Administración General: Teorías, Procesos y Estructuras

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN Y SU EVOLUCIÓN HISTÓRICA

• La administración se define como una técnica que busca obtener buenos resultados mediante la coordinación de recursos.
• Evolución por épocas:
  • Primeras Civilizaciones: El inicio de las actividades administrativas se remonta a la agricultura, que fue el motor principal para organizar el trabajo.
  • Época Romana: Se distinguieron tres regímenes principales:
  • Monarquía: Régimen donde las decisiones las tomaba el gobierno y se orientaban a la alta sociedad.
  • República: Sistema en el cual el pueblo escogía a sus gobernantes a través del proceso gubernamental.
  • Imperio: Etapa donde el poder absoluto se centraba en una sola persona.
  • Filósofos Clásicos:
  • Platón: Sostenía que para que un sistema funcionara adecuadamente, se debía mantener una separación clara entre ricos y pobres.
  • Aristóteles: Planteaba que para que un pueblo funcione, debe trascender la materia y buscar la autorrealización.
  • Edad Media: Época caracterizada por el Feudalismo.
  • El feudalismo se define como la acción de cobrar impuestos por el uso u ocupación de un territorio.
  • La figura de autoridad máxima en este sistema era el Señor Feudal.
  • Época Moderna: Es el periodo donde se formaliza el concepto de administración y se crea el Proceso Administrativo.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y EL ENFOQUE CIENTÍFICO

• El proceso administrativo consta de cinco etapas fundamentales:
  • $1)$ Planeación
  • $2)$ Organización
  • $3)$ Dirección
  • $4)$ Coordinación
  • $5)$ Control
• Escuelas de la Administración: Se definen como un conjunto de ideas, preceptos y conceptos que formulan un pensamiento determinado. Un precepto es una obligación, orden o mandato.
• Enfoque Clásico (Taylor y Fayol):
  • Estos autores critican el uso de la "corazonada" o el carácter pragmático (basado en la suerte) para tomar decisiones.
  • Proponen abandonar las corazonadas y aplicar el Método Científico.
  • Surge la Administración Científica, que introduce la creación de departamentos.
  • Se visualiza la empresa como una "gran máquina" donde cada empleado debe cumplir una función específica para que todo el sistema opere correctamente.
• Estructura Departamental Común:
  • $1)$ Cosmetólogas
  • $2)$ Recursos Humanos
  • $3)$ Representante de Ventas
  • $4)$ Gerente
  • $5)$ Recepción
  • $6)$ Marketing
  • $7)$ Representante de Marca
  • $8)$ Jurídico
  • $9)$ Intendencia
• Administración Industrial y General:
  • Se implementa el uso del organigrama.
  • Es vital crear canales de comunicación claros entre todos los departamentos de la empresa.

ENFOQUES HUMANISTA Y ORGANIZACIONAL

• Enfoque Humanista (Elton Mayo):
  • Creado con el objetivo de eliminar la deshumanización dentro de las empresas.
  • El objetivo principal es motivar a los trabajadores.
  • Ejemplos de incentivos: Darles contrato formal, establecer horarios fijos, brindar capacitación, realizar paseos, celebrar cumpleaños y organizar torneos.
• Enfoque Organizacional:
  • Busca encontrar un balance equitativo entre los asuntos formales e informales de la organización.

TEORÍA DE LA JERARQUÍA DE LAS NECESIDADES (MASLOW)

• Abraham Maslow desarrolló una teoría sobre la pirámide de las necesidades para explicar la conducta humana.
• Definición de las necesidades humanas:
  • $1)$ Fisiológicas: Necesidades vitales para vivir, como comer y respirar.
  • $2)$ Seguridad: Necesidades que brindan protección y estabilidad, como el trabajo y la salud.
  • $3)$ Sociales: El sentimiento de pertenencia a un grupo (familia, amigos, etc.).
  • $4)$ Reconocimiento: Se refiere a la opinión que los demás tienen sobre el individuo, incluyendo el prestigio y la reputación.
  • $5)$ Autorrealización: Es el nivel más alto de la pirámide, orientado al crecimiento personal.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN

• Organización: Es la unión de $2$ o más personas que comparten recursos y tienen un objetivo común.
• Recursos Clave: Los recursos más importantes en una empresa son el tiempo, el dinero y el esfuerzo.
• Elementos Esenciales de Toda Empresa:
  • $1)$ Trabajadores / Personas (Recurso Humano)
  • $2)$ Tareas / Actividades
  • $3)$ Objetivos / Metas
  • $4)$ Recursos Materiales
  • $5)$ Reglas / Normas
• Compensación: Se menciona la Comisión como el tipo de sueldo que se obtiene específicamente al alcanzar un objetivo de ventas.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS

• Por su Estructura:
  • Formales: Cuentan con todos sus permisos legales.
  • Informales: No cuentan con permisos (ilegales).
• Según su Localización:
  • Locales: Operan dentro de una ciudad.
  • Nacionales: Operan dentro de un país.
  • Internacionales: Tienen presencia en varios países.
• Según su Tamaño:
  • Micro: De $1$ a $5$ empleados; generan menos de $1M$ en ingresos al año.
  • Pequeñas: De $10$ a $20$ empleados; generan menos de $5M$ al año.
  • Medianas: Hasta $100$ empleados; generan hasta $20M$ al año.
  • Macro / Grandes: Más de $100$ empleados; generan más de $50M$ al año.
• Según su Propiedad:
  • Públicas: Mantenidas por el gobierno.
  • Privadas: Pertenecen a particulares y se mantienen con sus propias ventas.
• Según su Fin:
  • Con fines de lucro: Venden productos o servicios para obtener ganancia.
  • Sin fines de lucro: Su objetivo principal es ayudar a la sociedad.

