagramme ou de structure graphique. Cette note abordera les définitions des livrables et de la SDP, ses objectifs, les étapes de sa construction, un exemple concret, et des conseils pratiques. - Qu'est-ce qu'un Livrable ? Avant de définir la SDP, il est crucial de comprendre ce qu'est un livrable. Selon les normes de gestion de projet, un livrable est : - "tout type de produits, des résultats ou des services de caractères uniques et vérifiables, qui doit être produit pour achever un processus, une phrase ou un projet." - Il existe principalement $2$ types de livrables: - Livrables techniques: Ce sont les résultats que l'équipe projet doit produire et qui sont attendus par les promoteurs ou sponsors du projet. - Exemples: Une maquette, un prototype, un nouveau processus. - Dans le cas d'un projet de construction de garage, des livrables techniques destinés aux clients pourraient être: le garage lui-même, les rapports d'étude de sol, les plans d'architecture, et les débits techniques (spécifications). - Livrables de gestion: Ce sont les résultats dont le gestionnaire de projet est directement responsable et qui lui permettent de gérer le projet. - Exemples: La charte de projet, le plan de projet, le budget. - Définition de la SDP (Structure de Découpage des Projets): Selon le PMBOK (Project Management Body of Knowledge), la SDP est : - "la décomposition hiérarchique du périmètre total du projet qui définit le travail que l'équipe de projet doit réaliser pour atteindre les objectifs du projet et produire les livrables requis." - La création de la SDP est le processus de subdivision de l'ensemble des livrables et du travail du projet en composants plus petits et plus faciles à gérer. - Une SDP peut contenir autant de sous-niveaux que nécessaire pour permettre un contrôle optimal du projet. - Cet outil permet de définir et d'organiser tous les livrables du projet et aide les gestionnaires de projet dans la planification, le suivi et le contrôle du périmètre. - Principe clé: Tout élément figurant dans la SDP est inclus dans la réalisation du projet et doit être complété. Inversement, toute activité non présente dans ce diagramme ne doit pas être effectuée. - Objectifs de la SDP: La SDP vise plusieurs buts essentiels : - Objectif principal: Établir des limites claires quant à ce qui doit être livré, respectant ainsi le périmètre défini au démarrage du projet. - Simplification: Réduire les projets en des parties plus facilement compréhensibles par l'équipe. - Communication: Servir d'outil de communication efficace avec les différentes parties prenantes. - Identification des dépendances: Aider à mieux reconnaître les liens entre les différentes activités d'un projet. - Fondation pour la planification: Elle est la base pour d'autres étapes cruciales de la planification, notamment: - L'estimation des durées et des efforts des tâches, qui mène à l'élaboration du calendrier et du budget. - La définition des ressources nécessaires. - La gestion des risques. - Étapes de Développement d'une SDP: Avant de créer une SDP, le gestionnaire de projet et son équipe doivent avoir une compréhension approfondie de la vision, de la mission, des objectifs et du mandat du projet. Les étapes de construction sont les suivantes : 1. **Niveau **$1$ : Définir le projet global en lui-même (ex: "Construction du garage"). 2. **Niveau **$2$ : Définir les principaux livrables du projet, c'est-à-dire le contenu qui constituera les produits finaux (ex: "Préparation des plans et devis", "Préparation du terrain", "Assemblage de la charpente", "Finition intérieure", etc.). Il est important d'inclure systématiquement un lot de travail lié à la gestion du projet. 3. **Niveau **$3$ : Subdiviser chaque livrable du niveau $2$ en sous-livrables (ex: "Préparation des plans d'architecture", "Plans de structure" pour le lot "Plans et devis"). 4. Niveaux subséquents: Diviser chaque élément du niveau $3$ en activités, si nécessaire. - Méthode de découpage: Pour faciliter la décomposition, se poser les questions suivantes: "Comment fait-on pour obtenir le livrable X ?", "Qu'est-ce qui est requis ?" Le découpage s'effectue de manière méthodique à partir du produit final. - Profondeur de décomposition: L'objectif est de poursuivre le découpage jusqu'à atteindre un niveau où il est facile d'estimer le travail à faire et de définir les tâches à exécuter. Il faut s'assurer que le degré de décomposition est approprié. - Critères de décomposition: Le travail peut être décomposé par livrable, mais aussi par expertise, par fonction, par procédé, ou tout autre critère logique et parlant pour l'équipe et le gestionnaire de projet. - Importance du travail d'équipe: Cet exercice doit impérativement être réalisé en équipe, et non par le gestionnaire de projet seul. Cela lui permet d'approfondir sa compréhension du projet et d'identifier les éléments manquants. - Exemple Concret : Construction d'un Garage: - Livrable final attendu: Le garage lui-même. - **Niveau **$1$ : "Construction du garage." - **Niveau **$2$ : Les livrables majeurs requis pour construire le garage (comment allons-nous le construire ?): "Préparation des plans et devis", "Préparation du terrain", "Assemblage de la charpente", "Finition intérieure", et tout autre composant essentiel. Il est crucial d'inclure un lot de travail dédié à la gestion du projet. - Décomposition des livrables (ex. Plans et devis): "Préparation des plans d'architecture", "Plans de structure", etc. - Le processus de découpage se poursuit pour chaque lot de travail jusqu'à obtenir une SDP logique et gérable. - Conseils Supplémentaires pour une SDP Efficace: - Nomenclature: Les ouvrages (lots de travail) sont désignés par des noms (substantifs), tandis que les activités (tâches) sont désignées par des verbes. - Règle d'exclusion/inclusion: La SDP exclut toute tâche ne concernant pas le projet. Inversement, elle doit couvrir l'intégralité du périmètre du projet (règle des $100\%$). - Participation: Les personnes responsables de la réalisation du projet devraient participer activement à la planification et au découpage. - Asymétrie acceptable: Ne cherchez pas la symétrie dans la structure. Chaque branche du diagramme n'a pas besoin d'avoir le même nombre de niveaux. La profondeur de découpage s'arrête dès que l'unité la plus basse est suffisamment estimable. - Interdépendances: Une SDP ne représente pas les interdépendances entre les activités. Ceci est une étape ultérieure, lors de l'ordonnancement des tâches du projet. - Résumé et Bénéfices: La Structure de Découpage des Projets (SDP) offre une vision globale du projet à réaliser en le scindant en éléments plus petits, faciles à gérer et à comprendre. - Processus de création de la SDP: Partir du projet global, le diviser en livrables plus petits, puis subdiviser chaque livrable jusqu'à obtenir des lots de travail gérables. - Avantages concrets de la SDP: - Aide à déterminer les tâches requises. - Clarifie les rôles et responsabilités de chacun. - Facilite l'établissement des budgets par livrable. - Simplifie l'identification des risques liés à chaque livrable. - Aide à définir les critères de qualité. - Vous êtes maintenant prêt pour la prochaine étape de la planification: l'estimation de l'effort et de la durée pour chaque tâche.