PLANEACIÓN E IDENTIDAD CORPORATIVA

• Estructura Ideológica: Incluye el nombre de la empresa, su Misión, Visión, Valores y su Ventaja Competitiva.
• Misión: Enunciado que describe qué hace la empresa, cómo lo hace, para qué lo hace y a quién va dirigido el producto.
  • Ejemplo: "Somos una empresa líder en productos cosméticos que busca brindar salud a todas las pieles de México a través de formulación".
• Visión: Meta a largo plazo de la organización.
• Identidad Corporativa: Elementos visuales que identifican a la empresa, como el Logo, el Nombre y los Colores.
• Imagen Corporativa: Es la representación o idea mental que el público tiene de la empresa.
• Plan de Negocios: Documento escrito extenso que incluye:
  • Objetivo de la empresa.
  • Estructura de entorno (análisis de tendencias, competencia y clientes potenciales).
  • Estructura mecánica (estrategias de distribución, ventas, marketing y publicidad).
  • Estructura financiera (capital inicial y ganancias proyectadas).
  • Recursos Humanos (puestos de trabajo, derechos y obligaciones).
• Resumen Ejecutivo: Documento síntesis de las actividades base del negocio que incluye factores financieros, retorno de inversión (ROI), necesidades de capital y la posición actual del negocio (años de operación, socios, premios).

HABILIDADES Y ROLES GERENCIALES

• Habilidad: Capacidad de transformar el conocimiento almacenado en el cerebro en una acción real.
• Robert L. Katz: Autor que propone tres tipos de habilidades fundamentales:
  • Técnicas: Relacionadas con el uso de herramientas, máquinas, manos o cualquier conocimiento exacto.
  • Humanas: Involucran el trato con personas, comunicación, motivación y mediación.
  • Conceptuales: Relacionadas con el análisis, creatividad, toma de decisiones, pensamiento y teoría.
• Roles Gerenciales (Actividades específicas):
  • Roles Interpersonales:
  • Figura Central: Representa a la empresa ante el gobierno (Dueño/Socios).
  • Líder: Motiva y orienta a los demás trabajadores.
  • Enlace: Realiza negociaciones entre la empresa y los clientes.
  • Roles Informativos:
  • Receptor: Procesa, almacena y descarta datos de la empresa.
  • Disseminador: Reparte la información al resto de los trabajadores.
  • Vocero: Envía información de la empresa hacia el exterior.
  • Roles de Decisión:
  • Rol Empresarial: Quien toma las decisiones finales.
  • Manejador de Disturbios: Revisa planes, hace ajustes y corrige errores.
  • Distribuidor: Asigna tiempo, presupuesto y materiales.
  • Negociador: Hace negocios con proveedores y otras empresas.

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS Y COMUNICACIÓN

• Organigrama: Estructura que muestra los puestos de trabajo, niveles jerárquicos y actividades de los empleados.
  • Niveles típicos: $1er$ Nivel (Dirección), $2do$ Nivel (Análisis/Servicio), $3er$ Nivel (Obreros).
  • Tipos de Organigrama:
  • Jerárquico: El más común, en forma de pirámide (usa formas geométricas y líneas).
  • Matricial: Usado en empresas pequeñas donde un empleado recibe órdenes de dos jefes.
  • Plano: Aplicado en microempresas con solo dos niveles: dueño y empleado.
• Proceso de Comunicación: Consta de Emisor, Canal, Receptor, Mensaje y Retroalimentación (Respuesta).
• Tipos de Comunicación Organizacional:
  • Ascendente: De empleados a jefes.
  • Descendente: De jefes a empleados.
  • Lineal / Horizontal: Entre empleados del mismo nivel.
• Barreras de la Comunicación:
  • $1)$ Mala planificación (desorganización).
  • $2)$ Mala selección de personal (el empleado no es apto).
  • $3)$ Pérdida de información (el mensaje llega incompleto entre departamentos).
  • $4)$ Barrera Internacional (diferencias de idioma o formas de trabajar).

HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS Y TOMA DE DECISIONES

• FODA (SWOT): Herramienta de análisis para identificar:
  • Internas: Fortalezas (lo que se hace bien) y Debilidades (aspectos a mejorar).
  • Externas: Oportunidades (aspectos a aprovechar) y Amenazas (aspectos a evitar).
• Toma de Decisiones: Capacidad humana que combina la Razón y la Voluntad.
  • Elementos necesarios: Conocimiento, Experiencia, Información, Análisis y Juicio.

PREGUNTAS Y DISCUSIÓN

• ¿Cuál fue la actividad que inició la administración?
  • La agricultura.
• ¿Cómo funcionaba la Monarquía?
  • Fue un régimen donde las decisiones las tomaba el gobierno orientándolas a la alta sociedad.
• ¿Cómo operaba la República?
  • El pueblo escogía a sus gobernantes a través del proceso de gobierno.
• ¿Cómo se llamaba el encargado del territorio en la Edad Media?
  • Señor Feudal.